文/平高集團有限公司 李艷潔

企業(yè)對于國家經濟發(fā)展的重要意義不容低估，而在現(xiàn)代企業(yè)的諸多事務中，檔案管理的重要性被重新的重視了起來，尤其在知識和信息的沖擊下，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理已經改變了以往的模式，正在向過程優(yōu)化的層面推進。本文以此為視角，對知識經濟時代企業(yè)檔案管理的過程優(yōu)化問題進行了系統(tǒng)的分析和討論，闡述了知識經濟對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提出的新的要求和進行檔案管理的必要性，然后從不同的層面，討論了檔案管理工作的過程優(yōu)化途徑。旨在通過本文的工作，為時下我國企業(yè)的檔案管理工作提供一些新的信息，使其能夠在當前高速發(fā)展的知識經濟時代取得更大更多的成績。

一、知識經濟時代現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的新要求

（一）提高企業(yè)檔案管理的相關技術

在知識經濟時代，信息化是其一個重要的表征。因此，對現(xiàn)代企業(yè)而言，不但要對技術上的改變做出反應，還應該充分的全面的改變和革新其管理觀念和管理方式方法。其原因是十分簡單的，因為企業(yè)的檔案管理工作在今天是無法離開信息化而存在的，而企業(yè)的發(fā)展也同樣需要信息化的協(xié)助，因此，有必要將其納入到企業(yè)的整體信息化建設當中。同時，現(xiàn)代企業(yè)的信息化程度正在不斷的提高，企業(yè)的生產經營活動也都在向著智能化的方向邁進，這樣一來，企業(yè)的檔案管理工作也就面臨著新的更為嚴峻的要求。只有提高企業(yè)檔案管理的相關技術，才能實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源的深入開發(fā)，使其全面的適應知識管理和知識經濟的挑戰(zhàn)。

（二）拓展與完善企業(yè)檔案管理的各項職能

在知識經濟時代，企業(yè)的檔案管理其職能應該根據時代的發(fā)展進行轉變，這種轉變主要體現(xiàn)在以下幾個方面:從傳統(tǒng)的對檔案實體的管理認識，向注重對檔案內容的知識管理方向轉移，在這一過程中，還需要強化對企業(yè)檔案檔案知識的開發(fā)與利用，通過對現(xiàn)代信息技術手段的應用，完成企業(yè)檔案管理的智能化服務，并通過企業(yè)之間的聯(lián)合或者合作，最大限度的實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的共享和公用。從這個角度講，現(xiàn)代企業(yè)就需要轉變其觀念，把企業(yè)的檔案管理看做是其知識管理的一部分，徹底放棄傳統(tǒng)的認為檔案就是收藏的觀念和心理，以知識經濟時代的要求為先導，重點改變其重收藏輕使用的狀態(tài)，重新制定出適合企業(yè)本身的知識資源管理整體規(guī)劃，并以此為契機，全面的收集與企業(yè)發(fā)展相關的信息和知識，并采用統(tǒng)一的數(shù)據格式與元數(shù)據標準，對企業(yè)的檔案信息資源進行規(guī)范化的加工和整合，以此來完善企業(yè)檔案管理的各項職能。

（三）完善與優(yōu)化企業(yè)的館藏資源

為了迎合知識經濟時代的到來，現(xiàn)代企業(yè)需要進一步的完善與優(yōu)化其館藏資源，并將其視作企業(yè)檔案管理的基礎與重點環(huán)節(jié)。其中，最為重要的便是通過適當?shù)氖侄?，完成企業(yè)數(shù)字化檔案資源體系的構建，深化知識管理的程度。而在數(shù)字化檔案管理體系的構建當中，要將先進的信息技術和手段應用其中，并以此為基礎，生產出形態(tài)各異的為企業(yè)的生存和發(fā)展所需的知識產品，為企業(yè)的發(fā)展提供智力支持。而在數(shù)字化檔案管理體系的構建當中，檔案管理者不但要介入到電子文件的產生與控制的全過程，還應對電子文件的價值進行鑒定和增值化處理，并通過數(shù)據挖掘等方式，最大限度的釋放檔案中的知識成份，以此形成系統(tǒng)的企業(yè)知識體系。

二、現(xiàn)代企業(yè)進行優(yōu)化檔案管理的必要性解讀

在現(xiàn)代企業(yè)的經營管理過程中，其檔案管理工作正在面臨著新的跳幀，為此，只有對其進行創(chuàng)新，才能實現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，促進企業(yè)的生存和發(fā)展。而實際上，企業(yè)的管理創(chuàng)新本就是一個復雜的系統(tǒng)工程，這種現(xiàn)象在現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理中表現(xiàn)的更為明顯。因此，有必要對現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理進行過程優(yōu)化，將其作為重要信息收集和儲存以及開發(fā)利用的重要環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案信息的網絡化、檔案信息資源的開發(fā)利用多樣化以及管理模式的現(xiàn)代化和文檔的一體化等。從這個角度講，為適應知識經濟這一新的時代發(fā)展模式，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理部門需要對這一現(xiàn)實進行深刻的認識和反思，加強對企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新與創(chuàng)新能力以及創(chuàng)新服務的研究，通過多種渠道培養(yǎng)具有創(chuàng)新意識、啟發(fā)創(chuàng)新思維的檔案管理隊伍，為拓展現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的空間提供一定的支撐。與此同時，我們也應該認識到，創(chuàng)新本就是一個復雜的過程，當然也是一種能力的體現(xiàn)。企業(yè)的檔案管理工作要想獲得良好的效果，就需要從多個方面進行創(chuàng)新，以此為企業(yè)的方案管理工作提供必要的保障。

三、知識經濟時代現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的過程優(yōu)化模式

（一）通過管理思路創(chuàng)新提升檔案管理效果

大量的經驗表明，企業(yè)檔案管理服務的滯后，將會導致企業(yè)檔案工作失去生存的活力與市場。所以，應該改變企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀，重點將企業(yè)檔案部門變成先行者，以此形成企業(yè)檔案工作由事后收集材料轉變?yōu)槭虑敖槿牒褪轮袇⑴c的新型的檔案管理理念。也就是說，知識經濟時代的企業(yè)檔案管理需要以超前的意識獲得企業(yè)發(fā)展的認可。從這個角度講，要想使現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理獲得創(chuàng)新方式的成功，就應該培養(yǎng)創(chuàng)新思維，因為，只有具備了這種思維，才能為其過程優(yōu)化奠定基礎。

（二）促進檔案管理模式創(chuàng)新

在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新模式的構建中，需要重點完成以下工作:1.在工作手段方面進行改進，最大限度的簡化檔案管理部門的操作步驟；2.在企業(yè)的日常檔案管理工作中，需要充分的利用現(xiàn)代化技術提升檔案管理工作的效率，這是因為，不論是企業(yè)的檔案業(yè)務工作，還是企業(yè)的檔案管理工作亦或是檔案信息的交流工作等，均能夠借助計算機完成現(xiàn)代化的管理，幫助企業(yè)解決實際問題，提高其管理效率與管理水平；3.在檔案管理工作的不同環(huán)節(jié)與一些具體的操作手段的革新中，構建立卷制度上的更新。

（三）通過開發(fā)利用提高檔案管理效率

為了逐步使企業(yè)的檔案開發(fā)利用工作置于重要位置，不能只是強調硬件設施，還應該從軟件建設方面進行，最大限度的強調平時運作情況的記載，并以此為基礎，推進基層企業(yè)檔案工作業(yè)務服務的向前進行。同時，將基層企業(yè)的檔案建設列入到基礎設施計劃之中，統(tǒng)籌解決基層企業(yè)的檔案保管條件和規(guī)范化裝備以及現(xiàn)代化設備和其他實際困難等，積極爭取到上級相關部門的撥款，注重檔案工作的現(xiàn)代化建設，逐漸從手工操作向信息管理轉變，重點發(fā)展企業(yè)檔案事業(yè)，以此適應知識經濟時代的企業(yè)檔案工作的迫切需要。

（四）強化企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務培訓

檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，它要求承擔該工作的人員不但要有較強的事業(yè)心與責任感、良好的道德操守以及沉穩(wěn)嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，還應該具有扎實的專業(yè)知識與利用現(xiàn)代科技手段管理檔案的基本技能。為此，企業(yè)的檔案管理人員應該開拓視野、更新知識、提高技能、增強素質，并將檔案管理人員的專業(yè)技術職能和本人收入掛鉤，鼓勵和調動他們的工作積極性。

四、結束語

隨著我國市場經濟的不斷成型，現(xiàn)代企業(yè)的改革也得到了進一步的深化。我國的各行、各類企業(yè)正在逐步轉化成能夠依照市場需求進行發(fā)展的市場經營型生產型企業(yè)。在這種情況下，企業(yè)需要適應新形式和新任務，做到企業(yè)的檔案管理工作適應知識經濟時代的發(fā)展形勢，只有這樣，才能協(xié)助企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)生產經營的質量和效益。

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