文/董偉琴

檔案的捐贈，系指檔案所有者將其保存的有價值的檔案史料無償贈送給檔案館室等相關(guān)部門的行為。當(dāng)今社會的現(xiàn)實情況卻是，社會公眾向檔案館捐贈檔案的意識和意愿性都不強，而向博物館和圖書館捐贈較多。筆者分析其原因，認(rèn)為主要有兩點:第一，博物館和圖書館開放性廣、知名度較高，被大眾所熟知，而檔案館相比較則較為“神秘而隱蔽”。第二，檔案館的宣傳不夠、重視不夠，缺乏積極主動性。其實，比較各項硬件配套設(shè)施的話，檔案館并不比圖書館、博物館等部門遜色。從工作條件和專業(yè)性的角度看，檔案部門甚至可以說比其他任何部門都具有更大的優(yōu)越性。那么作為檔案館，如何能得到社會團體和個人更多的捐贈品，來豐富自己的館藏？這是一個需要深思的問題。筆者試著從檔案捐贈的流程控制方面著手，提出一些見解。

一、檔案捐贈前應(yīng)做的前期工作

檔案館的捐贈工作不應(yīng)該是被動的接受，而應(yīng)該是主動地去求作為。在接受社會各界的捐贈行為之前，就應(yīng)該做到以下三點:1.檔案管理部門應(yīng)及早做出關(guān)于檔案捐贈的具體規(guī)定和措施。2.相關(guān)部門如檔案工作者協(xié)會或者各級綜合檔案館，制定詳細的捐贈指南，指南中應(yīng)向公眾闡明檔案館功能、職責(zé)，羅列出有可能對社會具有歷史價值的材料類型，供社會公眾參考對照。3.大力宣傳。通過檔案實體展覽、網(wǎng)上專題展覽或者舉辦 “檔案館日”等多種形式的活動，讓公眾參與到檔案工作中來，讓公眾了解捐贈的意義是記錄國家或城市的歷史。公眾可以通過預(yù)約，前往檔案館庫房參觀，觀摩檔案修裱、數(shù)字化制作等專業(yè)流程，還可以免費修復(fù)個人保存的老照片，領(lǐng)悟檔案文化的獨特魅力，認(rèn)識到檔案館具有良好保存檔案資料的條件，感受到檔案館更為專業(yè)的保管利用水平。

二、檔案捐贈過程中應(yīng)注意的問題

檔案館一旦得到捐贈品，在接收的時候，應(yīng)該做到以下幾點，以免出現(xiàn)后續(xù)問題:

1.在向捐贈者表示感謝的同時，應(yīng)告知捐贈者應(yīng)該明確的事項。即檔案史料的捐贈者對其捐獻的檔案有優(yōu)先利用權(quán)，并可享有對檔案中不宜開放的部分提出限制利用的權(quán)利。但捐贈行為一旦發(fā)生，捐贈者將不再享有所有權(quán)。

2.檔案館在接受捐贈品時，應(yīng)該和捐贈者簽訂完備的交接手續(xù)和協(xié)議，對捐贈的檔案在利用中可能涉及的個人隱私、版權(quán)等問題作出解釋和規(guī)定，捐贈的檔案中凡涉及知識產(chǎn)權(quán)的部分，檔案部門將依照 《知識產(chǎn)權(quán)法》予以保護，從而維護捐贈者的合法權(quán)益不受侵害，解除捐贈者的疑慮與擔(dān)憂。

3.對于捐贈檔案史料的有關(guān)集體及個人，檔案部門應(yīng)視其捐贈的數(shù)量和珍貴程度給予一定的榮譽和物質(zhì)獎勵，通過表彰、頒發(fā)捐贈榮譽證書、發(fā)布答謝公告等形式表示謝意和敬意，有條件的話，還可以在報刊雜志等媒體上發(fā)表感謝信或者羅列出捐贈品目錄，大力宣傳和倡導(dǎo)這種行為。

4.告知捐贈者與檔案館聯(lián)系的各種方式與方法，保持通信途徑暢通，方便捐贈者隨時回訪和接受反饋，對于捐贈者提出的問題及時作出答復(fù)，使捐贈工作達到一個良性循環(huán)的效果。檔案館千萬不能忽視這些細節(jié)，認(rèn)為檔案一旦接收，便無其他問題。檔案部門在類似活動中應(yīng)引以為戒。

三、檔案捐贈后的后期工作

檔案館接受檔案捐贈后，并不意味著檔案捐贈工作的結(jié)束，相反，這意味著檔案捐贈工作的另一種開始，檔案館應(yīng)該妥善地保管好這些捐贈品，并積極做好開發(fā)利用工作，在豐富館藏的同時，更加優(yōu)化館藏。

1.檔案館應(yīng)該妥善保管好捐贈品。捐贈檔案從捐贈那一刻起，其所有權(quán)就歸檔案館所有，檔案工作者應(yīng)該善待捐贈檔案，這是對捐贈者的尊重，也為后續(xù)能有更多的檔案捐贈作好口碑。捐贈者要把他們自己的藏品送給檔案館，是因為他們相信如此更能發(fā)揮藏品的社會價值，對檔案館的保管條件、人員素質(zhì)也是信任有加，同時還體現(xiàn)了捐贈者對文化機構(gòu)的一份支持和尊重。應(yīng)當(dāng)說，任何捐贈者的捐贈行為都是高尚的，他們有權(quán)利得到受贈單位的尊重。所以，對贈品的妥善保管和合理利用，是檔案館的職責(zé)，任何有損捐贈品的行為，都是對捐贈者的情感傷害。

2.大力開發(fā)利用捐贈的檔案。依據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》，“向檔案館移交、捐贈的檔案，歸國家所有；寄存在檔案館的檔案，歸寄存者所有”。然而，檔案捐贈若僅是為了更好地保存而忽視后續(xù)利用，自然或多或少地淹沒了捐贈檔案的價值。由于捐贈的檔案多屬于珍貴的檔案，對其二次開發(fā)和編研后回饋社會，不僅有利于檔案文化在社會上的傳播，亦對吸納更多的捐贈者起到引領(lǐng)作用。那么，如何更好地開發(fā)這些捐贈檔案呢？主要有以下幾點:第一，館藏捐贈檔案上目錄，以便公眾能更好地了解和明白館藏捐贈檔案。第二，挑選一些有現(xiàn)實意義、教育價值或者史料價值的捐贈檔案，舉辦展覽，開展檔案館的文化和教育功能。第三，很多捐贈品對國家和社會具有重要利用價值，檔案館對這些捐贈檔案進行編研，集結(jié)出冊，廣泛宣傳，大量傳播發(fā)行，能夠更大范圍地擴大影響，更好地發(fā)揮捐贈品的利用價值，使更多的公眾受益。第四，檔案館應(yīng)將所有進館捐贈檔案整理好、保管好，全部數(shù)字化掃描，刻錄成光盤，以檔案實體和信息化數(shù)據(jù)兩種介質(zhì)進行永久保存。