摘要：企業(yè)辦公自動化主要是指企業(yè)通過Intranet或者Internet技術(shù)來實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化管理，進(jìn)而幫助企業(yè)的管理人員在各種設(shè)備以及各種信息系統(tǒng)的協(xié)助之下來完成各種業(yè)務(wù)活動，這樣不僅可以使企業(yè)管理的效率與質(zhì)量大大提升，同時還能夠促使企業(yè)管理不斷向科學(xué)化與高效化邁進(jìn)，使企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)體制之下具備更好地發(fā)展優(yōu)勢與競爭優(yōu)勢，為企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步打下堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)軟件；企業(yè)管理；辦公自動化；主要應(yīng)用

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）12-2941-02

辦公自動化作為現(xiàn)代企業(yè)執(zhí)行決策以及實施管理的主要參考依據(jù)，該系統(tǒng)主要由四個環(huán)節(jié)構(gòu)成，即信息的采集、信息的加工、信息的傳輸以及信息的保存，而企業(yè)實施辦公自動化的核心任務(wù)就是幫助企業(yè)內(nèi)部不同層次以及不同領(lǐng)域的管理人員掌握更加準(zhǔn)確與科學(xué)的信息，進(jìn)而使其更好地發(fā)揮其管理與決策職能。目前，辦公自動化在我國各類企業(yè)中均得到了廣泛的應(yīng)用，為企業(yè)更好地推進(jìn)現(xiàn)代化管理提供了必要的條件。

1 企業(yè)實施辦公自動化管理過程中應(yīng)用計算機(jī)軟件帶來的促進(jìn)作用

1.1 有效激發(fā)了企業(yè)的個體創(chuàng)造力，使辦公的效率大大提升

在企業(yè)實施辦公自動化管理的過程中運用計算機(jī)軟件的主要目的在于實現(xiàn)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化以及交流自由化管理，進(jìn)而將企業(yè)工作人員從原有的刻板環(huán)境、森嚴(yán)等級以及繁瑣事務(wù)中徹底解放出來，使工作人員的創(chuàng)造潛力得到最大限度的激發(fā)與釋放。有微軟公司曾經(jīng)提出，要尊重人們的創(chuàng)造力，而不是要尊重級別。在企業(yè)實施辦公自動化管理的過程中運用計算機(jī)軟件對工作人員的知識以及技術(shù)提出了更高的要求，因此，企業(yè)的每一位員工就要充分激發(fā)出自己的內(nèi)在創(chuàng)造力來完成企業(yè)的自動化管理工作，如果工作人員不能夠滿足辦公自動化管理的需要必然會被企業(yè)淘汰與拋棄。同時，企業(yè)工作人員可以通過計算機(jī)軟件來對其工作的具體內(nèi)容有一個全面的了解，這樣其就可以對工作的環(huán)節(jié)及流程有一個整體的把握，進(jìn)而更好地開展管理工作。由此可以看出，在企業(yè)實施辦公自動化管理的過程中采用計算機(jī)軟件不僅可以使管理的質(zhì)量以及效率大大提升，同時還能夠有效激發(fā)出工作人員自身的創(chuàng)造能力，對企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步有重要意義。

1.2 可以使企業(yè)實施管理的成本大大降低

計算機(jī)軟件在現(xiàn)代企業(yè)通過辦公自動化管理過程中的運用使企業(yè)迎來了一場經(jīng)濟(jì)革命與信息革命，在實施企業(yè)管理的過程中運用計算機(jī)軟件可以使辦公需要的材料大大減少，并且還可以使工作的效率以及管理的效率有效提升，使管理工作中的一些不必要環(huán)節(jié)得到削減，進(jìn)而使管理的成本投資大大降低。根據(jù)相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，自從微軟公司通過計算機(jī)軟件來實施其自動化管理以來，企業(yè)的管理成本得到了大幅度的削減，并且處理各種事物所需要的費用與時間較過去來講也有了一定的降低。相關(guān)報道稱，惠普公司中國分部在計算機(jī)軟件基礎(chǔ)上構(gòu)成的新型辦公環(huán)境在試行的兩個月內(nèi)，該公司的辦公經(jīng)費較過去降低三分之一。據(jù)此可以看出，在辦公自動化管理上運用計算機(jī)軟件可以為企業(yè)提供一種新型的節(jié)儉模式，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展帶來更為可觀的經(jīng)濟(jì)利潤。

1.3 使企業(yè)的辦公區(qū)域得到擴(kuò)展，使辦公環(huán)境得到優(yōu)化

傳統(tǒng)模式下的企業(yè)辦公室會受到各種條件的限制，并且辦公的環(huán)境也極其惡劣，工作人員在這樣的區(qū)域環(huán)境下辦公使工作的質(zhì)量不高、工作的積極性較低。在辦公室管理上運用計算機(jī)軟件可以使傳統(tǒng)模式下存在的問題得到有效轉(zhuǎn)變，通過該軟件可以將企業(yè)的辦公室從狹小的房間帶至世界各地的辦公大樓，同時還可以使辦公環(huán)境得到優(yōu)化，并且辦公作業(yè)模式也不再是單純的人工作業(yè)模式，而是可以采用計算機(jī)軟件來實現(xiàn)相互之間的協(xié)調(diào)以及合作，進(jìn)而建立起科學(xué)的人機(jī)辦公管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)自動化的管理。另外，各個企業(yè)之間還可以通過計算機(jī)軟件建立起相互之間聯(lián)系的橋梁，從而實現(xiàn)跨行業(yè)與跨地區(qū)的合作和交流，計算機(jī)軟件將會在更多的辦公自動化管理上得到應(yīng)用。

1.4 企業(yè)管理的靈活性以及協(xié)調(diào)性得到提升

在新的社會時代背景之下，各個行業(yè)均通過分工協(xié)作的方式來實現(xiàn)日常的生產(chǎn)以及管理，并且專業(yè)化的程度也在不斷提高，在這種情況之下，一個企業(yè)內(nèi)部各個環(huán)節(jié)以及各個部門之間的協(xié)作以及靈活性的高低便成了衡量企業(yè)綜合競爭力的一個重要參考依據(jù)。而在實施辦公自動化管理的過程中運用計算機(jī)軟件則可以憑借其效率高以及覆蓋面廣等優(yōu)點來使企業(yè)的信息死角得到消除或者減少，這樣就可以使企業(yè)之間以及企業(yè)內(nèi)部的交流與溝通得到增強(qiáng)，進(jìn)而使企業(yè)內(nèi)部各個部門以及企業(yè)之間的合作協(xié)調(diào)能力得到較大的提升，使管理的靈活性以及協(xié)調(diào)性得到提升，為增強(qiáng)企業(yè)自身的綜合競爭力提供必要的條件。

1.5 使管理的規(guī)范度不斷提高

企業(yè)在實施辦公自動化管理的過程中運用計算機(jī)軟件可以使管理中的人為操作因素有效減少，這樣就可以保證所有工作均可以依照相關(guān)的規(guī)章制度以及標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。同時還可以利用計算機(jī)軟件建立起科學(xué)合理的考核系統(tǒng)來對工作人員的實際工作情況進(jìn)行考核，這樣就可以使工作人員在工作的過程中積極規(guī)范自己的工作行為，使各種越權(quán)操作現(xiàn)象大大減少，使企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督管理得到強(qiáng)化，這樣就可以使企業(yè)管理經(jīng)營的風(fēng)險大大減少。

2 計算機(jī)軟件在辦公自動化管理上的主要應(yīng)用

2.1 安全

安全保障主要是通過業(yè)務(wù)規(guī)范以及系統(tǒng)構(gòu)架設(shè)計的實現(xiàn)完成的，而人員權(quán)限作為信息安全最基本的要求，其管理員可以通過對權(quán)限的分配實現(xiàn)，同時還可以依據(jù)公司管理人員的具體要求對其實施必要的完善。系統(tǒng)模塊化結(jié)構(gòu)讓不具備訪問權(quán)限的一些用戶不能對未授權(quán)模塊進(jìn)行訪問，而流程中權(quán)限設(shè)置可以讓不同的業(yè)務(wù)部門用戶依據(jù)其相關(guān)的業(yè)務(wù)實施必要的操作，沒有經(jīng)過授權(quán)的用戶無權(quán)更改以及查看相關(guān)業(yè)務(wù)信息，通過此系統(tǒng)可以實現(xiàn)對辦公自動化過程中相關(guān)的業(yè)務(wù)核心的保護(hù)。

2.2 連接

相對公司來講，公司下屬管理經(jīng)營的一些分公司以及機(jī)關(guān)處室的地理位置比較分散，在文件、報告等資料進(jìn)行遞送及傳閱時極其不便。而運用計算機(jī)軟件來實施辦公自動化管理能夠把局域網(wǎng)下各個分散的分廠以及機(jī)關(guān)處室的計算機(jī)有效連接，這樣就可以在公司內(nèi)部構(gòu)成一個基于網(wǎng)絡(luò)的虛擬辦公環(huán)境，為各個分廠以及機(jī)關(guān)處室的聯(lián)系與溝通提供極大的便利。工作人員在開展其工作的過程中如果遇到問題及困難可以通過該系統(tǒng)來進(jìn)行及時的流通與傳遞，進(jìn)而保證企業(yè)的各項工作均可以平穩(wěn)開展。同時，由于計算機(jī)軟件應(yīng)用于辦公自動化管理上時不會受到地域以及時間等的限制，可以在互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)之下形成一個集中地辦公場所，進(jìn)而使文件及信息等資料在傳閱與溝通過程中存在的障礙有效消除。

2.3 溝通

采用計算機(jī)軟件實施辦公自動化管理可以實現(xiàn)用戶之間的在線交流以及信息提醒，這樣用戶就可以通過該平臺來掌握最新的信息，并將該信息及時傳遞給公司的每一位用戶，這樣就為辦公的有效溝通提供了良好的條件。

2.4 協(xié)同

協(xié)同作為網(wǎng)絡(luò)辦公的主要體現(xiàn)，該工作主要由事件內(nèi)容、事件名稱以及流程等要素構(gòu)成，主要是通過對工作流程進(jìn)行定義的方式來把事件及時地傳送至接受者。而在對事件內(nèi)容進(jìn)行編輯的過程中，使用者可以實施文檔格式的編輯。如果文檔的內(nèi)容需要進(jìn)行修改，基于計算機(jī)軟件的自動化辦公管理系統(tǒng)就會自動顯示出其中的修改痕跡，比如說修改者姓名、修改時間以及修改內(nèi)容等等。

2.5 監(jiān)控

監(jiān)控作為協(xié)同工作的主要保證，在辦公自動化管理系統(tǒng)中計算機(jī)軟件主要是通過對工作流程進(jìn)行定義來實現(xiàn)流轉(zhuǎn)的，并且協(xié)同的主要發(fā)起人還可以對流程節(jié)點的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行查看，以此來對事件處理的整個過程進(jìn)行監(jiān)控，同時在建立協(xié)同事件的過程中還可以對事項跟蹤進(jìn)行設(shè)置，這樣就可以實現(xiàn)對各個節(jié)點的跟蹤控制與管理。其中監(jiān)控職能的主要內(nèi)容包括工作的進(jìn)度、工作的過程以及工作的實效等，管理人員只有依靠該系統(tǒng)積極做好監(jiān)控工作才能夠保證協(xié)同工作可以順利開展起來。

3 結(jié)束語

在計算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景之下，企業(yè)公司的辦公自動化技術(shù)也得到了較大的發(fā)展與進(jìn)步，在企業(yè)公司的辦公自動化實施管理的過程中計算機(jī)軟件也得到了極其廣泛的應(yīng)用，使企業(yè)自身的綜合競爭力大大提升。目前越來越多的現(xiàn)代化企業(yè)認(rèn)識到了計算機(jī)軟件在其發(fā)展中的重要作用，使網(wǎng)絡(luò)信息與技術(shù)得到了充分的應(yīng)用，進(jìn)而使企業(yè)的工作效率、工作質(zhì)量以及生產(chǎn)效率均得到了較大幅度的提升，并且取得了較為顯著的管理效果，這也是將來企業(yè)管理不斷進(jìn)步的必經(jīng)之路。

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