戈子忠

探討企業(yè)采購過程中的內(nèi)部控制

戈子忠

物資采購是企業(yè)采購過程中的一個核心環(huán)節(jié)，同時也是企業(yè)成本控制的重要環(huán)節(jié)，如果管理不當(dāng)，容易產(chǎn)生循私舞弊，以次充好的不正?，F(xiàn)象，嚴(yán)重侵蝕企業(yè)的經(jīng)營利潤，甚至影響企業(yè)的發(fā)展。做好采購過程中的風(fēng)險控制，是企業(yè)生存與發(fā)展的必然需要，實(shí)踐中總結(jié)出采購過程中相關(guān)風(fēng)險控制及行之有效的方法給企業(yè)帶來了一定的經(jīng)濟(jì)效益，各企業(yè)要根據(jù)自己的生產(chǎn)方式制定一套行之有效的采購內(nèi)部控制制度并付諸實(shí)施.

企業(yè)采購過程；內(nèi)部控制；方法應(yīng)用

全面梳理采購流程并制定采購管理制度，是控制采購風(fēng)險的根本，制度建設(shè)的作用是保證采購業(yè)務(wù)能順利開展，使企業(yè)的采購業(yè)務(wù)能有章可循，通過制度來規(guī)范自己的采購行為，做到責(zé)權(quán)利的有效平衡。根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第七號—采購業(yè)務(wù)》對采購流程描述中顯示，采購過程基本可分為申購、審批、購買、驗(yàn)收、付款和采購后評估六個環(huán)節(jié)，在實(shí)際采購業(yè)務(wù)中，要明確相關(guān)部門的采購職責(zé)及相關(guān)權(quán)限，避免多頭采購和重復(fù)采購。對采購經(jīng)辦人員實(shí)行定期崗位輪換制度，將執(zhí)行線與監(jiān)督線相互分離。下面就采購過程中的內(nèi)部控制進(jìn)行總結(jié)，以探討采購內(nèi)部控制在企業(yè)采購過程中發(fā)揮的作用。

一、申購環(huán)節(jié)

采購控制流程，是整個采購控制過程的源頭，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)采購物資的不同類型，確定相應(yīng)的申購部門。明確相應(yīng)部門的職責(zé)權(quán)限及審批程序。在執(zhí)行采購計(jì)劃前，根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)及生產(chǎn)進(jìn)度，進(jìn)行采購預(yù)算的編制和審批。嚴(yán)格控制超預(yù)算及預(yù)算外的采購，對于超預(yù)算及預(yù)算外的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)先履行預(yù)算的調(diào)整程序，再辦理請購手續(xù)。請購業(yè)務(wù)由需求部門依據(jù)庫存量及用料預(yù)算量填寫請購單，并注明物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量及需求日期等，經(jīng)請購部門匯總并審核通過后，統(tǒng)一交由采購部門進(jìn)行采購。

二、審批環(huán)節(jié)

審批環(huán)節(jié)貫穿著采購業(yè)務(wù)全過程，從采購申請到合同簽訂最后到貨款支付都要明確審批人制度，使得執(zhí)行部門與監(jiān)督部門并存，達(dá)到權(quán)責(zé)利有機(jī)統(tǒng)一。因此在這一環(huán)節(jié)，權(quán)利人簽字蓋章是事后采購檢查的重要書面材料，也是區(qū)分責(zé)任的主要依據(jù)。使得權(quán)利人在行使權(quán)利的同時，增加了審核把關(guān)責(zé)任。請購審批，使用部門負(fù)責(zé)人對采購申請計(jì)劃進(jìn)行匯總審核，對異常采購及頻繁采購的物資應(yīng)嚴(yán)格控制，對臨時采購急件應(yīng)通知采購部門即刻實(shí)施采購，事后補(bǔ)辦審批程序；合同審批，在確定合格供應(yīng)商的同時，盡可能使用本公司的合同版本合同與供應(yīng)商簽訂采購合同，審批時，對合同的主要條款應(yīng)重點(diǎn)審核：包括供應(yīng)商、采購數(shù)量、價格、質(zhì)量要求及付款方式。同時要求采購人員簽訂一份質(zhì)量價格承諾書，作為合同的附件，以減少企業(yè)的采購風(fēng)險；付款審批，根據(jù)完善的采購過程形成的相關(guān)書面資料及合同付款日，及時辦理付款審批，是企業(yè)誠信經(jīng)營的重要保證。

三、購買環(huán)節(jié)

采購實(shí)施是以審批后的請購單為依據(jù)，此采購實(shí)施過程包括確定供應(yīng)商、采購價格和簽訂采購合同。它是整個采購過程中的核心工作，也是采購控制的主要環(huán)節(jié)。因此在實(shí)際采購業(yè)務(wù)前，按照采購內(nèi)控制度規(guī)定，建立科學(xué)的供應(yīng)商評估及準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)。對供應(yīng)商提供的物資的質(zhì)量、價格、供貨及時性及經(jīng)營狀況等實(shí)時管理和綜合評價，并根據(jù)評價結(jié)果合理選擇供應(yīng)商。對供應(yīng)商的動態(tài)管理，不僅是采購部門的責(zé)任，更是企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門的共同責(zé)任。通過采購部門對供應(yīng)商信用及市場價格的監(jiān)控，使用部門對物資質(zhì)量的監(jiān)督，財(cái)務(wù)部門對采購價格的評價，不同的信息匯總可以對供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)勝劣汰的調(diào)整，從而降低采購成本。同時加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門間的合作與交流，形成制衡機(jī)制，避免與供應(yīng)商的長期合作帶來的采購風(fēng)險。合理的采購定價機(jī)制也是確保采購價格合理的重要保證。大宗物資采購應(yīng)通過招標(biāo)方式，合理確定招標(biāo)范疇、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和招標(biāo)規(guī)則，并形成主次供應(yīng)格局，一般物資采購應(yīng)采用詢比價方式，同時避免貨比三家資料流于形式。對零星的物資采購可執(zhí)行定點(diǎn)采購，并定期進(jìn)行輪換。采購合同的簽訂，必須履行審批程序，對于大宗及重要的物資必須簽訂采購合同。原則上合同條款由我方擬定，用戶提供合同條款須經(jīng)法律顧問審核，并按照合同法規(guī)進(jìn)行操作。合同應(yīng)連續(xù)編號，并一式幾份，供應(yīng)商和采購部門各一份，財(cái)務(wù)部門一份作為采購付款的依據(jù)。

四、采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)

采購貨物到達(dá)后，倉庫部門和質(zhì)量管理部門要對照合同或訂單對貨物數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量及相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，難以在規(guī)定時間內(nèi)完成驗(yàn)收的，要列入合同條款確定驗(yàn)收時間，對公司不具備檢驗(yàn)?zāi)芰蜔o質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的物資，采購部門在與供應(yīng)商簽訂采購合同時應(yīng)同時簽訂《質(zhì)量價格承諾書》，同時可委托無利益關(guān)聯(lián)的第三方進(jìn)行抽檢。檢驗(yàn)合格后開具入庫單辦理入庫手續(xù)。對質(zhì)量不符合承諾或合同標(biāo)準(zhǔn)的，質(zhì)管部門應(yīng)將檢測報表反饋給采購部門，采購部門根據(jù)庫存情況、市場行情初步確定是退貨還是讓步接收。確定退貨的，由采購員辦理退貨相關(guān)手續(xù)，需要讓步接收的由采購員填寫《讓步接收申請單》并附檢測報告，報使用部門審批。使用部門對讓步接收及接收體格進(jìn)行批復(fù)，批復(fù)件一份送財(cái)務(wù)部門作為采購結(jié)算的依據(jù)，另一份送質(zhì)管部門作為重點(diǎn)質(zhì)量跟蹤的依據(jù)。

五、付款環(huán)節(jié)

貨物入庫后，倉管人員將辦妥的入庫單連同貨物發(fā)票及運(yùn)輸發(fā)票送采購部門，采購部門審核簽章后連同用款聯(lián)系單送財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對照合同及采購部門遞交的付款資料進(jìn)行審核。審核無誤后作為入賬的依據(jù)。同時按照合同付款時間支付貨款。出納在辦理付款手續(xù)時要對付款審批程序、付款方式和付款時間進(jìn)行最后審核。減少不必要的資金損失和信用損失。

六、會計(jì)控制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對購買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的會計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商信息、采購申請、采購合同、采購運(yùn)輸、驗(yàn)收記錄、退貨或讓步接收情況、款項(xiàng)支付情況，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保會計(jì)記錄和采購記錄與倉儲記錄核對一致。財(cái)務(wù)部門每月要與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對，并通過函證等方式，定期向供應(yīng)商寄發(fā)對賬函并取對方確認(rèn)的對賬單，審核其余額是否與應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款，應(yīng)付票據(jù)相一致，對余額不一致要及時查明原因，報上級部門批準(zhǔn)后，作相應(yīng)調(diào)整。

七、采購審計(jì)制度

采購過程結(jié)束后，企業(yè)必須做好全過程的記錄和信息化管理，確保采購過程的跟蹤審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)監(jiān)督部門需對采購全過程進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對未經(jīng)申購審批擅自采購的，由采購員承擔(dān)采購損失，對申購部門多申報造成庫存積壓物資半年以上需處理的，按處理損失額承擔(dān)責(zé)任。質(zhì)量檢驗(yàn)部門對檢驗(yàn)失職，把關(guān)不嚴(yán)造成損失的，由質(zhì)檢部門承擔(dān)現(xiàn)責(zé)任。對采購價格高于市場價格形成的差額，由采購部門同供應(yīng)商協(xié)商處理。視挽回?fù)p失情況對采購人員進(jìn)行相關(guān)追責(zé)。

[1]《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指南第七號—采購業(yè)務(wù)》.

（作者單位：安徽東方財(cái)?shù)蓝悇?wù)師事務(wù)所）