張 宇 李 靜 李 麗 劉有軍 張永祥

北京工業(yè)大學(xué)國有資產(chǎn)與實驗室管理處 北京 100124

近年來，國家對教育的投入力度不斷加大，通過國家統(tǒng)計局官方網(wǎng)站，查閱中國2012年統(tǒng)計年鑒可知，從2008年至2012年，在短短的4年中，我國的教育經(jīng)費投入翻了一倍多。因此，如何合理有效地使用教育資金，成為各高校重點考慮的問題。在資金的使用途徑中，政府采購因其公正、公開和公平而備受青睞，高校的資金使用很大一部分是通過政府采購的形式得以執(zhí)行的。隨著越來越多的高校運用政府采購方式使用教育資金，其招標(biāo)代理機構(gòu)被各高校引入，以便能夠更加合理有效地使用教育資金。因此，完善和規(guī)范高校招標(biāo)代理機構(gòu)，成為保證教育資金合理有效使用的必要環(huán)節(jié)。本文基于高等院校最為集中的北京地區(qū)，以其獨特的地域?qū)傩詾檠芯炕A(chǔ)，對高校招標(biāo)代理機構(gòu)的規(guī)范化管理進(jìn)行研究和分析。

1 高校招標(biāo)代理機構(gòu)規(guī)范化管理研究

為了規(guī)范招標(biāo)代理機構(gòu)的業(yè)務(wù)工作，加強對招標(biāo)代理機構(gòu)的管理，促進(jìn)高校政府采購工作的規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)與高效有序，充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，降低采購成本，提高資金使用效益，避免國有資產(chǎn)變相流失，預(yù)防違紀(jì)違法行為的發(fā)生，高校應(yīng)從招標(biāo)代理機構(gòu)的資格遴選、招標(biāo)業(yè)務(wù)規(guī)范管理、招標(biāo)代理機構(gòu)服務(wù)考核三個方面對招標(biāo)代理機構(gòu)進(jìn)行規(guī)范化管理。

1.1 招標(biāo)代理機構(gòu)資格遴選

招標(biāo)代理機構(gòu)的遴選是進(jìn)行政府采購招標(biāo)的第一道環(huán)節(jié)，因此須嚴(yán)把遴選條件，通過遴選，評議出資質(zhì)齊全、信譽好、服務(wù)過硬的招標(biāo)代理機構(gòu)。只有這樣才能為高校采購工作創(chuàng)造規(guī)范有序、高效快捷的基礎(chǔ)，公開、公平、公正地進(jìn)行陽光采購，努力節(jié)約資金，保障高校利益，從而為高校教學(xué)、科研、實驗室建設(shè)及行政管理提供更優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

高?？勺灾餮埥陙砼c學(xué)校合作良好或業(yè)界口碑好并具有相關(guān)招標(biāo)資質(zhì)的招標(biāo)代理機構(gòu)參加，每次遴選邀請幾家招標(biāo)代理機構(gòu)參加，經(jīng)專家組評議選出滿足要求的招標(biāo)代理機構(gòu)。

其中招標(biāo)代理機構(gòu)遴選的主要內(nèi)容包括：

(1)招標(biāo)代理機構(gòu)的資質(zhì)與經(jīng)營范圍。

(2)招標(biāo)代理機構(gòu)的業(yè)績(重點是在教育行業(yè)，尤其是在高校服務(wù)方面的業(yè)績)。

(3)針對高校服務(wù)的人員配置、服務(wù)方案及服務(wù)承諾等內(nèi)容。

1.2 招標(biāo)業(yè)務(wù)規(guī)范管理

通過規(guī)范化的管理，對招標(biāo)代理機構(gòu)的業(yè)務(wù)進(jìn)行整合梳理是保證政府采購合法、高效開展的基礎(chǔ)。招標(biāo)代理機構(gòu)可以按照以下19步流程及要求提供招標(biāo)代理服務(wù)：

(1)簽訂代理協(xié)議。招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)在項目受理3日內(nèi)主動與高校簽訂項目委托代理協(xié)議。

(2)確定采購范圍。核實受理項目的信息，協(xié)助高校確定是否為政府集中采購項目，是否存在需要國際招標(biāo)的項目，是否需要公證，是否涉及進(jìn)口產(chǎn)品采購等內(nèi)容。

(3)制訂工作計劃。與高校共同確定各階段須完成的具體工作和進(jìn)度要求。

(4)組織參數(shù)及標(biāo)書論證。在收到高校下發(fā)的招標(biāo)技術(shù)參數(shù)后，招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)按照高校要求的時間，組織專家對招標(biāo)的參數(shù)設(shè)置、商務(wù)要求、技術(shù)需求進(jìn)行論證并提供專家論證意見，協(xié)助高校完成技術(shù)參數(shù)的審定、項目分包等。

(5)編制招標(biāo)文件。在招標(biāo)技術(shù)需求論證、修訂完成后，招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)針對項目具體需求制定招標(biāo)文件(資格預(yù)審文件)，并對項目的執(zhí)行給出科學(xué)、合理、可行的建議，提交高校審核、確認(rèn)。編制招標(biāo)文件的時間一般應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成。

(6)發(fā)布招標(biāo)公告。收到高校對招標(biāo)文件(資格預(yù)審文件)的發(fā)售確認(rèn)后，招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)在1個工作日內(nèi)在指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告(資格預(yù)審公告)。

(7)出售招標(biāo)文件(資格預(yù)審文件)。招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)有專人負(fù)責(zé)出售招標(biāo)文件，并及時向高校反饋出售情況。

(8)組織澄清、答疑。在開標(biāo)前，招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)向高校及時反饋投標(biāo)人對文件的疑問；得到高校確認(rèn)后，應(yīng)及時回復(fù)投標(biāo)人，發(fā)布相應(yīng)澄清、變更文件。如有需要，應(yīng)組織標(biāo)前答疑會和現(xiàn)場勘查。

(9)組織資格預(yù)審。按要求組織相關(guān)人員進(jìn)行資格預(yù)審，得出預(yù)審結(jié)論，經(jīng)高校確認(rèn)后發(fā)出預(yù)審合格通知書。

(10)組織開標(biāo)。在規(guī)定的時間和地點接收投標(biāo)文件和投標(biāo)保證金，組織開標(biāo)儀式。開標(biāo)現(xiàn)場應(yīng)配備相應(yīng)的儀器設(shè)備，留存開標(biāo)影像資料，以備查驗。

(11)組建評標(biāo)委員會。根據(jù)項目情況，按照相關(guān)要求抽取并組建評標(biāo)委員會。評標(biāo)委員會專家名單應(yīng)在評標(biāo)前提交高校確認(rèn)。

(12)組織評標(biāo)會議。嚴(yán)格按照公開、公平、公正的原則和評標(biāo)程序及方法組織評標(biāo)會議。招標(biāo)代理機構(gòu)負(fù)責(zé)向評標(biāo)委員會提交招標(biāo)文件、投標(biāo)人的投標(biāo)文件、評標(biāo)辦法、工作紀(jì)律、評標(biāo)表格等，負(fù)責(zé)評標(biāo)委員會和投標(biāo)人的澄清聯(lián)絡(luò)，協(xié)助評委進(jìn)行資格審核、信息篩選、打分匯總、意見編寫及完成評標(biāo)報告等。在評標(biāo)時，評委專家的通訊工具應(yīng)由招標(biāo)代理機構(gòu)統(tǒng)一保管。

(13)發(fā)出中標(biāo)通知書。評標(biāo)結(jié)果經(jīng)高校確認(rèn)后1個工作日內(nèi)，由招標(biāo)代理機構(gòu)統(tǒng)一向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，同時將招標(biāo)結(jié)果發(fā)布在指定媒體并通知所有未中標(biāo)人。

(14)政府采購平臺信息反饋。對于北京市政府采購平臺受理的項目，招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)在招標(biāo)結(jié)果公示的同時，在北京市政府采購平臺上進(jìn)行中標(biāo)結(jié)果的信息反饋。

(15)退還投標(biāo)保證金。招標(biāo)代理機構(gòu)按法定要求退還投標(biāo)人的投標(biāo)保證金，不得將投標(biāo)人的保證金擅自挪為他用。對于克扣、有意索要投標(biāo)人投標(biāo)保證金的行為，一經(jīng)查出，將取消其高校招標(biāo)代理資格，予以懲罰。

(16)協(xié)助簽訂政府采購合同。招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)負(fù)責(zé)和中標(biāo)人解釋相關(guān)合同簽訂程序；在高校需要時，應(yīng)能向高校提供相應(yīng)合同文本和相關(guān)法律咨詢服務(wù)，協(xié)助高校完成合同的簽訂。

(17)匯總、編制項目全過程資料。收集并整理項目相關(guān)文檔資料，匯總編制成冊。

(18)提交相關(guān)文檔。在項目完成后，按照高校要求的時間提交項目存檔資料；并將紀(jì)委監(jiān)察部門需要留存?zhèn)錂n的資料匯集完整，提交紀(jì)委監(jiān)察部門留存。

(19)質(zhì)疑和投訴的處理。招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)負(fù)責(zé)提供招標(biāo)全過程各工作流程的合法合規(guī)性的內(nèi)容回復(fù)。對于投標(biāo)人對項目提出的質(zhì)疑，招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)及時向高校反饋并與高校商定回復(fù)內(nèi)容，經(jīng)高校確認(rèn)后向投標(biāo)人作出書面回復(fù)。出現(xiàn)投訴時，招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)配合相關(guān)主管部門進(jìn)行審查并提供相應(yīng)材料，力爭做到零投訴。

1.3 招標(biāo)代理機構(gòu)服務(wù)考核

高校對招標(biāo)代理機構(gòu)執(zhí)行項目的情況和服務(wù)應(yīng)不間斷地進(jìn)行考核，其中包括對政府采購法律法規(guī)的理解與應(yīng)用、采購程序、項目執(zhí)行進(jìn)度、響應(yīng)速度、用戶滿意度以及工作人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能等方面內(nèi)容的整體監(jiān)督與考核。

此外，高校還應(yīng)對招標(biāo)代理機構(gòu)進(jìn)行中期考核，以便對相應(yīng)的問題早發(fā)現(xiàn)，早解決，努力保證財政資金使用的安全有效。中期考核包括如下9個方面的內(nèi)容。

(1)接受代理：招標(biāo)代理機構(gòu)是否接受代理任務(wù)，是否及時接受已批復(fù)的立項表，是否及時與采購人簽訂委托代理協(xié)議等內(nèi)容。

(2)組織協(xié)調(diào)：招標(biāo)代理機構(gòu)組織的采購文件評審、開標(biāo)、評標(biāo)、談判等活動是否合規(guī)有序。

(3)工作效率：招標(biāo)代理機構(gòu)在代理過程中是否能夠按照進(jìn)度計劃及時高效地完成代理任務(wù)。

(4)服務(wù)意識：招標(biāo)代理機構(gòu)在代理過程中是否能夠為采購人提供專業(yè)咨詢服務(wù)，積極主動地協(xié)助采購人推進(jìn)項目執(zhí)行。

(5)專業(yè)水平：招標(biāo)代理機構(gòu)及其工作人員是否熟悉政府采購、招標(biāo)投標(biāo)政策法規(guī)、工作程序等。

(6)人員素質(zhì)：招標(biāo)代理機構(gòu)對于承擔(dān)的政府采購項目是否認(rèn)真負(fù)責(zé)地代理執(zhí)行，所具備的代理政府采購項目的綜合素質(zhì)如何，包括應(yīng)答是否及時，工作是否高效，條理是否清晰，解決問題是否妥當(dāng)?shù)取?/p>

(7)公告信息：包括采購信息、變更信息、預(yù)中標(biāo)人、成交信息等依法應(yīng)予公告的信息是否公告準(zhǔn)確、全面、及時等。

(8)備案資料：招標(biāo)代理機構(gòu)向財政局備案的資料是否齊全，備案是否符合時限要求，對于紀(jì)委監(jiān)察部門所需要的相關(guān)文件整理是否完整，報送是否及時等。

(9)配合監(jiān)督檢查：是否配合監(jiān)管部門監(jiān)督檢查工作，對政府采購質(zhì)疑和投訴的處理是否及時、合法合規(guī)。

2 對高校招標(biāo)代理機構(gòu)管理的幾點思考

2.1 規(guī)范化的管理是保障項目執(zhí)行的基礎(chǔ)

高校招標(biāo)代理機構(gòu)的規(guī)范化管理，是高校開展政府采購工作的管理基礎(chǔ)。沒有規(guī)范的管理機制，很難合法、合規(guī)、合理地將政府采購項目高效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貓?zhí)行完畢。因此形成統(tǒng)一、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、有序的規(guī)范化管理是保障項目執(zhí)行的基礎(chǔ)，是萬事之本。

2.2 人員的變動是規(guī)范化管理的潛在威脅

規(guī)范化的管理是在管理團隊的合理搭建和不斷培訓(xùn)下得以實現(xiàn)的，因此人員的規(guī)范化培訓(xùn)是至關(guān)重要的。而這也給高校招標(biāo)代理機構(gòu)的規(guī)范化管理帶來了一個潛在的威脅，那就是人員的變動會給已經(jīng)構(gòu)建好的規(guī)范化管理帶來波動。因此，對于此類情況應(yīng)該有效地進(jìn)行預(yù)防與解決，即在招標(biāo)代理機構(gòu)人員變動的前兩個月，對于接任的執(zhí)行人進(jìn)行“傳幫帶”的培訓(xùn)，完成前期規(guī)范化培訓(xùn)后再讓其交替上崗，從而保證項目的正常實施與運行。

2.3 規(guī)范化的管理必將獲益良多

對于規(guī)范化的管理有一個比喻，即規(guī)范化管理系統(tǒng)是車，管理人員是司機，到達(dá)目標(biāo)的快慢和司機的技術(shù)與車的好壞有很大的關(guān)系。規(guī)范化的管理就像是一輛性能優(yōu)越的車，實施規(guī)范化管理就是要在現(xiàn)有的系統(tǒng)上升級換代，就是要對相對陳舊的管理理念、管理模式進(jìn)行更新，從而提高性能，更快、更安全、更高效地到達(dá)目的地。

3 結(jié)束語

近年來，高校在不斷強化政府采購的制度建設(shè)、管理模式建設(shè)和人才隊伍建設(shè)。加強高校招標(biāo)代理機構(gòu)的規(guī)范化管理，使高校政府采購工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，能夠為我國現(xiàn)代化教育事業(yè)的飛速發(fā)展提供強有力的環(huán)境建設(shè)和條件保障。

[1]張豐.招標(biāo)代理機構(gòu)的風(fēng)險管理探討[C]//經(jīng)濟生活—2012商會經(jīng)濟研討會論文集:上,2012.

[2]王曉東.淺談加強招標(biāo)代理機構(gòu)信用管理[C]//科學(xué)發(fā)展—七省市第九屆建筑市場與招標(biāo)投標(biāo)優(yōu)秀論文集,2009.

[3]張福英.淺議招標(biāo)代理的制度化管理[J].建筑,2009.