黃桂鑫

SAP內(nèi)部訂單在工程建設(shè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

黃桂鑫

SAP的內(nèi)部訂單是用于計(jì)劃、收集、監(jiān)視和結(jié)算在公司內(nèi)部進(jìn)行的特定操作或任務(wù)，利用內(nèi)部訂單的這些特點(diǎn)，可以歸集工程建設(shè)項(xiàng)目的明細(xì)支出，進(jìn)行概算的控制和對比分析，以及利用內(nèi)部訂單的報(bào)表進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目的不同維度的統(tǒng)計(jì)和分析，以幫助企業(yè)的管理者對進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督考核和做出正確的決策。

內(nèi)部訂單；工程建設(shè)項(xiàng)目；財(cái)務(wù)管理

加入MTO后，隨著國際化進(jìn)程的加速，越來越多的國內(nèi)企業(yè)對企業(yè)的信息化顯得更加重視，而已經(jīng)針對不同企業(yè)的業(yè)務(wù)流程做了大部分優(yōu)化設(shè)計(jì)的ERP軟件也獲得了更多企業(yè)的青睞。SAP作為目前公認(rèn)的一流的ERP軟件，在國內(nèi)較大規(guī)模的企業(yè)中也獲得了較為普遍的應(yīng)用。企業(yè)通過SAP系統(tǒng)平臺可以把各項(xiàng)資源整合到一起，強(qiáng)化對整個業(yè)務(wù)流程的規(guī)范管理、推進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)施、建立全面成本管理和預(yù)算管理體系、建立報(bào)表分析平臺，使業(yè)務(wù)流程連貫執(zhí)行，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高企業(yè)核心競爭力。作為全球領(lǐng)先的ERP軟件，SAP除了有單獨(dú)的項(xiàng)目管理模塊之外，對于沒有使用項(xiàng)目管理模塊的用戶，則可以通過內(nèi)部訂單功能進(jìn)行項(xiàng)目管理。內(nèi)部訂單可以實(shí)現(xiàn)費(fèi)用歸集、預(yù)算控制、成本分析等功能，這對于工程建設(shè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理有著非常重要的意義。

一、內(nèi)部訂單的概念

SAP軟件里面的內(nèi)部訂單并不是我們傳統(tǒng)意義上的采購訂單或銷售訂單，而是用于計(jì)劃、收集、監(jiān)視和結(jié)算在公司內(nèi)部進(jìn)行的特定操作或任務(wù)。通俗來說，就是一般財(cái)務(wù)人員概念中的“核算項(xiàng)目”。SAP系統(tǒng)內(nèi)的內(nèi)部定單按照用途可分為實(shí)際定單和統(tǒng)計(jì)性定單兩類。

實(shí)際訂單是可以實(shí)際記賬的成本對象，如生產(chǎn)訂單、市場費(fèi)用訂單等，這種訂單月底需進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)清算。統(tǒng)計(jì)性定單，是用于統(tǒng)計(jì)信息的，對所發(fā)生的費(fèi)用起到匯總作用，對財(cái)務(wù)核算并無實(shí)際影響，也不做計(jì)劃、預(yù)算管理，月末無需結(jié)轉(zhuǎn)成本。

內(nèi)部訂單必須與表外科目結(jié)合使用才能對工程建設(shè)項(xiàng)目所發(fā)生的工程建設(shè)支出進(jìn)行明細(xì)核算。SAP中的表外科目，是指不納入資產(chǎn)負(fù)債表統(tǒng)計(jì)范圍的科目，一般用來記錄不能或不必在表內(nèi)科目反映的事務(wù)，以及一些備查事項(xiàng)等。由于工程建設(shè)項(xiàng)目支出的種類繁多，既有建筑工程支出，也有安裝工程支出，還有設(shè)備購置、安裝支出，而數(shù)量上更多的則是待攤費(fèi)用支出?，F(xiàn)有的會計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定的在建工程科目的設(shè)置明顯不能滿足工程建設(shè)項(xiàng)目對以上各類支出進(jìn)行明細(xì)核算的需求，因此，需要通過表外科目先對在建工程發(fā)生的各類明細(xì)支出進(jìn)行歸集，月底再通過一定的內(nèi)部訂單結(jié)算規(guī)則結(jié)轉(zhuǎn)到表內(nèi)科目——“在建工程”科目項(xiàng)下，等工程竣工驗(yàn)收合格后再根據(jù)形成資產(chǎn)的類別明細(xì)從在建工程結(jié)轉(zhuǎn)到對應(yīng)的固定資產(chǎn)。這樣既滿足了在建工程明細(xì)核算的需求，又可以通過內(nèi)部訂單對各項(xiàng)工程建設(shè)支出進(jìn)行預(yù)算控制和統(tǒng)計(jì)分析，達(dá)到對工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的目的。

二、內(nèi)部訂單的作用

1.實(shí)際費(fèi)用歸集

與成本中心通常用來歸集部門發(fā)生的費(fèi)用不同，內(nèi)部訂單通常用來歸集某個專項(xiàng)的費(fèi)用支出，這個專項(xiàng)可以是公司的一個建設(shè)項(xiàng)目，一個科研項(xiàng)目，甚至一次員工活動。通常這個專項(xiàng)是跨成本中心的，對于大型的工程建設(shè)項(xiàng)目來說，可以根據(jù)項(xiàng)目的概算建立一系列的內(nèi)部訂單，并在支出發(fā)生時根據(jù)對應(yīng)的概算科目將費(fèi)用支出計(jì)入相應(yīng)的內(nèi)部訂單，并用表外科目記賬，在期末再根據(jù)一定規(guī)則結(jié)算到表內(nèi)科目，待項(xiàng)目完成后再統(tǒng)一結(jié)轉(zhuǎn)到各個明細(xì)資產(chǎn)。這就避免了在在建工程科目項(xiàng)下增加過多明細(xì)科目的問題，避免了科目表的混亂，也方便日后的結(jié)轉(zhuǎn)和明細(xì)查詢。

2.預(yù)算控制

可以使用內(nèi)部訂單做粗略的整體預(yù)算控制功能，比如為每個項(xiàng)目建立一個內(nèi)部訂單并給予預(yù)算就能控制該內(nèi)部訂單所代表項(xiàng)目的整體預(yù)算。日常使用中內(nèi)部訂單也常用于粗略地控制部門的一般管理費(fèi)用，用戶可以方便地增加、減少預(yù)算額度，如果采用跨年度預(yù)算，系統(tǒng)可以方便地將當(dāng)年預(yù)算余額結(jié)轉(zhuǎn)到下年。值得說明的是，這種預(yù)算控制一般不到科目級別，SAP有專門的預(yù)算控制模塊處理這些業(yè)務(wù)。

對于工程建設(shè)類項(xiàng)目而言，可以為每一個工程建立一個結(jié)算型內(nèi)部訂單，月末需結(jié)算到在建工程，工程完工后將在建工程結(jié)算到固定資產(chǎn)，并對整個工程實(shí)際支出進(jìn)行預(yù)算控制。這里需要明確一點(diǎn)：內(nèi)部訂單是否結(jié)算，對于預(yù)算控制并不會產(chǎn)生影響。費(fèi)用支出只要被指定了對應(yīng)的內(nèi)部訂單，不管此內(nèi)部訂單是否已經(jīng)結(jié)算，都會受相應(yīng)內(nèi)部訂單對應(yīng)的預(yù)算的約束。

3.統(tǒng)計(jì)分析

內(nèi)部訂單能詳細(xì)記錄工程建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)生的費(fèi)用支出，如施工費(fèi)、材料費(fèi)、設(shè)備款、前期費(fèi)、開辦費(fèi)、建設(shè)管理費(fèi)等，有利于進(jìn)行明細(xì)項(xiàng)目的核算和分析。此外，還可以隨時進(jìn)行內(nèi)部訂單的計(jì)劃/實(shí)際發(fā)生額對比分析、各不同期間的實(shí)際/實(shí)際對比、按月/季指標(biāo)分析、分析內(nèi)部訂單發(fā)生的行項(xiàng)目、對訂單的未清項(xiàng)等進(jìn)行分析等等。

三、內(nèi)部訂單在工程建設(shè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

1.內(nèi)部訂單核算的數(shù)據(jù)流

大型的工程建設(shè)類項(xiàng)目的會計(jì)核算內(nèi)容（也就是在建工程科目的二級科目）一般可分為：建筑工程、安裝工程、不需安裝設(shè)備、在安裝設(shè)備、待攤支出等，待攤支出又可以進(jìn)一步進(jìn)行細(xì)分為項(xiàng)目前期費(fèi)用、土地費(fèi)用、建設(shè)單位管理費(fèi)、生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)、負(fù)載聯(lián)合試運(yùn)行費(fèi)、各項(xiàng)稅費(fèi)、財(cái)務(wù)費(fèi)用及其他待攤支出等。為了能夠達(dá)到項(xiàng)目支出明細(xì)核算的要求，我們可以根據(jù)以上在建工程明細(xì)子目設(shè)置相應(yīng)的內(nèi)部訂單，如下圖所示。

在工程建設(shè)項(xiàng)目支出記賬時，首先要計(jì)入表外科目（SAP的表外科目是以“8”開頭的會計(jì)科目，以區(qū)別于正常的表內(nèi)科目）對應(yīng)的明細(xì)科目內(nèi)，然后選擇該支出對應(yīng)的內(nèi)部訂單，如果有按照成本中心核算的需求，還可以指定對應(yīng)的成本中心。這樣核算的優(yōu)點(diǎn)是可以實(shí)現(xiàn)多維度的分析：既可以按照內(nèi)部訂單的類別歸集的數(shù)據(jù)分析，還可以按照明細(xì)的會計(jì)科目，如建筑工程、差旅費(fèi)、招待費(fèi)等進(jìn)行分析，又可以按照費(fèi)用支出發(fā)生的部門，也就是成本中心進(jìn)行分析。既能充分滿足不同目的的信息使用者的需求，又能達(dá)到內(nèi)部經(jīng)營管理精細(xì)化的要求。

由于SAP的在建工程也是用資產(chǎn)卡片進(jìn)行管理，因此要首先根據(jù)業(yè)務(wù)需要創(chuàng)建一張（或多張）在建工程的資產(chǎn)卡片，并根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目的分類將內(nèi)部訂單和在建工程資產(chǎn)卡片用內(nèi)部訂單結(jié)算規(guī)則進(jìn)行關(guān)聯(lián)，月底時，通過內(nèi)部訂單的結(jié)算，根據(jù)這一指定結(jié)算規(guī)則將8*表外科目歸集到的費(fèi)用、支出結(jié)轉(zhuǎn)到在建工程卡片里面，資產(chǎn)負(fù)債表科目（表內(nèi)科目，在建工程）。通常情況下，一個工程建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)部訂單會100%歸集、結(jié)轉(zhuǎn)到某一個指定的在建工程卡片里（當(dāng)然，對于費(fèi)用類內(nèi)部訂單來說，也有按比例結(jié)轉(zhuǎn)到多個在建工程卡片的情形）。待工程完工驗(yàn)收合格后，再從在建工程轉(zhuǎn)到固定資產(chǎn)科目。在一個大型基建項(xiàng)目中，通常有近百個概算子目，概括一下也有近20個大的概算項(xiàng)目，企業(yè)內(nèi)部的成本中心通常也有20-30個，日常費(fèi)用支出會計(jì)科目則多達(dá)上百個。如果在月底將這么多的會計(jì)科目分成本中心一一結(jié)平，不但要耗費(fèi)大量的人力，而且也容易出錯。而通過內(nèi)部訂單，使用事先定義好的結(jié)算規(guī)則將各個成本中心的各項(xiàng)費(fèi)用先分配到一實(shí)際內(nèi)部訂單，再從內(nèi)部訂單統(tǒng)一結(jié)轉(zhuǎn)到表內(nèi)科目，極大減少了財(cái)務(wù)人員的手工勞動工作量，也會使記賬的準(zhǔn)確性大大提高。

2.使用內(nèi)部訂單進(jìn)行概算控制

工程建設(shè)項(xiàng)目一般都會有一個總體的工程概算，在工程建造過程中的所有支出都會圍繞這個概算進(jìn)行。與項(xiàng)目內(nèi)部訂單本身存在的時間相同，只有工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，工程概算才會完成它的使命。因此，用內(nèi)部訂單來對工程建設(shè)項(xiàng)目的支出概算進(jìn)行控制，從時間上來說是完全同步的。同時，內(nèi)部訂單概算還可以定義可用性容差限制，如支出達(dá)到概算的90%時會進(jìn)行警告提示，等支出達(dá)到100%時表示概算已經(jīng)完全耗盡，系統(tǒng)會提示錯誤信息，此時必須增加概算，否則不能過帳。與普通的預(yù)算管理系統(tǒng)類似，內(nèi)部訂單也可以在系統(tǒng)中很方便的進(jìn)行概算的追加、減少等調(diào)整，以與實(shí)際業(yè)務(wù)相配合。

使用內(nèi)部訂單來進(jìn)行概算控制，可以改變企業(yè)手工控制概算的現(xiàn)狀，如果超出概算，則在入賬時系統(tǒng)就會發(fā)出超概算報(bào)警，不允許進(jìn)行下一步的過賬和款項(xiàng)的支付。通過內(nèi)部訂單的概算與實(shí)際發(fā)生數(shù)之間的差異進(jìn)行對比分析，從而實(shí)現(xiàn)對內(nèi)部訂單與工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)時監(jiān)控。這有助于工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行概算的事前控制，并可以進(jìn)行概算和實(shí)際的明細(xì)對比分析，以實(shí)現(xiàn)對工程建設(shè)的監(jiān)督考核，明確工程建設(shè)成本，加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目的資金和概算管理。

3.使用內(nèi)部訂單進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)分析

由于內(nèi)部訂單可以根據(jù)不同的類別分級次設(shè)立內(nèi)部訂單組，而最末級的內(nèi)部訂單又是同類明細(xì)科目的分類匯總，因此，可以根據(jù)不同的管理需要來對工程建設(shè)項(xiàng)目的各項(xiàng)支出類別進(jìn)行多維度的統(tǒng)計(jì)和分析，以滿足不同的數(shù)據(jù)使用者的需求。工程建設(shè)項(xiàng)目管理過程中涉及的項(xiàng)目費(fèi)用、訂單等數(shù)據(jù)，都可以從內(nèi)部訂單組中獲得。而工程建設(shè)支出通過計(jì)入明細(xì)的會計(jì)科目，可以展現(xiàn)最末級的費(fèi)用數(shù)據(jù)；通過成本中心（部門）、利潤中心、輔助核算類別、輔助核算內(nèi)容等一系列的SAP內(nèi)置的不同維度的項(xiàng)目，可以進(jìn)行類似于企業(yè)管理駕駛艙功能的數(shù)據(jù)抽取和篩選整理、分類匯總，并能通過一系列的客戶化開發(fā)的報(bào)表展現(xiàn)出來，滿足各相關(guān)的財(cái)務(wù)信息使用者的不同需求。

對于多個在建項(xiàng)目同時發(fā)生時，通過不同的項(xiàng)目創(chuàng)建不同的內(nèi)部訂單和內(nèi)部訂單組，可以方便的區(qū)分不同的在建項(xiàng)目，對于各項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)、查詢和結(jié)轉(zhuǎn)也十分有利。

四、應(yīng)用內(nèi)部訂單會計(jì)需注意的問題

內(nèi)部訂單只是SAP的一個功能菜單，并不是一個專門的模塊，它與項(xiàng)目管理模塊相比，還是顯得比較簡單，不能全面的對工程建設(shè)項(xiàng)目的各個過程進(jìn)行記錄管理，只能為其中財(cái)務(wù)入賬的這一小段業(yè)務(wù)流程提供方便，這也就限制了它只能為財(cái)務(wù)部門提供服務(wù)。而且，內(nèi)部訂單只有年度預(yù)算，而沒有月度預(yù)算，只能進(jìn)行年度預(yù)算的控制，不能按成本要素分月度進(jìn)行控制，對于有更高、更詳細(xì)的預(yù)算需求的企業(yè)來說略顯粗獷。

內(nèi)部訂單在工程建設(shè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)中統(tǒng)計(jì)分析和概算控制功能的使用，要求相關(guān)的財(cái)務(wù)人員從以往單純的對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的計(jì)量和記錄，轉(zhuǎn)向?qū)π畔⒌募庸?、分析和預(yù)測上來。這也使得財(cái)務(wù)人員在工程建設(shè)項(xiàng)目中的作用日益重要，而這也對我們財(cái)務(wù)人員本身的專業(yè)素質(zhì)、指標(biāo)分析應(yīng)用能力、判斷能力等提出了更高的要求。因此，就必須對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，以提高財(cái)務(wù)人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。

從使用內(nèi)部訂單前的的事后分析檢討，到使用內(nèi)部訂單后的事前計(jì)劃、事中控制、事后分析，內(nèi)部訂單會計(jì)給工程建設(shè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理和項(xiàng)目管理工作提供了新的思路和方法。

內(nèi)部訂單會計(jì)在工程建設(shè)項(xiàng)目中的使用，改變了過去企業(yè)概算分析落不到實(shí)處的尷尬，最終使得控制成本支出成為整個企業(yè)各個部門的共同目標(biāo)；促進(jìn)了財(cái)務(wù)人員職能的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化了監(jiān)督職能，將企業(yè)的財(cái)務(wù)人員從繁重的會計(jì)記賬工作中解放出來，使財(cái)務(wù)人員有更多的時間從事財(cái)務(wù)管理工作；在各項(xiàng)明細(xì)分析數(shù)據(jù)的幫助下，企業(yè)管理者的決策過程變得更加有效率和有計(jì)劃性。

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[2]藍(lán)新志.淺析利用SAP PS實(shí)現(xiàn)石化企業(yè)工程項(xiàng)目管理.計(jì)算機(jī)與應(yīng)用化學(xué)，2010.

[3]李德江.淺析ERP在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用.冶金財(cái)會，2012.

（作者單位：中國神華煤制油化工有限公司）