李偉群 丁吟菲

論保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的電子化管理
———以修改《保險(xiǎn)法》第八十七條規(guī)定為視角

李偉群 丁吟菲

一、我國保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化管理的現(xiàn)狀

《保險(xiǎn)法》第八十七條規(guī)定：“保險(xiǎn)公司應(yīng)當(dāng)按照保險(xiǎn)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)的規(guī)定妥善保管有關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)營的完整賬簿、原始憑證和有關(guān)資料。前款規(guī)定的賬簿、原始憑證和有關(guān)資料的保管期限，自保險(xiǎn)合同終止之日起計(jì)算，保險(xiǎn)期間在一年以下的不得少于五年，保險(xiǎn)期間超過一年的不得少于十年?！惫P者將前述有關(guān)保險(xiǎn)經(jīng)營的完整賬簿、原始憑證及有關(guān)資料統(tǒng)稱為保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，即經(jīng)鑒定、整理和歸檔的，保險(xiǎn)公司在承保、保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的各種文字、圖表、照片、聲像等文件資料。保險(xiǎn)公司業(yè)務(wù)檔案是保險(xiǎn)公司開展業(yè)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)營管理的重要依據(jù)和憑證，是保險(xiǎn)公司承擔(dān)責(zé)任、履行義務(wù)的重要法律依據(jù)。

保險(xiǎn)公司業(yè)務(wù)檔案的管理，經(jīng)歷了原始紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案和電子檔案三個(gè)階段，其中電子檔案是目前國際上檔案管理的主要模式。據(jù)悉，在我國，中國人壽、平安、新華、泰康等中資保險(xiǎn)公司，以及友邦、中英人壽、信誠人壽等中外合資保險(xiǎn)公司已采用了電子檔案管理技術(shù)。該技術(shù)是對(duì)紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件采取掃描方式形成影像類電子文件，經(jīng)過鑒定、整理、歸檔形成電子檔案，存儲(chǔ)于企業(yè)專門的信息平臺(tái)中用以保存和利用（以下統(tǒng)稱該種電子化方式為“紙質(zhì)文檔電子化”）。

保險(xiǎn)公司通過對(duì)業(yè)務(wù)檔案的電子化管理，可以更為高效便捷地利用保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案從事企業(yè)管理和經(jīng)營活動(dòng)。原因如下：第一，可以直接在專門的信息平臺(tái)中檢索所需要的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，而不需要專程到檔案庫中調(diào)取，大大減少了檔案管理的時(shí)間成本，提高了效率；第二，對(duì)電子文件的重復(fù)利用，減少了復(fù)印業(yè)務(wù)檔案的紙張成本和設(shè)備耗材成本，成本較低且環(huán)保；第三，對(duì)電子文件的使用，避免了因?yàn)轭l繁調(diào)取紙質(zhì)檔案帶來的損耗，降低檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)。

二、電子保單對(duì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化管理現(xiàn)狀的突破

2005年，人保財(cái)險(xiǎn)簽出了第一張電子保單，開啟了我國保單無紙化進(jìn)程。電子保單是保險(xiǎn)企業(yè)通過PKI（公鑰基礎(chǔ)設(shè)施）體系為客戶簽發(fā)具有保險(xiǎn)企業(yè)數(shù)字簽名的電子化保單，保證了電子保單的不可篡改性和不可否認(rèn)性，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上投保、在線支付、網(wǎng)上智能核保和發(fā)送電子保單等全電子化流程。在電子保單的整個(gè)簽訂過程中不再出現(xiàn)任何的紙質(zhì)憑證，電子保單自動(dòng)存檔，投保人憑借保單號(hào)在保險(xiǎn)公司網(wǎng)站或者投保的保險(xiǎn)電子商務(wù)網(wǎng)站上查詢。電子保單以電子數(shù)據(jù)的形式記載了保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的整個(gè)過程，完全脫離紙質(zhì)檔案，以獨(dú)立的文件形式記錄了保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)，與前述的紙質(zhì)檔案電子化方式有著本質(zhì)的區(qū)別，是對(duì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化管理方式的重要突破。電子保單的優(yōu)越性凸顯在以下三個(gè)方面。

（一）電子保單更具真實(shí)性和安全性

在電子保單中，由于引入了較為先進(jìn)的數(shù)字簽名和文件加密技術(shù)，電子保單的真實(shí)性和安全性得到了較好的保證。當(dāng)前，我國電子保單實(shí)務(wù)中，各保險(xiǎn)公司普遍采用了專有PKI體系數(shù)字簽名技術(shù)和第三方權(quán)威認(rèn)證中心發(fā)放的企業(yè)數(shù)字證書技術(shù)。一方面，投保人可以通過電子保單中保險(xiǎn)公司的數(shù)字簽名，來驗(yàn)證電子保單是否被保險(xiǎn)人篡改、是否由保險(xiǎn)人簽售等。另一方面，在電子保單中，投保人使用第三方頒發(fā)的合法有效的數(shù)字證書的數(shù)字簽名，保險(xiǎn)公司借此來確認(rèn)該文件就是由投保人投保時(shí)填寫的不可否認(rèn)的電子保單。這就保證了電子保單的不可篡改性和不可否認(rèn)性。此外，保險(xiǎn)公司還可以采用第三方托管等措施來加強(qiáng)電子保單的安全性。

（二）電子保單具有較強(qiáng)的證據(jù)效力

電子保單作為使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的電子數(shù)據(jù)的一種，2005年開始實(shí)施的《電子簽名法》中對(duì)其法律效力已經(jīng)加以肯定：“當(dāng)事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因?yàn)槠洳捎秒娮雍灻?、?shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力?！?012年修改后的《民事訴訟法》中也新增了“電子數(shù)據(jù)”作為民事證據(jù)形式的一種的條文。且《電子簽名法》第五條規(guī)定：“符合下列條件的數(shù)據(jù)電文，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求：（一）能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時(shí)調(diào)取查用；（二）能夠可靠地保證自最終形成時(shí)起，內(nèi)容保持完整、未被更改?！痹摋l款規(guī)定了數(shù)據(jù)電文作為證據(jù)原件所必須滿足的條件。如前文所述，電子保單自形成之日起就具有不可篡改性和不可否認(rèn)性，并且投保人和保險(xiǎn)公司通過保險(xiǎn)單號(hào)可以隨時(shí)查詢和使用。電子保單符合以上法律規(guī)定的條件，即電子保單具有證據(jù)原件的證明效力。

（三）電子保單保管成本更低

較之于紙質(zhì)檔案電子化方式，電子保單進(jìn)一步縮減了保管成本。具體而言，首先，由于電子保單完全突破了對(duì)紙質(zhì)憑證的依賴，整個(gè)過程全部通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，不僅在保單形成中減少了紙張、墨水、郵費(fèi)、人工等多項(xiàng)成本，真正實(shí)現(xiàn)了“無紙化”和“低碳環(huán)?！保€省下了其后的紙質(zhì)檔案保管的費(fèi)用。其次，電子保單本身就是以電子數(shù)據(jù)形式存在，投保人通過保險(xiǎn)公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)投保成功后，電子保單生成后自動(dòng)存檔，不需要像紙質(zhì)檔案電子化方式那樣，先出具紙質(zhì)保單，再通過對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行二次處理（掃描）實(shí)現(xiàn)電子化，因此能夠簡化保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化的流程，節(jié)約了大量的人工費(fèi)用和時(shí)間成本。

三、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化發(fā)展趨勢背景下的《保險(xiǎn)法》第八十七條的修改

（一）原始憑證電子化是保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化的未來趨勢

也許，正如人們所說，決定我們每個(gè)人命運(yùn)的不是機(jī)遇，而是選擇。因?yàn)槟阄磥淼娜松?，就在你的每一次選擇中。但抉擇之后，我們要做的就是堅(jiān)持，就像俞敏洪3次考北大，用13年時(shí)間堅(jiān)持做“新東方”一樣，堅(jiān)持做下去便能做出成績，“熬”出一個(gè)偉大的人生。

1．保險(xiǎn)公司縮減保管成本的需求

隨著我國保險(xiǎn)業(yè)的發(fā)展，保險(xiǎn)產(chǎn)品日益豐富，保險(xiǎn)的覆蓋率不斷提高，保險(xiǎn)公司業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的需要保管的各種憑證和資料也必然越來越多。且根據(jù)《保險(xiǎn)法》第八十七條規(guī)定，保險(xiǎn)檔案保管時(shí)間一般不低于5年或10年，保險(xiǎn)公司不得不為此支付一筆龐大的費(fèi)用，并且隨著時(shí)間的推移，這筆費(fèi)用會(huì)越來越大。以某財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司上海分公司為例（參見下表），最近五年內(nèi)，其費(fèi)用構(gòu)成以及演變過程清楚地顯示該公司在檔案管理上的資源消耗已經(jīng)使其不堪重負(fù)。

從表格數(shù)據(jù)分析可知，在2009年到2013年間，該保險(xiǎn)公司從事檔案管理工作的人員增加了近3倍，管理成本上漲了4倍多，5年內(nèi)僅檔案管理一項(xiàng)就支出了約1121．5萬元。巨額的保管費(fèi)用，拉高了保險(xiǎn)公司的經(jīng)營成本，而這些成本最終又被分?jǐn)偟搅讼M(fèi)者身上。鑒于此，保險(xiǎn)公司有必要通過對(duì)檔案管理方式的變革，尋找新的管理方式來替代原有的紙質(zhì)檔案管理方式，以控制經(jīng)營成本，更好地服務(wù)消費(fèi)者。

2．只有從原始憑證開始電子化才能真正替代紙質(zhì)檔案管理方式

綜合前文分析，紙質(zhì)文檔電子化方式下所形成的電子文檔并不能替代原始的紙質(zhì)檔案，保險(xiǎn)公司仍需為紙質(zhì)原始檔案支付高昂的保管費(fèi)用。反觀電子保單，其將保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件電子化的過程提前到了交易過程中。交易過程中所形成的保單、支付憑證、核保記錄全部都以電子數(shù)據(jù)形式替代紙質(zhì)文件予以保存，構(gòu)成保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)營的原始憑證。這些電子數(shù)據(jù)文件與紙質(zhì)文件相比，只是在記錄形式上略有差別，但在本質(zhì)上并無區(qū)別，都是對(duì)保險(xiǎn)公司經(jīng)營過程中的業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理的記錄和反映，可以完全替代紙質(zhì)檔案，獨(dú)立地作為公司義務(wù)履行、責(zé)任承擔(dān)的法律依據(jù)。

3．原始憑證電子化在保險(xiǎn)領(lǐng)域的不斷深化

電子保單在保險(xiǎn)領(lǐng)域的應(yīng)用，還只是冰山一角。隨著電子商務(wù)應(yīng)用在保險(xiǎn)領(lǐng)域的不斷深入、信息技術(shù)的不斷發(fā)展和法制環(huán)境的不斷完善，電子化將從保險(xiǎn)銷售環(huán)節(jié)逐漸擴(kuò)大到保險(xiǎn)理賠、客戶服務(wù)等整個(gè)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中。伴隨著這個(gè)進(jìn)程，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)營和管理過程中所產(chǎn)生的各種原始憑證、交易記錄和相關(guān)資料也會(huì)如同電子保單一樣以電子數(shù)據(jù)的形式被保存下來，歸納整理成電子檔案加以保管。

（二）對(duì)《保險(xiǎn)法》第八十七條的修改建議

如前所述，電子保單和紙質(zhì)保單在本質(zhì)上并無區(qū)別，都是對(duì)保險(xiǎn)公司經(jīng)營過程中業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理的記錄和反映，只是在記錄形式上略有差別。因此，根據(jù)《保險(xiǎn)法》第八十七條的規(guī)定，對(duì)于電子保單等電子數(shù)據(jù)形式的原始憑證和有關(guān)資料，保險(xiǎn)公司應(yīng)當(dāng)像對(duì)待紙質(zhì)保單一樣，將其作為保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的一個(gè)重要組成部分，按照法律法規(guī)的要求妥善保管。

但是，由于該條款并未直接規(guī)定保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案具體的保管手段。筆者搜索了相關(guān)的法律規(guī)定，發(fā)現(xiàn)僅《人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》第4．4條對(duì)保險(xiǎn)公司業(yè)務(wù)檔案的保管手段作了相關(guān)規(guī)定：“人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案在采取紙質(zhì)載體的同時(shí)，應(yīng)輔助使用電子檔案進(jìn)行管理?！睋Q言之，依據(jù)目前的法律法規(guī)，乃至規(guī)范性文件，對(duì)于電子保單等電子數(shù)據(jù)形式的原始憑證和有關(guān)資料是否可以以電子化的方式加以保管，答案不詳。

然而當(dāng)下，電子保單在各大保險(xiǎn)公司已經(jīng)得到了廣泛運(yùn)用，而且隨著電子商務(wù)的發(fā)展，原始憑證電子化程度將越來越高，電子數(shù)據(jù)形式原始憑證的保管手段的選擇對(duì)保險(xiǎn)公司業(yè)務(wù)檔案管理影響很大。該問題的解決迫在眉睫且意義深遠(yuǎn)。

表 某財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司上海分公司保險(xiǎn)檔案管理費(fèi)用構(gòu)成

筆者認(rèn)為，只有從原始憑證開始電子化才能真正替代紙質(zhì)檔案管理方式，所以應(yīng)該大力提倡原始憑證、交易記錄等相關(guān)資料以電子化形式直接存儲(chǔ)于大數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行管理。

考慮到目前還是以紙質(zhì)憑證為主之現(xiàn)實(shí)，筆者建議對(duì)《保險(xiǎn)法》第八十七條第一款作出如下修改：“保險(xiǎn)公司應(yīng)當(dāng)按照保險(xiǎn)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)的規(guī)定妥善保管電子數(shù)據(jù)形式的有關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)營的完整賬簿、原始憑證和有關(guān)資料?！敝宰鞒鋈绱诵薷?，目的如下：

第一，可以對(duì)完整賬簿、原始憑證、交易記錄等相關(guān)資料以電子化形式直接存儲(chǔ)于大數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行統(tǒng)一管理，大大減輕各個(gè)保險(xiǎn)公司的檔案管理、倉儲(chǔ)成本，達(dá)到減輕投保人保費(fèi)負(fù)擔(dān)、造福投保人的終極目標(biāo)。

第二，伴隨著第一款的修改，即便第二款規(guī)定的賬簿、原始憑證等的保管期限自保險(xiǎn)合同終止之日起至少五年或者十年，甚至更長年限，我們也根本不需要擔(dān)憂檔案倉儲(chǔ)問題。因?yàn)殡娮踊拇髷?shù)據(jù)管理模式，可以徹底改變原來用倉庫保管紙質(zhì)原始資料和憑證的古老做法。

第三，隨著大數(shù)據(jù)管理的推廣和實(shí)施，倒逼保險(xiǎn)公司改變傳統(tǒng)的行銷模式。利用大數(shù)據(jù)庫中強(qiáng)大的數(shù)據(jù)資源，在海量的客戶數(shù)據(jù)信息中，保險(xiǎn)公司可以針對(duì)原有客戶的購買力進(jìn)行深度分析，甄別客戶、挖掘潛在客戶，進(jìn)行精準(zhǔn)營銷，從而改變盲目推銷、銷售誤導(dǎo)之現(xiàn)象，最終實(shí)現(xiàn)利用大數(shù)據(jù)開發(fā)客戶市場的行銷模式。

（作者單位：華東政法大學(xué)）