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門徑管理方法在制藥廠工程項目控制中的具體運用

2014-03-06 05:47邵寶童
機電信息 2014年14期
關(guān)鍵詞:檢查表檢查點項目經(jīng)理

邵寶童

(中美上海施貴寶制藥有限公司,上海 200240)

0 引言

門徑管理系統(tǒng)是20世紀(jì)80年代創(chuàng)立的一種新產(chǎn)品開發(fā)的流程管理技術(shù),美國、歐洲、日本企業(yè)多應(yīng)用于新產(chǎn)品的開發(fā)。許多跨國公司將門徑管理方法用于工程項目的控制,取得了很好的效果。這里的工程項目是指新建和改建廠房的工程項目、引進設(shè)備和流水線、技術(shù)改造等。

1 門徑管理的概論

門徑管理流程是為企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的項目管理方法。一般來說,超過一定投資額的項目需要運用完整的門徑管理流程,反之則可以運用簡易的門徑管理流程。借助于企業(yè)管理的計算機軟件和模塊,如企業(yè)資源計劃系統(tǒng)SAP中的RPM(Resource and Portfolio Management)資源和資產(chǎn)組合管理模塊,可以快速準(zhǔn)確地作出“朝前走”還是“停止”的關(guān)卡的判斷和決定。

2 完整的門徑管理流程

關(guān)卡(Stages)是門徑管理流程中的節(jié)點,在這些節(jié)點上,公司或工廠領(lǐng)導(dǎo)需作出項目是“朝前走”還是“停止”的決定。其中的一些關(guān)卡與是否提供資金或者投入成本的決定聯(lián)系在一起。

檢查點(Checkpoints)也是門徑管理流程中的節(jié)點,在這些節(jié)點上,需檢查并批準(zhǔn)工程項目的可交付成果。檢查點是與項目的技術(shù)方面聯(lián)系在一起的,與是否提供資金無關(guān)。

完整的門徑管理流程包括識別、概念、實施和關(guān)閉4個關(guān)卡(門),在到達識別門之前先要進行項目登記,在到達執(zhí)行門之前要完成“范圍”和“設(shè)計基礎(chǔ)”2次檢查,具體流程如圖1所示。

完整的門徑管理流程適用于較大投資額的項目,比如1 000萬人民幣以上。

對于較小投資額的項目可以執(zhí)行簡易門徑管理流程,與完整的門徑管理流程不同的是,簡易門徑管理流程沒有“范圍”和“設(shè)計基礎(chǔ)”2個檢查點,只包括識別、實施和關(guān)閉3個關(guān)卡,如圖2所示。大生產(chǎn)的廠房擴建、為提高包裝效率而引進的流水線等。(2)確定業(yè)務(wù)需求后進行項目的登記。一旦用戶(如制造部、QC、供應(yīng)鏈等)提出了固定資產(chǎn)投資的申請,職能受理部門就要進行項目登記,注明項目的名稱、描述、期望的開始時間和結(jié)束時間、項目成本估算、凈現(xiàn)值(凈現(xiàn)值=未來報酬總現(xiàn)值-建設(shè)投資總額)和

本文就完整的門徑管理流程,對門徑管理流程的相對應(yīng)的關(guān)卡(門)的作用和方法作一介紹。

2.1 識別門的作用和流程

建立識別門(Recognition Gate)的目的是在任何進一步的行動前確保該項目的投資是和公司的戰(zhàn)略目標(biāo)一致的。

2.1.1 項目登記

首先要進行項目登記(Registration),當(dāng)業(yè)務(wù)部門提出了新項目時,就要求先登記,因為這可能就是一個潛在的投資項目,需要有連續(xù)的投資計劃??焖俚牡怯浛梢允鬼椖壳逦梢?,讓項目的相關(guān)利益者幫助建立長期的項目計劃。

只有識別的項目才能成為資本預(yù)算的一部分,因此識別關(guān)卡是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者作出“朝前走”還是“停止”的決定的第一道關(guān)卡。識別關(guān)卡需審核問題的描述、建議的行動計劃,即擬建項目的簡要說明、成本估計及項目的建設(shè)時間。識別關(guān)卡的文件必須由公司或工廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.1.2 識別門的流程

識別門的流程:(1)識別業(yè)務(wù)需求,如GMP改造、擴用戶名稱等。授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)登記的內(nèi)容決定項目是否批準(zhǔn)、撤銷或者推遲,批準(zhǔn)的項目即進入識別流程。(3)完成擬定項目的風(fēng)險評估。(4)決定初步的項目優(yōu)先權(quán)的分?jǐn)?shù)。(5)核實業(yè)務(wù)需求,并確保與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)一致。(6)估算投資成本大小和時間進度。(7)估計項目可能性和概念。(8)用戶(項目受益者)的審核。(9)識別門的批準(zhǔn)。

2.1.3 可交付的成果內(nèi)容

(1)進行項目的描述,說明業(yè)務(wù)驅(qū)動因素。

(2)項目影響評估。進行項目影響評估的目的是決定項目管理團隊的機構(gòu)、如何管理資金和進行項目控制,將所有的努力、有限的精力和資源用在公司最有附加值的項目上。

項目影響評估通過打分來進行,分?jǐn)?shù)的高低決定項目由什么人參與及其在項目中的角色和責(zé)任、項目的流程和各階段可交付的成果。總分是100分,由6個項目關(guān)鍵的組成部分單獨打分組成,這些關(guān)鍵組成部分是財務(wù)指標(biāo)、復(fù)雜性、技術(shù)風(fēng)險、EHS(環(huán)境、健康和安全)風(fēng)險、業(yè)務(wù)風(fēng)險和法規(guī)(如質(zhì)量/GMP)風(fēng)險。這6個領(lǐng)域要單獨評估并打分,各自的權(quán)重也是不同的。其中,財務(wù)指標(biāo)分值最高,根據(jù)投資額的大小,分?jǐn)?shù)可以從0~50分,投資額越大,分值越高,小于一定的金額可以是0分;其他5個組成部分的總分也是50分,每個組分根據(jù)風(fēng)險的高、中、低可設(shè)為10分、5分、0分,風(fēng)險越高,分值越高。將各自的打分加起來就是項目的風(fēng)險評估分?jǐn)?shù),總分高說明風(fēng)險大,批準(zhǔn)的權(quán)限也就不同,可能就需要上級公司的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。由于項目關(guān)鍵組成部分涉及不同的領(lǐng)域,其評估結(jié)果就要由財務(wù)、EHS、質(zhì)量、技術(shù)和業(yè)務(wù)部門來審核。

項目的財務(wù)指標(biāo)是根據(jù)投資額的大小來判定風(fēng)險。從項目的復(fù)雜性判定風(fēng)險大小的依據(jù)有:是否需要有人專門做連續(xù)的與有關(guān)部門的協(xié)調(diào)?是否需要與其他項目整合?項目是否需要特別的知識、經(jīng)驗和精力?判定項目技術(shù)風(fēng)險大小的依據(jù)有:是否涉及特別的技術(shù)領(lǐng)域?技術(shù)和方法是否是本公司常用的?擬用的新技術(shù)是否需要知識產(chǎn)權(quán)保護?判定項目EHS風(fēng)險大小的依據(jù)有:項目建設(shè)是否直接和嚴(yán)重影響到環(huán)境、人員健康和安全?是否符合EHS的相關(guān)法規(guī)?判定項目業(yè)務(wù)風(fēng)險大小的依據(jù)有:產(chǎn)品的開發(fā)、升級或者上市時間是否與公司的戰(zhàn)略計劃的執(zhí)行一致?項目是否是公司永續(xù)業(yè)務(wù)計劃的一部分?是否改變公司的形象和聲譽?判定項目法規(guī)風(fēng)險大小的依據(jù)有:項目建設(shè)是否直接和嚴(yán)重影響到產(chǎn)品質(zhì)量和數(shù)據(jù)的完整性?是否符合質(zhì)量/GMP的相關(guān)法規(guī)?

(3)優(yōu)先權(quán)打分。優(yōu)先權(quán)打分是針對較小投資的項目設(shè)定的,因為這種小項目可能每年有許多個,通過打分決定項目資本組合投資的優(yōu)先權(quán)。

(4)投資成本估算。成本估算內(nèi)容包括直接費用和間接費用。直接費用包括:1)土地費用,如征地等;2)建筑和設(shè)施費用,如空調(diào)、電氣、給排水等;3)制藥和包裝設(shè)備、控制和儀表系統(tǒng)費用;4)辦公家具和實驗室設(shè)備費用;5)各種政府費用,如辦理許可證、稅款等;6)項目聘用人員和服務(wù)費用;7)項目外部管理費用,如聘請項目管理公司、基建律師等;8)舊廠房和設(shè)備拆除、計算機軟件等費用;9)不可預(yù)見費用。間接費用包括:1)安全、能源、IQ/OQ和驗證費用;2)項目咨詢(土建、結(jié)構(gòu)等)費用;3)不可預(yù)見費用。

(5)建設(shè)時間估計。

(6)項目凈現(xiàn)值計算。

(7)識別門的批準(zhǔn)。所有可交付的成果都完成后就可以準(zhǔn)備簽署識別門的批準(zhǔn)文件了,批準(zhǔn)頁上要記載以下內(nèi)容:1)問題闡述:現(xiàn)在的狀況識別,需要項目解決什么問題。2)項目描述:擬建項目的簡單介紹,說明解決現(xiàn)有問題所建議的行動計劃。3)申請項目的理由:解釋采取行動計劃的理由,包括法規(guī)的運用或者其他足夠的信息,便于領(lǐng)導(dǎo)決定項目是否進行下去。4)項目成功的主要風(fēng)險:識別關(guān)鍵的問題,這些問題可能影響項目的價值,如采用新技術(shù)、激進的計劃目標(biāo)、流程的不確定性、市場的不確定因素等。5)與其他項目的關(guān)聯(lián)性:明確是否與在建的和擬建的其他項目的相互依賴。

2.2 概念門的作用和流程

概念門(ConceptGate)用來研究工程(項目)的可選方案、成本和時間的影響。對重大項目來說,還需比較外面同類標(biāo)桿項目的成本和設(shè)計指標(biāo)。選擇最能滿足業(yè)務(wù)需要和符合投資戰(zhàn)略的方案作為工程設(shè)計的依據(jù)。重大項目還要進行風(fēng)險評估,明確評價項目的精度范圍并進行偶發(fā)事件分析。概念關(guān)卡的文件由公司的投資委員會批準(zhǔn)。

2.2.1 概念關(guān)卡的流程

概念關(guān)卡的流程:(1)任命項目經(jīng)理。一旦識別關(guān)卡被批準(zhǔn),工廠領(lǐng)導(dǎo)就要任命一個項目經(jīng)理。(2)組建項目團隊。項目經(jīng)理根據(jù)項目規(guī)模的大小組建項目團隊,并吸收利益相關(guān)者參與項目的各種決定。(3)挖掘業(yè)務(wù)案例。這主要是研究項目的背景、范圍和理由。(4)探索替代選擇方案。一個項目可能有多種方案,項目團隊對每個方案需說明涉及的范圍、成本、時間進度和凈現(xiàn)值供領(lǐng)導(dǎo)選擇。這需要填寫初步的范圍需求表,初步的范圍需求表在后續(xù)的“范圍檢查點”和“設(shè)計基礎(chǔ)檢查點”階段還要進一步深化,它也是成本估計的依據(jù)。(5)執(zhí)行項目風(fēng)險評估。(6)確立項目成本估計及建設(shè)時間。對于重大的項目,上級工程管理部門要提供行業(yè)或總公司內(nèi)的同類項目的基準(zhǔn)數(shù)據(jù)供設(shè)計和成本估算,使成本估算更加準(zhǔn)確,最終選擇最佳方案。(7)執(zhí)行凈現(xiàn)值計劃。(8)進行概念門的介紹。當(dāng)所有可交付成果達成后,準(zhǔn)備匯報資料向投資委員會介紹。(9)公司投資委員會批準(zhǔn)概念門文件。根據(jù)財務(wù)權(quán)限,上級領(lǐng)導(dǎo)或投資委員會作出項目批準(zhǔn)、撤銷和延期的決定。

2.2.2 概念門可交付的成果

(1)業(yè)務(wù)案例、替代選擇方案和建議的選項方案等。業(yè)務(wù)案例主要說明建議項目的推動力,如為了擴產(chǎn)、提高生產(chǎn)效率、法規(guī)/cGMP的符合性、減少風(fēng)險等。

(2)項目經(jīng)理和團隊任命。任命項目經(jīng)理和團隊的目的是保證項目的有效管理,如設(shè)計、施工、設(shè)備選擇、安全、法規(guī)符合性等。團隊成員可能有多重角色,根據(jù)項目的需要,團隊決定開會討論的頻率。

(3)項目經(jīng)理需吸收所有的利益相關(guān)人參與項目的決定,使項目能達到原始的意圖,使項目能安全、合規(guī)、有效地完成。項目的利益相關(guān)人有用戶代表、項目經(jīng)理、EHS經(jīng)理、質(zhì)量部經(jīng)理、信息部經(jīng)理、制造部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、法務(wù)部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理等,以及上級單位的上述人員。

(4)項目風(fēng)險管理計劃。項目風(fēng)險管理計劃是對項目實施中可能發(fā)生的風(fēng)險進行評估,采取消除或減少風(fēng)險的行動,它由以下幾個方面組成:1)風(fēng)險評估。找出風(fēng)險事件和潛在影響,評估風(fēng)險事件和潛在影響發(fā)生的可能性,評估發(fā)生后產(chǎn)生影響的嚴(yán)重性,并對這種風(fēng)險進行綜合打分,即可能性分值×嚴(yán)重性分值,總分越高,風(fēng)險越高。一般來說,事件發(fā)生的可能性根據(jù)出現(xiàn)的百分比有低(偶爾發(fā)生)、中(經(jīng)常發(fā)生)、高(頻繁發(fā)生)3種。2)風(fēng)險控制。如果某種風(fēng)險事件是不容發(fā)生的,需要發(fā)展消除這種風(fēng)險的行動計劃并確保切實可行。3)風(fēng)險響應(yīng),包括行動計劃和溝通計劃。4)風(fēng)險檢測。分清執(zhí)行消除風(fēng)險的行動計劃的相關(guān)人員的責(zé)任,跟蹤現(xiàn)狀,檢查落實情況。

(5)確定市場基準(zhǔn)價格。可以參考(建筑)行業(yè)協(xié)會有關(guān)制藥廠建設(shè)的費用,根據(jù)原料廠、制劑廠、實驗室等類型查找。制藥廠建設(shè)總費用的基準(zhǔn)價格包括“硬件”和“軟件”?!坝布敝腹S和設(shè)施的建造以及設(shè)備的費用,設(shè)備費用包括工藝設(shè)備和包裝設(shè)備價格、安裝費用和自動控制費用;“軟件”指工程設(shè)計和建造管理費用、試車和驗證費用。市場基準(zhǔn)并不是項目成本估算的依據(jù),而是用作同類項目間成本的比較,項目方案介紹時要用到,所以市場基準(zhǔn)價格要經(jīng)過適當(dāng)?shù)男U?/p>

(6)范圍需求的初步確定。項目的范圍需求初步確定是闡述項目的目標(biāo)、目的和約束條件,內(nèi)容包括:1)問題描述。說明項目將解決什么問題?為什么需要做這個項目?2)用戶的需求和目標(biāo)。定義項目的成本、時間和質(zhì)量目標(biāo),達到何種功能,取得怎樣的結(jié)果。3)工程、維修、操作等其他部門的需求和目標(biāo)。說明是否需要其他公用工程和基礎(chǔ)設(shè)施的改變或更新來支持項目的實現(xiàn)。4)項目定義。簡要說明業(yè)務(wù)的需求,項目如何與工廠的主戰(zhàn)略投資計劃保持一致,描述建議的項目如何滿足業(yè)務(wù)的需要。項目定義包括工廠的背景、項目如何執(zhí)行、財務(wù)分析意見和無形收益。5)替代方案研究。說明替代的業(yè)務(wù)方案和工程方案選項的優(yōu)缺點,以及所推薦方案不能拒絕的理由。6)可行性和敏感度。評估項目的可行性及可能遇到的挑戰(zhàn),分析調(diào)整變數(shù)的影響。7)約束條件。討論項目需要的時間和約束條件。

(7)成本準(zhǔn)確估算,是在識別門階段項目投資初步估算基礎(chǔ)上的進一步估算。為了有效和高效利用資金,項目投資的估算應(yīng)科學(xué)和準(zhǔn)確,通過關(guān)鍵指標(biāo)的設(shè)定,有了行業(yè)和公司集團內(nèi)同類項目的基準(zhǔn)價格,可以對本項目的投資額進行比較。概念門的投資成本的估算應(yīng)更準(zhǔn)確,接近實際價格。

(8)凈現(xiàn)值計算。凈現(xiàn)值是一項投資所產(chǎn)生的未來現(xiàn)金流的折現(xiàn)值與項目投資成本之間的差值。凈現(xiàn)值法是評價投資方案的一種方法。該方法利用凈現(xiàn)金效益量的總現(xiàn)值與凈現(xiàn)金投資量算出凈現(xiàn)值,然后根據(jù)凈現(xiàn)值的大小來評價投資方案。一般來說,重大的投資項目需要計算凈現(xiàn)值,作為投資委員會決策的依據(jù)之一。

(9)向領(lǐng)導(dǎo)介紹項目的“概念”。概念門是整個門徑管理流程中首個批準(zhǔn)資金的關(guān)卡,公司決策層將在這里作出項目“朝前走”還是“停止”的決定。介紹項目“概念”的目的是使領(lǐng)導(dǎo)贊同項目的投資策略并希望項目的資金計劃得到批準(zhǔn),所以匯報的內(nèi)容必須符合公司的資金投資戰(zhàn)略。

2.3 范圍檢查點作用和流程

范圍(Scope)檢查點是確保工程計劃執(zhí)行前,項目的目的、范圍和業(yè)務(wù)案例符合利益相關(guān)方的意向。以后若范圍有重大的改變,必須執(zhí)行變更控制程序。重大項目還要進行風(fēng)險評估,明確評價項目的精度范圍并進行偶發(fā)事件分析。所有利益相關(guān)方批準(zhǔn)了檢查點文件后才能繼續(xù)進行后續(xù)工作。

2.3.1 范圍檢查點的流程

范圍檢查點的流程:(1)一旦概念門文件批準(zhǔn),項目經(jīng)理就要申請項目啟動的工程資金(首次固定資產(chǎn)撥款申請)。(2)項目經(jīng)理與團隊成員檢查識別門的文件、概念門的介紹、項目范圍和時間進度。(3)確定項目的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn),如果項目聘請項目管理公司管理,也要他們參與標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計。(4)項目經(jīng)理與團隊成員檢查所有范圍檢查點的可交付成果需要的文件。對于重大項目,要執(zhí)行風(fēng)險評估的行動計劃,達到項目特定的費用估計精度和意外開支范圍。(5)更新成本估計和時間表。(6)遞交范圍檢查點可交付成果的檢查表和支持文件,由主管部門簽字批準(zhǔn)。(7)如果范圍檢查點可交付成果的檢查表未被批準(zhǔn),那么項目可能需要修正上述文件,延期或者停止該項目。(8)如果項目范圍在批準(zhǔn)時有改變,需要執(zhí)行項目變更控制程序。

2.3.2 范圍檢查點可交付的成果

范圍檢查點可交付的成果:(1)工程項目啟動的固定資產(chǎn)撥款申請得到批準(zhǔn)。工程項目的啟動資金包括項目申請的政府費用、咨詢等的前期費用。(2)范圍需求文件的進一步深化。對概念門的范圍需求初步確定進行檢查更新,并增加新的內(nèi)容。增加的內(nèi)容主要是工程圖紙介紹、項目管理定義和本公司設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)的引用。(3)成本估計。在初步估計的基礎(chǔ)上進一步深化和更新。(4)項目風(fēng)險管理計劃。在原有的基礎(chǔ)上進一步深化和更新。(5)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)例外的說明。若該項目未采用本公司的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn),則要說明理由并得到批準(zhǔn)。(6)環(huán)境、健康和安全EHS的問卷。填寫EHS問卷的目的是在項目開始前和進行中,能識別任何EHS法規(guī)的符合性問題。符合性是指滿足當(dāng)?shù)卣凸緝?nèi)部的法規(guī)和規(guī)定。項目要求是百分之百達到法規(guī)符合性。(7)上級EHS部門的審核意見。在項目設(shè)計和執(zhí)行中,上級EHS部門要參與項目關(guān)于環(huán)境、健康和安全方面的審核,用他們廣泛的經(jīng)驗和全球范圍的管理知識支持項目的實現(xiàn)。(8)范圍檢查點可交付成果文件檢查表??山桓冻晒募z查表由有關(guān)職能部門,如質(zhì)量、EHS、財務(wù)和授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.4 設(shè)計基礎(chǔ)檢查點的作用和流程

設(shè)計基礎(chǔ)(Basis of Design,BOD)檢查點是確保工程設(shè)計能滿足前述的范圍,符合利益相關(guān)方的意向并用文件記錄,且清晰地反映在項目的詳細(xì)定義上,包括使用何種設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)。通過各個步驟的檢查確保設(shè)計滿足項目意向,符合現(xiàn)行的設(shè)計規(guī)范,建設(shè)成本和時間進度是可控的。重大項目還要進行風(fēng)險評估,明確評價項目的精度范圍并進行偶發(fā)事件分析。所有利益相關(guān)方批準(zhǔn)了檢查點文件后才能繼續(xù)進行后續(xù)工作。

2.4.1 設(shè)計基礎(chǔ)檢查點的流程

設(shè)計基礎(chǔ)檢查點的流程:(1)項目經(jīng)理和團隊檢查識別門文件、概念門介紹演示、范圍需求文件、項目成本和時間表;(2)項目團隊和服務(wù)商(如項目管理公司)了解所用的工程設(shè)計標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)設(shè)計基礎(chǔ)檢查點的可交付成果檢查表的要求準(zhǔn)備文件;(3)項目經(jīng)理審核設(shè)計基礎(chǔ)檢查點的可交付成果檢查表的所有文件;(4)更新時間表、成本估算、風(fēng)險評估和意外事件;(5)為了后續(xù)的詳細(xì)工程設(shè)計符合規(guī)范,節(jié)約資金,初步設(shè)計的文件需要請第三方的同業(yè)單位(如另外的設(shè)計院或咨詢單位)檢查,檢查完畢提出一個詳細(xì)的報告;(6)確保獨立同業(yè)報告中提出的意見已完成整改或答復(fù);(7)項目經(jīng)理分發(fā)設(shè)計基礎(chǔ)檢查點的可交付成果的文件和附件(如概念設(shè)計圖)交主管部門簽字批準(zhǔn);(8)如果設(shè)計基礎(chǔ)檢查點可交付成果的檢查表未被批準(zhǔn),那么項目可能需要修正上述文件,延期或者停止該項目;(9)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)設(shè)計基礎(chǔ)檢查點的文件。

2.4.2 設(shè)計基礎(chǔ)檢查點可交付成果

設(shè)計基礎(chǔ)檢查點可交付成果:(1)更新范圍需求;(2)更新項目風(fēng)險管理計劃;(3)更新EHS問卷;(4)設(shè)計基礎(chǔ)文件描述和附件,主要包括工程圖介紹、環(huán)境、健康、安全、法規(guī)方案和其他工作計劃等;(5)更新成本估算和風(fēng)險評估;(6)項目同業(yè)審核報告,項目同業(yè)審核的單位可以是外請的設(shè)計院、咨詢單位、上級單位等;(7)設(shè)計基礎(chǔ)檢查點可交付成果文件檢查表,設(shè)計基礎(chǔ)檢查點可交付成果文件檢查表由有關(guān)職能部門,如質(zhì)量、EHS、財務(wù)和授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.5 執(zhí)行門的作用和流程

一旦通過了設(shè)計基礎(chǔ)檢查點的文件審核,就進入了執(zhí)行關(guān)卡,可以申請項目的全部資金,也就是資金劃撥申請(Capital Appropriation Request,CAR)的批準(zhǔn)。

2.5.1 執(zhí)行門的流程

執(zhí)行門(Implementation Gate)的流程:(1)項目經(jīng)理根據(jù)設(shè)計基礎(chǔ)檢查點審核的文件修改數(shù)據(jù),包括資金、費用、意外開支、時間表、凈現(xiàn)值等;(2)當(dāng)執(zhí)行門可交付成果文件都準(zhǔn)備齊全,項目經(jīng)理和用戶、團隊一起準(zhǔn)備項目匯報演示文稿;(3)在項目匯報中,項目經(jīng)理向授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)提出項目資金的審核,其結(jié)果是項目被批準(zhǔn)、撤銷或延期;(4)一旦執(zhí)行門的文件批準(zhǔn),那么全部的資金劃撥申請被批準(zhǔn)。在范圍檢查點批準(zhǔn)的僅是項目啟動的資金,在執(zhí)行門批準(zhǔn)的是全部資金;(5)資金劃撥得到批準(zhǔn)就進入了項目的實際實施階段,進行項目的詳細(xì)設(shè)計,訂立資金使用計劃和時間表,開始訂購設(shè)備和土建施工,并跟蹤完成任務(wù)的主要里程碑工作。

2.5.2 執(zhí)行門可交付成果

執(zhí)行門可交付成果:(1)向公司投資委員會作匯報的項目全部資金劃撥申請演示文稿。匯報的目的是希望全部資金劃撥得到批準(zhǔn)。執(zhí)行門是門徑管理系統(tǒng)中最后一個關(guān)于資金批準(zhǔn)的關(guān)卡,在這里投資委員會將作出項目“朝前走”還是“停止”的決定。所以,匯報的內(nèi)容必須說明項目的設(shè)計符合所有利益相關(guān)者的期望,成本合理,時間緊湊,說明項目來源、目的、資金分配(土建、安裝、設(shè)備、管理費用)等;(2)執(zhí)行門文件檢查表。執(zhí)行門文件檢查表由有關(guān)職能部門,如質(zhì)量、EHS、財務(wù)和授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);(3)全部資金劃撥申請得到批準(zhǔn);(4)項目執(zhí)行。

2.6 關(guān)閉門的作用和流程

關(guān)閉門(Closeout Gate)是確認(rèn)土建工程是否徹底完工,所有設(shè)施和設(shè)備是否進行了試車、確認(rèn),是否可以交付使用。所有相關(guān)文件要備齊并經(jīng)過檢查和審核,確保項目完全關(guān)閉。

2.6.1 關(guān)閉門的流程

關(guān)閉門的流程:(1)項目經(jīng)理確保整個項目的流程符合規(guī)定,所有利益相關(guān)者均參與,可交付成果的文件已完成;(2)確認(rèn)所有的建造、試車和驗證、文件準(zhǔn)備和財務(wù)結(jié)算已完成;(3)確認(rèn)所有的竣工評價、調(diào)查和評估已完成;(4)確認(rèn)關(guān)閉門可交付文件檢查表和附屬文件已簽字批準(zhǔn);(5)項目經(jīng)理提出項目關(guān)閉的申請。

2.6.2 關(guān)閉門可交付成果

關(guān)閉門可交付成果:(1)關(guān)閉門文件檢查表。由有關(guān)職能部門,如質(zhì)量、EHS、財務(wù)和授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);(2)項目總結(jié)報告,包括學(xué)到的技能、經(jīng)驗教訓(xùn)等。

3 結(jié)語

工程項目運用門徑管理流程可以明確相關(guān)部門在工程項目管理中的責(zé)任,確保擬定的工程項目與公司的業(yè)務(wù)方向一致,符合公司投資規(guī)劃的戰(zhàn)略。另外,還可以建立項目控制機制,確保項目質(zhì)量、成本和時間。

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