孫少環(huán)，鄭理華，陳宇珂，李 敏

醫(yī)院三甲等級(jí)評(píng)審中規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案管理的體會(huì)

孫少環(huán)，鄭理華，陳宇珂，李 敏

介紹了醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔的范圍，從購置論證資料、購置階段的相關(guān)文件資料、購置后階段的相關(guān)資料、嚴(yán)格設(shè)備檔案日常管理等方面重點(diǎn)闡述了醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容，指出了規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案范圍、內(nèi)容、信息化管理的進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化，完善了醫(yī)療設(shè)備檔案管理，促進(jìn)了科室整體服務(wù)能力的提升，提高了醫(yī)療設(shè)備的完好率，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備使用效益的最大化。

醫(yī)院等級(jí)評(píng)審；醫(yī)療設(shè)備；檔案管理

0 引言

隨著我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，規(guī)范化、科學(xué)化的醫(yī)院管理越來越受到重視。醫(yī)院等級(jí)評(píng)審是以新的科學(xué)管理理論為指導(dǎo)，對(duì)醫(yī)院的功能地位、醫(yī)療質(zhì)量、服務(wù)能力和管理水平進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并確定其等級(jí)專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的重要評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。它是衡量醫(yī)院整體水平和綜合實(shí)力的有效手段[1]，可為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展指引方向，特別是標(biāo)準(zhǔn)中醫(yī)療設(shè)備管理的具體要求，對(duì)醫(yī)學(xué)工程科的發(fā)展起著極其明顯的促進(jìn)作用。為更好地提升醫(yī)學(xué)工程科醫(yī)療設(shè)備管理的工作能力和水平，我們通過建立規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案，促進(jìn)儀器的使用維護(hù)保養(yǎng)管理規(guī)范化、制度化，從而提高設(shè)備的完好率和使用經(jīng)濟(jì)效益。

1 明確學(xué)科定位，不斷完善自身職能

醫(yī)療設(shè)備管理是《醫(yī)院等級(jí)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)2012版》全面檢驗(yàn)和考核醫(yī)院各項(xiàng)工作中的重點(diǎn)專題檢查項(xiàng)目。標(biāo)準(zhǔn)要求醫(yī)學(xué)工程科的職能不僅僅局限于醫(yī)療設(shè)備的采供和日常維護(hù)、維修，而且要在質(zhì)量控制、計(jì)量管理、醫(yī)院工程設(shè)計(jì)、設(shè)備電氣安全、使用培訓(xùn)等諸多領(lǐng)域不斷拓展，以確保醫(yī)療安全和質(zhì)量。而以醫(yī)療設(shè)備檔案管理為抓手，建立規(guī)范化的工作流程，可有效提升科室工作效率，使得科室工程人員全流程、全方位嵌入到醫(yī)療設(shè)備管理活動(dòng)中，不斷提升整體服務(wù)能力。醫(yī)院等級(jí)評(píng)審對(duì)醫(yī)療設(shè)備管理的審評(píng)內(nèi)容主要包括：大型醫(yī)療設(shè)備購置程序，設(shè)備配置使用許可證，小型儀器的檢測(cè)合格標(biāo)志，計(jì)量設(shè)備和器械的相關(guān)情況，新設(shè)備的操作訓(xùn)練和考核記錄，醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度、規(guī)范和程序，設(shè)備管理信息系統(tǒng)等。為了達(dá)到三甲等級(jí)評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)，通過強(qiáng)化需求評(píng)估和績效考核職能，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)的信息資料管理和有效利用，提高預(yù)防性維護(hù)能力，完善設(shè)備性能監(jiān)測(cè)和計(jì)量、質(zhì)控檢定機(jī)制，將醫(yī)療設(shè)備計(jì)量和質(zhì)控融入醫(yī)療設(shè)備的全壽命、全過程管理中，從而體現(xiàn)了學(xué)科的專業(yè)性，提高全科為醫(yī)療服務(wù)的能力和水平，確保醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行安全。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔的范圍

我院是綜合性三甲醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)每年以5千萬～7千萬的速度增長，并且不斷加大對(duì)高、尖、精設(shè)備的投入，為醫(yī)療技術(shù)水平提供可靠的物資保證。我院對(duì)單價(jià)在1 000元以上的醫(yī)療設(shè)備建立檔案資料，實(shí)行一機(jī)一檔?？紤]到醫(yī)療設(shè)備的實(shí)際使用年限為5～12 a，因此保存期選擇為長期，設(shè)備在檔案在，設(shè)備報(bào)廢，檔案做相應(yīng)處理。

3 醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備在運(yùn)行過程中產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價(jià)值的各種載體材料，稱為醫(yī)療儀器設(shè)備檔案，它是醫(yī)院科技檔案的重要組成部分之一，其主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面。

3.1 購置論證資料

科室提出申請(qǐng)，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核通過，醫(yī)院器械委員會(huì)作出評(píng)價(jià)，收集同類產(chǎn)品信息，做出性能、價(jià)格對(duì)比，便于醫(yī)院對(duì)購置設(shè)備做出正確選擇。

3.2 購置階段的相關(guān)文件資料

購置合同：中標(biāo)通知書，合同正文（合同一式4份，醫(yī)學(xué)工程科和銷售商各持2份），配置清單，廠家保修承諾書，公司證照與產(chǎn)品證照（營業(yè)執(zhí)照副本、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證或生產(chǎn)許可證副本），產(chǎn)品注冊(cè)證、合格證及附件，產(chǎn)品經(jīng)銷的授權(quán)書（最多為二次授權(quán)），營銷人員身份證及復(fù)印件，產(chǎn)品介紹彩頁及報(bào)價(jià)等[2]。

3.3 購置后階段的相關(guān)資料

包括設(shè)備驗(yàn)收檔案。各種醫(yī)療設(shè)備必須按照驗(yàn)收手續(xù)、程序進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，與合同不符或質(zhì)量有問題的應(yīng)及時(shí)換貨或退貨索賠，不得簽收。驗(yàn)收合格以后方可入庫付款。

3.3.1 設(shè)備的安裝與驗(yàn)收

（1）小設(shè)備的安裝在醫(yī)學(xué)工程科進(jìn)行，有醫(yī)學(xué)工程科、使用科室、銷售商三方在場(chǎng)，并簽字確認(rèn)。如果價(jià)格是昂貴且笨重的大、中型設(shè)備，應(yīng)在使用科室安裝，一般在設(shè)備安裝、調(diào)試結(jié)束，試用1～2周后進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收要完全按照合同書條款和配置進(jìn)行，制定一個(gè)“醫(yī)療設(shè)備安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單”表格，其驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的名稱、品牌、型號(hào)、規(guī)格、機(jī)器的序列號(hào)、使用科室，配置必須與合同書一致，如有不一致的地方，必須注明原因；貨物未到齊不得簽收。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上的各項(xiàng)目（產(chǎn)品和廠家信息）必須準(zhǔn)確翔實(shí)，不應(yīng)當(dāng)有缺漏、項(xiàng)目不全便給予驗(yàn)收合格。大型醫(yī)療設(shè)備根據(jù)總部規(guī)定應(yīng)由具有相應(yīng)資質(zhì)的軍隊(duì)藥品儀器檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)驗(yàn)收。

（2）雖然驗(yàn)收制度完善、流程正確，但是在日常工作中驗(yàn)收環(huán)節(jié)仍有紕漏，存在的不足及對(duì)策介紹如下。①醫(yī)學(xué)工程科人員由于緊張、工作量大，難免出現(xiàn)失誤；除向院領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)?jiān)黾庸こ虒I(yè)技術(shù)人員編制外，建立責(zé)任到組到人的追溯管理系統(tǒng)，明確驗(yàn)收責(zé)任小組和第一責(zé)任人，確保驗(yàn)收質(zhì)量。②由于安裝場(chǎng)地原因，對(duì)于昂貴且笨重的大型醫(yī)療設(shè)備安裝及驗(yàn)收工作必須在使用科室進(jìn)行，安裝驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同內(nèi)容，點(diǎn)清儀器零件是否齊全，規(guī)格型號(hào)是否正確、有無缺損，備件是否符合要求，特別要重視主要零件規(guī)格型號(hào)的驗(yàn)收[3]。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，并立即與廠家聯(lián)系盡快解決問題，以免影響安裝使用。另制定一份電子版的驗(yàn)收單，它可以清楚顯示設(shè)備驗(yàn)收情況，有利于區(qū)分個(gè)別不能一次驗(yàn)收完畢的設(shè)備。驗(yàn)收完畢后交到檔案室管理員手中，由檔案室管理員進(jìn)行最后把關(guān)，確保所有設(shè)備資料齊全后再歸檔。

3.3.2 將計(jì)量與質(zhì)控納入驗(yàn)收環(huán)節(jié)

呼吸機(jī)、麻醉機(jī)、監(jiān)護(hù)儀、輸液泵、注射泵、高頻電刀和部分大型設(shè)備等已作為軍隊(duì)開展計(jì)量或質(zhì)量控制的設(shè)備。為此，規(guī)定凡是目錄內(nèi)儀器設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，必須首先通過計(jì)量質(zhì)控驗(yàn)收，合格后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。這樣會(huì)促使醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量大大提高，臨床診療工作得到保障，也會(huì)為醫(yī)院帶來巨大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

3.4 嚴(yán)格設(shè)備檔案日常管理，確保各相關(guān)要素齊全

設(shè)備檔案分電子檔案和紙質(zhì)檔案2種，檔案管理員應(yīng)當(dāng)在設(shè)備驗(yàn)收過程中盡快收集紙質(zhì)檔案并錄入電子檔案。

3.4.1 紙質(zhì)檔案包含內(nèi)容

論證報(bào)告（有使用科室主任簽名）、設(shè)備購置合同（包括中標(biāo)通知書、銷售服務(wù)承諾書、產(chǎn)品說明和公司證照復(fù)印件）、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（有使用人員、工程人員簽名）、培訓(xùn)記錄、發(fā)票復(fù)印件（使用科室主任和使用者簽字）、計(jì)量或質(zhì)控報(bào)告（計(jì)量或質(zhì)控人員簽字）。

3.4.2 電子檔案填寫要求

電子檔案按照固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行填寫，要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，使用標(biāo)準(zhǔn)名稱，并與紙質(zhì)檔案資料一致。

3.4.3 紙質(zhì)檔案保存方式

以設(shè)備檔案號(hào)為順序，按照科室分卷存放在指定的資料柜中。

3.4.4 檔案的借閱

無關(guān)人員不得自行翻閱設(shè)備檔案，檔案借閱必須經(jīng)過檔案室管理人員的許可。歸檔的設(shè)備檔案原則上不得帶出檔案室，確有需要的必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意并在借條上簽字確認(rèn)后才能帶走或復(fù)印原件，并按規(guī)定時(shí)間歸還。

3.4.5 檔案保存時(shí)間

設(shè)備檔案應(yīng)一直伴隨醫(yī)療設(shè)備存在，在設(shè)備報(bào)廢1 a后方可銷毀。

3.5 設(shè)備報(bào)廢管理

醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢是醫(yī)療設(shè)備檔案管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，這項(xiàng)工作做不好，將影響整個(gè)醫(yī)院的資產(chǎn)管理運(yùn)作，因此必須重視設(shè)備報(bào)廢和固定資產(chǎn)清理工作。設(shè)備報(bào)廢由科室填寫報(bào)廢申請(qǐng)單，提交給醫(yī)學(xué)工程科，由醫(yī)學(xué)工程科人員鑒定后，確定報(bào)廢設(shè)備。有關(guān)人員及時(shí)通知檔案管理人員，根據(jù)有關(guān)法規(guī)，按照權(quán)限報(bào)醫(yī)院、聯(lián)勤或總部批準(zhǔn)。報(bào)廢申請(qǐng)單要收集到檔案內(nèi)以充實(shí)檔案[4]。報(bào)廢資料要保存1 a。

3.6 信息系統(tǒng)化檔案管理

由于醫(yī)療設(shè)備多而廣，導(dǎo)致清點(diǎn)難度較大，為降低日常管理設(shè)備清點(diǎn)工作的強(qiáng)度，部分醫(yī)院通過成熟的無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)和應(yīng)用了個(gè)人數(shù)字助手（personal digital assistant，PDA）物資條形碼管理系統(tǒng)，進(jìn)一步完善了檔案管理系統(tǒng)，也提高了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的精細(xì)化水平。借鑒這些成功經(jīng)驗(yàn)，我院實(shí)行了設(shè)備檔案管理信息化，電子檔案建立設(shè)備總賬，設(shè)備總賬的內(nèi)容包括：設(shè)備編號(hào)、設(shè)備類別、設(shè)備名稱、生產(chǎn)廠家、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)日期、設(shè)備價(jià)格、使用科室、啟用日期、質(zhì)量等級(jí)、設(shè)備狀況、備注等。每一臺(tái)機(jī)器都有相對(duì)應(yīng)的一張卡片，卡片貼在儀器上，上面顯示設(shè)備名稱、編號(hào)、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、科室、啟用日期，并附上PDA物資條形碼。PDA已廣泛應(yīng)用于臨床領(lǐng)域，它是信息化管理工作站的一個(gè)組成部分，具有移動(dòng)性、便攜性、適時(shí)記錄修改的特點(diǎn)。這種手持設(shè)備利用終端掌控計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)儀器識(shí)別類別、型號(hào)、序列號(hào)、編號(hào)、價(jià)格、購置時(shí)間、啟用時(shí)間、廠商、責(zé)任人追溯等功能，建立了一個(gè)完整、靈活和實(shí)時(shí)的醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了無線網(wǎng)絡(luò)化辦公。方便維修、檢測(cè)或查詢，能夠快速查到資料。紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容、編號(hào)、排序相一致。因此，在計(jì)算機(jī)信息化管理的今天，醫(yī)療設(shè)備的統(tǒng)計(jì)、查詢、分類、匯總、成本核算可以輸入一定條件，由設(shè)備管理軟件迅速生成設(shè)備總賬、設(shè)備分類和設(shè)備分戶賬，滿足管理者的各種需要。

4 結(jié)語

隨著醫(yī)療設(shè)備突飛猛進(jìn)的發(fā)展，設(shè)備檔案信息在醫(yī)療工作中的作用越來越明顯[5]，紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合，可完善設(shè)備檔案管理，充分發(fā)揮信息化在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，為設(shè)備合理、高效使用提供科學(xué)的管理方法，促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理走上正規(guī)化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。

[1] 吳耀宇，劉冬敏.渦輪傳感器在呼吸機(jī)上的應(yīng)用[J].自動(dòng)化儀表2008，29（7）：60-62.

[2] 中國醫(yī)院協(xié)會(huì).三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南：2011年版[M].北京：人民衛(wèi)生出版社，2011.

[3] 楊麗曉，尚長浩，王粵.醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備的安裝與驗(yàn)收[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2012，9（12）：64-66.

[4] 劉延祥.關(guān)于醫(yī)療設(shè)備檔案系統(tǒng)化建設(shè)的思考[J].吉林醫(yī)學(xué)，2010，31（35）：6 641-6 642.

[5] 朱學(xué)君.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作實(shí)踐與體會(huì)[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2010，10（3）：134-136.

（收稿：2013-06-29 修回：2013-11-17）

Standardized medical equipment filemanagement in a grade tertiary hospital evaluation

The range ofmedical equipment file management is discussed from the aspects of demonstration,purchase, post-purchasemanagement and daily management．Standardized medical equipment filemanagement enhances the service ability of the department and the intact rate ofmedical quipment．[Chinese Medical Equipment Journal，2014，35（6）：145-147]

hospital grade assessment;medical equipment;filemanagement

R318．6；R197．324

A

1003-8868（2014）06-0145-03

10．7687/J．ISSN1003-8868．2014．06．145

孫少環(huán)（1980—），女，技師，主要從事醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作，E-mail：pxj79899@163．com。

510010廣州，廣州軍區(qū)總醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科（孫少環(huán)，鄭理華，陳宇珂，李 敏）