邱鵬

摘 要：科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展使得人們的生活和工作發(fā)生了很大的變化，在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候?qū)茖W(xué)技術(shù)進(jìn)行利用也是非常必要的。以前，人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候通常都是依賴(lài)手工進(jìn)行完成的，但是，在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)期，檔案工作也慢慢實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，這樣就使得在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候如何實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理成為了要解決的重要問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息自動(dòng)化；措施

檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)非常復(fù)雜的學(xué)科，其中應(yīng)用了很多的學(xué)科，因此在綜合性方面非常高，在實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化的時(shí)候并不是能夠通過(guò)一個(gè)部門(mén)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，因此，在這個(gè)過(guò)程中要各個(gè)部門(mén)一起合作，在各個(gè)環(huán)節(jié)上都要進(jìn)行配合。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)在不斷發(fā)展過(guò)程中經(jīng)歷了很長(zhǎng)的時(shí)間，而且，在不斷發(fā)展過(guò)程中，科學(xué)技術(shù)水平也在不斷提高，這樣就使得設(shè)備和技術(shù)在慢慢的完善，因此，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候在水平方面也是要進(jìn)行提高的，這樣能夠更好的使技術(shù)水平和管理水平不出現(xiàn)差距。對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行管理的目的就是為了更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，這樣能夠更好的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。在加強(qiáng)管理方面，思想意識(shí)是要發(fā)生改變的，對(duì)先進(jìn)的技術(shù)要進(jìn)行利用，同時(shí)對(duì)系統(tǒng)的綜合性和統(tǒng)一性發(fā)展情況要進(jìn)行了解，然后進(jìn)行全面的安排。在管理方面要從實(shí)際出發(fā)，這樣能夠更好的對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解決，同時(shí)也能更好的對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析。

1 提高檔案自動(dòng)化系統(tǒng)的整體水平

1.1 提高檔案規(guī)范化

檔案信息系統(tǒng)在發(fā)展過(guò)程中存在著很多的問(wèn)題，其中技術(shù)水平方面的問(wèn)題非常重要，技術(shù)水平在進(jìn)行提高的時(shí)候，檔案的規(guī)范化程度也要進(jìn)行提高，這樣能夠避免出現(xiàn)兩者之間差距越來(lái)越大的情況，同時(shí)也能更好的對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)展和推動(dòng)。檔案管理工作在進(jìn)行的時(shí)候一定要有相應(yīng)的制度，這樣能夠更好的形成一套非常有效的制度，同時(shí)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也能更好的形成規(guī)范化發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的情況下，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范化程度要進(jìn)行提高，這樣能夠避免出現(xiàn)滯后的情況，避免在檔案信息自動(dòng)化管理工作中出現(xiàn)矛盾和沖突，在進(jìn)行檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的時(shí)候一定要對(duì)相關(guān)的制度進(jìn)行規(guī)范化，這樣能夠更好的實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的集成化發(fā)展。檔案信息自動(dòng)化建設(shè)要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的發(fā)展負(fù)責(zé)，因此，在進(jìn)行管理的時(shí)候要從縱向和橫向方面都達(dá)到一定的水平，這樣能夠更好的發(fā)揮檔案的作用，同時(shí)也能更好的提高系統(tǒng)的綜合能力。

1.2 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候要完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在進(jìn)行檔案信息工程建設(shè)的時(shí)候，開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是非常重要的組成部分，同時(shí)也是核心部分。數(shù)據(jù)庫(kù)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候是為了更好的利用先進(jìn)信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和使用，這樣能夠在查找資料的時(shí)候更加方便和快捷，同時(shí)也能更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)非常復(fù)雜的過(guò)程，同時(shí)，在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，這樣在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候是一個(gè)非常緩慢的過(guò)程，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的時(shí)候，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員要和檔案管理人員進(jìn)行配合，這樣能夠更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)以后的使用效果。數(shù)據(jù)庫(kù)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候一定要保證能夠突出重點(diǎn)，同時(shí)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候要保證數(shù)據(jù)庫(kù)能夠更好的綜合發(fā)展，這樣能夠更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，同時(shí)也能更好的實(shí)現(xiàn)檔案目錄建設(shè)，在進(jìn)行檔案查找的時(shí)候進(jìn)行索引的時(shí)候能夠更好的便捷。

1.3 技術(shù)路線的選定

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得現(xiàn)在的技術(shù)也在不斷發(fā)展，在進(jìn)行檔案信息自動(dòng)化發(fā)展的時(shí)候，要不斷的對(duì)新的技術(shù)進(jìn)行利用，這樣能夠更好的提高服務(wù)器的性能，同時(shí)，也能更好的使數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)更加的完善。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在發(fā)展過(guò)程中在不斷進(jìn)行改變，這樣就使得信息在不斷的實(shí)現(xiàn)，信息技術(shù)的發(fā)展是非?？焖俚模@樣就使得檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)在技術(shù)路線選擇上出現(xiàn)了一些問(wèn)題，在進(jìn)行路線選擇的時(shí)候，先進(jìn)的技術(shù)能夠更好的實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和技術(shù)先進(jìn)性的統(tǒng)一，同時(shí)也能更好的使技術(shù)路線滿足人們的要求。檔案部門(mén)在管理過(guò)程中對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求是非常大的，這樣就會(huì)慢慢出現(xiàn)需求無(wú)法滿足的情況，避免出現(xiàn)這種情況，人們?cè)谶M(jìn)行宏觀監(jiān)測(cè)的時(shí)候要對(duì)信息量和使用頻率進(jìn)行必要的分析，這樣能夠更好的對(duì)設(shè)備進(jìn)行使用，同時(shí)也能更好的對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行分析，對(duì)技術(shù)發(fā)展情況進(jìn)行掌握。

2 管理制度的改進(jìn)

集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開(kāi)展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)檔案工作是在各專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。

3 系統(tǒng)建設(shè)上的投資管理

目前檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要相當(dāng)大的資金投入，可以說(shuō)是檔案部門(mén)的主要資金投入點(diǎn)，因此檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要對(duì)資金進(jìn)行良好的利用，特別是管理方面，應(yīng)該以項(xiàng)目為管理單位，對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤考察?？墒乾F(xiàn)在檔案部門(mén)在項(xiàng)目方面并沒(méi)有一個(gè)長(zhǎng)期投入發(fā)展的項(xiàng)目，而且在項(xiàng)目資金獲取方面也不是非常容易，需要得到很多領(lǐng)導(dǎo)的批文才能申請(qǐng)到，為此，檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)大部分精力都是耗費(fèi)在獲取批文這個(gè)過(guò)程上，只能有少部分精力投入到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)上，這樣的局面很難促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作的發(fā)展。應(yīng)該在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)資金來(lái)源上進(jìn)行改革，例如開(kāi)辟綠色通道，減少審批步驟，亦或是開(kāi)展和社會(huì)、企業(yè)之間的合作來(lái)獲取資金，這些都可以緩解因?yàn)橘Y金問(wèn)題而阻礙檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的困難。

4 檔案人才管理

檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)工作，現(xiàn)代化不僅體現(xiàn)在設(shè)備、技術(shù)和思想方面，檔案人才也是其中的重要內(nèi)容。優(yōu)秀的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理隊(duì)伍可以促進(jìn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。關(guān)于檔案信息化系統(tǒng)操作和管理人才都應(yīng)該要具備很多要求，像是先進(jìn)設(shè)備的使用，能夠自我學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)，除了有檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)還應(yīng)該要涉獵其他學(xué)科的知識(shí)，這些要求都比較嚴(yán)格，因此對(duì)檔案人才的要求也比較高，這也是為了能夠讓檔案人員更好的參與到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中來(lái)，讓他們能夠勝任這樣的工作。而且除了知識(shí)和技能方面的需要，檔案人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和工作責(zé)任心也都必須具備。檔案隊(duì)伍的建設(shè)還需要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍管理，對(duì)檔案隊(duì)伍人員進(jìn)行調(diào)度和配合，以發(fā)揮每一個(gè)個(gè)體的優(yōu)勢(shì)，才能做好檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)工作。

5 結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)檔案管理工作面臨的問(wèn)題非常多，而且，檔案工作也在不斷的發(fā)生著改革，在這種情況下，我國(guó)的檔案工作也出現(xiàn)了很大的變化，使其慢慢向著更好的方向發(fā)展。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，要不斷提高檔案管理隊(duì)伍的水平，同時(shí)在先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備方面也要進(jìn)行更好的利用，這樣能夠更好的使檔案管理人員對(duì)檔案工作的處境進(jìn)行了解，同時(shí)對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題能夠更好的分析，找到解決問(wèn)題的方法。檔案信息自動(dòng)化建設(shè)并不是能夠在很短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)的，在建設(shè)過(guò)程中要不斷的進(jìn)行更新和改善，同時(shí)對(duì)遇到的問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行解決，這樣才能更好的使檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)更加的全面和完善。

參考文獻(xiàn)

[1]白錦玲.淺談如何提高檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012.endprint