劉華明

摘要：

隨著經(jīng)濟(jì)的高速增長(zhǎng)，企業(yè)辦公室的作用越發(fā)明顯和重要，辦公室作為溝通內(nèi)外和上下級(jí)的中樞紐帶，并同時(shí)兼有多個(gè)重要職責(zé)。因此，辦公室的工作效率對(duì)企業(yè)的運(yùn)作有著深遠(yuǎn)影響。由此，通過(guò)對(duì)辦公室管理特點(diǎn)以及辦公室的職能、目前辦公室管理所面臨的問(wèn)題，提出辦公室創(chuàng)新管理方法。

關(guān)鍵詞：

辦公室；管理；創(chuàng)新

中圖分類(lèi)號(hào)：

F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672-3198（2014）04-0083-01

1 辦公室管理的特點(diǎn)

從辦公室的職能分析，作為一個(gè)統(tǒng)籌部門(mén)，辦公室具有以下特點(diǎn)：一是統(tǒng)籌全局，辦公室是企業(yè)營(yíng)運(yùn)的核心紐帶，涉及到各個(gè)部門(mén)和企業(yè)運(yùn)作的多個(gè)方面。因此，辦公室的管理需做到有大局觀，統(tǒng)一全局，從大方面入手，協(xié)調(diào)好企業(yè)各個(gè)方面的運(yùn)作；二是溝通協(xié)調(diào)，辦公室作為一個(gè)聯(lián)系的紐帶，能“承上啟下”，溝通上級(jí)同時(shí)協(xié)調(diào)下級(jí)。能夠連接內(nèi)外，及時(shí)獲取和處理外界信息，掌握第一手資料；三是輔助和服務(wù)性，高效的辦公室管理能輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行高效的決策，為領(lǐng)導(dǎo)做出準(zhǔn)確決策提供明確的依據(jù)。

2 辦公室的職能

從辦公室的特點(diǎn)便可看出，辦公室在企業(yè)運(yùn)作中扮演著重要的角色。而隨著企業(yè)管理的日益重視，辦公室的職能就愈發(fā)明顯和重要。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，高效可行的辦公室行政系統(tǒng)，能幫助領(lǐng)導(dǎo)者把握住稍縱即逝的機(jī)會(huì)，做到分秒必爭(zhēng)。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的助手，在幫助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的同時(shí)，更是領(lǐng)導(dǎo)的參謀。因?yàn)檗k公室人員不僅與領(lǐng)導(dǎo)保持密切的聯(lián)系，同時(shí)也深入基層，所以可以幫助領(lǐng)導(dǎo)傾聽(tīng)下級(jí)的意見(jiàn)，并將領(lǐng)導(dǎo)的指令及時(shí)傳達(dá)到下級(jí)。辦公室人員對(duì)企業(yè)具體事務(wù)的處理，傾聽(tīng)和總結(jié)基層人員的意見(jiàn)也頗為重要，并可以及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)總結(jié)，提出建設(shè)性意見(jiàn)。

3 辦公室管理面臨的問(wèn)題

在發(fā)展中，成功的企業(yè)也提出了很多新的管理思路，然而，目前國(guó)內(nèi)絕大部分企業(yè)，辦公室管理發(fā)展并不成熟，有不少問(wèn)題存在。首先，辦公室人員的素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)分工不夠明確，很容易出現(xiàn)管理的漏洞。其次，缺乏主動(dòng)性和積極性，沒(méi)有主動(dòng)參與到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，只是單純地理解領(lǐng)導(dǎo)的命令，上傳下達(dá)，并沒(méi)有很好地發(fā)揮辦公室的參謀作用。最后，企業(yè)缺乏科學(xué)的監(jiān)督機(jī)制，辦公室作為企業(yè)的監(jiān)督部門(mén)，往往沒(méi)有切實(shí)履職，這樣，容易導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部操作風(fēng)險(xiǎn)。

4 實(shí)現(xiàn)辦公室創(chuàng)新管理的途徑

第一，需要建立完善的管理制度。首先需要明確人員的分工和工作標(biāo)準(zhǔn)，完善考核機(jī)制，進(jìn)行人性化、民主化的管理。達(dá)到“工作有標(biāo)準(zhǔn)，獎(jiǎng)勵(lì)有考核”的制度目標(biāo)。根據(jù)每一崗位的工作性質(zhì)、工作特點(diǎn)，明確每一個(gè)崗位上人員的工作要求、人員素質(zhì)的要求，管理準(zhǔn)則、考核細(xì)則及獎(jiǎng)勵(lì)明細(xì)等。這樣不僅可以使各個(gè)部門(mén)各個(gè)方面的工作都能夠有條不紊地開(kāi)展，保證企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，而且能充分調(diào)動(dòng)辦公室人員工作的積極性、主動(dòng)性。其次，需要建立信息反饋機(jī)制，進(jìn)行民主化的管理。定期了解辦公室人員對(duì)所在崗位的見(jiàn)解，對(duì)工作的看法，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的看法等，從個(gè)人的不同角度了解公司，對(duì)崗位的職責(zé)進(jìn)行微調(diào)，更為明確分工。

第二，健全監(jiān)督制度。許多企業(yè)缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，由此引發(fā)了很多公司內(nèi)部的操作風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。由此，需要加強(qiáng)對(duì)辦公室的監(jiān)控管理。關(guān)于此問(wèn)題，可以通過(guò)對(duì)資金預(yù)算規(guī)劃和對(duì)企業(yè)辦公室的管理費(fèi)、差旅費(fèi)和招待費(fèi)的監(jiān)控得到解決。首先需要明確資金的規(guī)劃預(yù)算，然后加強(qiáng)對(duì)資金使用的督查。可以通過(guò)定期抽檢等方式明確資金的使用方向，減少不必要的支出，同時(shí)，防止虧空腐敗的發(fā)生，維護(hù)企業(yè)的效益。這個(gè)是管理費(fèi)用控制的一個(gè)重要方面，體現(xiàn)企業(yè)辦公室的監(jiān)督管理水平，同時(shí)提高了企業(yè)的營(yíng)運(yùn)效率。

第三，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，提高工作效率。企業(yè)在強(qiáng)調(diào)個(gè)人素質(zhì)的同時(shí)，應(yīng)更為注重團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能力。每個(gè)人都有各自擅長(zhǎng)的領(lǐng)域，需要取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同合作完成任務(wù)。所以，在辦公室的管理中，除了明確分工外還要強(qiáng)調(diào)人員的協(xié)作意識(shí)和奉獻(xiàn)精神。在工作分工中，不僅能夠做到“不缺位”和“不越位”，還要做到能“補(bǔ)位”。就是在人員出現(xiàn)調(diào)動(dòng)、缺勤等特殊情況下，能保障工作效率不受影響。

第四，關(guān)注效率，提高質(zhì)量，同時(shí)提升人員素質(zhì)。首先，需要對(duì)辦公室人員明確，必須做到：“今日事，今日畢”。同時(shí)將事情分好輕重緩急，做事不拖欠，不推卸。其次，提高工作質(zhì)量，明確完成工作和做好工作的區(qū)別，這在前面提到的建立完善的考核系統(tǒng)中已有所提及。對(duì)工作質(zhì)量高、工作效率高的員工給予適度獎(jiǎng)勵(lì)。最后，鼓勵(lì)員工自覺(jué)提升素質(zhì)，讓各崗位員工都充分認(rèn)識(shí)到工作的重要性，明確提升素質(zhì)對(duì)工作的幫助、對(duì)個(gè)人修養(yǎng)及收入提高的幫助，引導(dǎo)員工自覺(jué)抓緊機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)，進(jìn)行自我提升。

第五，強(qiáng)調(diào)主動(dòng)，積極奉獻(xiàn)。辦公室的工作不僅是對(duì)日常事務(wù)的簡(jiǎn)單處理，辦公室人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到辦公室作為樞紐的重要職責(zé)。同時(shí)，還需要對(duì)員工強(qiáng)調(diào)辦公室的服務(wù)性。辦公室工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的，各崗位員工均需掌握企業(yè)的基本知識(shí)，對(duì)企業(yè)有全面的認(rèn)識(shí)，縱觀全局，收集信息，并且深入調(diào)查，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供建設(shè)性意見(jiàn)。關(guān)于這方面，在健全激勵(lì)機(jī)制的同時(shí)，也應(yīng)該培養(yǎng)員工積極參與、主動(dòng)參與的正確意識(shí)。并且，需要改進(jìn)工作作風(fēng)，在調(diào)查收集信息后，對(duì)信息整理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并提出意見(jiàn)。這樣，企業(yè)才能更為高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室的職能才可以得到更加充分的發(fā)揮。

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