王麗勇

（赤峰學(xué)院 辦公室，內(nèi)蒙古 赤峰 024001）

探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題

王麗勇

（赤峰學(xué)院 辦公室，內(nèi)蒙古 赤峰 024001）

檔案管理是一項(xiàng)重要工作，檔案詳細(xì)地記錄了個(gè)人及團(tuán)隊(duì)的發(fā)展歷程，通過(guò)查閱、調(diào)閱檔案信息，不僅可以對(duì)個(gè)人及團(tuán)隊(duì)的過(guò)往成績(jī)進(jìn)行了解，還可以為未來(lái)的決策提供重要的經(jīng)驗(yàn)依據(jù).而對(duì)于從事以教學(xué)、科研為主要業(yè)務(wù)的高校來(lái)說(shuō)，其檔案管理的重要性更是不言而喻，尤其是隨著現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，海量的檔案信息充斥周?chē)?，如何做好高校的檔案管理工作，并利用現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)為高校檔案管理工作服務(wù)，已成為各大高校重點(diǎn)研究的主要課題之一，本文就高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用做幾點(diǎn)探討，希望能給有關(guān)人員帶來(lái)一些幫助和啟發(fā).

檔案管理；數(shù)字化；高校；管理創(chuàng)新

1 我國(guó)高校檔案管理現(xiàn)行創(chuàng)新體制

高校的檔案管理是高校各項(xiàng)管理工作中的關(guān)鍵一環(huán)，對(duì)高校的教學(xué)、科研等工作的開(kāi)展有著重要意義.因此，高校的檔案管理部門(mén)應(yīng)該積極改革舊有的創(chuàng)新體制，發(fā)展靈活的現(xiàn)行創(chuàng)新體制，以提高我國(guó)高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量.

1.1 管理模式上的創(chuàng)新

在我國(guó)高校的檔案管理工作中，通常檔案管理部門(mén)只是歸屬于學(xué)校辦公室的一個(gè)分支部門(mén)，而不是一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)，沒(méi)有各項(xiàng)制度的決策權(quán)，只有執(zhí)行權(quán)力.隨著教育體制改革的推進(jìn)，部分高校將作為學(xué)校辦公室分支部門(mén)的檔案管部門(mén)開(kāi)始獨(dú)立出來(lái)，并給予獨(dú)立的決策權(quán)力，使得我國(guó)高校的檔案管理工作有了充分的主動(dòng)權(quán)，檔案管理人員可以及時(shí)對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的漏洞進(jìn)行決策處理，取得了很大進(jìn)步.

1.2 思路上的創(chuàng)新

所謂思路上的創(chuàng)新是指要打破原有的陳舊觀念及管理思想，采用現(xiàn)代的管理觀念及思想，積極擴(kuò)充檔案管理內(nèi)容，采用多樣化的管理方式，全面的改善高校檔案管理體制.

1.2.1 觀念及思想創(chuàng)新

創(chuàng)新的關(guān)鍵在于打破常規(guī)，而打破常規(guī)的首要因素就是要改變?cè)械乃季S慣性，轉(zhuǎn)變舊有的觀念及思想，多角度、多側(cè)面的分析問(wèn)題，并且要貫穿于整個(gè)創(chuàng)新過(guò)程.例如，高校的檔案管理不只是針對(duì)一些文字、表格、圖像等文檔信息的管理，也是對(duì)檔案管理人員的管理、對(duì)查閱檔案信息的來(lái)訪者的管理，要打破舊有的檔案管理觀念及思想，全面認(rèn)識(shí)高效檔案管理工作，做好檔案信息的收集、整理、歸檔等傳統(tǒng)管理工作的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職責(zé)的管理、查閱檔案信息的來(lái)訪者的管理，務(wù)求照顧到檔案管理工作的方方面面.

1.2.2 管理內(nèi)容創(chuàng)新

所謂管理內(nèi)容創(chuàng)新是指不要拘泥于舊有的檔案類(lèi)別、檔案編制體系等舊有內(nèi)容的框架要求，要善于根據(jù)社會(huì)的實(shí)際情況、高校自身的實(shí)際情況，積極擴(kuò)充檔案管理的內(nèi)容，務(wù)求各類(lèi)重要人物、事件等信息，都有明確的檔案記錄，以供日后查詢(xún)借鑒.

1.2.3 管理方式創(chuàng)新

一件事情的成敗很大程度上取決于對(duì)這件事情的管理方式，而因事情性質(zhì)的不同而變革管理方式恰是事情成敗的關(guān)鍵.比如以前倡導(dǎo)的威嚴(yán)管理，主張領(lǐng)導(dǎo)者和決策者要樹(shù)立絕對(duì)的威嚴(yán)，因?yàn)橹挥薪^對(duì)威嚴(yán)才能保證有足夠的執(zhí)行力，才能確保每一項(xiàng)管理任務(wù)的落實(shí).但是隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越重視自身的尊嚴(yán)，普遍渴望能夠受到他人的尊敬，而此時(shí)如果在實(shí)行所謂的威嚴(yán)管理，很可能會(huì)引發(fā)員工的不滿(mǎn)，甚至產(chǎn)生抗拒心理，以致管理工作難以開(kāi)展，因此，出現(xiàn)了所謂的人性化管理，在保留威嚴(yán)的同時(shí)，實(shí)行寬松的人性化訓(xùn)導(dǎo)，活躍了氣氛，也不失執(zhí)行力.

1.3 方法上的創(chuàng)新

這里所謂的方法創(chuàng)新，是指?jìng)鹘y(tǒng)的高校檔案管理工作主要以人力手抄為主，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，尤其是數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入我們生活的今天，這種人力手抄的工作方式已明顯跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐.利用現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，積極改革高校檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)信息載體、信息傳輸、信息存儲(chǔ)等多方面的創(chuàng)新，對(duì)于提高檔案管理工作效率，增加檔案安全性等十分有益.

2 高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

在現(xiàn)行的高校檔案管理創(chuàng)新體制下，我國(guó)高校檔案管理工作積極改革創(chuàng)新，引進(jìn)現(xiàn)代的數(shù)字化技術(shù)，建設(shè)數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)，取得了很大成績(jī)，但是由于開(kāi)展時(shí)間尚短，依然存在一些不足.

2.1 檔案管理工作人員思想意識(shí)欠缺

雖然在現(xiàn)行的檔案管理體制下，檔案管理部門(mén)從學(xué)校辦公室分支里獨(dú)立出來(lái)，也搭建了現(xiàn)代的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，但是不少檔案管理工作人員依然停留在原先的思想水平，沒(méi)有主動(dòng)決策的意識(shí)，認(rèn)為只是換了個(gè)部門(mén)工作而已，其工作習(xí)慣和工作思維依然保持原狀，以致發(fā)揮不出檔案管理部門(mén)應(yīng)有的主動(dòng)性，搭建的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)也沒(méi)有體現(xiàn)出應(yīng)有的工作效率.

2.2 檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的技能

由于信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)都屬于新行的較為專(zhuān)業(yè)的技術(shù)，而高效內(nèi)部管理檔案的工作人員大多數(shù)學(xué)歷較低，沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技能，導(dǎo)致不會(huì)操作，或操作不當(dāng)，造成新建的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)沒(méi)能發(fā)揮出應(yīng)有的工作效率，或遺失檔案信息.

2.3 網(wǎng)絡(luò)安全隱患

建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)的目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，可以讓檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行高速傳輸，但是目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境依然缺乏有效的安全保障，近些年頻發(fā)的個(gè)人檔案信息泄露事件使得部分高校檔案管理部門(mén)甚為擔(dān)憂(yōu)，心有顧忌而不敢開(kāi)放高校內(nèi)的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，以致限制了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展應(yīng)用.

3 加強(qiáng)高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化建設(shè)的措施

基于以上分析可知，加強(qiáng)高校檔案管理創(chuàng)新與加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，是我國(guó)高校檔案管理工作發(fā)展的必然.但是由于檔案管理工作改革興起的時(shí)間尚短，我國(guó)高校的檔案管理創(chuàng)新工作依然存在很多問(wèn)題，尤其檔案管理的數(shù)字化問(wèn)題，經(jīng)本人多年的實(shí)踐總結(jié)，以及結(jié)合國(guó)內(nèi)外各大高校的檔案管理工經(jīng)驗(yàn)，我們可以從以下幾方面加強(qiáng)措施.

3.1 開(kāi)展講座，提高檔案管理工作人員的思想意識(shí)

各高校應(yīng)該定期組織檔案管理工作人員參加講座，提高檔案管理工作人員的思想意識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案管理部門(mén)獨(dú)立出來(lái)的真正原因 (刪掉可以嗎)，樹(shù)立決策意識(shí)，以主人翁的姿態(tài)參與到檔案管理工作中去.

3.2 開(kāi)設(shè)信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)班，提高工作技能

高校的行政部門(mén)或檔案管理部門(mén)應(yīng)該開(kāi)設(shè)信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)班，提高檔案管理工作人員的工作技能，正確操作數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，確保檔案管理的高效運(yùn)行.

3.3 嚴(yán)打網(wǎng)絡(luò)犯罪，消除網(wǎng)絡(luò)安全隱患

國(guó)家立法部門(mén)應(yīng)積極參與社會(huì)調(diào)查，制定針對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的完善法律法規(guī)，并嚴(yán)格依照制定的法律法規(guī)嚴(yán)打網(wǎng)絡(luò)犯罪，對(duì)蓄意攻擊檔案管理系統(tǒng)或盜取檔案信息的犯罪分子，要追究其刑事責(zé)任；同時(shí)，高校的檔案管理工作人員也要提高自身的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，增設(shè)高性能的軟、硬件防火墻，嚴(yán)格遵守檔案管理?xiàng)l例，依照規(guī)定正確操作數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，確保將網(wǎng)絡(luò)安全隱患降到最低.

總之，高校的檔案管理工作是高校各項(xiàng)管理工作中重要一環(huán)，加強(qiáng)檔案管理工作中的管理創(chuàng)新，利用新興的信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，搭建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)是高校檔案管理工作發(fā)展的必然.雖然，由于時(shí)間尚短，我國(guó)高校檔案管理工作依然存在很多的不足，但是只要我們積極面對(duì)，用于打破常規(guī)，敢于創(chuàng)新，那么我們就一定可以做好高校檔案管理創(chuàng)新工作，解決檔案管理數(shù)字化的難題.

〔1〕王穎.淺談高校檔案管理數(shù)字化[J].科教導(dǎo)刊(上旬刊),2011(05):192-193.

〔2〕劉小瑾.淺談檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題[J].才智,2012(22):328.

〔3〕張晶杰.高校檔案管理數(shù)字化探索[J].內(nèi)蒙古民族大學(xué)學(xué)報(bào),2010（04）:148-149.

〔4〕趙華偉.淺談高校檔案管理創(chuàng)新思維[J].青年文學(xué)家,2011（02）:169.

〔5〕田育鑫.關(guān)于加強(qiáng)高校檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)的思考[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2011（29）:220.

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