方淵

摘要：為了提高辦公室的工作效率，本文結(jié)合辦公室多年的工作經(jīng)驗(yàn)，分別從服務(wù)、管理等角度進(jìn)行闡述，同時(shí)對辦公室工作的幾點(diǎn)體會(huì)進(jìn)行總結(jié)，期望達(dá)到共同提高的目的，進(jìn)而在一定程度上為做好辦公室工作提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：管理 服務(wù) 辦公室工作

辦公室是一個(gè)協(xié)調(diào)、服務(wù)科室，它就像一個(gè)維系領(lǐng)導(dǎo)與各個(gè)科室之間的信息傳遞的樞紐，同時(shí)擔(dān)負(fù)著向下級(jí)傳達(dá)情報(bào)，以及向上級(jí)反映情報(bào)的重任；并且協(xié)調(diào)各科室之間的關(guān)系以及對外交流合作的責(zé)任通常情況下也是由辦公室來承擔(dān)。對于辦公室來說，如果在情報(bào)傳達(dá)、管理服務(wù)、協(xié)調(diào)工作等任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，公司的正常工作都會(huì)受到影響和制約。這時(shí)，需要在綜合能力方面，對辦公人員提出更高的要求。

1 辦公人員具備的意識(shí)

1.1 大局意識(shí) 無論是政策性，還是全局性，其日常工作對辦公室工作人員來說都顯得非常強(qiáng)。所在工作過程中，想問題、辦事情需要站的高一些，同時(shí)樹立一種全局意識(shí)。并且要熟悉了解各個(gè)科室的實(shí)際情況，協(xié)調(diào)好各個(gè)科室之間的關(guān)系，進(jìn)而創(chuàng)造性地開展工作。

1.2 服務(wù)意識(shí) 做好日常工作對于辦公室工作人員來說，需要在服務(wù)意識(shí)方面進(jìn)行鞏固和強(qiáng)化。通常情況下，通過大家對服務(wù)質(zhì)量的認(rèn)可程度來衡量辦公室工作的好壞。對于辦公室工作人員來說，為了提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，需要提高標(biāo)準(zhǔn)，制定措施，不斷豐富服務(wù)的層面，進(jìn)而在一定程度上提高服務(wù)質(zhì)量。

1.3 參謀意識(shí) 辦公室的日常工作，通常情況下能夠?yàn)橐患?jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考依據(jù)，辦公室人員需要圍繞工作中心，全方位地做好決策服務(wù)，而不是簡單地服從命令，照章辦事。一是沿著領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，站在領(lǐng)導(dǎo)的位置考慮問題，分析問題，同時(shí)把握問題的關(guān)鍵。二是提前運(yùn)作。做好調(diào)查研究，進(jìn)而為決策做好充分的準(zhǔn)備，結(jié)合實(shí)際情況提出建議。三是敢于進(jìn)言，為領(lǐng)導(dǎo)制定相應(yīng)的參考建議，一方面找出工作中存在的問題，另一方面制定解決問題的方案。選擇合理的表達(dá)方式向領(lǐng)導(dǎo)提出建議或意見，借助科學(xué)的途徑向領(lǐng)導(dǎo)闡述自己的觀點(diǎn)，但是不能將自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加給領(lǐng)導(dǎo)。四是秉公辦事，出于公心，只有從該角度出發(fā)，提出的政策建議才能有價(jià)值。

1.4 奉獻(xiàn)意識(shí) 作為辦公室工作人員來說，一定要樹立奉獻(xiàn)意識(shí)。這是因?yàn)檗k公室工作比較繁瑣，加班加點(diǎn)已經(jīng)司空見慣，休息已經(jīng)是很奢侈的，并且過的比較辛苦。對于工作人員來說，既然選擇了這個(gè)職業(yè)就要做好，不能對個(gè)人得失斤斤計(jì)較，對個(gè)人與集體之間的利益關(guān)系要進(jìn)行科學(xué)地處理，將責(zé)任意識(shí)和榮譽(yù)感貫穿到工作過程中。

2 辦公人員處理的關(guān)系

由于辦公室的工作性質(zhì)與各個(gè)科室的聯(lián)系息息相關(guān)，在有了以上四項(xiàng)意識(shí)的基礎(chǔ)下，還要求了辦公室人員處理一些關(guān)系的基本能力。調(diào)節(jié)好與各科室的關(guān)系有利于辦公室開展各項(xiàng)工作，更加有利于公司團(tuán)結(jié)。以下三種基本關(guān)系辦公人員要尤為注意：

2.1 處理好被動(dòng)與主動(dòng)的關(guān)系 受辦公室工作繁瑣的影響和制約，進(jìn)而在一定程度上使得工作處于被動(dòng)地位，作為工作人員不能工作的被動(dòng)性，進(jìn)而影響和制約常規(guī)性的工作，在工作中需要將被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)性，進(jìn)而做好辦公室工作。提前準(zhǔn)備好常規(guī)性的工作，同時(shí)靈活應(yīng)對突發(fā)事件。

2.2 處理好辦公室內(nèi)部與外部的關(guān)系 辦公室作為一個(gè)整體，通常情況下，只有協(xié)調(diào)好內(nèi)部關(guān)系，同時(shí)與其他科室加強(qiáng)合作，進(jìn)而使辦公室的整體功能在一定程度上充分發(fā)揮，同時(shí)使各項(xiàng)工作順利完成。首先，對辦公室內(nèi)部之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)。通過協(xié)調(diào)辦公室不同崗位職能的工作，進(jìn)一步激發(fā)工作人員的主觀能動(dòng)性，形成合力，進(jìn)而推動(dòng)工作的順利展開。同時(shí)，根據(jù)辦公室工作任務(wù)的重要程度，分清輕重緩急，進(jìn)而在一定程度上確定工作的優(yōu)先級(jí)。通過合理的分工解決難度、量度較大的工作，進(jìn)一步提供工作效率，節(jié)約資源。其次對不同科室之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)。由于辦公室工作的特殊性（聯(lián)系上下，溝通左右），進(jìn)而決定了辦公室工作要秉公辦事。

2.3 處理“過”與“不及”的關(guān)系 辦公室工作人員，在日常工作中，要學(xué)會(huì)獨(dú)立思考，面對領(lǐng)導(dǎo)敢于提出自己的建議，但是不能向領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)加自己的意見，提出政策建議要講究方式和方法，把握分寸。明確自身地位，同時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)放在第一位，在第一時(shí)間為領(lǐng)導(dǎo)提供其所需的各種資料，但不能出現(xiàn)越權(quán)行為；勇于諫言，敢于提出自己的建議。

3 辦公人員具備的能力

辦公室工作紛繁復(fù)雜，例如管理著整個(gè)公司的物品采購、領(lǐng)用；員工定期福利的發(fā)放；所有上級(jí)來文的接收、發(fā)放、歸檔；印章以及公司重要的證件保管；規(guī)章制度的制定等等。很多細(xì)小的環(huán)節(jié)都不能出錯(cuò)，要將工作有條不紊，井然有序的開展下去，就要求我們辦公人員必須有以下三種基本能力：

3.1 調(diào)查研究能力 對于辦公室工作人員來說，只有深入基層，把握實(shí)際，才能在一定程度上對實(shí)際情況進(jìn)行充分的把握，進(jìn)而使辦公室工作做到有的放矢。對于辦公室工作人員來說，通常情況下，只有對第一手材料進(jìn)行充分的掌握，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)提供有報(bào)告資料才有針對性，工作中遇到的矛盾和問題在一定程度上才能有效的解決，進(jìn)而提高決策水平；工作過程中，要理論聯(lián)系實(shí)際，一方面在實(shí)踐中尋找問題的答案，另一方面借助理性的思考對觀點(diǎn)和方法進(jìn)行提煉，提高調(diào)查研究的能力，提升自身的綜合素質(zhì)。

3.2 組織協(xié)調(diào)能力 作為辦公室工作人員，需要處理好辦公室內(nèi)外的各種關(guān)系，不斷提高自己的組織協(xié)調(diào)能力，做好引導(dǎo)、保護(hù)工作。其他相關(guān)科室之間的關(guān)系也要協(xié)調(diào)好，進(jìn)而形成合力，便于工作的展開。

3.3 開拓創(chuàng)新能力 為了適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展，辦公室工作人員需要改革創(chuàng)新工作理念、工作方式、工作手段等。通過學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷用科學(xué)的理論武裝自己的頭腦，進(jìn)而在一定程度上樹立新的觀念；對新情況、新問題、新形勢等進(jìn)行研究分析，同時(shí)對事物發(fā)展的規(guī)律、特點(diǎn)等進(jìn)行把握，進(jìn)行探索，同時(shí)總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

4 辦公人員努力的方向

面對公司的日漸擴(kuò)大，我們辦公室人員也要與時(shí)俱進(jìn)，加快節(jié)奏，適應(yīng)日漸繁重的任務(wù)，做到當(dāng)日的工作不積壓，在千頭萬緒的思想中理清邏輯，并作出計(jì)劃表，將時(shí)間與工作緊密配合起來，做一個(gè)掌握時(shí)間的主人。在過去的工作中有些不足之處，我根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)，對于辦公人員的具體工作提出四點(diǎn)努力的方向：

4.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí) 第一，加強(qiáng)思想政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高自己的覺悟水平。第二，學(xué)習(xí)科技知識(shí)，培養(yǎng)和強(qiáng)化自己的超前思維和參謀能力。第三，學(xué)習(xí)法律和管理知識(shí)，樹立法律意識(shí)，提高管理水平。第四，學(xué)習(xí)崗位知識(shí)，提高自己的專業(yè)技能，以及寫作水平。對于辦公室工作人員來說，通過自己的努力，在一定程度上才能提高自身的整體素質(zhì)，進(jìn)而提高服務(wù)質(zhì)量。

4.2 健全制度 建立和完善切實(shí)可行的規(guī)章制度，是保證辦公室管理工作順利進(jìn)行的根本。從制定規(guī)章制度開始，并在工作過程中全面貫徹落實(shí)，通過規(guī)章制度進(jìn)行管理，在一定程度上使工作走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，進(jìn)而提高工作效率。

4.3 堅(jiān)持原則 原則是做好辦公室工作的前提和基礎(chǔ)：第一，對上負(fù)責(zé)與對下負(fù)責(zé)統(tǒng)一的辦事原則?？创龁栴}、解決問題要從長遠(yuǎn)的角度來考慮，同時(shí)結(jié)合各個(gè)科室的實(shí)際情況，綜合領(lǐng)導(dǎo)和大家的意見，做到中立，為全局提供服務(wù)。第二，原則性和靈活性相結(jié)合的原則。做大事講原則，做小事講風(fēng)格。

4.4 抓好勤政工作 在工作過程中做到“三勤”，第一“腿勤”，不怕累，舍得花力氣，把工作做實(shí)做細(xì)。第二“腦勤”，善于思考，要盡量解決工作中遇到的難題，要多為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)策。第三“嘴勤”，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作中出現(xiàn)的問題，樹立廉潔勤政高效的形象。

尺有所短，寸有所長。物有所不足，智有所不明。當(dāng)辦公室工作中各種意想不到的問題紛至沓來的時(shí)候，辦公人員應(yīng)沉著穩(wěn)重，冷靜應(yīng)對。

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