孫雨新

（國家海洋信息中心 天津市 300171）

國家檔案局第8 號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》已于2006年12月8日實施。明確規(guī)定具有行政管理職能的事業(yè)單位都應結(jié)合本機關(guān)職能和各部門工作實際編制本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表。確定海洋機關(guān)檔案保管期限也不例外，海洋機關(guān)文件價值的鑒定是確定其保管期限的主要環(huán)節(jié)。目前，海洋機關(guān)檔案保管期限的依據(jù)除了國家檔案局第8 號令，還有《海洋檔案管理規(guī)定》、《海洋管理機關(guān)檔案業(yè)務規(guī)范》等法規(guī)以及相關(guān)文件。然而，錯綜復雜的海洋機關(guān)文件材料卻導致檔案整理的工作舉步維艱。如何確定海洋機關(guān)文件的保管期限，現(xiàn)在筆者結(jié)合幾年以來從事海洋機關(guān)檔案工作的實踐，談談自己的想法。

1 海洋機關(guān)檔案

1.1 海洋機關(guān)文件材料

首先要對海洋機關(guān)文件材料有正確的認識和理解。海洋機關(guān)文件材料是指反映國家各級海洋管理機關(guān)在履行其法定職能職責過程中形成的各種形式的信息記錄。主要包括會議類、領(lǐng)導指導類、業(yè)務管理類、行政管理類，黨、紀、審、婦、工、團工作類文件。會議類文件指本單位召開或本單位協(xié)辦的的黨員代表大會、國際會議等產(chǎn)生的請示、批復、通知、名單報告等文件材料。領(lǐng)導指導類文件指各部委（機關(guān)）、國家海洋局、本單位、同級單位等制發(fā)的方針政策、工作計劃、中長期規(guī)劃等文件材料。業(yè)務管理類文件包括涉及海洋業(yè)務相關(guān)的工作方針、國內(nèi)外法律、合作項目協(xié)議、工作方案、管理辦法、驗收報告等文件材料?；ㄐ姓芾眍愇募ǎ夯üこ填愇募?；財務預算、財政報告、產(chǎn)權(quán)登記、資產(chǎn)統(tǒng)計表等與財務工作相關(guān)的文件材料；涉及到安全保衛(wèi)等的年度總結(jié)、報告等文件材料；人事、勞資機構(gòu)編制和培訓等相關(guān)的職工考核、人事任免、錄用等文件材料，黨、紀、審、婦、工、團工作類文件指黨員培訓、紀檢監(jiān)察工作、審計工作的計劃、總結(jié)、制度類文件材料。

1.2 海洋機關(guān)檔案

海洋機關(guān)檔案反映海洋各級管理機關(guān)在履行其法定職責過程中形成的各種形式的信息記錄。這些材料是海洋機關(guān)在其工作活動過程中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。海洋機關(guān)檔案的保管期限是檔案劃定的保存年限。保管期限一般每3年至5年集中鑒定一次。保管期限是檔案保管期限表的核心條目，是衡量檔案鑒定工作質(zhì)量高低的重要標準。機關(guān)文書檔案的保管期限采用兩分法，分為永久保存和定期保存2 個檔次，永久是指在正常情況下無限地保存下去，定期一般分為30年和10年。

2 影響海洋機關(guān)檔案保管期限的因素

通過對國家檔案局第8 號令的學習，筆者覺得在劃分海洋機關(guān)文件材料（以下簡稱文件）的保管期限時，務必要以“以我為主”的原則對文件進行劃分。也就是“我”從事海洋職能活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄的保管期限相對較長。而“我”，主要指本海洋機關(guān)，包括本機關(guān)的所有部門以及直屬機關(guān)等；也是指本海洋系統(tǒng)，即本系統(tǒng)的上級機關(guān)或本機關(guān)的系統(tǒng)，尤其指具有直接領(lǐng)導關(guān)系的機關(guān)；還包括與本機關(guān)在工作中有很多交集的機關(guān)。

2.1 文件的來源

筆者根據(jù)國家檔案局第8 號令第三、四條，對文件的來源即文件的責任者分析如下：

2.1.1 文件不是由本海洋機關(guān)責任者形成的。如果是不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，僅供工作參考的抄件等，不歸檔。如果文件材料屬于本機關(guān)主管業(yè)務范疇的，則應在本機關(guān)歸檔，但保管期限一般較短。如果本機關(guān)與其他機關(guān)的文件在內(nèi)容與文種上相同，那么本機關(guān)形成的文件一般保管期限要更久一些。如果本機關(guān)責任者形成的文件材料與本機關(guān)無關(guān)，則不歸檔。如果本機關(guān)主要領(lǐng)導兼任外單位職務形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，也不歸檔。

2.1.2 文件不是由本海洋系統(tǒng)責任者形成的。如果是不需本系統(tǒng)辦理的文件材料，任免、獎懲非本系統(tǒng)工作人員的文件材料，僅供工作參考的抄件等，不歸檔。如果文件材料屬于本系統(tǒng)主管業(yè)務范疇的，則應在本機關(guān)歸檔，但保管期限一般應為最短。如果本機關(guān)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的文件材料在內(nèi)容與文種上相同，那么本系統(tǒng)形成的業(yè)務文件材料一般保管期限要更久一些。如果由本系統(tǒng)責任者形成的文件材料與本機關(guān)無關(guān)，也不歸檔。如果本系統(tǒng)主要領(lǐng)導兼任外單位職務形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，也不歸檔。

2.1.3 文件不是由本級責任者形成的。一般是上級責任者形成的文件材料要比下級責任者的保管期限要長。如國土資源部、國家海洋局下發(fā)與本機關(guān)工作有直接關(guān)系的重要文件材料一般保管期限就長；下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務問題的相關(guān)文件，保管期限較長；下級機關(guān)形成的，僅有參考價值、反映情況、抄報情況等的文件材料，不歸檔。因為我國各個機關(guān)、系統(tǒng)的級別十分復雜，涉及本系統(tǒng)、外系統(tǒng)、黨政領(lǐng)導機關(guān)等多種情況，所以必須要以發(fā)文機關(guān)的具體情況而定。而本級責任者形成的文件材料，其保管期限相對較長。

2.1.4 文件不是由單一責任者形成的。劃分保管期限時，只要有本級機關(guān)的責任者，那么其保管期限就相對較長。要多加留意的是，歸檔文件的責任者是主辦機關(guān)還是協(xié)辦機關(guān)是有區(qū)別的。如果本機關(guān)是主辦機關(guān)，則視作本機關(guān)的單獨發(fā)文來劃分保管期限。如本機關(guān)聯(lián)合其他涉海單位召開的會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料，若本機關(guān)不是主辦機關(guān)，則不能視作本機關(guān)的單獨發(fā)文，保管期限就短一些。

2.1.5 分析文件的責任者在形成過程中的保管期限。海洋機關(guān)關(guān)于重大問題的請示過程中，可能會出現(xiàn)上級機關(guān)的批復、領(lǐng)導簽署重要指示意見等情況，保管期限較長。如果沒有批復或者指示意見為無意見，保管期限較短。

2.2 文件的內(nèi)容

檔案保管期限的長短與文件的內(nèi)容的分析和確定有著最為緊密的聯(lián)系。文件內(nèi)容是“重要的”、“重大的”、“重點的”，其保管期限相對較長。主要包括以下幾點：一是能夠反映本機關(guān)的主要職能，重中之重是能夠充分反映本機關(guān)職能產(chǎn)生的重大成果、研究的重要規(guī)章制度、標準規(guī)范等；二是能夠?qū)Ρ緳C關(guān)的基本情況有所詮釋，如重大項目的總結(jié)報告、年度以上工作總結(jié)、綜合統(tǒng)計表等；三是能夠反映本機關(guān)的財務狀況，如財務預算、國有資產(chǎn)報表、產(chǎn)權(quán)登記等文件材料。

文件的內(nèi)容能夠反映本機關(guān)的主要職能，包括以下幾個方面：

2.2.1 文件的內(nèi)容能夠反映本機關(guān)的主要職能。比如本單位機構(gòu)設(shè)置、二是本機關(guān)的主要任務在歸檔文件的內(nèi)容上有所體現(xiàn)。如年度工作計劃、年度工作安排等。三是其文件內(nèi)容能夠反映本機關(guān)的主要工作。如本機關(guān)制定海洋工作方針、政策和發(fā)展戰(zhàn)略體系研究；海洋立法規(guī)劃、計劃；海洋各領(lǐng)域的管理法規(guī)、規(guī)章制度和海洋調(diào)查方案和技術(shù)標準；國際合作與維權(quán)等文件材料。四是其文件內(nèi)容能夠反映本機關(guān)的中心工作。如國家重點海洋項目總結(jié)報告、管理辦法等文件材料。五是其文件內(nèi)容能夠反映本機關(guān)的主要活動。如本機關(guān)召開的黨員代表大會、理事會及舉辦重大活動等形成的請示、批復、報告等文件材料。六是其文件內(nèi)容能夠反映本機關(guān)主要工作事項。工作事項是相對于主要工作來說的，如主要工作是機關(guān)年度宣傳工作的要點，那么工作事項就是工作要點里的具體細節(jié)事宜。如海洋科技成果的鑒定、保密等文件材料。具有以上各種情況的內(nèi)容，其文件的保管期限就長。

2.2.2 文件的內(nèi)容能夠?qū)Ρ緳C關(guān)的基本情況有所詮釋。一是文件能夠反映本機關(guān)轄內(nèi)工作全貌、本機關(guān)工作狀況。如關(guān)于上報本機關(guān)海洋“十二五”規(guī)劃重大工程（項目）基本情況表的請示。二是文件能夠反映本機關(guān)的工作水平、工作規(guī)模。三是文件能夠反映本機關(guān)的工作發(fā)展。具有以上各種情況的內(nèi)容，其文件的保管期限就長。2.2.3 文件的內(nèi)容能夠反映本機關(guān)的財務狀況?？偟膩碚f，涉及的價值高、重要的財務文件材料，保管期限長。主要有以下幾個方面：一是反映本機關(guān)產(chǎn)權(quán)關(guān)系的歸檔文件。如房地產(chǎn)所有權(quán)、土地征用，職工承租、購置本單位住房合同等重要的合同協(xié)議。二是本機關(guān)重大海洋項目的

相關(guān)協(xié)議，如重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記、財務預算等憑證性文件材料。三是能夠反映財務工作的工作任務。如財務管理工作要點、計劃、總結(jié)及規(guī)章制度。上面涉及的文件材料，保管期限一般為永久。

2.2.4 文件的內(nèi)容能夠反映個人權(quán)益。本機關(guān)及外機關(guān)人員較重要個人利益，如房屋產(chǎn)權(quán)證、公民學歷和學位的證明、婚姻等文件材料；獲省部級以上表彰獎勵的文件材料；行政征收工作形成的財產(chǎn)稅和行為稅等文件材料；人事任免、錄用轉(zhuǎn)正等文件材料，一般永久保管。

2.2.5 文件的內(nèi)容能夠反映單位榮譽情況。國家領(lǐng)導人和知名人士為本單位的題詞、題字、書畫；本單位獲得的省部級(含) 以上榮譽、獎勵的證書等實物都應該作為永久保存。

2.3 文件的形式

2.3.1 對文件的文種進行分析。一般具有權(quán)威性和重要性的決定、決議、命令、指示、條例、紀要、報告等，并要求由本單位執(zhí)行的，如機關(guān)發(fā)文、簽報一般為永久。而機關(guān)日常事務的通知、代表發(fā)言材料、交流材料、會務工作計劃、來往函件，保管期限較短；但對于通知、函等文種也不能一概而論，還要根據(jù)文件的內(nèi)容分析。

2.3.2 對文件的稿本進行分析。文件的正本、定稿的保管期限較長，而副本、待定稿、草案的保管期限較短。但并不是所有的文件都是這樣，重要文件在最后定稿的過程中，往往會出現(xiàn)一稿、二稿等多稿件，在最后確定的過程中出現(xiàn)的過渡文件也不可忽視，如修訂稿、征求意見稿、待批稿、文件處理單，應和正本附在一起視為一件處理。

3 如何做好海洋機關(guān)檔案保管期限的相關(guān)規(guī)定

3.1 加強對文件價值客觀性的判斷

從上面的分析中不難看出，無論是從歸檔文件的責任者、內(nèi)容還是形式上，都提到了“重要的”文件材料的保管期限時間較長，“一般的”文件材料的保管期限時間相對較短。但是“重要的”與“一般的”文件材料的鑒定，就需要編制保管期限的人對所有文件都要有一定的了解。而什么是“重要的”，什么不是，都取決于個人對文件價值的判斷。要求我們應該加強對文件價值客觀性的判斷，避免對其有任何主觀性的臆斷。比如關(guān)于邀請美國某科學家參加某船某航次某一航段的申請。這里面涉及眾多不確定的因素，其中個人對任意要素的重要性有主觀性的臆斷，就導致這份文件的“重要性”有所差別，從而影響此文件的保管期限。

3.2 注重文件的實用性

實用性主要是指文件的實用價值，即成為檔案后，利用的價值。收集檔案最主要的作用就是保管和利用，即滿足社會、服務社會。整理檔案時，一定要加強對文件材料實用性的考慮，決定文件的實用價值的因素有很多，政治、經(jīng)濟、科學技術(shù)等要素都能影響歸檔文件的價值。這就要求我們做好本職工作的同時，還需有更多地、更好地分析眼前形勢，聯(lián)系實際，才能正確地了解文件的實用價值，確定歸檔文件的保管期限。

3.3 結(jié)合機關(guān)實際工作

目前關(guān)于保管期限的條款規(guī)定，在海洋機關(guān)檔案處理上起著舉足輕重的作用。這些條款對確定文件檔案保管期限，具有很強的概括性、指導性、規(guī)定性?！逗Ｑ蠊芾頇C關(guān)檔案業(yè)務規(guī)范》提出了數(shù)以百條的歸檔類目名稱和內(nèi)容，但仍不能列出具體的文件材料名稱。我們在整理檔案時，在依據(jù)機關(guān)檔案保管期限表的規(guī)定的前提下，結(jié)合實際工作，與機關(guān)工作人員進行交流，充分了解涉及該單位各部門的文件材料，才能更好地確定文件的保管期限。

綜上所述，文件的責任者、內(nèi)容、形式都是影響海洋檔案保管期限的重要因素。在依據(jù)機關(guān)檔案保管期限表規(guī)定的前提下，緊密聯(lián)系實際，加強對文件價值客觀性的判斷，注重文件實用性，注重積累經(jīng)驗，才能更好地確定文件的保管期限。