袁 雄， 歐陽(yáng)中萬(wàn)

(湖南農(nóng)業(yè)大學(xué) 資產(chǎn)管理處， 湖南 長(zhǎng)沙 410128)

高校資產(chǎn)是保證高校進(jìn)行教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。資產(chǎn)管理處是學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)歸口管理的職能部門，擔(dān)負(fù)著全方位提高辦學(xué)效益和學(xué)校綜合實(shí)力的重任。物資采購(gòu)工作是資產(chǎn)管理處一項(xiàng)重要而基礎(chǔ)性的工作，其政策性強(qiáng)、涉及面廣、專業(yè)知識(shí)要求高。隨著我國(guó)高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，以及國(guó)家對(duì)教育事業(yè)投入的持續(xù)增加，高校物資采購(gòu)工作面臨許多新的挑戰(zhàn)。筆者在簡(jiǎn)要分析高校物資采購(gòu)工作存在的主要問(wèn)題的基礎(chǔ)上，就加強(qiáng)高校物資采購(gòu)的質(zhì)量控制提出了若干構(gòu)想，旨在提高物資采購(gòu)水平。

1 高校物資采購(gòu)存在的問(wèn)題

近年來(lái)，各高校認(rèn)真貫徹政府采購(gòu)精神，規(guī)范物資采購(gòu)流程，從一定程度上提高了物資采購(gòu)實(shí)效，但仍然存在許多亟待解決的問(wèn)題。

(1) 采購(gòu)制度不健全，創(chuàng)新管理意識(shí)薄弱。目前，部分高校物資采購(gòu)制度不健全，主要表現(xiàn)在：

① 未根據(jù)國(guó)家最新招標(biāo)采購(gòu)文件及時(shí)修訂本單位物資采購(gòu)有關(guān)制度；

② 缺乏必要的采前干預(yù)，對(duì)物資的型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算等不進(jìn)行干預(yù)，結(jié)果導(dǎo)致所購(gòu)產(chǎn)品達(dá)不到預(yù)期效果；

③ 物資招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組、計(jì)劃管理單位、物資采購(gòu)單位、評(píng)標(biāo)委員會(huì)、使用單位、招標(biāo)代理公司和物資供應(yīng)商之間權(quán)責(zé)不清，采購(gòu)管理欠規(guī)范，存在越權(quán)采購(gòu)的現(xiàn)象；

④ 對(duì)物資采購(gòu)的實(shí)際效果缺乏必要的監(jiān)督、反饋、績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制[1]；

⑤ 采購(gòu)管理方法沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理意識(shí)薄弱。

(2) 物資采購(gòu)計(jì)劃征集質(zhì)量不高，采購(gòu)工作主動(dòng)性有待提高。物資采購(gòu)計(jì)劃的征集是采購(gòu)工作非常重要的一環(huán)，直接影響著采購(gòu)成本與質(zhì)量。目前，部分高校物資采購(gòu)計(jì)劃征集質(zhì)量不高，主要表現(xiàn)在：

① 各單位和科研課題組隨意提交物資采購(gòu)計(jì)劃，物資采購(gòu)人員被動(dòng)受理；

② 部分教師不按規(guī)定時(shí)間提交專項(xiàng)資金采購(gòu)計(jì)劃，造成采購(gòu)周期延長(zhǎng)；

③ 部分單位和教師提交的采購(gòu)計(jì)劃操作性不強(qiáng)，直接影響采購(gòu)進(jìn)度和質(zhì)量。

(3) 缺乏專業(yè)的物資采購(gòu)隊(duì)伍，物資采購(gòu)質(zhì)量可控性不強(qiáng)。高校物資采購(gòu)工作技術(shù)性強(qiáng)，要求工作人員具備較強(qiáng)的個(gè)人素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平[1]。由于高校物資采購(gòu)人員大部分為內(nèi)部調(diào)整，整體學(xué)歷水平較低，知識(shí)面較窄，對(duì)所采購(gòu)的物資尤其是高精尖的儀器設(shè)備不熟悉，很難把握其技術(shù)參數(shù)和價(jià)格，從而無(wú)法控制物資采購(gòu)質(zhì)量。

(4) 未建立物資采購(gòu)管理平臺(tái)，物資采購(gòu)信息化水平低。隨著采購(gòu)制度改革的不斷深入和社會(huì)信息化的發(fā)展，要求高校搭建一個(gè)物資采購(gòu)管理平臺(tái)，形成一個(gè)供應(yīng)商、教職工、物資采購(gòu)人員、招標(biāo)代理商等共同參與的通道，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)從計(jì)劃申報(bào)、審核、標(biāo)書編制、采購(gòu)、合同簽訂、驗(yàn)收到資產(chǎn)入賬的動(dòng)態(tài)管理。然而，許多高校對(duì)物資采購(gòu)信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，信息化進(jìn)程緩慢，未建立適應(yīng)本校物資采購(gòu)工作的管理平臺(tái)。

(5) 忽視對(duì)物資供應(yīng)商的管理，未建立供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。供應(yīng)商管理是指對(duì)供應(yīng)商的了解、選擇、開發(fā)、使用和控制等綜合性管理工作的總稱，其目的是發(fā)揮供應(yīng)商在物資采購(gòu)工作中的積極作用，優(yōu)化采購(gòu)資源，規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，降低采購(gòu)成本，提高物資采購(gòu)質(zhì)量，完善售后服務(wù)[2]。然而，在實(shí)際工作中，采購(gòu)人員往往忽視對(duì)物資供應(yīng)商的管理，對(duì)其產(chǎn)品價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)水平、服務(wù)水平等缺乏深入了解，未建立供應(yīng)商檔案和適用本單位的物資供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)體系[3-4]。

2 高校物資采購(gòu)質(zhì)量控制的對(duì)策

高校物資采購(gòu)質(zhì)量控制是指物資采購(gòu)部門為控制物資質(zhì)量所采取的措施和活動(dòng)。針對(duì)高校物資采購(gòu)存在的問(wèn)題，必須對(duì)癥下藥，辨證施治;健全采購(gòu)制度，搭建采購(gòu)管理服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)動(dòng)態(tài)管理；加強(qiáng)采購(gòu)人員素質(zhì)教育與物資采購(gòu)全程監(jiān)管，增強(qiáng)采購(gòu)質(zhì)量的可控性。

2.1 健全采購(gòu)制度，加強(qiáng)采購(gòu)管理

采購(gòu)管理工作是一項(xiàng)綜合性的工作，要使各項(xiàng)工作有章可循，必須建立健全采購(gòu)制度。具體來(lái)說(shuō)就是要從以下幾方面健全制度：

(1) 根據(jù)國(guó)家最新招投標(biāo)、政府采購(gòu)制度及時(shí)修訂本單位的物資采購(gòu)制度；

(2) 建立定期收集采購(gòu)計(jì)劃制度，增強(qiáng)采購(gòu)工作的主動(dòng)性；

(3) 明晰招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組、計(jì)劃管理部門、采購(gòu)單位、評(píng)標(biāo)委員會(huì)、使用單位、招標(biāo)代理公司和供應(yīng)商各自的責(zé)任與權(quán)限，強(qiáng)化資產(chǎn)歸口管理意識(shí)，規(guī)范采購(gòu)流程；明確公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢價(jià)采購(gòu)、協(xié)議供貨、網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判和單一來(lái)源等采購(gòu)方式各自適用的范圍，在采購(gòu)方式的選擇上強(qiáng)化公開招標(biāo)的主導(dǎo)地位，規(guī)范使用邀請(qǐng)招標(biāo)方式，嚴(yán)格限制使用詢價(jià)采購(gòu)、協(xié)議供貨方式，適度應(yīng)用網(wǎng)上競(jìng)價(jià)方式，慎用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，從嚴(yán)控制單一來(lái)源采購(gòu)方式[5]；

(4) 建立大型貴重設(shè)備購(gòu)置論證制度，提高大型貴重設(shè)備采購(gòu)實(shí)效和利用效益；

(5) 建立培訓(xùn)制度，定期面向設(shè)備類物資使用單位，介紹相關(guān)設(shè)備發(fā)展動(dòng)態(tài)；

(6) 建立健全采購(gòu)質(zhì)量跟蹤制和責(zé)任追究制，強(qiáng)化采購(gòu)人員和資產(chǎn)管理人員的責(zé)任意識(shí)，提高資產(chǎn)使用效益；

(7) 建立采購(gòu)人員定期走訪用戶制度，及時(shí)掌握物資使用情況。

2.2 搭建采購(gòu)管理服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)動(dòng)態(tài)管理

高校資產(chǎn)管理處要從本校物資采購(gòu)工作的實(shí)際出發(fā)，綜合考慮資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理等信息化建設(shè)要求，搭建一個(gè)物資采購(gòu)管理服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)物資購(gòu)置全程網(wǎng)絡(luò)化管理。物資采購(gòu)人員、使用單位和供應(yīng)商等通過(guò)登錄物資采購(gòu)管理服務(wù)平臺(tái)，實(shí)時(shí)了解物資采購(gòu)狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)的動(dòng)態(tài)管理。

2.3 加強(qiáng)采購(gòu)人員素質(zhì)教育，增強(qiáng)采購(gòu)質(zhì)量的可控性

按照科學(xué)發(fā)展觀的要求，切實(shí)改進(jìn)和提高物資采購(gòu)系統(tǒng)人員的業(yè)務(wù)能力。采取請(qǐng)進(jìn)來(lái)與走出去相結(jié)合、個(gè)人自學(xué)與集中學(xué)習(xí)相結(jié)合等多種形式的素質(zhì)教育，不斷提高采購(gòu)隊(duì)伍的思想政治素質(zhì)、學(xué)法用法素質(zhì)、專業(yè)基礎(chǔ)素質(zhì)、市場(chǎng)分析預(yù)測(cè)素質(zhì)和溝通技巧、談判技巧，從而有效避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)和因個(gè)人素質(zhì)因素導(dǎo)致采購(gòu)質(zhì)量偏低，有效控制采購(gòu)質(zhì)量[6-7]。

2.4 加強(qiáng)采前干預(yù)，完善采購(gòu)計(jì)劃

物資采購(gòu)分為采前、采中和采后3個(gè)過(guò)程。采前是基礎(chǔ)。物資采購(gòu)人員要加強(qiáng)采前干預(yù)，多途徑完善采購(gòu)計(jì)劃，提高其可操作性。具體工作有：

(1) 提供物資供應(yīng)信息服務(wù)，引導(dǎo)使用單位進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，挑選最佳品牌、型號(hào)規(guī)格；

(2) 仔細(xì)審核完善擬購(gòu)物資技術(shù)參數(shù)，盡量滿足3個(gè)以上品牌，杜絕出現(xiàn)產(chǎn)品品牌信息，補(bǔ)全特殊物資配件信息，對(duì)于特殊進(jìn)口物資，在技術(shù)參數(shù)中明確供應(yīng)商供應(yīng)零配件，部分常用物資，要求配送一定數(shù)量的易耗件；

(3) 整體把握物資技術(shù)參數(shù)，適當(dāng)增減、修改部分技術(shù)參數(shù)，防止用戶照搬技術(shù)參數(shù)，慎用與使用與功能無(wú)關(guān)的個(gè)性化參數(shù)，防止物資來(lái)源單一，并確保在預(yù)算金額內(nèi)買到質(zhì)量好的產(chǎn)品；

(4) 采購(gòu)重要的和技術(shù)性較強(qiáng)的物資，應(yīng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批[8]；

(5) 合理分包，對(duì)要采購(gòu)的物資，按照其屬性進(jìn)行分類與合并，采取重要物資單體劃分，同類物資多體劃分的方法，以便管理和招標(biāo)[9]；

2.5 加強(qiáng)采中監(jiān)管，提高采購(gòu)實(shí)效

采中是核心。采購(gòu)人員要加強(qiáng)采中監(jiān)管，確保采購(gòu)計(jì)劃順利實(shí)施。采中監(jiān)管包括：

(1) 嚴(yán)格準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，嚴(yán)防借資質(zhì)投標(biāo)和圍標(biāo)；

(2) 審查擬中標(biāo)供應(yīng)商的投標(biāo)文件，對(duì)其所投物資的品牌、性能和報(bào)價(jià)進(jìn)行仔細(xì)審查，嚴(yán)防以次充好和抬高報(bào)價(jià)，一旦發(fā)現(xiàn)圍標(biāo)現(xiàn)象，立即廢標(biāo)；

(3) 對(duì)競(jìng)價(jià)不足3家的品目，及時(shí)改用競(jìng)爭(zhēng)性談判或議價(jià)的方式完成物資采購(gòu)的后續(xù)工作，當(dāng)物資性能、價(jià)格滿足預(yù)期值時(shí)，由相關(guān)供應(yīng)商中標(biāo)，否則廢標(biāo)；

(4) 加強(qiáng)特殊物資的生產(chǎn)監(jiān)管，檢查供應(yīng)商是否按照規(guī)范執(zhí)行，是否落實(shí)質(zhì)量管理措施，確保所采購(gòu)的物資沒(méi)有質(zhì)量問(wèn)題；

(5) 部分特殊物資采用先試用后采購(gòu)的方法，確保所購(gòu)產(chǎn)品的使用性能[3]。

2.6 加強(qiáng)采后管理，提高資產(chǎn)使用率

采后是保障。物資采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施以后，采購(gòu)人員要認(rèn)真做好采后管理工作。采后管理包括：

(1) 加強(qiáng)物資的合同管理，一方面根據(jù)物資屬性，與供應(yīng)商及時(shí)簽訂合同，明確物資型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、送貨方式、交貨日期、質(zhì)保期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等，對(duì)于進(jìn)口物資，還需注明貨號(hào)等信息；另一方面及時(shí)將合同上傳至物資采購(gòu)管理服務(wù)平臺(tái)，讓用戶對(duì)照合同進(jìn)行初步驗(yàn)收，一旦發(fā)現(xiàn)有不合格的地方，要求供應(yīng)商迅速調(diào)查原因，并報(bào)告處理對(duì)策；

(2) 建立供應(yīng)商檔案，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的分類分級(jí)管理，要求供應(yīng)商及時(shí)提供設(shè)備類物資的使用培訓(xùn)和其他售后服務(wù)，確保物資正常使用[10]；

(3) 建立大型貴重儀器設(shè)備開放共享平臺(tái)，實(shí)行單位內(nèi)部、校內(nèi)、校外三級(jí)共享機(jī)制，提高其利用率；

(4) 建立順暢的物資維修管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，簡(jiǎn)化報(bào)修流程，提高物資完好率；

(5) 建立聯(lián)系二級(jí)單位制度，定期走訪用戶，及時(shí)了解各類物資使用和供應(yīng)商售后服務(wù)情況，為日后采購(gòu)提供參考；

(6) 建立物資供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，定期評(píng)估供應(yīng)商的績(jī)效[11]。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，高校物資采購(gòu)是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，采購(gòu)人員要緊跟時(shí)代步伐，健全物資采購(gòu)制度，創(chuàng)新工作方法，加強(qiáng)采購(gòu)質(zhì)量控制，不斷提高物資采購(gòu)的信息化和科學(xué)化水平，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的物資保障。

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