黃 莉

（武漢理工大學(xué)檔案館，武漢 430070）

企事業(yè)檔案是單位各部門行使職權(quán)、處理工作所形成的各種文件和生產(chǎn)、科研等業(yè)務(wù)活動(dòng)中積累的資料，通過對(duì)具有保存價(jià)值的各種載體的文件資料進(jìn)行整理、組卷、編碼和排列等工作，形成了可供查找利用的檔案。企事業(yè)檔案的分類原則是以企事業(yè)單位全部檔案為分類對(duì)象，依據(jù)企事業(yè)職能分工，結(jié)合企事業(yè)檔案內(nèi)容和形式特點(diǎn)，保持企事業(yè)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。企事業(yè)檔案的形成范圍廣，內(nèi)容新舊混雜而豐富，種類繁多，因此企事業(yè)檔案工作的規(guī)范化以及檔案利用效益的提高在新形勢(shì)下顯得日益重要。

此外，隨著社會(huì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，也對(duì)企事業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化提出了更高的要求。在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)大發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的企事業(yè)檔案管理方法必然存在著效率低下、管理混亂等各種問題，已經(jīng)不符合現(xiàn)代信息化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，而且也會(huì)極大地阻礙企事業(yè)單位生產(chǎn)效益、管理水平等方面的提高，最終對(duì)企事業(yè)單位的快速健康發(fā)展有很大的影響作用。因此，只有在正確認(rèn)識(shí)企事業(yè)檔案管理工作過去種種的不足以及明確新時(shí)期企事業(yè)檔案管理工作規(guī)范化重要性的基礎(chǔ)之上，才能有效地針對(duì)目前企事業(yè)檔案管理工作的各種問題提出有效性的解決辦法。

1 新時(shí)期企事業(yè)檔案管理工作的重要性

檔案是對(duì)過去所發(fā)生事情的記錄，一個(gè)企事業(yè)單位的檔案就是這個(gè)單位發(fā)展歷史的縮影，記錄著這個(gè)企事業(yè)單位的成長歷程，包括企事業(yè)單位的創(chuàng)立、戰(zhàn)略發(fā)展信息、取得的工作成果等重要的信息資源。因此，在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，做好企事業(yè)單位的檔案管理工作，一方面可以防止企事業(yè)單位戰(zhàn)略發(fā)展信息等資源的泄露，保護(hù)企事業(yè)單位的發(fā)展成果；另一方面可以為單位管理人員的決策工作提供歷史依據(jù)，保證企事業(yè)單位管理工作的高效性和科學(xué)性。此外，科學(xué)規(guī)范地管理好企事業(yè)單位的檔案也是這個(gè)單位管理工作狀況的另一個(gè)體現(xiàn)，良好的檔案管理效率是一個(gè)企事業(yè)單位健康發(fā)展的基石，也是發(fā)展成果的體現(xiàn)。因此，在新時(shí)期下，做好企事業(yè)單位檔案管理工作，提高檔案利用效率，對(duì)其管理工作進(jìn)一步規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，不僅有助于推動(dòng)整個(gè)企事業(yè)單位的健康、快速發(fā)展，而且也有利于企事業(yè)單位的發(fā)展更好的得到社會(huì)的認(rèn)可及支持，對(duì)企事業(yè)單位更好地服務(wù)社會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

2 目前企事業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題

改革開放以來，尤其是我國進(jìn)入市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代后，企事業(yè)檔案管理和服務(wù)水平都有了快速的發(fā)展，檔案管理能力也在不斷提高。但隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)飛速的向前發(fā)展，目前企事業(yè)檔案管理工作過程中還存在著一些問題，具體表現(xiàn)為：

1）檔案管理程序比較混亂，制度上不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。目前，在很多企事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)人員并沒有對(duì)單位檔案管理工作形成一定程度上的重視，因此在制定單位的規(guī)章制度時(shí)并沒有對(duì)檔案管理制度加以規(guī)范化。雖然很多企事業(yè)單位都有自己的一套檔案管理制度，但是在檔案管理過程中，制度并沒有深入化，造成了企事業(yè)單位檔案從收集、錄入到綜合管理的過程中缺乏一套更加合理的制度進(jìn)行有效的約束，檔案管理工作也缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行參考。具體來說，在檔案收集過程中，由于缺乏對(duì)檔案收集相應(yīng)的績效考核制度，因此經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案缺失的情況，很多有價(jià)值的檔案并沒有被合理的收集進(jìn)單位的檔案庫中，檔案收集管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。其次，在檔案錄入過程中，隨著企事業(yè)單位的快速發(fā)展壯大，檔案的數(shù)量也在逐漸增加，而檔案管理人員由于自身素質(zhì)的參差不齊以及缺乏規(guī)范化制度的約束，因此往往會(huì)造成錄入的檔案和單位實(shí)際的發(fā)展情況不符的現(xiàn)象。最后，在檔案綜合管理的過程中，一方面由于缺乏對(duì)檔案管理部門直接的行政領(lǐng)導(dǎo)，因此會(huì)造成檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案管理力度不夠等問題；另一方面在企事業(yè)單位遇到突發(fā)事件以及單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理決策時(shí)，由于檔案管理的不規(guī)范，因此會(huì)造成檔案利用效率低下等問題，不能很好的為企事業(yè)單位的健康快速發(fā)展所服務(wù)。綜合以上情況，目前企事業(yè)檔案管理缺乏一套規(guī)范化的管理制度標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)構(gòu)成了阻礙企事業(yè)單位健康發(fā)展的一個(gè)重要因素。

2）缺乏連續(xù)性與規(guī)劃性。目前，很多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位檔案管理工作不重視，造成了單位檔案管理人員工作不積極，缺乏對(duì)單位檔案管理的合理規(guī)劃。在檔案管理過程中，管理人員往往缺乏長遠(yuǎn)性的目光，造成檔案管理工作出現(xiàn)短暫性和階段性的問題，無法形成一套連續(xù)的企事業(yè)單位檔案。此外，檔案管理的無計(jì)劃性和無序性問題也時(shí)常發(fā)生。

3）在檔案管理技術(shù)方式上落后。傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)多以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案一方面不僅會(huì)增加檔案管理的成本，占有較多的空間資源，而且隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案也會(huì)出現(xiàn)老化等問題。此外，紙質(zhì)檔案也不利于企事業(yè)檔案利用效率的提高，對(duì)檔案檢索人員來說無疑是一個(gè)較大的困難。在新時(shí)期下，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)企事業(yè)檔案管理提出了一個(gè)更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)方式已經(jīng)很難滿足于現(xiàn)代企事業(yè)單位快速發(fā)展的要求。然而，目前來看，仍然還有許多企事業(yè)單位由于缺乏購置軟件和硬件設(shè)施資金等問題，依舊采用的是傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)方法，檔案管理人員也缺乏對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)，造成了目前企事業(yè)單位檔案管理技術(shù)方式落后的現(xiàn)狀。

4）檔案管理人員在素質(zhì)上參差不齊。在目前我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)各方面與國際接軌的大趨勢(shì)下，檔案管理人員也應(yīng)該進(jìn)一步提升對(duì)自身的要求。一名合格的企事業(yè)檔案管理人員不僅要熟知國家關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)法律法規(guī)，把握相關(guān)政策走向，而且要有一定的歷史知識(shí)水平和很強(qiáng)的文字表述能力，在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，能夠準(zhǔn)確的收集和記錄下企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，并按一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化的綜合管理。此外，隨著信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展及應(yīng)用，檔案管理人員還要能夠熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，利用數(shù)字化手段管理單位檔案。目前來看，能夠達(dá)到這種標(biāo)準(zhǔn)的企事業(yè)檔案管理人員并不多，檔案管理人員在能力素質(zhì)上參差不齊。

綜上所述，目前企事業(yè)檔案管理工作存在著諸多的問題，跟不上新時(shí)代發(fā)展的要求。因此，該文針對(duì)以上問題提出了如何推進(jìn)企事業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及提高檔案利用效益的對(duì)策與建議。

3 推進(jìn)企事業(yè)檔案管理規(guī)范化應(yīng)采取的措施

1）強(qiáng)化企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的意識(shí)。首先，是企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作思想觀念的轉(zhuǎn)變。企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是單位各項(xiàng)管理工作的高層決策者、指揮官和組織者，只有加強(qiáng)企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度才能使得單位檔案管理工作有效、有序、規(guī)范的開展起來。因此，要想提升單位檔案管理的規(guī)范化水平，必須要加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)力度，把檔案管理水平的提高也作為企事業(yè)單位發(fā)展的目標(biāo)之一。其次，在正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上要進(jìn)一步著手解決檔案管理人員在工作中所遇到的各種實(shí)際問題，包括人才需求、資金需求等問題。加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀檔案管理人才的引進(jìn)，加大對(duì)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)設(shè)施的資金投入，力爭以最快的速度完善單位檔案由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代信息化、規(guī)范化管理方法的轉(zhuǎn)變。最后，要加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理法制化建設(shè)的認(rèn)識(shí)水平，明確國家有關(guān)的法律政策，在單位內(nèi)部加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度，實(shí)現(xiàn)依法建檔、依法管檔、依法用檔。此外，在單位員工的績效考核時(shí)，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化程度納入到對(duì)單位檔案管理人員的績效考核制度之中，從法制的角度加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理的重新認(rèn)識(shí)，明確檔案管理的重要性。

總之，要推進(jìn)企事業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，首先就必須要強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，從思想上、行動(dòng)上給與單位檔案管理工作以全方面的支持。

2）健全企事業(yè)檔案管理工作制度。傳統(tǒng)的企事業(yè)單位檔案管理工作制度因?yàn)榇嬖谥N種的漏洞而使得檔案管理程序混亂，不夠標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。在新時(shí)期下，建立和健全企事業(yè)檔案管理相關(guān)制度是實(shí)現(xiàn)企事業(yè)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的有力保證。一方面，在檔案收集的過程中要確立相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)，明確什么可以入檔，什么不用入檔，確保檔案資料收集的準(zhǔn)確性和有效性；另一方面，在檔案錄入的過程中，要通過建立相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)保證檔案錄入的規(guī)范性和完整性。此外，在檔案整理入館的過程中，也需要相關(guān)制度加以規(guī)范，明確依法按時(shí)入館，對(duì)符合入館標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一入館。另外，要加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)水平，明確檔案管理人員的服務(wù)制度，為提高檔案的利用效率創(chuàng)造制度上的便利。

3）引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理方式。在傳統(tǒng)的企事業(yè)檔案管理工作中，檔案的收集、錄入、整理、打印、檢索等程序均是由手工去完成的，這一方面由于人工操作的失誤會(huì)影響檔案文件資料的準(zhǔn)確性，另一方面在檔案檢索利用環(huán)節(jié)中會(huì)降低檔案利用的效率。因此，在當(dāng)今信息化和數(shù)字化時(shí)代的背景下，如何利用電腦計(jì)算機(jī)技術(shù)去收集、錄入和整理檔案是一個(gè)合格的檔案管理人員所必備的基本素質(zhì)，也是新時(shí)期檔案管理工作的基本要求。檔案管理工作的信息化變革不僅可以準(zhǔn)確的記錄下企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，確保文件資料的無誤性，而且可以提高單位管理人員在關(guān)鍵時(shí)候查閱利用檔案的效率，保證單位管理工作的有效運(yùn)行。所以，傳統(tǒng)的檔案管理人員要邊操作、邊學(xué)習(xí)，努力使自己成為具備互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的優(yōu)秀檔案管理人才。

其次，檔案管理信息化的變革也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的另一個(gè)重要方面。傳統(tǒng)的檔案管理人員在整理企事業(yè)單位的檔案時(shí)，雖然有相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)可以參照，但是由于人工理解的差異性，所以往往會(huì)造成不同的檔案管理人員對(duì)同一個(gè)檔案會(huì)形成不同的分類，這就造成了檔案分類的混亂性，給需要檢索利用檔案的單位人員造成了極大地不便。而信息化技術(shù)的引入，在檔案整理歸檔的過程中，完全可以利用電腦代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工的操作，這不僅可以提高檔案管理工作的規(guī)范化程度，而且也不會(huì)造成對(duì)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的誤讀，并且也極大地提高了檔案檢索和利用的效率，對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展和服務(wù)社會(huì)來說都具有十分重要的意義。

4）加強(qiáng)企事業(yè)檔案工作人員的管理。檔案管理工作的規(guī)范化程度很大層面上受到檔案管理人員能力素質(zhì)水平的影響和約束，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理人員是企事業(yè)單位發(fā)展的寶貴財(cái)富。因此，在新時(shí)期下要提高企事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化水平，首先檔案管理工作人員要有主動(dòng)的學(xué)習(xí)意識(shí)，積極地參加相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和法律制度學(xué)習(xí)，尤其是對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用。在新時(shí)期下，企事業(yè)檔案管理人員要有一定的危機(jī)意識(shí)，明確只有一名優(yōu)秀的檔案管理人員才是單位發(fā)展所需求的人才，要讓自身的學(xué)習(xí)進(jìn)步和單位的快速發(fā)展步調(diào)相一致，不斷地以更高的標(biāo)準(zhǔn)來要求自己。

其次，對(duì)一個(gè)企事業(yè)單位來說，要形成多層次的人才結(jié)構(gòu)體系，不僅需要在檔案領(lǐng)域有著專業(yè)知識(shí)的高層次人才，也需要懂得檔案規(guī)范化管理的管理型人才，還需要在檔案收集、錄入、整理到入館的過程中能夠熟練操作的應(yīng)用型人才。只有這種層次分明的檔案管理人才結(jié)構(gòu)，才能確保在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化，“人盡其能”是一個(gè)企事業(yè)單位對(duì)檔案工作人員進(jìn)行有效管理的一個(gè)重要體現(xiàn)。

最后，要依據(jù)《檔案法》和國家相關(guān)的法律法規(guī)制定企事業(yè)單位內(nèi)部的統(tǒng)一檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案管理人員的法制學(xué)習(xí)，要讓檔案管理人員形成“主人翁”的檔案管理意識(shí)，自覺的加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自身的檔案管理能力素質(zhì)水平。此外，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理的規(guī)范化納入到對(duì)檔案管理人員的績效考核之中，構(gòu)建多層次的企事業(yè)單位檔案管理組織體系，不斷地提高企事業(yè)單位檔案管理工作的水平。

綜上所述，新時(shí)期下要推進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)、制度、人才三者缺一不可。只有企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作有了新的認(rèn)識(shí)，明確了新形勢(shì)下檔案管理工作的重要性，才能把檔案管理工作納入到單位日常的議事日程上來，才能建立規(guī)范化的有效的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，才能加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金設(shè)施投入和加大對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)。而新的檔案管理技術(shù)和人才的引進(jìn)又反過來確保了檔案管理制度的有效貫徹和執(zhí)行，加強(qiáng)了單位領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)檔案管理工作的重視程度。因此，總的來說，企事業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)并不是僅僅體現(xiàn)在一個(gè)方面，只有全面的進(jìn)行改善才能構(gòu)建一個(gè)良好的檔案管理體系，更好地為企事業(yè)單位的發(fā)展所服務(wù)。

4 創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提高企事業(yè)檔案的利用效益

檔案的價(jià)值在于利用，檔案利用效率的高低也是檔案管理工作好壞的一個(gè)重要體現(xiàn)。加強(qiáng)企事業(yè)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)也是在于提高單位檔案的利用效率，只有檔案利用效率的提高才能使得企事業(yè)檔案更好的為單位發(fā)展所服務(wù)，為單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行生產(chǎn)、科研等方面的決策所服務(wù)。目前來看，企事業(yè)單位的檔案利用效率還普遍停留在較低水平，檔案利用人員無法有效的在第一時(shí)間檢索到自己所需要的檔案，造成了時(shí)間的浪費(fèi)。因此，要提高企事業(yè)單位檔案利用效率，首先要明確檔案管理人員的檔案利用意識(shí)，使得一切檔案管理工作為檔案利用所服務(wù)，科學(xué)、規(guī)范的整理和管理檔案。

其次，還要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作的服務(wù)機(jī)制，努力使企事業(yè)檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為生產(chǎn)科研服務(wù)、為各類咨詢查證服務(wù)。一方面要建立和健全企事業(yè)檔案利用制度，加強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)的熱情和積極性，由過去傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楫a(chǎn)生主動(dòng)的服務(wù)需求；另一方面要更新目前企事業(yè)單位檔案檢索的工具，由過去傳統(tǒng)的人工檢索和半人工檢索轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代電腦智能化的檢索方式，加快檔案檢索的速度，提高檔案利用的效率，不斷地提升檔案管理的服務(wù)水平，讓企事業(yè)檔案能夠更好的為企事業(yè)單位的快速健康發(fā)展服務(wù)。

5 結(jié) 語

總之，雖然目前企事業(yè)檔案管理無論在制度上、技術(shù)方法上還是人員上都存在著一定程度上的不足，但是推進(jìn)企事業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)并不是一朝一夕的事情。只有加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，創(chuàng)新檔案制度建設(shè)，加大檔案管理新技術(shù)方式和優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度，才能構(gòu)建全面的規(guī)范化的檔案管理體系。另外，還要改善企事業(yè)檔案的服務(wù)水平，提高檔案的利用效率。只有這樣，才能形成從檔案管理規(guī)范化到檔案利用便捷化的一種良性循環(huán)機(jī)制，使得企事業(yè)檔案能夠更好的服務(wù)于單位的產(chǎn)學(xué)研等各項(xiàng)工作，也能夠更好的服務(wù)于社會(huì)。

因此，在知識(shí)信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的大背景下，只有不斷地推動(dòng)企事業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)和提高檔案利用效益才是新時(shí)期下企事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展的根本動(dòng)力。企事業(yè)單位要緊抓檔案管理發(fā)展的新契機(jī)，不斷的提升檔案管理的規(guī)范化程度和檔案利用效益，使其更好的為自身發(fā)展服務(wù)，開創(chuàng)企事業(yè)檔案規(guī)范化建設(shè)和服務(wù)的新局面。

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