王 瑩

（南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南京 210023）

0 引言

高校院系辦公室是高校職能部門工作的橋梁和紐帶，擔(dān)負(fù)著參與教學(xué)科研管理、做好后勤服務(wù)的重要職責(zé)。執(zhí)行力在辦公室工作起著至關(guān)重要的作用，它直接關(guān)系到院系工作能否正常運(yùn)行，提升執(zhí)行力也成為了做好辦公室工作的關(guān)鍵。

1 當(dāng)前學(xué)院辦公室工作中存在的問題

1.1 傳統(tǒng)工作方式占主導(dǎo)，創(chuàng)新意識不強(qiáng)、缺乏主動性

二級學(xué)院辦公室是系部領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)的主體，要堅(jiān)持保證全校工作的整體性，同時(shí)也要全面領(lǐng)會院系領(lǐng)導(dǎo)和意圖，目前看來辦公室工作往往停留在被動應(yīng)付工作的層次上。且多數(shù)辦公室人員受慣性思維、傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)及不良思想的影響，有一些得過且過的思想，存在安于現(xiàn)狀、消極抵觸的狀態(tài)，有無過便是功的想法，僅僅認(rèn)為辦公室工作不過就是執(zhí)行上級及領(lǐng)導(dǎo)的指示，傳達(dá)精神，工作主動性弱。日常要處理繁多的具體工作事務(wù)，沒有用足夠的時(shí)間去認(rèn)真思考問題，做好研究調(diào)查，在工作創(chuàng)新性內(nèi)涵上也沒有深度，不能深刻理解把握本職工作，被動接受上級職能部門和上級領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)，缺乏創(chuàng)新思維。

1.2 院系辦公室工作人員存在專業(yè)程度不夠高，綜合素質(zhì)較低的現(xiàn)象

目前辦公室工作人員本應(yīng)具備文學(xué)、哲學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理等方面的專業(yè)知識，然而其中大多數(shù)存在半路出家，基本上沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)和鍛煉的現(xiàn)象。甚至部分高校院系辦公室工作人員學(xué)歷層次良莠不齊，再有，缺少在學(xué)生時(shí)代擔(dān)當(dāng)學(xué)生干部的經(jīng)歷，在語言以及文字表達(dá)能力和對各項(xiàng)工作的組織協(xié)調(diào)能力未充分得到鍛煉與開發(fā)，指示高校院系辦公室工作人員綜合素質(zhì)不高。

1.3 辦公室工作職責(zé)分工不清，界限模糊

辦公室工作不斷會有新任務(wù)出現(xiàn)，由于辦公室工作人員在分工存在職責(zé)不明確的現(xiàn)象，可能會出現(xiàn)一人擔(dān)負(fù)多個任務(wù)，另一部分人又無所事事，分工不合理的現(xiàn)象，大部分工作職責(zé)沒有具體量化和獎懲制度加以規(guī)范，從而產(chǎn)生做多干做都一樣，做與不做都一樣的錯誤想法，這就在很大程度上，嚴(yán)重打擊了那些在本職崗位上勤勤懇懇，愛崗敬業(yè)的工作人員的積極性。

1.4 缺失對院系辦公室工作人員思想層面上的教育

如果高校院系辦公室工作人員工作服務(wù)意識差、態(tài)度不端正那就會出現(xiàn)工作不積極又拖沓的狀況，就會給一些工作的解決帶來很大的隱患。同時(shí)很多辦公室工作人員并不是將主要精力放在工作上，而是用在工作之外的其他地方。比如搞所謂的辦公室政治，彼此之間互相傾軋、猜忌。這樣不僅不利于辦公室工作的開展，更不利于同事之間的團(tuán)結(jié)與合作。

2 加強(qiáng)院系辦公室工作的執(zhí)行力的建議

為了充分發(fā)揮高校院系辦公室的樞紐作用，必須摒棄以上不利于高校院系辦公室改革發(fā)展的因素。所以要從以下幾個方面加強(qiáng)院系辦公室工作的執(zhí)行力。

2.1 加強(qiáng)黨性修養(yǎng)，把握政策

堅(jiān)持黨的指導(dǎo)思想，是系部辦公室執(zhí)行力的根本保障。提高行政辦公室執(zhí)行力，要高度重視辦公室工作教師的政治理論修養(yǎng)、黨性修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)，要有服務(wù)大局的思想。公室人員要加強(qiáng)黨性修養(yǎng)，具有全局意識，不能為了個人情感、部門利益、眼前利益不惜犧牲全局利益、長遠(yuǎn)利益。面對高校飛速發(fā)展的要求，單位針對長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃和不同發(fā)展階段提出的新思路、新舉措、新發(fā)展的政策和措施，必須不斷學(xué)習(xí)，準(zhǔn)確把握，創(chuàng)造性地貫徹落實(shí)，把決策措施轉(zhuǎn)化為觀察、解決實(shí)際問題的科學(xué)方法。一支政治思想強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、勤奮工作的辦公室干部隊(duì)伍，是做好辦公室工作的前提。

2.2 增強(qiáng)敬業(yè)精神，做好表率

愛崗敬業(yè)精神是提高執(zhí)行力的重要條件，辦公室工作一向是各種急事、難事、瑣事特別多，這決定了辦公室工作人員必須具有強(qiáng)烈的奉獻(xiàn)精神和崇高的事業(yè)心，增強(qiáng)全心全意為人民服務(wù)的思想。正確認(rèn)識和對待自己的本職工作，時(shí)刻保持飽滿的工作熱情做到恪盡職守，以無私奉獻(xiàn)的精神勤奮工作，實(shí)現(xiàn)人生的最高價(jià)值。系部辦公室更要在全局做好表率作用，提高辦公室工作人員解決實(shí)際問題的能力爭做團(tuán)結(jié)協(xié)作的表率。爭做統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的表率。做好全局各項(xiàng)工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，以重點(diǎn)突破帶動全面工作。爭做作風(fēng)過硬的表率。發(fā)揚(yáng)求真務(wù)實(shí)的作風(fēng)，養(yǎng)成一種勤勤懇懇的工作作風(fēng)，從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，不弄虛作假，不做表面文章不搞形式主義。切實(shí)做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，急事、特事，特殊辦理辦，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。改變辦事拖拉、作風(fēng)疲沓、時(shí)間觀念不強(qiáng)的毛病。對每項(xiàng)工作都有必須專心致至，并做到細(xì)心，多觀察，多思考，自覺找出工作中的漏洞和不足，以不斷改進(jìn)和防范。要多動腿、多動腦、多動嘴、多動手。

2.3 工作方式要創(chuàng)新，變消極被動為積極主動

隨著高校教育事業(yè)不斷向更高層次的發(fā)展，辦公室工作模式也要不斷的與時(shí)俱進(jìn)，提高工作人員的積極性和主動性。不斷創(chuàng)新工作模式，積極探索和總結(jié)管理工作的規(guī)律，對日常事務(wù)性工作事先做好計(jì)劃，盡量做到有準(zhǔn)備有預(yù)見，變被動工作為主動服務(wù)。辦公室工作人員更要解放思想，與時(shí)俱進(jìn)更新觀念，用全新的思維方式開展工作。努力掌握新知識，增強(qiáng)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力。

2.4 規(guī)范高校院系辦公室工作制度

規(guī)范的制度是高校院系辦公室工作正常運(yùn)行的關(guān)鍵所在，也是院系進(jìn)行科學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)，更是加強(qiáng)辦公室工作執(zhí)行力的基石。首先，要加強(qiáng)制度的執(zhí)行力，辦公室要堅(jiān)持原則，嚴(yán)格要求自認(rèn)，做到原則性和靈活性相統(tǒng)一。其次，要建立嚴(yán)格的工作規(guī)范要求。在實(shí)際工作中的規(guī)范能夠保證任務(wù)通暢，執(zhí)行效果明顯。院系辦公室工作要針對本部門實(shí)際并根據(jù)上級崗位職責(zé)要求，認(rèn)真理順工作職責(zé)，逐項(xiàng)劃分，制定出符合本部門與工作人員的工作方針，使每項(xiàng)工作都能真正落到實(shí)處。減少工作拖沓和效率低的現(xiàn)象。

綜上所述，院系辦公室最為高校教育發(fā)展的一部分，擔(dān)負(fù)著不可或缺的職責(zé)部分。院系辦公室工作執(zhí)行力的運(yùn)行直接關(guān)系到高校教育改革和發(fā)展的正常運(yùn)行與否。收集信息、協(xié)調(diào)溝通、輔助決策、提供服務(wù)是院系辦公室工作的基本職責(zé)。

［1］袁曉東.高校辦公室工作存在的問題及改進(jìn)建議［J］.黑龍江高教研究，2001（3）.

［2］陳薇.高校院系辦公室管理面臨的挑戰(zhàn)與對策［J］.武漢科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（10）.

［3］樸成杰.淺析高校辦公室管理工作存在的問題及改進(jìn)措施［J］.教育教學(xué)論壇，2009（10）.

［4］段志萍.提高高校辦公室工作水平的理性思考［J］.中國農(nóng)業(yè)教育，2005（5）.