歷 麗

(江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 會計(jì)學(xué)院，江蘇 南京 211168)

財(cái)務(wù)軟件操作中常見問題解析
——以金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版為例

歷 麗

(江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 會計(jì)學(xué)院，江蘇 南京 211168)

結(jié)合教學(xué)實(shí)踐，分析金蝶KIS 標(biāo)準(zhǔn)版財(cái)務(wù)軟件的主要功能模塊——系統(tǒng)維護(hù)及系統(tǒng)初始化設(shè)置模塊、賬務(wù)處理模塊以及工資管理、固定資產(chǎn)管理、出納管理等存在的常見操作問題，便于廣大初學(xué)者熟練掌握會計(jì)軟件。

金蝶KIS；財(cái)務(wù)軟件；問題解析

一、系統(tǒng)維護(hù)及系統(tǒng)初始化設(shè)置模塊常見問題

(一)新建賬套

新建賬套是第一步。初學(xué)者在建賬過程中經(jīng)常會選錯選項(xiàng)，導(dǎo)致建賬完成后不能修改，最后只能重新建賬套。常見的問題如下：

第一，行業(yè)性質(zhì)選擇錯誤。如果選擇企業(yè)會計(jì)制度或新會計(jì)準(zhǔn)則，則系統(tǒng)默認(rèn)一級會計(jì)科目代碼為四位數(shù)，否則為三位數(shù)代碼。例如，庫存現(xiàn)金科目在企業(yè)會計(jì)制度及新的會計(jì)準(zhǔn)則下，科目代碼為1001，如是其他行業(yè)，科目代碼是101。如選擇有誤，一級會計(jì)科目代碼長度不可以修改。

第二，賬套啟用日期錯誤。建賬過程中的各項(xiàng)參數(shù)對于整個賬套都十分重要，參數(shù)設(shè)置一旦錯誤，在完成建賬工作后將無法再做修改。這些錯誤不符合企業(yè)賬務(wù)的實(shí)際情況，有可能導(dǎo)致所建賬套最終不可用。一旦這些錯誤在完成初始化工作，甚至在處理了幾個月的賬務(wù)數(shù)據(jù)后才被發(fā)現(xiàn)，則所有的初始化數(shù)據(jù)及日常業(yè)務(wù)處理工作都必須重做。

(二)系統(tǒng)初始化

系統(tǒng)初始化項(xiàng)目包括賬套選項(xiàng)、幣別、核算項(xiàng)目、會計(jì)科目、初始數(shù)據(jù)、用戶及權(quán)限分配及關(guān)閉初始化啟用新賬套等。在此過程中常見的問題有：

采用美國GE四維彩色多普勒超聲儀為患者進(jìn)行檢查，腹部探頭、容積探頭頻率分別為4～8MHz、2～5MHz，檢查過程中需要充盈膀胱，保持平臥位，對體位進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以配合探頭變化完成檢查。從不同角度對子宮病變大小、位置及數(shù)目進(jìn)行檢查，同時明確病變和周圍組織、附件之間存在的關(guān)系。檢查時先予以二維超聲，對各種占位性病變現(xiàn)象進(jìn)行統(tǒng)計(jì)記錄；對于擬診為子宮內(nèi)膜癌的患者，需要與臨床資料結(jié)合進(jìn)行綜合性分析，并予以臨床分期，按照相同的方式完成四維彩色多普勒超聲檢查，綜合評析檢查結(jié)果。

第一，賬套選項(xiàng)—高級選項(xiàng)設(shè)置時一定要勾選“允許核算項(xiàng)目分級顯示”。在設(shè)置核算項(xiàng)目—部門時，如果部門之間有上下級關(guān)系，要輸入此部門的上級部門代碼，否則，系統(tǒng)會顯示“根據(jù)系統(tǒng)在賬套高級選項(xiàng)中的設(shè)置，不允許分級設(shè)置核算項(xiàng)目”。例如，在輸入核算項(xiàng)目—部門—0101金工車間時，由于存在上級部門01生產(chǎn)部，因未勾選“允許核算項(xiàng)目分級顯示”，就會出現(xiàn)“根據(jù)系統(tǒng)在賬套高級選項(xiàng)中的設(shè)置，不允許分級設(shè)置核算項(xiàng)目”。此時需在賬套選項(xiàng)—高級選項(xiàng)中重新設(shè)置。

第二，科目設(shè)置。根據(jù)單位核算的具體需要，可以將科目設(shè)置分為三種情況：新增、修改與刪除。當(dāng)核算單位需要而會計(jì)科目表中沒有相應(yīng)科目時，選擇新增會計(jì)科目；當(dāng)核算單位不需要而會計(jì)科目表中存在該科目，選擇刪除該科目，也可以選擇不刪除，均不影響后期核算；當(dāng)核算單位需要的會計(jì)科目與會計(jì)科目表不一致時，選擇修改會計(jì)科目。例如：核算單位需要的是“應(yīng)付職工薪酬”，而會計(jì)科目表中是“應(yīng)付工資”，此時選擇修改會計(jì)科目。又如：核算單位對主營業(yè)務(wù)收入科目需要設(shè)置多個核算項(xiàng)目，分別是往來單位、職員、庫存商品，此時也要對科目表中的單一核算項(xiàng)目或無核算項(xiàng)目進(jìn)行修改。需注意的是，只有對所有的會計(jì)科目都維護(hù)好之后，才能進(jìn)行期初余額的錄入。

第三，初始數(shù)據(jù)錄入時在會計(jì)科目欄中沒有應(yīng)收賬款科目，無法錄入數(shù)據(jù)，但檢查會計(jì)科目選項(xiàng)中確實(shí)有應(yīng)收賬款。原因在于設(shè)置應(yīng)收賬款科目時選擇單一核算往來單位，但在核算項(xiàng)目設(shè)置往來單位時，沒有錄入相關(guān)的往來單位。只要在核算項(xiàng)目往來單位中增加相關(guān)往來單位即可，如001洛陽軸承廠、002華東公司等。

第四，初始數(shù)據(jù)錄入結(jié)束后，點(diǎn)擊試算平衡表，系統(tǒng)提示“試算平衡表不平衡”。原因如下：一是相關(guān)數(shù)據(jù)錄入錯誤，此時要仔細(xì)核對數(shù)據(jù)，修改為正確的數(shù)據(jù)即可；二是數(shù)據(jù)錄入正確，但相關(guān)科目借貸方向錯誤。如果初始數(shù)據(jù)錄入過程中，系統(tǒng)提示“科目6001下設(shè)的核算項(xiàng)目數(shù)據(jù)不平衡”，原因在于設(shè)置主營業(yè)務(wù)收入時，將其設(shè)置為多核算項(xiàng)目。例如，多核算項(xiàng)目分別為：往來單位、職員、庫存商品，那么，在錄入主營業(yè)務(wù)收入數(shù)據(jù)時對于其下設(shè)的每一項(xiàng)核算項(xiàng)目都要輸入相關(guān)數(shù)據(jù)，并保持核算項(xiàng)目的合計(jì)數(shù)分別相等，即往來單位的合計(jì)數(shù)等于職員的合計(jì)數(shù)，等于庫存商品的合計(jì)數(shù)，此時，“科目6001下設(shè)的核算項(xiàng)目數(shù)據(jù)不平衡”的提示消失，才可以繼續(xù)錄入其他數(shù)據(jù)。與主營業(yè)務(wù)收入類似的還有主營業(yè)務(wù)成本，如下設(shè)多核算項(xiàng)目，處理方式與主營業(yè)務(wù)收入相同。保證初始數(shù)據(jù)試算平衡，一定要先檢查是否將所有的本位幣、外幣、輔助賬、數(shù)量金額賬、固定資產(chǎn)等全部數(shù)據(jù)錄入完畢并保證數(shù)據(jù)的正確性。

(三)賬套備份與恢復(fù)

初始化處理結(jié)束后最后一項(xiàng)工作就是啟用賬套。為保證使用軟件財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性，要對賬套定期做數(shù)據(jù)備份。備份后生成*.AIB文件,賬套文件的擴(kuò)展名為*.AIS文件。在此過程中常見的問題如下：

數(shù)據(jù)備份時，系統(tǒng)提示“文件C:\programfiles\Kingdee\Kis\*．AIB已經(jīng)存在，是否重命名備份文件為*2013-06-03.AIB？”。這是因?yàn)樵贑盤目錄下有一個相同名字的AIB文件，此時可選擇備份在其他目錄下，例如U盤，或者對以上提示點(diǎn)擊“是”，此時系統(tǒng)會在同一目錄下以當(dāng)天的日期重命名這一備份文件。

賬套恢復(fù)時，打開“文件”菜單，點(diǎn)擊“賬套恢復(fù)”，打開備份文件的路徑卻找不到AIB備份文件，此時要檢查該備份文件的擴(kuò)展名AIB是否存在。這是因?yàn)橐粋€完整的賬套備份文件名稱是由文件名和擴(kuò)展名構(gòu)成的，而賬套備份文件的擴(kuò)展名為AIB，例如備份文件“金星科技.AIB”,如備份文件為“金星科技”，則在恢復(fù)賬套時找不到該文件，此時必須將文件名及擴(kuò)展名寫全才可以恢復(fù)賬套。

二、賬務(wù)處理模塊常見問題

(一)憑證處理

會計(jì)憑證包括憑證的錄入、換人審核及記賬處理。在會計(jì)憑證處理過程中常見的問題有：

憑證錄入后無法保存，檢查憑證的錄入日期，如果制單日期在當(dāng)前的會計(jì)期間之前，則系統(tǒng)不允許輸入并保存，或者是由于憑證字選錯。此時，只有修改為正確的憑證號后才可以保存。

錄入記賬憑證時憑證字為灰色，無法選擇。原因是在賬套選項(xiàng)—憑證標(biāo)簽頁中未選定“憑證需要憑證字”選項(xiàng)。遇到這種情況時，可以點(diǎn)擊系統(tǒng)維護(hù)—賬套選項(xiàng)—憑證功能，勾選憑證字的相關(guān)設(shè)定，完成憑證字新增或者修改操作。

以管理員或其他的身份無法查詢憑證。原因是在設(shè)置管理員或其他人權(quán)限時，未設(shè)置查詢憑證的權(quán)限，或者有查詢權(quán)限，但在對該人員授權(quán)時授權(quán)范圍未選擇“所有用戶”。此時需要在工具菜單—用戶管理中對該人員重新授權(quán)，并且授權(quán)范圍為“所有用戶”。

憑證不能過賬。原因之一是在系統(tǒng)維護(hù)—賬套選項(xiàng)—憑證標(biāo)簽頁中選定“憑證過賬前必須經(jīng)過審核”的選項(xiàng)，而此憑證并未審核。此時只要審核憑證或者不勾選“憑證過賬前必須經(jīng)過審核”即可過賬。原因之二是上期未結(jié)賬，本期不能過賬。

(二)期末處理

期末處理主要包括自動轉(zhuǎn)賬、期末調(diào)匯和結(jié)轉(zhuǎn)損益，在這個過程中容易出現(xiàn)的問題有：

自動轉(zhuǎn)賬定義下，生成憑證時出現(xiàn)“所有需要結(jié)轉(zhuǎn)的科目已經(jīng)結(jié)平，沒有生成轉(zhuǎn)賬憑證”。出現(xiàn)此問題時首先應(yīng)仔細(xì)檢查公式定義是否正確，在公式定義時該賬戶是否實(shí)行輔助賬核算，輔助賬的信息是否錄入正確。其次是檢查賬簿記錄，公式定義中涉及的賬戶是否為“0”。如果賬戶為“0”，則肯定不能生成憑證；或者賬戶并不為“0”，但本期未過賬，則應(yīng)對相關(guān)憑證先記賬，因?yàn)檗D(zhuǎn)賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提取、經(jīng)處理后生成的?？傊?，在調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑證模板生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須將本月發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)登記入賬。

期末調(diào)匯時，顯示“本期沒有外幣業(yè)務(wù)，沒有必要進(jìn)行期末調(diào)匯”。原因在于科目設(shè)置時未勾選“期末調(diào)匯”選項(xiàng)。只要在系統(tǒng)維護(hù)模塊會計(jì)科目中找到相應(yīng)的銀行存款或明細(xì)科目，確認(rèn)該銀行存款有外幣業(yè)務(wù)，并勾選“期末調(diào)匯”即可?？傮w說來，在執(zhí)行期末調(diào)匯之前，要在賬務(wù)系統(tǒng)的初始化設(shè)置中設(shè)置外幣匯率；輸入外幣業(yè)務(wù)憑證時輸入外幣發(fā)生額；期末輸入調(diào)整匯率，并將涉及外幣科目的會計(jì)憑證執(zhí)行記賬操作。進(jìn)行“生成憑證”時給出匯兌損益入賬科目。期末執(zhí)行“期末調(diào)匯”后，系統(tǒng)就可以自動給出匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)的憑證了。

結(jié)轉(zhuǎn)損益。結(jié)轉(zhuǎn)損益主要用于在一個會計(jì)期間終了時將損益類科目的金額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤中，所以要保證所有損益類憑證已入賬才能進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。當(dāng)系統(tǒng)提醒“本期還有未過賬的損益科目憑證，是否繼續(xù)結(jié)轉(zhuǎn)損益？”，此時應(yīng)選擇“否”，然后退出結(jié)轉(zhuǎn)損益界面，回到查詢憑證窗口，查詢有哪幾張憑證尚未審核或未記賬，對沒審核的憑證進(jìn)行審核然后記賬，最后再回到結(jié)轉(zhuǎn)損益窗口進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。特別注意，應(yīng)先完成自動轉(zhuǎn)賬、期末調(diào)匯，對上述憑證記賬后才進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)損益工作。

(三)報(bào)表處理

報(bào)表公式錄入完成后無法取數(shù)。原因之一在于賬務(wù)處理系統(tǒng)中有的憑證沒有記賬，那么就應(yīng)先返回總賬系統(tǒng)中進(jìn)行憑證的記賬操作(如果沒有審核的話，要先進(jìn)行審核)，然后再次打開報(bào)表文件，執(zhí)行“重算”命令進(jìn)行取數(shù)，點(diǎn)擊“格式”按鈕，公式就變?yōu)閿?shù)字，再點(diǎn)“格式”又顯示公式。原因之二是公式設(shè)置錯誤，此時需重新設(shè)定公式。

三、其他模塊常見問題

金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版財(cái)務(wù)軟件中除了設(shè)置總賬的各模塊，還設(shè)置了工資管理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊以及出納管理等模塊，常見問題如下：

一是工資管理模塊中工資費(fèi)用分配時不能生成憑證或生成的憑證錯誤。根據(jù)工資費(fèi)用分配向?qū)гO(shè)置費(fèi)用分配參數(shù)時，如參數(shù)設(shè)置的四個選項(xiàng)即職員類別、工資項(xiàng)目、費(fèi)用科目代碼和應(yīng)付工資代碼都存在內(nèi)容，就形成一組對應(yīng)關(guān)系。對應(yīng)關(guān)系需要一一設(shè)定，所有對應(yīng)關(guān)系在進(jìn)行工資分配時就會按該項(xiàng)目對應(yīng)關(guān)系進(jìn)行分配。因此，在設(shè)置參數(shù)對應(yīng)關(guān)系之后，應(yīng)進(jìn)行檢查，以防誤輸入對應(yīng)關(guān)系。另外，在設(shè)置職員類別時，如果將類別選錯，也會出現(xiàn)錯誤的憑證。例如，張歡為金工車間人員，設(shè)置類別時將其誤設(shè)為財(cái)務(wù)科人員，則生成的憑證應(yīng)計(jì)入制造費(fèi)用—金工車間就會被錯記入管理費(fèi)用。因此必須到系統(tǒng)維護(hù)—核算項(xiàng)目—職員選項(xiàng)中將職員的類別改正。

二是固定資產(chǎn)管理模塊中計(jì)提折舊時無法生成記賬憑證。原因之一是系統(tǒng)初始化過程中在對固定資產(chǎn)卡片資料進(jìn)行設(shè)置時，有關(guān)參數(shù)設(shè)置和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入出現(xiàn)錯誤。此類錯誤若發(fā)生在啟用賬套前，則可以在初始數(shù)據(jù)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)部分進(jìn)行修改；如果在啟用賬套后，則無法修改錯誤數(shù)據(jù)。原因之二是啟用賬套后在固定資產(chǎn)模塊錄入固定資產(chǎn)資料時相關(guān)參數(shù)和數(shù)據(jù)等出現(xiàn)錯誤。此時可以直接在固定資產(chǎn)模塊中進(jìn)行修改。

三是出納管理模塊中不能生成現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。原因之一是在系統(tǒng)維護(hù)——賬套選項(xiàng)—高級—出納設(shè)置時，沒有勾選“可以從憑證引入現(xiàn)金日記賬”、“可以從憑證引入銀行存款日記賬”。原因之二是進(jìn)行從憑證引入現(xiàn)金、銀行存款日記賬操作之前，沒有在憑證錄入窗口輸入與現(xiàn)金、銀行存款相關(guān)的記賬憑證，且未經(jīng)過審核、記賬操作，因此無法生成日記賬。所以在進(jìn)行從憑證引入現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬操作之前，必須先進(jìn)行功能參數(shù)設(shè)置。如果在同一會計(jì)期間重復(fù)多次執(zhí)行從憑證引入現(xiàn)金、銀行存款日記賬的操作，對于已經(jīng)存在的日記賬記錄，系統(tǒng)會給出“已經(jīng)存在對應(yīng)日記賬記錄，是否覆蓋？請確認(rèn)”的提示信息。

[1]黃浩嵐.財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用教程——金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版[M].南京：南京大學(xué)出版社，2009.

[2]曹小林.用友U8 財(cái)務(wù)軟件教學(xué)常見問題解析[J].商業(yè)會計(jì),2012，(22)：113-114.

[3]葛柳燕.用友財(cái)務(wù)軟件教學(xué)常見問題及解決技巧[J].財(cái)會月刊，2010，(10)：111-112.

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[責(zé)任編輯：王東霞]

AnalysisofCommonProblemsinOperationofAccountingSoftware:TakingKingdeeKISStandardVersionforanExample

LI Li

(AccountingSchool,JiangsuInstituteofCommerce,Nanjing211168,Jiangsu,China)

Combined with teaching practice, this study analyzes the common operation problems of the main function module of Kingdee software——system maintenance, initialization setting, accounting treatment, payroll control, fixed assets management, the cashier management, for offering some help to those learners who intend to proficiently master the financial software.

Kingdee Software (keep it simple); financial software; problem analysis

2013-06-04

歷麗(1971—)，女，江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院會計(jì)學(xué)院副教授。

F230

：A

：1672-2604(2014)02-0013-03