黃輝+鄭毅

摘要：文章介紹了用友U8中總賬工具的使用步驟及注意事項，以幫助使用者提高基礎檔案的輸入效率。

關鍵詞：U8 總賬工具

中圖分類號：F233 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2017）11-0096-02

在使用用友U8的各項功能之前，首先需要建立賬套（含一個默認的賬套庫），這是一項必不可少的操作。該項操作由系統(tǒng)管理員（Admin）使用“系統(tǒng)管理”功能可以很快地完成。然而，這個剛建好的賬套，實際上只是一個空容器，在計算機中是以數(shù)據(jù)庫文件的形式存在，它主要用來存放業(yè)務處理所需要的初始數(shù)據(jù)以及將來發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)。此后，需要由具備“公用目錄設置”權限的操作員將事先整理好的基礎檔案輸入到賬套中，作為后續(xù)業(yè)務處理的起點。通常，基礎檔案包括部門檔案、職員檔案、會計科目、存貨檔案、往來單位檔案等，涉及的內容較多?；A檔案的輸入是一項繁雜的工作，輸入的工作量很大。為了減輕該項工作的工作量，U8提供了一些基礎檔案設置的工具，如果能夠很好地利用這些工具，則可以大大減少該部分輸入的工作量，從而極大提高工作效率。

一、參照已有賬套建賬方式

系統(tǒng)提供建立全新空白賬套和參照已有賬套建賬兩種方式，滿足新用戶全新使用和老用戶擴展使用的要求。如果由于擴展分支機構等其他原因，需要建立一個與已有賬套相似的賬套，包含相同的基礎檔案和某些期初數(shù)據(jù)，可以選擇“參照已有賬套”方式建賬。從而在建立賬套的同時順便完成基礎檔案的輸入。

具體操作如下：

1.選擇某個賬套作為本次建賬的來源賬套。系統(tǒng)將現(xiàn)有的賬套以下拉框的形式在此欄目中表示出來，只能選擇不能輸入或修改。

2.選擇所選來源賬套的所有會計年度，表示要參照這個賬套該年度的檔案和產(chǎn)品信息進行建賬。

3.結轉檔案必選，不可取消，表示參照建賬時來源賬套的基礎檔案自動復制到新建賬套中。

4.如果需要把來源賬套中某些模塊的期初數(shù)據(jù)結轉到新賬套，勾選此項，后續(xù)還將選擇具體產(chǎn)品結轉；如果不勾選，新賬套中可以手工錄入各種業(yè)務期初數(shù)據(jù)。

5.在選擇結轉內容時分別選擇需要結轉的業(yè)務產(chǎn)品，包括各子產(chǎn)品的產(chǎn)品檔案和期初數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將在建賬后按照勾選從來源賬套結轉相應產(chǎn)品數(shù)據(jù)。

6.根據(jù)前面選擇的內容進行建賬檢查，分別檢查來源賬套的數(shù)據(jù)是否滿足各項結轉要求，并列出詳細檢查結果。如果有產(chǎn)品不滿足結轉要求，則不允許繼續(xù)建賬。

參照已有賬套建賬方式如圖1。

二、利用總賬工具

利用總賬工具可以實現(xiàn)兩個賬套之間基礎檔案的快速復制，如果兩個賬套的會計年度一致，還可以實現(xiàn)賬套中記賬憑證的復制。

基本操作方法如下：

1.首先要準備好一個提供基礎檔案數(shù)據(jù)的賬套，稱為數(shù)據(jù)源；還要新建一個賬套，稱為目的數(shù)據(jù)，以接收數(shù)據(jù)源提供的基礎檔案，要求新建賬套的相關檔案編碼方案與提供數(shù)據(jù)的賬套檔案編碼方案一致，并且新建的賬套中準備接受的檔案內容是空的。比如提供數(shù)據(jù)的賬套會計科目的編碼方案是4-2-2，則要求接收數(shù)據(jù)的賬套中會計科目的編碼方案也應該是4-2-2，并且接收數(shù)據(jù)的賬套中會計科目庫應該是空的。

2.啟動總賬工具，首先在數(shù)據(jù)源選項中注冊提供數(shù)據(jù)的賬套，可以有兩種數(shù)據(jù)源供選擇，一種是文本文件或者Access文件，另外一種是SQL Server數(shù)據(jù)庫文件，具體要看提供數(shù)據(jù)的賬套是用哪一種數(shù)據(jù)文件，用友U821以上的版本都是選擇SQL Server數(shù)據(jù)庫。如圖2所示。

3.注冊數(shù)據(jù)源時需要輸入SQL Server服務器名稱（默認為本地計算機名），SQL Server服務器超級用戶名稱（默認為sa），SQL Server服務器超級用戶密碼，提供數(shù)據(jù)的賬套號及會計年度。如圖3所示。

4.完成數(shù)據(jù)源注冊以后還需要注冊目的數(shù)據(jù)，與登錄系統(tǒng)的其他模塊一樣，輸入正確的賬套號、會計年度、操作日期等信息。如圖4所示。

5.數(shù)據(jù)源以及目的數(shù)據(jù)注冊成功以后，就可以開始基礎檔案的復制了。在需要復制的基礎檔案圖標上雙擊即可完成。值得注意的是，基礎檔案的復制是有一定操作順序的，應先從最基本信息開始，否則將無法正確完成。比如個人目錄復制應在部門目錄復制完成以后才能開始，憑證的復制應該在會計科目、憑證類別、外幣幣種等內容復制完成以后才能開始。如圖5所示。

6.各部分檔案復制成功以后系統(tǒng)會有相應的提示信息，例如會計科目復制成功以后的提示信息。如圖6所示。

參考文獻：

黃輝.會計信息系統(tǒng)理論與實踐[M].大連：東北財經(jīng)大學出版社，2017.

作者簡介：

黃輝，男，華東交通大學經(jīng)管學院教師；研究方向：會計信息化。