陳淑媛

(福州大學(xué)社會(huì)科學(xué)研究管理處，福建福州 350116)

高校科研課題檔案是指高?？蒲袡C(jī)構(gòu)或教學(xué)研究人員，在從事各類科研課題管理和研究實(shí)踐中直接形成的、能夠反映課題研究全貌、具有保存價(jià)值的各種文件材料。［1］高?？蒲姓n題檔案是高?？蒲袡n案的重要組成部分，是高校科研工作中具有核心競(jìng)爭(zhēng)力的科技信息庫(kù)，是高校學(xué)科建設(shè)和科學(xué)研究可持續(xù)發(fā)展的知識(shí)支撐體系，對(duì)于高?？茖W(xué)研究和科技服務(wù)具有重要的參考作用。

一、知識(shí)管理與高校科研課題檔案管理的關(guān)系

彼得·德魯克教授在《新型組織的出現(xiàn)》一文中指出，知識(shí)管理包括兩方面的含義:第一，對(duì)信息資源的管理，知識(shí)管理是對(duì)信息資源管理的進(jìn)一步深化;第二，對(duì)人的管理，知識(shí)管理一部分來(lái)源于可以進(jìn)行編碼的顯性知識(shí)，更重要的一部分來(lái)源于人腦中無(wú)法編碼的隱性知識(shí)。因此，知識(shí)管理的核心主要包括兩部分內(nèi)容:第一，對(duì)組織中的顯性知識(shí)進(jìn)行有效管理，在信息資源管理理念的基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，在信息系統(tǒng)中對(duì)知識(shí)進(jìn)行識(shí)別、處理、傳播和共享，最大限度地滿足用戶的需求。［2］第二，將潛在于人們頭腦中的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀妆蝗藢W(xué)習(xí)的顯性知識(shí)，便于組織內(nèi)的成員互相學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。高校科研課題檔案管理是一種對(duì)信息資源進(jìn)行有效收集、加工、存儲(chǔ)、利用的管理，是借助現(xiàn)代化管理技術(shù)和管理手段，對(duì)高校科研課題檔案信息資源進(jìn)行協(xié)調(diào)組織和有效配置的活動(dòng)。因此，高?？蒲姓n題檔案知識(shí)管理是在高?？蒲姓n題檔案信息資源管理的基礎(chǔ)上，不斷進(jìn)行深化和拓展而進(jìn)一步形成的新階段。美國(guó)戰(zhàn)略管理學(xué)家邁克爾·波特在《競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)》中指出，依據(jù)知識(shí)管理在運(yùn)動(dòng)中的管理過(guò)程，可以將知識(shí)管理分成知識(shí)的采集與識(shí)別、知識(shí)的加工和處理、知識(shí)的積累與存儲(chǔ)、知識(shí)的傳播與共享、知識(shí)的創(chuàng)新與應(yīng)用。知識(shí)管理具體流程如圖1。

圖1 知識(shí)管理的流程

高校科研課題檔案記錄了高校教學(xué)、科研人員從事科研課題項(xiàng)目研究中，產(chǎn)生和形成的研究創(chuàng)意、研究方法、研究?jī)?nèi)容與思想、最終成果、成果應(yīng)用獲獎(jiǎng)等科研活動(dòng)情況，是高?？蒲腥藛T研究成果最可靠的知識(shí)源、情報(bào)源和信息源。因此，高校科研課題檔案具有知識(shí)管理的屬性和特征，高?？蒲姓n題檔案管理體現(xiàn)出信息和知識(shí)管理的雙重性質(zhì)，兩者之間具有鮮明的契合特征。主要體現(xiàn)在:1)管理對(duì)象。知識(shí)管理是以知識(shí)為管理對(duì)象，著眼于知識(shí)的獲取、積累、處理和創(chuàng)新的過(guò)程。而高?？蒲姓n題檔案本身就是一種信息或者知識(shí)，高?？蒲姓n題檔案管理就是將移交和收集到的科研課題檔案信息進(jìn)行加工和轉(zhuǎn)化，并提供知識(shí)共享和利用的過(guò)程，實(shí)質(zhì)上就是一個(gè)對(duì)高?？蒲兄R(shí)管理的過(guò)程。2)管理特征。知識(shí)管理側(cè)重強(qiáng)調(diào)知識(shí)在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)施過(guò)程中的作用，而高?？蒲姓n題檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實(shí)際上就是在利用現(xiàn)有檔案管理知識(shí)，不斷積累、挖掘、開發(fā)和利用科研課題檔案信息資源的過(guò)程，也是一個(gè)轉(zhuǎn)化和創(chuàng)造新知識(shí)的過(guò)程。3)管理流程。知識(shí)管理流程主要是采集、處理、積累、共享與應(yīng)用的過(guò)程，而高?？蒲姓n題檔案管理流程是收集、整理、保管、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、編研和利用的過(guò)程，兩者在管理流程上具有較強(qiáng)的共同點(diǎn)和融合性。所以，高校科研課題檔案管理應(yīng)以知識(shí)管理理念為導(dǎo)向，不斷完善科研課題檔案的管理和利用工作，充分發(fā)揮科研課題檔案的知識(shí)價(jià)值，為高?？茖W(xué)研究和技術(shù)轉(zhuǎn)化提供知識(shí)服務(wù)。

高?？蒲姓n題檔案的知識(shí)管理，是高校知識(shí)管理戰(zhàn)略的一部分，它是以知識(shí)管理為導(dǎo)向的科研課題檔案管理，又是以科研課題檔案管理為基礎(chǔ)的知識(shí)管理，是將科研課題檔案知識(shí)作為高校重要的戰(zhàn)略資源、知識(shí)資產(chǎn)，通過(guò)識(shí)別、分析、綜合、提煉等一系列操作把科研課題檔案信息轉(zhuǎn)換成知識(shí)，并通過(guò)共享與利用加快知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化，最大限度地發(fā)揮和利用科研課題檔案知識(shí)，提升高校競(jìng)爭(zhēng)力的功能和作用，將豐富和寶貴的科研課題檔案知識(shí)在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，傳遞給最需要的師生及社會(huì)利用者?；谥R(shí)管理的高?？蒲姓n題檔案管理流程模型如圖2。

圖2 基于知識(shí)管理的高?？蒲姓n題檔案管理流程模型

二、高?？蒲姓n題檔案的形成特點(diǎn)與存在問(wèn)題

高?？蒲姓n題管理模式是以課題(項(xiàng)目)為中心，以科研課題組為基本活動(dòng)單元，開展課題組織研究的一種科研管理模式?？蒲姓n題研究一般經(jīng)歷五個(gè)階段，即:科研準(zhǔn)備階段、研究階段、總結(jié)驗(yàn)收階段、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段和成果推廣應(yīng)用階段。高校科研課題檔案作為科研課題各個(gè)階段形成的有保存價(jià)值的各種載體材料，具有一些區(qū)別于高校其他類別檔案的形成特點(diǎn)，主要包括四個(gè)方面:1)文件材料成套性。［3］科研課題檔案是依附于科研課題項(xiàng)目而形成的一整套檔案，是一個(gè)不可分割的整體，具有成套性的特點(diǎn)，也是科研課題檔案最為顯著的特征。2)形成時(shí)間階段性?？蒲姓n題研究一般都有一定的時(shí)間要求，課題整體完成有明確的時(shí)間期限，每個(gè)項(xiàng)目階段也有具體的時(shí)間規(guī)定，在科研課題研究的每個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生不同的文件材料，從而需要在科研課題研究的不同階段，對(duì)科研課題檔案進(jìn)行收集與積累。3)檔案內(nèi)容專業(yè)性。高?？蒲姓n題項(xiàng)目主要是針對(duì)科學(xué)理論與實(shí)踐中重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題展開立項(xiàng)與研究，多為某一研究領(lǐng)域的前沿問(wèn)題，具有很強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)，這也決定了科研課題檔案內(nèi)容的專業(yè)性。4)載體形式多樣性。由于科研課題的研究領(lǐng)域、研究?jī)?nèi)容、研究對(duì)象和研究方法的不同，必然會(huì)出現(xiàn)科研課題檔案載體形式的多種多樣，如:實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖片、論文、著作、研究報(bào)告、軟件代碼、視音頻材料等。

由于高校科研課題檔案的形成周期較長(zhǎng)、載體多樣、內(nèi)容繁多，在高?？蒲姓n題檔案管理過(guò)程中，容易出現(xiàn)科研課題歸檔材料不完整、歸檔材料不規(guī)范，科研課題檔案開發(fā)利用成果不多等現(xiàn)象。直接影響了高?？蒲姓n題檔案的管理質(zhì)量與服務(wù)水平，使科研課題檔案的利用效果受到了很大的限制。

一是科研人員的檔案意識(shí)比較薄弱。高?？蒲姓n題研究人員主要關(guān)注課題內(nèi)容研究、項(xiàng)目驗(yàn)收、鑒定結(jié)題等環(huán)節(jié)，對(duì)于科研課題檔案的收集、積累和歸檔意識(shí)比較薄弱?？蒲腥藛T雖然能夠在項(xiàng)目鑒定前按照要求準(zhǔn)備材料，但是在科研課題材料歸檔的時(shí)候，往往是有多少歸多少，有什么歸什么，個(gè)別人少交、拒交的現(xiàn)象屢有發(fā)生，科研課題檔案的完整程度很難保證。同時(shí)，由于有些科研課題研究團(tuán)隊(duì)是虛擬的臨時(shí)組織，科研人員流動(dòng)性較大，科研課題研究過(guò)程經(jīng)常中途換人，使得某些科研課題材料周期過(guò)長(zhǎng)、經(jīng)手人過(guò)多，在移交過(guò)程中，由于缺乏必要的檔案歸檔意識(shí)，容易造成一些科研課題材料的缺失。

二是科研課題檔案管理制度不夠健全。有些高校對(duì)于科研課題檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有實(shí)行以課題負(fù)責(zé)人為中心的立卷制度，而是由科研管理部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔。由于科研課題檔案的專業(yè)性強(qiáng)，科研管理人員不可能完全鑒別相關(guān)科研課題材料的完整性和重要性，容易忽略和遺漏一些具有重要價(jià)值的科研課題檔案材料的歸檔。同時(shí)，在科研課題研究過(guò)程中，對(duì)于科研課題檔案的形成要求、歸檔范圍沒(méi)有提出具體規(guī)定，缺乏一些行之有效的規(guī)章制度和工作細(xì)則，致使科研課題檔案的流向和收集主體不夠明確，職責(zé)分工不夠清晰，給檔案的收集工作帶來(lái)很大困難，收集到的科研課題檔案往往不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、不規(guī)范。

三是科研課題檔案管理手段相對(duì)落后。由于各個(gè)高?？蒲姓n題檔案管理水平參差不齊，有些高校科研課題檔案管理手段仍比較滯后，許多科研課題檔案的查詢和利用往往還停留在手工管理階段。查詢者需要先查詢案卷目錄、文件目錄，根據(jù)文件目錄的標(biāo)識(shí)調(diào)閱檔案案卷，致使科研課題檔案的查詢效率比較低下。有些高?？蒲姓n題檔案用戶在利用科研課題檔案信息時(shí)，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)或者入口，缺乏具體的檔案利用導(dǎo)航的功能，給科研課題檔案利用帶來(lái)許多不便。同時(shí)，用戶在登陸多個(gè)系統(tǒng)或者平臺(tái)時(shí)，由于各個(gè)平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)經(jīng)常還存在某些不一致的現(xiàn)象，缺乏一個(gè)權(quán)威和可靠的統(tǒng)一利用平臺(tái)，使得科研課題檔案資源難以得到充分展示，直接影響了用戶對(duì)高校科研課題檔案的利用效果。

四是科研課題檔案缺乏資源開發(fā)與共享利用。一些高?？蒲姓n題檔案還基本處于傳統(tǒng)的管理狀態(tài)，側(cè)重于對(duì)科研課題檔案的收集和保管。由于專業(yè)知識(shí)背景缺乏、檔案信息開發(fā)的意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致對(duì)于科研課題檔案的資源開發(fā)與編研力度不夠。甚至有些高校就沒(méi)有開展科研課題檔案的編研工作，在檔案利用上往往仍遵循“誰(shuí)立卷、誰(shuí)利用”［4］的原則，只局限于為科研課題檔案的形成者提供利用服務(wù)，這種現(xiàn)狀大大影響了高?？蒲姓n題檔案信息資源的利用質(zhì)量和共享效率。

三、基于知識(shí)管理的高?？蒲姓n題檔案管理策略

高校科研課題檔案是高?？蒲泄ぷ魅藛T的智慧結(jié)晶，可以為今后的科學(xué)研究提供參考，能有效避免科研人員盲目地開展重復(fù)性的科學(xué)研究。同時(shí)，高?？蒲姓n題檔案可以作為教師從事教學(xué)活動(dòng)的豐富素材，也是教學(xué)研究人員考核和職稱評(píng)定的依據(jù)。因此，高校應(yīng)該充分借鑒知識(shí)管理理論與方法的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)高?？蒲姓n題檔案的管理和利用，進(jìn)一步深入挖掘高?？蒲姓n題檔案的潛在價(jià)值，為學(xué)?？蒲泄ぷ鞯目沙掷m(xù)發(fā)展提供良好的知識(shí)支撐。

一是樹立科研課題檔案的知識(shí)管理理念。高?？蒲姓n題負(fù)責(zé)人及相關(guān)研究人員是科研課題檔案產(chǎn)生和形成的主體，也是高?？蒲姓n題檔案利用的最大群體，他們的檔案意識(shí)對(duì)于科研課題檔案管理的質(zhì)量和水平，具有舉足輕重的作用。因此，高?？蒲姓n題檔案管理要根據(jù)科研課題管理模式的特點(diǎn)，不斷加強(qiáng)與課題負(fù)責(zé)人及研究人員的溝通和交流?？梢岳枚喾N機(jī)會(huì)向他們介紹與宣傳檔案管理制度，或者以科研檔案專題培訓(xùn)的形式，讓他們認(rèn)識(shí)到科研課題檔案的形成、積累、整理、歸檔是科研課題研究人員不可推卸的責(zé)任。進(jìn)一步提高他們的檔案管理意識(shí)，鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理方法轉(zhuǎn)向知識(shí)管理、科學(xué)管理的方法和手段，按照知識(shí)管理的流程和方法，形成高校科研課題檔案管理事前介入、事中參與、全程監(jiān)督的知識(shí)管理新理念，有效實(shí)現(xiàn)高?？蒲姓n題檔案管理的前端控制和質(zhì)量控制。

二是優(yōu)化科研課題檔案的知識(shí)管理結(jié)構(gòu)。高?？蒲姓n題檔案管理作為課題管理的重要組成部分，應(yīng)統(tǒng)一納入課題管理模式的體系中，從科研課題檔案形成的各個(gè)階段入手，結(jié)合科研課題檔案的形成特點(diǎn)，對(duì)科研課題檔案的歸檔范圍做出明確要求和布置任務(wù)，落實(shí)科研課題檔案管理“四同步”原則，即:科研課題檔案與科研課題管理的同步布置、同步檢查、同步總結(jié)和同步驗(yàn)收。［5］把科研文件材料的形成、積累和歸檔任務(wù)，納入科研工作流程之中、納入科研人員工作計(jì)劃之中、納入科研人員崗位責(zé)任之中。在課題制管理模式下，實(shí)行扁平化的知識(shí)管理組織結(jié)構(gòu)模式，建立起科研檔案管理部門、課題管理部門、課題負(fù)責(zé)人以及課題研究人員之間，共同參與、協(xié)同管理的工作機(jī)制，充分發(fā)揮課題負(fù)責(zé)人在科研課題檔案管理結(jié)構(gòu)中的地位和作用，對(duì)科研課題檔案的形成、歸檔實(shí)施全程監(jiān)管和跟蹤管理。同時(shí)，課題承擔(dān)單位也要制定與課題相適應(yīng)的檔案管理制度和規(guī)范，保證科研課題檔案的完整與安全。另外，高?？蒲姓n題檔案管理部門在整個(gè)課題運(yùn)行過(guò)程中，要主動(dòng)對(duì)科研課題檔案的收集、整理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，在保證科研課題檔案完整性和成套性的基礎(chǔ)上，有效提高所收集的科研課題檔案材料的質(zhì)量。

三是促進(jìn)科研課題檔案的知識(shí)流轉(zhuǎn)與共享。高?？蒲姓n題檔案的開發(fā)與利用，實(shí)質(zhì)上是創(chuàng)造一種隱性知識(shí)與顯性知識(shí)互動(dòng)的機(jī)制。通過(guò)科研課題檔案隱性知識(shí)的表達(dá)和展示，有效發(fā)揮隱性知識(shí)與顯性知識(shí)的相互作用，形成新的知識(shí)流轉(zhuǎn)和共享，從而展現(xiàn)高?？蒲姓n題檔案知識(shí)庫(kù)的價(jià)值和作用。由于高?？蒲姓n題檔案所擁有的知識(shí)特征和知識(shí)屬性，決定了科研課題檔案只有實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享、知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)造，讓科研課題檔案直接服務(wù)于高校科研實(shí)踐活動(dòng)，才能體現(xiàn)高?？蒲姓n題檔案的真正價(jià)值。在高?？蒲姓n題檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該在兼顧保密性要求和尊重知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上，最大限度地提高科研課題檔案的知識(shí)共享水平。通過(guò)對(duì)科研課題檔案用戶需求信息的準(zhǔn)確調(diào)研和分析，充分開發(fā)高?？蒲姓n題檔案信息資源，對(duì)科研課題檔案信息進(jìn)行分析、綜合提煉和編輯加工，形成高?？蒲姓n題檔案的編研知識(shí)成果。［6］如專題介紹、成果簡(jiǎn)介、專業(yè)圖冊(cè)、手冊(cè)等，通過(guò)校報(bào)、專題展覽及學(xué)校網(wǎng)站等進(jìn)行宣傳、介紹，實(shí)現(xiàn)高?？蒲姓n題檔案的知識(shí)化，提供符合科研課題檔案用戶需求的信息共享與服務(wù)。

四是搭建科研課題檔案的知識(shí)管理與應(yīng)用平臺(tái)。高校科研課題檔案管理部門要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，以方便科研課題檔案用戶需求為目標(biāo)，加強(qiáng)高?？蒲姓n題檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用。第一，建立方便快捷的檢索系統(tǒng)。［7］從多角度建立多主題、多標(biāo)引的分類目錄、專題目錄等檢索工具，形成多層次、全方位的檔案信息檢索體系，能夠從不同角度、不同層次科學(xué)地揭示科研課題檔案信息的內(nèi)容，并提供網(wǎng)上查詢科研課題檔案信息的導(dǎo)航服務(wù)。第二，建立科研課題成果數(shù)據(jù)庫(kù)。從科研課題的成果名稱、課題負(fù)責(zé)人和研究人員、成果類別、成果字?jǐn)?shù)、課題經(jīng)費(fèi)、課題類別、完成時(shí)間、獲獎(jiǎng)情況等方面，建立科研課題檔案的成果數(shù)據(jù)庫(kù)?；跀?shù)據(jù)語(yǔ)義的閱讀與分析，進(jìn)行一定的智能處理，如:數(shù)據(jù)信息的輸入、修改、刪除、統(tǒng)計(jì)、輸出等功能，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度和信息的實(shí)效性，便于利用者更加快速地處理和查找科研課題檔案信息，最大程度地提高科研課題檔案信息的檢索效率，有利于高效地提供和實(shí)現(xiàn)科研課題檔案的知識(shí)服務(wù)。

總之，高?？蒲姓n題檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要科研人員、課題管理者、檔案管理部門共同努力，充分運(yùn)用知識(shí)管理的理念，制定切實(shí)可行的制度和方法，加強(qiáng)科研課題檔案的前端控制和后期驗(yàn)收，才能從根本上提高高?？蒲姓n題檔案的管理質(zhì)量和管理水平，更好地為高校、社會(huì)提供科研課題檔案信息資源的共享服務(wù)。

注釋:

［1］張世林:《高?？蒲姓n題檔案形成機(jī)理與管理模式的創(chuàng)新》，《檔案學(xué)研究》2010年第4 期。

［2］李華偉:《知識(shí)管理的理論與實(shí)踐》，北京:華藝出版社，2002年。

［3］侯麗麗:《淺析高校科研課題檔案的特點(diǎn)及管理》，《云南檔案》2008年第11 期。

［4］姜 梅、李 晶:《開發(fā)高?？蒲袡n案，實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源共享》，《北京電子科技學(xué)院學(xué)報(bào)》2011年第3 期。

［5］李 平:《課題制背景下的科研檔案管理》，《中國(guó)檔案》2013年第5 期。

［6］汪 潔:《高?？蒲袡n案管理存在問(wèn)題及對(duì)策研究》，《浙江海洋學(xué)院學(xué)報(bào)》(人文科學(xué)版)2011年第1 期。

［7］陳少毅、孫麗芳:《基于知識(shí)管理的高校檔案館信息資源建設(shè)探析》，《檔案與建設(shè)》2010年第12 期。