郭曉杰

【摘 要】據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止到2008年初全國(guó)共有7543.8萬名共青團(tuán)員，而且共青團(tuán)員的人數(shù)還在繼續(xù)增加。其中，共青團(tuán)員當(dāng)中百分之五十都是在校學(xué)生。但是，目前各所高校對(duì)團(tuán)員的信息管理卻存在很多紕漏，使得團(tuán)內(nèi)工作很難有效的展開，在這種情況下，就需要建立一個(gè)信息管理系統(tǒng)來解決這個(gè)難題。

【關(guān)鍵詞】信息管理系統(tǒng)；便捷化；網(wǎng)絡(luò)化

中華人民共和國(guó)成立前夕，一場(chǎng)聲勢(shì)浩大的“五四”運(yùn)動(dòng)應(yīng)運(yùn)而生，其深刻影響有目共睹。共青團(tuán)的成立，也表示廣大青年在社會(huì)發(fā)展中的重大作用。同時(shí)中國(guó)的歷屆領(lǐng)導(dǎo)人都給予廣大青年殷切的希望，江澤民曾說過“青年強(qiáng)則國(guó)家強(qiáng)”。這是對(duì)共青團(tuán)在社會(huì)中地位的認(rèn)可和重視。胡錦濤同志也提出了“兩個(gè)全體青年”的指示。這些都充分說明了中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)廣大青年的重大期望。所以，對(duì)共青團(tuán)的管理顯得尤為重要。

1.高校信息管理系統(tǒng)的概述

共青團(tuán)員中的百分之五十都是學(xué)生，因此共青團(tuán)的信息管理主要集中于各大高校。各大高校作為培養(yǎng)高素質(zhì)人才的搖籃，學(xué)生的信息管理可謂駕馭輕熟。但是，對(duì)于共青團(tuán)的的信息管理很多還是停留在紙質(zhì)檔案階段。這樣就直接造成了相關(guān)工作人員工作量巨大，雖然投入大量的人力物力，卻收效甚微，使得各項(xiàng)團(tuán)內(nèi)工作難以展開。

所以，“改善”是迫在眉睫。只有共青團(tuán)員便捷化的信息管理，團(tuán)內(nèi)的工作人員才能利用最少的時(shí)間做最多的工作，從而達(dá)到既定的要求。

2.傳統(tǒng)共青團(tuán)信息管理的弊端

近年來，各大院校因?yàn)樯磫栴}，越來越多的高校開始擴(kuò)大招生，直接造成了學(xué)生的信息量增多，隨之共青團(tuán)員的數(shù)量也在不斷增加，這樣就給各個(gè)高校內(nèi)的團(tuán)內(nèi)工作造成不小壓力。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足需求。其存在問題主要有：

2.1紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)空間上的缺點(diǎn)特別明顯

紙質(zhì)檔案的管理一般都會(huì)需要占用很大的空間。一般學(xué)校都會(huì)把相同的檔案放置在一間或幾間檔案室里。管理需要耗費(fèi)很多的管理者和物資，整理和更新會(huì)相當(dāng)?shù)穆闊?/p>

2.2易受環(huán)境的影響，錯(cuò)誤率高

生活環(huán)境會(huì)在無形中對(duì)紙張?jiān)斐梢欢ǔ潭鹊膿p壞，更何況是極端天氣。比如說：高溫天氣，濕度較大或者強(qiáng)光刺激等等因素都會(huì)使紙張的壽命變短。由于保存時(shí)間過長(zhǎng)，紙張上的字跡也會(huì)出現(xiàn)模糊不清，暈染等現(xiàn)象。

3.共青團(tuán)信息管理系統(tǒng)電子化的必要性

互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)不僅對(duì)直接企業(yè)的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生巨大的效益，對(duì)各大高校信息管理業(yè)起到了一定的積極作用，如果只是單純依靠傳統(tǒng)的管理模式，淘汰是無可厚非的。在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，學(xué)校也只有緊跟時(shí)代號(hào)召，不斷提高自身的能力，才能不被社會(huì)淘汰。其中學(xué)校信息管理的重要組成部分“共青團(tuán)信息管理”的網(wǎng)絡(luò)化顯得尤為重要。該系統(tǒng)建立在計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)之上，通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，幫助各個(gè)高校實(shí)現(xiàn)對(duì)共青團(tuán)信息科學(xué)的管理，同時(shí)提高團(tuán)內(nèi)工作的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享。通過構(gòu)建一個(gè)信息平臺(tái)去實(shí)現(xiàn)對(duì)團(tuán)組織的管理，數(shù)據(jù)的交換、及時(shí)更新，以及團(tuán)員的管理等。

4.共青團(tuán)信息管理系統(tǒng)的重要組成部分

共青團(tuán)信息管理系統(tǒng)有幾個(gè)必不可少的重要組成部分，主要有：

4.1共青團(tuán)員基本信息管理

這是所有信息系統(tǒng)中最基礎(chǔ)也是最重要的一個(gè)組成環(huán)節(jié)，主要是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校里所有

共青團(tuán)員的信息管理，主要有信息的添加、修改、刪除，查找等。

4.2共青團(tuán)員的成績(jī)管理

成績(jī)管理是為以后評(píng)選優(yōu)秀團(tuán)員，優(yōu)秀團(tuán)干做準(zhǔn)備。將各個(gè)學(xué)生的單科成績(jī)，總成績(jī)以及在班級(jí)內(nèi)，年級(jí)內(nèi)排名錄入到系統(tǒng)中，方便以后進(jìn)行查詢。

4.3共青團(tuán)員的獎(jiǎng)勵(lì)與處罰管理

獎(jiǎng)懲管理也是作為日后優(yōu)秀團(tuán)干選擇的重要參考，通過記錄各個(gè)團(tuán)員獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰來實(shí)現(xiàn)，包括校外的獎(jiǎng)懲來設(shè)立一個(gè)擇優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)。

通過一定的信息模塊管理，在最后會(huì)自動(dòng)生成一張?jiān)u價(jià)表，從這張?jiān)u價(jià)表上可以看出團(tuán)員的基本信息、班級(jí)排名、年級(jí)排名，獎(jiǎng)懲情況等等。

5.Web技術(shù)在信息管理中的應(yīng)用

據(jù)專家統(tǒng)計(jì)，在較多的高校當(dāng)中，共青團(tuán)信息管理系統(tǒng)一般采用的是Web技術(shù)，該系統(tǒng)使用起來非常方便，每個(gè)信息管理模塊分的異常清晰，查找起來非常方便同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。不僅如此，該系統(tǒng)的使用壽命非常長(zhǎng)，數(shù)據(jù)處理能力較強(qiáng)。這樣的系統(tǒng)可以說滿足了各大高校對(duì)信息管理的所有需求。

Web本身是一套非常復(fù)雜的組成，但其目的是為了向一些瀏覽器的用戶提供一個(gè)易于操作的平臺(tái)。其應(yīng)用領(lǐng)域分布各大領(lǐng)域，包括金融業(yè)，氣象方面，遠(yuǎn)程教育，信息管理等等。其有點(diǎn)主要有兩點(diǎn)：（1）用高科技的的超文本技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息與信息的鏈接（2）實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)時(shí)共享。即用新應(yīng)用層的協(xié)議去實(shí)現(xiàn)分布式的信息共享。

6.信息管理系統(tǒng)的不足

雖然各個(gè)高校運(yùn)用多種信息管理系統(tǒng)，雖然得到一定程度上的應(yīng)用和推廣，有一些需要改進(jìn)的地方還需注意：

6.1界面設(shè)計(jì)不夠美觀

界面設(shè)計(jì)是人與機(jī)器之間傳遞和交換信息的介質(zhì)，即傳播媒介。其重要性可想而知，目前的一些信息管理系統(tǒng)的界面以“易操作性”為首要原則，漸漸忽略了其美觀性?！懊烙^性”雖不影響操作。隨著科技發(fā)展，種種便捷性已被滿足，“美觀”也將漸漸走進(jìn)大家視野，大勢(shì)所趨。

6.2系統(tǒng)更新問題

共青團(tuán)的信息管理系統(tǒng)存在一個(gè)更新問題，從紙質(zhì)檔案過渡到電子檔案雖具有跨時(shí)代的意義。但存在同紙質(zhì)檔案相同的弊端，即更新問題。隨著學(xué)校學(xué)生的入學(xué)，畢業(yè)等，信息要時(shí)常更新。另外，從更高層面來說，該系統(tǒng)是以建造一個(gè)協(xié)同應(yīng)用的系統(tǒng)平臺(tái)，那你如何將該平臺(tái)與未來進(jìn)行通用，即建造一個(gè)與未來通用性的系統(tǒng)，還需要更多的科學(xué)家與學(xué)者進(jìn)行溝通研究。

7.結(jié)束語

共青團(tuán)信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化對(duì)這個(gè)校園的團(tuán)員信息進(jìn)行整合，分類與記錄。實(shí)現(xiàn)了所有信息的數(shù)字化，電子化?？偟膩碚f，共青團(tuán)信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化，電子化給學(xué)校帶來的便利是不可預(yù)估的，解決了用“手”去管理團(tuán)組織的問題，改善了團(tuán)干和團(tuán)員在工作中的耗時(shí)，耗力，效率低下的現(xiàn)象。明顯提高了各個(gè)區(qū)域的共青團(tuán)管理工作的效率。當(dāng)然，缺點(diǎn)也是日益明顯。這就需要有志之士參與其中，給國(guó)家、社會(huì)，學(xué)校帶來更多的便利。

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