黃鋒　徐其敏　陳清　吳祚友

摘要

打葉復烤企業(yè)建設煙類樣品庫，是服務卷煙工業(yè)企業(yè)和滿足科技項目研究的一項重要舉措，其樣品庫管理需結合服務需求與企業(yè)特點為出發(fā)點。通過對樣品庫管理中的四個層次目標進行研究，分別從樣品庫管理的基本要求、客戶需求和效率、樣品管控和信息跟蹤、信息整合方面進行探討和設計。最后通過樣品庫信息管理系統(tǒng)進行整合與應用，形成了對樣品的“進出按流程、在庫可視化、損溢可追溯”的管理方式，不僅發(fā)揮樣品庫的儲存功能同時也發(fā)揮樣品庫的信息庫功能，為卷煙工業(yè)企業(yè)提供多樣化的服務。

關鍵詞打葉復烤；樣品庫；管理模式

中圖分類號S-9；TS422文獻標識碼A文章編號0517-6611（2014）28-10032-03

Study and Design of Tobacco Sample Library Management Model in Tobacco Threshing and Redrying Enterprise

HUANG Feng， XU Qimin， CHEN Qing et al（Huahuan International Tobacco Co. Ltd.， Fengyang， Anhui 233121）

AbstractThe construction of the sample library as an important measure to serve the cigarette industrial enterprises and research projects in tobacco threshing and redrying enterprises， the sample library management need to combined with service demand and enterprise characteristics as starting point. Four levels of research objectives were developed in sample library management， containing basic requirements， customer demand and efficiency， sample control and information tracking， information integration and design， respectively. Finally， a management style—"out according to the process， in the library visualization， loss or income can be traced" was formed through the sample library information management system. Moreover， variety of services for cigarette industrial enterprises could offer as the sample libraries not only play a role of storing but also as an information library.

Key wordsThreshing and redrying； Sample library； Management model

隨著煙草管理理念和煙草科技發(fā)展，需要對特色優(yōu)質原料的變化情況進行跟蹤以保持卷煙品牌的穩(wěn)定性和發(fā)展，對煙草原料變化情況的掌握是保持卷煙品牌發(fā)展的基礎[1-2]，煙葉樣品作為保留了煙草原料最初信息的重要資源，是今后跟蹤和分析原料變化的前提。目前國家局在相關發(fā)展規(guī)劃文件提到[3]，要求建立科學的行業(yè)用標準物質和標準樣品庫，不斷完善行業(yè)計量檢定標準。同時，相關的煙葉研究作為提升煙草行業(yè)核心競爭力重要部分，其工作開展也需要煙葉原料樣品得到保障為前提。

復烤企業(yè)作為卷煙加工的第一車間，匯聚各地初始原料，原料收集更加方便；同時，復烤企業(yè)又是整個煙草生產(chǎn)的中間環(huán)節(jié)，承接煙草種植和卷煙工業(yè)兩個環(huán)節(jié)，方便兩方面信息的對接，建立樣品庫更能發(fā)揮好相關作用。華環(huán)國際煙草有限公司（簡稱華環(huán)公司）作為一家現(xiàn)代化服務型打葉復烤企業(yè)，從客戶品牌發(fā)展需求和國家局相關文件規(guī)劃出發(fā)，專門對煙類樣品庫進行規(guī)劃和建設，總面積達到數(shù)百平方米。然而，專門對于煙類樣品庫管理的研究缺乏相關參考，為此，華環(huán)公司開展樣品管理模式的研究與設計，通過信息化管理系統(tǒng)，對煙類樣品庫的規(guī)范高效管理進行相關探索。

1樣品庫管理目標層次分析

作為打葉復烤企業(yè)，煙葉類樣品庫建設的主要目的是為卷煙工業(yè)企業(yè)提供個性化樣品保存服務及科技項目開展提供樣品保障。然而，煙類樣品具有來源復雜、形態(tài)復雜、用途復雜等特點，樣品管理方面容易出現(xiàn)混淆丟失、保存環(huán)境限制等的問題，并不能僅用常規(guī)簡單的倉庫儲存方式進行管理，還需結合煙葉樣品特點進行深入分析和研究，挖掘煙葉資源信息，才能充分發(fā)揮煙類樣品庫的作用。

結合樣品特點和樣品庫建設需求，筆者提出對樣品庫管理的4個層次目標（圖1），一是滿足樣品保存基本要求。包括對樣品的基本安全性及流程的規(guī)范性管理，通過制度規(guī)范和流程管理，對人員權責、工作流程進行規(guī)范化。二是個性化樣品倉儲服務及倉庫可視化。根據(jù)客戶需求對倉庫的設計進行分類分區(qū)，滿足客戶多樣化的樣品存儲需求。通過信息管理系統(tǒng)，對樣品貨架空間進行虛擬可視化，提高倉儲空間利用率和效率。三是引入樣品全生命周期管理概念對樣品進行管控。通過基于基礎信息的條碼技術管理，實現(xiàn)對樣品流轉各個環(huán)節(jié)的有效管控。四是樣品信息的整合與挖掘利用。通過對軟件接口和網(wǎng)絡技術，結合條碼技術對企業(yè)內各類檢測數(shù)據(jù)、研究數(shù)據(jù)、過程信息數(shù)據(jù)等模塊信息進行整合，深度挖掘樣品的信息價值。

圖1 樣品庫管理目標層次結構分析

2 管理目標內容及實現(xiàn)

2.1樣品的安全管理及流程化管理

2.1.1

樣品的安全管理。

煙類樣品屬于一種較難貯存的樣品， 如煙葉樣品在貯存過程中易變色、易霉變、易生蟲等。因此，必須對樣品的入庫、在庫儲存、出庫的質量等進行檢查和把關，做好相關記錄，保障樣品儲存的基本安全性。

防霉、防蟲等工作是對煙類樣品庫的最基本要求，也是保障煙類樣品安全儲存最重要的工作[4-5]。由于打葉復烤企業(yè)煙類樣品來源及形態(tài)復雜，即包含初烤煙葉，也可能包含復烤后煙葉樣品等。對于復烤后煙葉由于經(jīng)過熱風烘烤，霉菌及蟲卵等得到一定的殺除，并且由于水分含量較低也起到一定抑制作用，通過密封包裝的樣品一般都具有很高的儲存安全性。對于初烤煙葉等，其水分較高且煙葉表面可能含有活的蟲卵及霉菌，需要加強對樣品的入庫檢查和把關，對不符合水分含量要求和較大霉蟲風險樣品建議不予入庫或處理后入庫，并做好記錄以便加強在庫檢查。

對于倉庫環(huán)境的防霉防蟲，必須做好對倉庫衛(wèi)生環(huán)境的檢查，同時做好詳細的質量跟蹤記錄， 發(fā)現(xiàn)有問題及時采取措施進行妥善處理，如對降濕、除霉、殺蟲等，并運用倉庫相關的環(huán)境衛(wèi)生管理標準及體系，做到清潔倉庫的目標。

2.1.2

樣品庫的流程化管理。 流程化管理不但可以提高管理的規(guī)范性，同時也可以提高管理的效率，也是目前企業(yè)物資管理非常有效的一種方式[6]。樣品流程化管理機制包含工作流與責任流兩個方面（圖2），在實際應用中工作流與責任流之間聯(lián)系密切不可分割，二者集成形成流程化管理，以提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和競爭力。

圖2樣品流程化管理內容

工作流主要將一些可以形成規(guī)模形成順序的工作或任務集成，并將工作分解成定義良好的任務、角色，按照定義的規(guī)則或流程來執(zhí)行這些任務。責任流主要體現(xiàn)在樣品流轉中，對相關人員如樣品負責人、管理員、審批人等權責進行分解和明確，形成責任約束機制。對于煙類樣品流轉的流程化，主要包含入庫流程、在庫轉移流程、出庫流程、處置返還和銷毀流程等方面。各業(yè)務過程中包括：入庫、出庫、單據(jù)錄入、修改、查詢、審核、樣品檢查等任務，任務之間進行組合以工作責任流程圖方式進行流程化明確，通過樣品庫信息管理系統(tǒng)對流程進行嚴格的限定，保證樣品管理清晰、規(guī)范、可靠。

2.2多樣化樣品存儲服務及樣品庫分區(qū)

打葉復烤企業(yè)樣品庫建設主要目的是為卷煙工業(yè)企業(yè)相關樣品提供倉儲服務和為科技項目研究提供支撐，其樣品來源和用途涉及范圍非常廣泛。同時，煙類樣品作為農產(chǎn)品，部分樣品在常溫下容易變色及發(fā)生內在化學物質轉化，特別是對于需長期存儲樣品，要求其化學成分基本不變化。因此，煙類樣品保存的關鍵是對不同要求的樣品，選擇最適宜且經(jīng)濟的保存環(huán)境。

2.2.1

樣品庫分區(qū)及樣品分類管理。 為滿足卷煙工業(yè)企業(yè)要求及實際多樣化樣品的用途需求，設計了常溫庫、低溫庫、冷藏庫三類樣品庫分區(qū)（圖3）。實際操作中，基于不同目的及用途要求，如樣品本身狀態(tài)、樣品預計儲存時間、樣品外觀要求、樣品內在化學變化要求等方面進行綜合考慮，選擇合適的樣品庫區(qū)，在保證樣品保存科學性同時也可以最大化減少樣品庫運行成本。對于需長期保存可能長達一年至數(shù)年備用樣品，可以進入冷藏庫保存，最大化保留樣品外觀及內在化學性質；對樣品狀態(tài)本身已經(jīng)干燥且時間較短樣品，由于性質穩(wěn)定可常溫庫保存；對樣品外觀及內在性質有要求但僅需保存較短時間樣品，如煙葉分級培訓樣品，進入低溫庫就可以達到其要求。所以，實際樣品的庫房選擇中，需結合專業(yè)知識和需求進行綜合考慮，這樣才能做到專業(yè)的樣品儲存服務。另外，在庫分區(qū)的基礎上，還可以進一步對不同庫房進行分區(qū)分類，分類的方式可以基于客戶、用途、產(chǎn)地、年份等進行。通過進一步的庫分類，不但可以提高樣品存放的合理性，保持同類樣品的集中，也可提高效率。

圖3 多樣化的樣品庫分區(qū)及庫容管理設計

2.2.2

樣品庫庫容管理。

打葉復烤企業(yè)作為卷煙生產(chǎn)的中間環(huán)節(jié)，其煙類樣品的等級、產(chǎn)地、用途及形態(tài)等復雜，包含各種原料、過程樣品、半成品及成品，實際操作中也很難做到樣品包裝和大小的統(tǒng)一。為保證樣品庫有限的空間發(fā)揮最大用途，需對整個樣品庫庫容情況進行實時的掌握。對于多形態(tài)化樣品，本身并不需要討論樣品核銷方式問題，問題是多形態(tài)化樣品的使用特點，在使用過程中，往往會出現(xiàn)利用本樣品的中一部分的情況而另一部分可能有其他用途但暫時無需利用的情況，此時就需要探討多形態(tài)化樣品的庫容核銷方式。核銷雖然包含樣品和庫容量兩個方面，但關鍵還是由樣品核銷決定，所以可以對樣品本身進行分解，如根據(jù)本樣品內含多少小袋、小瓶或多少重量方式，制定統(tǒng)一的核銷規(guī)則，在樣品核銷的基礎上再根據(jù)情況客觀的對庫容量進行核銷。對于庫容核銷及管理，可以通過樣品管理系統(tǒng)軟件，對樣品的庫分布、庫容量進行可視化設計，對不同的貨架容量都能直觀的了解。同時可以對樣品庫進行虛擬分類分區(qū)，實現(xiàn)對樣品庫容量和相關信息的實時掌握。

2.3樣品管控與全生命周期信息管理

全生命周期管理模式目前在部分農產(chǎn)品中已有相關應用[7]，為對樣品進行全方位的管控，筆者探究的庫內煙類樣品全生命周期管理概念，指的是進入樣品庫的樣品一旦確定其編號，將對樣品出入庫的轉移、形態(tài)變化、數(shù)量核銷、分散與集中、銷毀等樣品庫內流轉所有流程的信息記錄和管理，信息收集記錄直至樣品完全出庫或銷毀為止，掌控樣品流轉的各個環(huán)節(jié)信息。要實現(xiàn)樣品全生命周期信息管理，最重要的就是對信息進行分類、編碼和信息關聯(lián)管理。

2.3.1

樣品信息分類及編碼。

樣品所涉及的信息類型包含歸屬信息、種植信息、去向信息、狀態(tài)信息、樣品特性本身所含信息等各個方面，相關信息分類可行業(yè)有相關樣品的信息分類標準等文件[8-9]，但實際中還需結合如樣品歸屬、人員等方面信息。然而，行業(yè)中編碼體系對于打葉復烤企業(yè)的內容適用面較窄，不宜完全采用，需根據(jù)復烤企業(yè)特點和企業(yè)實際出發(fā)，研究一套結合國標、行標及企業(yè)個性特點的樣品信息分類體系和編碼規(guī)則，實現(xiàn)對信息的有效管理（圖4）。

圖4樣品信息分類及編碼規(guī)則設計流程

2.3.2

條碼技術及樣品管控。 條碼識別技術是以計算機、光電技術和通信技術的發(fā)展為基礎的一項綜合性科學技術，它是信息數(shù)據(jù)自動識別、輸入的重要方法和手段，現(xiàn)已廣泛應用到各行各業(yè)中[10-11]。通過樣品分類及編碼規(guī)則的制定，對樣品應用條碼技術管理，可大大提高管理效率，同時條碼技術也是一中非常便利的數(shù)據(jù)關聯(lián)和導入的方式，可以實現(xiàn)對樣品信息變化的精確管控。

通過對各類樣品的信息進行分類，可以提升樣品的基礎信息管理水平。同時，編制一套具有企業(yè)特點的樣品編碼體系，實現(xiàn)條碼技術管理，自動識別樣品受理、送檢、接收的整個樣品流轉工作流程，也為與其他應用系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換和

數(shù)據(jù)共享提供更加便利的選擇，進而實現(xiàn)對樣品管控與全生命周期信息管理。

2.4樣品信息的整合與利用

樣品庫的作用不應僅僅發(fā)揮樣品庫的儲存功能，同時也應發(fā)揮樣品庫的信息庫作用。樣品的信息除包含庫內流轉的全生命周期信息鏈，從樣品的各類基礎信息記錄，到樣品庫內的轉移、形態(tài)變化、數(shù)量核銷以及相關的編碼變更，最后到樣品的最終去向信息。還應該對樣品的一些出庫使用信息進行整合，如各類檢測數(shù)據(jù)、研究數(shù)據(jù)。通過對樣品庫信息管理系統(tǒng)與其他信息采集系統(tǒng)的結合，利用條碼技術的便利，對樣品的各類化學檢測數(shù)據(jù)、近紅外檢測數(shù)據(jù)、物理及外觀數(shù)據(jù)、評吸數(shù)據(jù)等進行導入整合，最終形成對樣品信息庫的作用，為卷煙工業(yè)企業(yè)和技術研究工作提供更加全面的基礎數(shù)據(jù)服務和支持。

3結語

打葉復烤企業(yè)作為整個卷煙加工中的中間環(huán)節(jié)，煙葉樣品庫的建設是以服務卷煙工業(yè)和科技項目為目的，而樣品庫管理也需結合服務需求與企業(yè)特點開展。通過對樣品管理中的4個層次目標進行研究，盡管各管理目標層次要求在不斷提高，但相輔相成，不同管理目標層次中采用了不同的管理方式，如標準化流程管理、條碼技術信息管理、樣品在庫可視化管理、庫內樣品生命周期的信息管理，各方式相互交叉組合形成樣品庫管理體系，最后通過樣品庫信息管理系統(tǒng)進行整合與應用，形成對樣品的“進出按流程，在庫可視化，損溢可追溯”管理，不僅發(fā)揮樣品庫的儲存功能，同時也發(fā)揮樣品庫的信息庫作用。目前該系統(tǒng)已在華環(huán)公司樣品庫管理中試應用，當然需要進一步經(jīng)過實踐的檢驗，提高系統(tǒng)的適用性，不斷對該管理模式進行完善。

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