李卓君 鄒玲艷　鄭偉銀 方志薇 朱曉博 李雪

摘要：本文詳細分析了建立高職院校教學(xué)秘書激勵機制的重要性，提出激勵機制構(gòu)建的基本原則，通過科學(xué)借鑒和移植其他同類高職院校的成功經(jīng)驗和可行做法，有針對性地構(gòu)建出一套面向教學(xué)秘書工作的科學(xué)有效的激勵機制模型，起到規(guī)范教學(xué)管理、提高工作效率、穩(wěn)定教學(xué)秘書隊伍、促進教學(xué)秘書全面發(fā)展的作用。

關(guān)鍵詞：高職院校 教學(xué)秘書 教學(xué)管理 激勵機制 模型

一、引言

在高職院校教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書對教學(xué)秩序的建立和運行起著至關(guān)重要的作用。教學(xué)秘書工作是保證教學(xué)管理系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，是連接系部與各職能部門之間、任課教師與學(xué)生之間教學(xué)活動的重要樞紐。隨著高職教育的快速發(fā)展和招生規(guī)模的不斷擴大，高職院校教學(xué)管理工作也隨之日益繁重，與此同時，也對教學(xué)秘書工作提出了更高的要求。在這種嚴(yán)峻的形勢下，正確認(rèn)識高職院校教學(xué)秘書的工作性質(zhì)和特點，系統(tǒng)分析教學(xué)秘書工作需求，建立教學(xué)秘書激勵機制，對于充分調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性、主動性和創(chuàng)造力，穩(wěn)定高職院校教學(xué)秘書隊伍，提高教學(xué)管理效率和管理水平，實現(xiàn)高職院校教學(xué)管理工作科學(xué)、合理、規(guī)范、有序開展，具有非常重要的研究價值和現(xiàn)實意義。

二、建立高職院校教學(xué)秘書激勵機制的重要性

（一）規(guī)范教學(xué)管理

激勵機制的制定有助于實現(xiàn)高職院校教學(xué)管理工作的科學(xué)性、有序性和創(chuàng)新性[1]。通過制定科學(xué)合理的激勵措施，能夠完善教學(xué)管理制度，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置；能夠規(guī)范教學(xué)秘書的行為，增強他們的歸屬感和凝聚力，使他們能夠安心工作，從而穩(wěn)定教學(xué)管理秩序；能夠激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情，使他們?nèi)硇耐度牍ぷ?，?chuàng)造性施展才能，從而有效促進教學(xué)管理工作的改進與創(chuàng)新。

（二）提高教學(xué)秘書工作效率

美國哈佛大學(xué)教授威廉·詹姆斯研究發(fā)現(xiàn)，組織中員工通常只發(fā)揮出20%-30%的能力，如果受到充分的激勵，其工作能力能夠發(fā)揮出80%-90%，這60%的差距是激勵作用的結(jié)果[2]。該研究表明，在能力一定的情況下，工作效率的高低，取決于激勵程度的高低。在高職院校教學(xué)管理工作中，激勵措施是調(diào)動教學(xué)秘書工作積極性的重要手段。因此，通過建立激勵機制能夠激發(fā)教學(xué)秘書的工作潛能，極大地提高他們的工作效率，實現(xiàn)工作目標(biāo)。

（三）穩(wěn)定教學(xué)秘書隊伍

完善的激勵機制是穩(wěn)定教學(xué)秘書隊伍的重要保障。激勵有助于形成一種良性工作氛圍，增強教學(xué)秘書的歸屬感，讓他們產(chǎn)生對教學(xué)秘書工作的滿足和留戀，這對管理整個教學(xué)秘書隊伍有著至關(guān)重要的影響。科學(xué)合理的激勵措施能夠增加教學(xué)秘書工作的安全感，從根本上緩解人員流失的困境，對穩(wěn)定教學(xué)秘書隊伍起到積極的促進作用。

（四）促進教學(xué)秘書全面發(fā)展

每個人都希望自己積極進取，在不斷的追求中實現(xiàn)自己的人生價值和目標(biāo)。高職院校通過激勵的方法，能夠為教學(xué)秘書提供促進個人全面發(fā)展、實現(xiàn)人生目標(biāo)的環(huán)境條件和制度保證。運用激勵機制可以引導(dǎo)教學(xué)秘書向著既定目標(biāo)邁進，努力提升自己的學(xué)歷、專業(yè)知識、管理水平、職稱、職務(wù)等。激勵會給教學(xué)秘書的工作帶來巨大的動力，從而促使教學(xué)秘書素質(zhì)不斷提高，實現(xiàn)全面發(fā)展的人生目標(biāo)。

三、高職院校教學(xué)秘書激勵機制構(gòu)建基本原則

（一）公平合理原則

高職院校應(yīng)當(dāng)注意教學(xué)秘書工資報酬分配的合理性與公平性，調(diào)節(jié)他們心理達到平衡狀態(tài)。根據(jù)公平理論[3]，教學(xué)秘書通常會將自己所做貢獻與所得報酬進行比較，并以此進行分配公平性的判斷。他們要求所得報酬與付出勞動之間達到平衡狀態(tài)，才能保證工作積極性和投入努力的程度。如果報酬低于付出勞動，則認(rèn)為分配措施不公平，就會采取降低工作積極性來達到心理上的平衡；如果報酬高于付出勞動，則會增加工作投入的努力程度，更加積極進取。激勵機制只有公平合理才能真正調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性。

（二）差異化原則

權(quán)變理論指出，在管理中要根據(jù)組織所處的內(nèi)外部環(huán)境的變化，針對不同的具體條件采取不同的管理方式方法[4]。差異化原則包括橫向和縱向兩個方面。橫向差異化原則是將教學(xué)秘書同本校其他行政工作人員進行比較。因為高職院校對于教學(xué)秘書和其他行政工作人員的準(zhǔn)入條件大致相同，而教學(xué)秘書的工作量相對較大。高職院校應(yīng)根據(jù)工作量的大小適當(dāng)拉開兩者的薪酬差距。由于教學(xué)管理工作具有長期性的特點，教學(xué)秘書在不同的職業(yè)發(fā)展階段存在著不同的需求表現(xiàn)，不能采取固定不變的激勵方式。高職院校對教學(xué)秘書的激勵需要結(jié)合權(quán)變理論，通過構(gòu)建差異化的激勵機制來增強教學(xué)秘書長期投身教學(xué)管理工作的意愿。

（三）人性化原則

人本原理是以人為主體的管理思想，尊重人、依靠人、發(fā)展人、為了人是人本原理的基本內(nèi)容和特點[5]。高職院校在構(gòu)建教學(xué)秘書激勵機制的過程中，應(yīng)實行人性化原則，注重情感因素在教學(xué)管理工作中的作用。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分理解和支持教學(xué)秘書，對教學(xué)秘書的工作加以密切關(guān)注，對于他們在工作取得的突出成績應(yīng)給予充分肯定和鼓勵，增強教學(xué)秘書的歸屬感，調(diào)動他們的工作積極性。同時，高職院校要提升教學(xué)秘書的工作愿景，讓教學(xué)秘書知道自己的工作與整體教學(xué)管理的關(guān)聯(lián)，以及對部門和學(xué)校發(fā)展的貢獻。高職院校在實現(xiàn)教學(xué)管理目標(biāo)的同時，要充分發(fā)揮教學(xué)秘書的潛能，使其個人需求得到滿足。當(dāng)個人目標(biāo)與組織目標(biāo)相一致、個人發(fā)展與組織發(fā)展相一致的時候，能夠?qū)崿F(xiàn)激勵效用的最大化[6]。

四、高職院校教學(xué)秘書激勵機制體系模型

高職院校教學(xué)秘書激勵機制是高職院校為實現(xiàn)教學(xué)管理目標(biāo)，根據(jù)教學(xué)秘書的個人需求，制定的科學(xué)有效的激勵機制，從而促進高職院校教學(xué)管理工作科學(xué)、合理、規(guī)范、有序開展，起到穩(wěn)定教學(xué)秘書隊伍、促進教學(xué)秘書全面發(fā)展的作用。根據(jù)這個指導(dǎo)思想，本文構(gòu)建出高職院校教學(xué)秘書激勵機制體系模型。該模型由需求分析系統(tǒng)、激勵設(shè)計系統(tǒng)、激勵實施系統(tǒng)、效果評價系統(tǒng)和反饋優(yōu)化系統(tǒng)五大部分組成，如圖1所示。

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圖1高職院校教學(xué)秘書激勵機制體系模型

（一）需求分析系統(tǒng)

構(gòu)建高職院校教學(xué)秘書激勵機制，首先要進行需求分析，這在整個激勵體系中處于首要位置。需求分析包括兩個方面：一是組織需求分析，即學(xué)校根據(jù)教學(xué)管理工作需要，制定發(fā)展規(guī)劃和管理目標(biāo)，從而完善教學(xué)管理規(guī)則制度，規(guī)范教學(xué)管理工作環(huán)節(jié)，實現(xiàn)學(xué)校長遠發(fā)展。二是個人需求分析，即對教學(xué)秘書的實際需求進行調(diào)查研究，真實了解教學(xué)秘書的自我發(fā)展需要。期望理論的核心是雙向期望，管理者期望員工的行為，員工期望管理者的獎賞[7]。教學(xué)秘書激勵機制的構(gòu)建，需要將這兩個方面的需求整合在一起。組織目標(biāo)需要個人努力來實現(xiàn)，個人的發(fā)展需要組織的引導(dǎo)和支持。當(dāng)個人目標(biāo)與組織目標(biāo)相一致、個人發(fā)展與組織發(fā)展相一致的時候，能夠?qū)崿F(xiàn)激勵效用的最大化。因此，高職院校在構(gòu)建教學(xué)秘書激勵機制過程中，要同時兼顧兩者的利益，同時滿足兩者的需求。

（二）激勵設(shè)計系統(tǒng)

根據(jù)需求分析的結(jié)果，有針對性地設(shè)計相應(yīng)的激勵措施，滿足教學(xué)秘書的不同需求，這是教學(xué)秘書激勵機制構(gòu)建的核心。它主要通過外在激勵和內(nèi)在激勵兩種方式來實現(xiàn)。

1.外在激勵。外在激勵是指通過對教學(xué)秘書工作的外在基本條件而采取的激勵措施，主要包括薪酬待遇、職責(zé)分工、績效考核、培訓(xùn)晉升等。

（1）薪酬待遇。提升薪酬待遇是最實際、最直接的方式。薪酬制度的制定應(yīng)注重公平合理，保持教學(xué)秘書工作的積極性和努力程度，把握心態(tài)的平衡。將教學(xué)秘書與其他行政工作人員的薪酬按照工作量適當(dāng)拉開差距，可以讓他們能夠安心工作，消除不滿情緒，以更加飽滿的熱情從事教學(xué)管理工作。教學(xué)秘書的工資待遇一般由基本工資、崗位工資、績效工資、校齡工資及各種補貼（課時、伙食、交通、通訊等）等構(gòu)成。其中，基本工資和績效工資發(fā)揮著重要的激勵作用。高職院校應(yīng)根據(jù)實際情況，適當(dāng)在基本工資和績效工資有所提升。

（2）職責(zé)分工。教學(xué)秘書應(yīng)該是專門為教學(xué)管理工作而設(shè)置的崗位，但現(xiàn)行的教學(xué)秘書崗位通常將行政秘書與教學(xué)秘書混為一談，由教學(xué)秘書兼任兩者職務(wù)，直接導(dǎo)致教學(xué)秘書工作量的增大。高職院校應(yīng)合理設(shè)置崗位職責(zé)，將行政秘書與教學(xué)秘書分開，根據(jù)教學(xué)管理工作需要，在教學(xué)秘書工作基礎(chǔ)上另外增設(shè)行政秘書崗位。同時，還需明確教學(xué)秘書責(zé)任分工，做到權(quán)責(zé)對等，盡可能減少在教學(xué)管理過程中的多頭領(lǐng)導(dǎo)、與其他人員產(chǎn)生沖突甚至推卸責(zé)任的現(xiàn)象，使工作真正做到落實到位、責(zé)任到人，避免打擊教學(xué)秘書工作積極性。

（3）績效考核。實行績效考核能夠起到正激勵和負激勵的效果[8]。正激勵能夠使教學(xué)秘書得到成就感，增強工作滿意度，而負激勵能夠促進教學(xué)秘書改進工作方式，提高工作效率。對教學(xué)秘書工作績效的考核，應(yīng)采取定性為主、適度量化的考核方式，根據(jù)實際工作狀況正確設(shè)定考核評價指標(biāo)體系，將教學(xué)秘書績效考核指標(biāo)與其他行政工作人員區(qū)別開來，體現(xiàn)差別化考核的區(qū)分度。將績效考核結(jié)果與績效獎金、職務(wù)晉升等相掛鉤，促進教學(xué)秘書積極進取，努力提高工作水平。

（4）培訓(xùn)晉升。高職院校應(yīng)根據(jù)教學(xué)管理工作要求以及教學(xué)秘書實際情況，有計劃、有重點、有組織、有針對性地對教學(xué)秘書進行培訓(xùn)和提升。組織教學(xué)秘書進行專業(yè)知識和技術(shù)能力的系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，促進教學(xué)管理工作整體水平的提高；支持教學(xué)秘書外出交流工作經(jīng)驗，開闊視野，取長補短，提高教學(xué)管理工作效率；鼓勵教學(xué)秘書提升學(xué)歷層次，給予教學(xué)秘書進一步進修深造的機會，使其職業(yè)生涯得到更好的發(fā)展；制定教學(xué)秘書職稱職務(wù)晉升制度，使他們通過級別的提升能夠享受到更好的待遇；鼓勵教學(xué)秘書參加教研教改討論會，給予申報科研課題的名額，提升科研能力，增強綜合素質(zhì)。

2.內(nèi)在激勵。內(nèi)在激勵是指通過對教學(xué)秘書個人的內(nèi)在心理狀態(tài)進行調(diào)節(jié)而達到激勵效果，主要包括情感關(guān)懷、積極性、責(zé)任感等。

（1）情感關(guān)懷。要激發(fā)教學(xué)秘書工作積極性，除了物質(zhì)的外在激勵因素以外，內(nèi)在的情感關(guān)懷也是很重要的因素。高職院校應(yīng)體現(xiàn)人文關(guān)懷，充分理解和支持教學(xué)秘書，對教學(xué)秘書的工作加以密切關(guān)注，加強溝通與交流，對于他們在工作中取得的突出成績應(yīng)給予充分肯定和鼓勵，增強教學(xué)秘書的歸屬感，使他們能夠感受到自己不是被學(xué)校管理層所遺忘的群體，從而促進他們能夠懷著感恩的心理，以更加積極的姿態(tài)投入到工作當(dāng)中。

（2）積極性。當(dāng)教學(xué)秘書能夠以積極的心態(tài)投入工作，樂觀地面對困難，主動地解決問題，必定會表現(xiàn)出強大的工作動力，形成強烈的職業(yè)歸屬感和敬業(yè)精神。因此，高職院校要對教學(xué)秘書給予充分信任，營造良好的工作氛圍，努力挖掘教學(xué)秘書內(nèi)心潛在的積極動機，引導(dǎo)他們建立積極的人格特性，充分發(fā)揮他們的工作潛能。

（3）責(zé)任感。高度的責(zé)任感來自教學(xué)秘書工作愿景的提升。高職院校應(yīng)樹立共同愿景，要讓教學(xué)秘書知道自己的工作與整體教學(xué)管理的關(guān)聯(lián)，以及對部門和學(xué)校發(fā)展的貢獻。高職院校在實現(xiàn)教學(xué)管理目標(biāo)的同時，要充分發(fā)揮教學(xué)秘書的潛能，使其個人需求得到滿足，形成發(fā)自內(nèi)心的意愿。只有當(dāng)教學(xué)秘書擁有高度愿景，認(rèn)為自己的工作將影響教學(xué)管理和學(xué)校發(fā)展，才會承擔(dān)起最高績效的責(zé)任。

（三）激勵實施系統(tǒng)

激勵的實施是對制定的激勵機制進行具體執(zhí)行的過程。在激勵措施執(zhí)行過程中能夠滿足設(shè)計激勵機制時提出的各種需求，也就是要將外在激勵和內(nèi)在激勵相結(jié)合，按照組織需求和個人需求進行執(zhí)行，從而實現(xiàn)激勵設(shè)計的效果。在激勵實施過程中，應(yīng)始終遵循公平合理、差異化和人性化的原則，同時進行動態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，以確保激勵措施得到完全落實。

（四）效果評價系統(tǒng)

在激勵措施實施一段時間后，需要對激勵實施的效果進行評價。激勵效果評價最重要的是要建立科學(xué)合理的評價指標(biāo)體系，對各評價指標(biāo)進行細化，制定出各級評價標(biāo)準(zhǔn)來作為衡量激勵效果的規(guī)范。評價的具體內(nèi)容要按照制定的標(biāo)準(zhǔn)進行執(zhí)行[9]。通過激勵效果評價，能夠直觀地反映激勵機制對教學(xué)秘書的個人發(fā)展所起到的作用，同時也是實現(xiàn)高職院校教學(xué)管理目標(biāo)的直接體現(xiàn)。

（五）反饋優(yōu)化系統(tǒng)

激勵效果的反饋與優(yōu)化是激勵機制模型中必不可少的重要環(huán)節(jié)。對激勵實施的效果進行評價之后，需要將評價反饋的結(jié)果與教學(xué)秘書的個人目標(biāo)，以及高職院校教學(xué)管理目標(biāo)進行比較，分析激勵實施的效果是否能夠滿足目標(biāo)需求。如果存在偏差，需要分析產(chǎn)生偏差的原因，確定需要完善的對象，并有針對性地進行調(diào)整和改進，以滿足目標(biāo)需求，實現(xiàn)激勵機制的優(yōu)化，從而確保激勵機制的長期性和有效性[10]。

五、結(jié)語

在高職院校中，教學(xué)秘書工作是教學(xué)管理系統(tǒng)中最重要的環(huán)節(jié)。高效有序的教學(xué)管理活動離不開教學(xué)秘書的辛勤勞動。高職院校應(yīng)高度重視教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，正確認(rèn)識和充分肯定教學(xué)秘書工作，全面系統(tǒng)分析教學(xué)秘書的需求，有針對性地建立良好的激勵機制，促使教學(xué)秘書煥發(fā)工作熱情，充分發(fā)揮教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作的重要作用，從而保證教學(xué)秘書隊伍的穩(wěn)定性，最終達到激勵的目的。

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基金項目：2013年廣東省高等職業(yè)教育教學(xué)改革項目《高職院校教學(xué)秘書激勵機制構(gòu)建與應(yīng)用研究》（項目編號：20130301044）。

（責(zé)編 張翼翔）