賈志彬

高校檔案材料對于學(xué)校來說，如同一面鏡子，詳細(xì)真實(shí)地反映了一所學(xué)校從建校初期到逐步發(fā)展的整個歷史過程，以各種不同形式真實(shí)而客觀地記載學(xué)校的教學(xué)及管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，是廣大師生員工勞動智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是認(rèn)識和把握高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一所學(xué)校的寶貴財富。所以要充分發(fā)揮這種憑證的作用，就應(yīng)該科學(xué)合理管理檔案，發(fā)揮其積極作用。就如何發(fā)揮檔案的作用淺談如下：

一、依法管理，健全檔案管理制度

檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》及檔案業(yè)務(wù)規(guī)范要求，不斷建立和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。通過建立和完善檔案收集、整理、保管、利用等一系列科學(xué)管理機(jī)制，有效保證各類檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化；通過建立檔案保密和責(zé)任追究制度，切實(shí)做好檔案數(shù)據(jù)、資料的保護(hù)工作；通過建立和完善檔案安全保管責(zé)任制，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案安全意識；通過完善檔案調(diào)閱和使用權(quán)限等工作制度，健全檔案日常管理工作。這些制度措施，不僅增強(qiáng)了檔案管理人員的檔案意識，更使檔案的保護(hù)環(huán)境，庫房管理及檔案利用等都得到極大改善，形成良好的檔案工作氛圍，為檔案工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展打好堅實(shí)基礎(chǔ)。

二、統(tǒng)一思想、轉(zhuǎn)換觀念，正確發(fā)揮檔案的作用

檔案管理工作對學(xué)校的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足學(xué)校教育教學(xué)管理現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足服務(wù)社會、服務(wù)學(xué)生，使檔案管理工作更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

1.學(xué)校行政管理方面的作用。檔案是學(xué)校行政工作的工具之一，學(xué)校任何規(guī)章制度的出臺，都是建立在原有管理制度的基礎(chǔ)之上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子計劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。

2.教學(xué)管理服務(wù)方面的作用。檔案是學(xué)校教學(xué)管理服務(wù)活動的記錄，具有憑證和參考作用。教學(xué)管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應(yīng)記錄，領(lǐng)導(dǎo)管理、教師教學(xué)活動都建立在檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，檔案整理與教育教學(xué)相互促進(jìn)，才能不斷提高教學(xué)服務(wù)和管理水平。

3.學(xué)校文化方面作用。檔案與學(xué)校文化緊密相連，是學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄和見證，檔案是學(xué)校文化的重要組成部分。通過學(xué)校的檔案我們了解到學(xué)校的成長歷程，學(xué)校的核心價值觀，以及文化氛圍，等等。那一張張照片，一段段影像，一份份文件，一件件實(shí)物，讓教職員工產(chǎn)生歸屬感、凝聚力和向心力，讓社會更深刻地了解學(xué)校的聲譽(yù)。

4.法律方面作用。檔案是當(dāng)時、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動中形成的原始記錄，真實(shí)可靠，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。能夠保護(hù)學(xué)校、教職員工、學(xué)生的合法權(quán)益不受侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。

5.培訓(xùn)方面的作用。檔案是一種重要的教育資源，其真實(shí)性和原始記錄性具有不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實(shí)的案例可以提高的培訓(xùn)的效率，提高學(xué)校辦學(xué)的整體水平。

三、發(fā)揮檔案管理作用應(yīng)注意的幾個問題

面對日益劇增的、動態(tài)的電子文件和對檔案信息的大量、及時的需求，檔案管理者不能充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理目標(biāo)，必須成為概念、知識的提供者，即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者，從而滿足企業(yè)又好又快發(fā)展的需要。由此可見做好檔案管理工作是一項(xiàng)重要任務(wù)。

1.宣傳力度需要進(jìn)一步加大，增強(qiáng)全員檔案意識。由于宣傳工作力度不夠大，工作還欠積極主動，特別是對檔案法規(guī)宣傳力度不夠，造成全員意識缺乏。有些部門不能自覺主動歸檔，有的科室歸檔質(zhì)量不好，甚至根本不做整理就統(tǒng)統(tǒng)交到檔案室，造成檔案整理不夠規(guī)范，所以，今后需著力加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化檔案意識。

2.檔案現(xiàn)代化管理工作要加強(qiáng)。隨著時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高。目前學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化處于起步階段。如何充分發(fā)揮學(xué)校檔案室的信息功能、文化功能和教育功能，為學(xué)校改革和發(fā)展服務(wù)，檔案工作人員必須做出艱苦的努力。一方面學(xué)校要加大投入力度，另一方面檔案人員必須做好基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)管理，充分發(fā)揮學(xué)校各部門和全體教職工的積極性，相互支持，形成合力。只有提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，檔案的作用才能得以充分發(fā)揮，達(dá)到為學(xué)校改革和發(fā)展提供高水平服務(wù)的目的。

總之，面對新形勢和新任務(wù)，要充分認(rèn)識檔案管理在學(xué)校管理體系中的作用，建立學(xué)校檔案知識庫，使檔案信息資源成為學(xué)校共有的知識財富。實(shí)現(xiàn)檔案價值，實(shí)現(xiàn)檔案知識共享是檔案管理的重要課題。以多種形式迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地開發(fā)、傳遞、應(yīng)用檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，已成為開發(fā)利用檔案工作的一個新特點(diǎn)。從學(xué)校工作的實(shí)際出發(fā)，隨時掌握檔案管理工作動態(tài)，及時采取相應(yīng)措施，做好提供利用的準(zhǔn)備和信息的輸出工作，滿足各項(xiàng)工作的需要，從而達(dá)到最大限度地提高檔案的利用效率。