張媛

1 電子文件的來(lái)源和電子檔案的形成

隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息管理系統(tǒng)開(kāi)始被大范圍的應(yīng)用，并開(kāi)始逐步的改變著整個(gè)辦公自動(dòng)化。通過(guò)系統(tǒng)，使得公司對(duì)文件的收發(fā)，到最后的處理，全部開(kāi)始實(shí)行現(xiàn)代化的流轉(zhuǎn)和管理，由此開(kāi)始步入電子化的時(shí)代。而針對(duì)檔案的管理，紙質(zhì)的檔案通常都較為穩(wěn)定和安全，電子檔案則容易損壞，因此最為簡(jiǎn)便的方式則是通過(guò)光盤(pán)對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)。

2 電子檔案帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

首先由于電子文件的載體是計(jì)算機(jī) ，電子檔案具有以下優(yōu)勢(shì)：信息的非人工識(shí)讀性;信息存儲(chǔ)的高密度性;信息與載體之間的可分離性;多種信息媒體的繼承性;但是也存在一定的缺點(diǎn)，比如非人工識(shí)讀型，就是要通過(guò)計(jì)算機(jī)特定的系統(tǒng)運(yùn)行程序解碼后人工才能識(shí)讀它 ，系統(tǒng)依賴(lài)性，信息可更改性，載體計(jì)算機(jī)不穩(wěn)定，并且信息和載體可分離性，造成數(shù)據(jù)丟失。

存儲(chǔ)類(lèi)型

目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤(pán)。在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大部分采用云存儲(chǔ)方式，以產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力第一的協(xié)達(dá)軟件為例，其電子檔案文件即可以存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。

3 電子檔案的管理

電子檔案區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶(hù)所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等到顯示用戶(hù)所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。因此，電子檔案管理的管理就是重中之重。

3.1 電子檔案的整理歸檔

首先，需要將所有的帶有標(biāo)識(shí)的電子文檔規(guī)整，同時(shí)將其統(tǒng)一的制成歸檔數(shù)據(jù)集。然后將其拷貝到具有永久性的存儲(chǔ)的載體之上，對(duì)該載體至少要保存2套及其以上，一套其主要做封存的保管，而另外的一套則主要提供給用戶(hù)作為查閱。在必要的時(shí)候，可以采用三套的方法對(duì)其進(jìn)行異地的保存。對(duì)加密的電子文檔，則應(yīng)該進(jìn)行解密，在解密后再將其歸檔。而在實(shí)踐的應(yīng)用當(dāng)中，我們通常采取的載體首先選擇只讀;其次為一次寫(xiě)光盤(pán);再次則為可擦寫(xiě)光盤(pán);最后為磁帶。在存儲(chǔ)當(dāng)中，不能應(yīng)用軟磁盤(pán)作為歸檔的電子文檔的處理。

在電子文件的載體上面，要貼好相關(guān)的標(biāo)簽，在標(biāo)簽的上面還必須要有名稱(chēng)、保管期限、密級(jí)等各方面的信息。同時(shí)將與其對(duì)應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。其中如果需要進(jìn)行長(zhǎng)期保管和存儲(chǔ)的文檔，則需要將電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄都全部存到同一個(gè)電子載體的上面，而如果是自行開(kāi)發(fā)的軟件，則也需要將其存到一個(gè)載體上面。在這個(gè)載體上保存的文章至少在1年的時(shí)間。

3.2 電子檔案的鑒定。

電子文件歸檔的鑒定，則主要是在對(duì)文檔進(jìn)行存儲(chǔ)之前。電子文件在檔案部門(mén)和形成部門(mén)的共同努力下，對(duì)電子文檔進(jìn)行一定的鑒定。在鑒別其價(jià)值的同時(shí)，對(duì)其記錄的載體等進(jìn)行檢查，同時(shí)對(duì)其硬件、軟件等進(jìn)行壽命，從而結(jié)合其價(jià)值劃分其保管的年限。

當(dāng)前對(duì)電子文件的技術(shù)方面的鑒定通常包括以下內(nèi)容：對(duì)于歸檔的電子文件內(nèi)容的真實(shí)性與完整性，電子文件的特性決定了它的版本繁多性，最后歸檔的最終版本，需要鑒定，才會(huì)同時(shí)具有價(jià)值和意義。

文件完整性鑒定。電子文件的完整性鑒定有兩種方法，要確定好兩種方法的區(qū)別，適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用。

電子文件的可讀性有效性檢測(cè)。鑒定的內(nèi)容主要包括信息的可識(shí)別性和利用性，這就需要，無(wú)差錯(cuò)讀取技術(shù)檢測(cè)，存儲(chǔ)介質(zhì)（載體）的物理掃描以及規(guī)格、質(zhì)量檢測(cè)等等都是電子文件能否被有行之有效運(yùn)用的關(guān)鍵。

文件的安全鑒定。安全鑒定主要是檢測(cè)電子文這方面主要是檢測(cè)電子文件是否受到病毒感染，檔案管理部門(mén)要對(duì)接受進(jìn)來(lái)的電子文件進(jìn)行排毒檢查，日常中工作管理中也要對(duì)查毒、殺毒軟件要進(jìn)行不定期的升級(jí)。關(guān)于對(duì)檔案管理權(quán)限和利用權(quán)限的鑒定問(wèn)題，主要有密碼鑒定或指紋鑒定等方法，以確保電子文件的安全性。

銷(xiāo)毀文件的鑒定。電子文件的“銷(xiāo)毀”不同于紙質(zhì)文件，只需要在電腦中刪除文件即可。但是要標(biāo)注好銷(xiāo)毀日期以備日后整理。

4 電子文件的歸檔方式和途徑

首先，要有一支專(zhuān)業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，并且對(duì)電子檔案要定期整理，根據(jù)存儲(chǔ)環(huán)境、存儲(chǔ)介質(zhì)如光盤(pán)等質(zhì)量和壽命等因素進(jìn)行歸檔。對(duì)歸檔的電子文檔進(jìn)行按分類(lèi)編號(hào)，以便于查找和管理。在最終的檔案版本在入檔后，對(duì)其進(jìn)行脫機(jī)，并放置到相應(yīng)的位置。同時(shí)采用數(shù)據(jù)壓縮的方式對(duì)網(wǎng)絡(luò)上面的電子文件進(jìn)行壓縮，最后統(tǒng)一將其刻入到相應(yīng)的磁、光介質(zhì)上面。同時(shí)對(duì)存檔的文件進(jìn)行一次備份的操作，一方放置放置丟失，而對(duì)文件的備份則通常在局域網(wǎng)或者是安全的網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行操作;在歸檔方面，采用“雙套制”的方式。也就是同時(shí)采用電子和紙質(zhì)的文檔。對(duì)這種文檔的保存其通常適用于長(zhǎng)期的文檔的保存。

5 安全

人人都為自身的一言一行負(fù)責(zé)的態(tài)度、杜絕一切不良隱患安全就是消除工作中一切不安全因素，杜絕一切不安全現(xiàn)象。要建立健全各項(xiàng)安全管理制度，排除隱患，確保檔案安全。要保障最基本的檔案保管設(shè)施，認(rèn)真落實(shí)“八防”措施.

6 節(jié)約

就是對(duì)時(shí)間、空間、能源等方面合理利用作為社會(huì)資源消費(fèi)系統(tǒng)的檔案部門(mén)，檔案的目錄制作、檔案的整理與裝具、檔案的保管柜架、檔案的保護(hù)技術(shù)設(shè)備與技術(shù)手段的投入，相應(yīng)的都要消費(fèi)一定的資源。在建設(shè)資源節(jié)約型社會(huì)的今天，作為檔案工作人員有責(zé)任也有義務(wù)增強(qiáng)資源意識(shí)和節(jié)約意識(shí)，將有限的檔案經(jīng)費(fèi)用到“刀刃”（比如檔案信息化、數(shù)字化、登記備份等關(guān)鍵項(xiàng)目）上，要用較少的投入獲得更多的產(chǎn)出或效益，用既規(guī)范又簡(jiǎn)易的整理方式整理各類(lèi)檔案，用較少的檔案盒、裝具保存更多的有價(jià)值的檔案，用較少的物質(zhì)資源科學(xué)地規(guī)范地整理、保管、管理更多的檔案。

總之，對(duì)電子文檔的保存應(yīng)該做到通過(guò)對(duì)價(jià)值的判斷，從而多方式、多渠道的對(duì)其進(jìn)行保存，從而提高對(duì)文檔保護(hù)的質(zhì)量和安全度，更好的方便對(duì)今后數(shù)據(jù)的查詢(xún)和參考。

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