張蔚

[摘 要] 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，審計信息系統(tǒng)的構(gòu)建成為各級審計部門及審計單位的必然趨勢。本文根據(jù)高校建設(shè)工程項目內(nèi)部委托審計的需求情況，分析和描述高校內(nèi)部工程委托審計信息交互管理系統(tǒng)的設(shè)計思路及設(shè)計框架。

[關(guān)鍵詞] 高校；內(nèi)部審計；信息化；功能需求；框架設(shè)計

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 020

[中圖分類號] F239.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）18- 0029- 04

高校內(nèi)部審計對于建設(shè)項目審計的日益規(guī)范化，工程項目審計的電算化水平迅速發(fā)展，高?；A(chǔ)建設(shè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計的方式已經(jīng)逐漸顯露出“疲態(tài)”，同時由于我國經(jīng)濟(jì)與法律環(huán)境的變化，內(nèi)部審計部門也必須關(guān)注所在單位工程管理過程中的法律責(zé)任問題，通過信息交互管理系統(tǒng)的建設(shè)提高審計工作效率，明確審計責(zé)任，確保審計質(zhì)量，避免可以預(yù)防的工程索賠，降低審計風(fēng)險成為高校內(nèi)部工程審計的必然發(fā)展趨勢。

1 高校內(nèi)部工程審計現(xiàn)狀及信息系統(tǒng)功能需求分析

1.1 高校內(nèi)部工程審計的現(xiàn)狀

1998年我國的高等學(xué)校全面開始擴(kuò)招，高等教育的迅猛發(fā)展，同時帶動我國高等學(xué)?；窘ㄔO(shè)工程的迅速發(fā)展，高校的基本建設(shè)項目發(fā)展也幾乎是在成倍地快速增長。因此高校的工程審計任務(wù)也隨之急劇增長。目前大多數(shù)高等學(xué)校的現(xiàn)狀和面臨的主要問題如下：

（1）高校工程審計任務(wù)的繁重并且第三方審計獨(dú)立性更強(qiáng)，越來越多的工程審計項目通過委托社會中介機(jī)構(gòu)實(shí)施審計。

（2）高校工程審計制度正在逐步完善中，缺乏明確的工作程序和審計及相關(guān)管理部門的職責(zé)權(quán)限等可操作性。

（3）高校工程管理部門的責(zé)任追究制度少，工程管理不到位，加大了工程審計的難度。

（4）缺少專業(yè)審計人員與工程審計的管理方法落后，給審計質(zhì)量帶來風(fēng)險。

1.2 高校內(nèi)部工程委托審計項目的管理需求

1.2.1 高效、精細(xì)化管理需求

隨著高校擴(kuò)招和基本定型，高校的基本建設(shè)趨緩，工程管理逐漸規(guī)范化，高校工程審計更多面臨的是原有建筑的大修工程和零星修繕工程，項目數(shù)量逐年增加，送審總金額也逐年增加，普遍采用的人工、表單式管理無法做到對大量項目進(jìn)行及時統(tǒng)計和動態(tài)監(jiān)控，需要信息技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化管理。

1.2.2 信息對稱化，多部門協(xié)同管理的需求

高校工程委托審計中涉及不同的單位、部門主體，主要有工程管理部門、審計部門、造價咨詢單位和施工單位4個類型，人工表單式管理通常會有如下弊端：工程審計相關(guān)信息在這4個單位之間傳遞的過程往往會有不對稱性，工程審計文件的傳遞常常有延遲性。因此在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的今天，使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的工程審計信息系統(tǒng)，不但可以快速有效的處理各種工程審計的各種信息、文件，而且可以進(jìn)行多單位、多部門協(xié)同管理。

1.2.3 高校預(yù)算管理的需求

高校的預(yù)算管理要求越來越高，而工程審計過程中有許多不可預(yù)見性的問題，工程審計的進(jìn)度有時直接影響預(yù)算執(zhí)行情況。配合高校預(yù)算管理的需求，工程審計信息化管理平臺可以對財務(wù)、紀(jì)委等相關(guān)部門開放查詢、監(jiān)督權(quán)限，提供工程審計項目的實(shí)時進(jìn)度狀態(tài)，工程審計信息系統(tǒng)建設(shè)提高了審計工作效率就更大程度地從審計進(jìn)度方面支持了高校相關(guān)工程經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行。

1.2.4 工程審計工作自身管理需求

高校工程委托審計信息系統(tǒng)的構(gòu)建，是建立在理清高校工程委托審計的管理思路和管理流程的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步可以明晰工程審計過程中的各方責(zé)任，從而達(dá)到對每個工程審計項目的各階段的明晰管理。

1.3 審計過程控制的需求

1.3.1 工程審計流程的科學(xué)管理需求

隨著現(xiàn)行工程造價量價分離的工程量清單管理模式和教育部的建設(shè)項目全過程跟蹤審計的形勢發(fā)展，高校工程審計的內(nèi)容和流程逐漸細(xì)致化和復(fù)雜化。人工進(jìn)行工程審計項目的資料和數(shù)據(jù)的收集、分析和統(tǒng)計越來越不能夠滿足現(xiàn)代科學(xué)管理和信息化管理的需要。

1.3.2 工程審計事前和事中的控制需求

高校工程委托審計管理過程中，由于專職審計人員的缺乏，對于很多工程項目只能做到事后監(jiān)督，但是造成的弊端就是等到工程進(jìn)入結(jié)算審計階段，有些事實(shí)已經(jīng)具有法律效率，給高校帶來的損失不僅無法挽回，而且事后解決各方爭議的過程冗長，審計效率低下。

1.3.3 工程審計過程各階段工作的時間進(jìn)度控制需求

工程審計工作過程和建設(shè)工程管理過程一樣，各相關(guān)主體單位的行為存在法律效力，在我國越來越重視法制化社會建設(shè)的大環(huán)境下，各方主體也將越來越重視審計過程中各方的法律時效性和所造成的法律后果。在網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)達(dá)的今天，通過信息化系統(tǒng)記錄下各個相關(guān)主體單位的反饋意見及反饋時間將比使用紙質(zhì)文件更加準(zhǔn)確和高效。

1.3.4 審計質(zhì)量控制的需求

1.3.4.1 對社會造價咨詢單位的考核評價管理

社會造價咨詢單位對于高校審計部門來說是受托方，高校審計部門對于這第三方的工作應(yīng)做出有效的管理，并通過恰當(dāng)?shù)牧炕目己藢ζ涔ぷ鬟M(jìn)行評價。有了信息系統(tǒng)對審計過程中各階段工作內(nèi)容及時間節(jié)點(diǎn)的記錄，高校審計部門就更容易對所委托的社會造價咨詢單位進(jìn)行有針對性的管理和約束。

1.3.4.2 審計部門內(nèi)部審核控制

高校審計部門內(nèi)部同樣需要有效的內(nèi)部控制，從而降低審計風(fēng)險，進(jìn)一步保證審計工作質(zhì)量。

1.4 文本及檔案管理需求

（1）高校工程委托審計過程中會產(chǎn)生各種文檔，包括合同、函件、審計工作底稿、會議紀(jì)要、審計報告、審計咨詢意見等等。由于可能同時進(jìn)行委托審計的工程項目有數(shù)十或者數(shù)百項，進(jìn)度不一，因此對于這些文檔的傳遞與管理的高效和信息化是工程審計工作亟待解決的問題。

（2）現(xiàn)階段大多數(shù)工程審計的檔案管理依舊以紙質(zhì)文件為主，審計人員查閱起來非常不方便，在信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，能夠按照項目歸檔和查閱的需要進(jìn)行信息化管理是發(fā)展的必然趨勢。

1.5 法規(guī)庫和經(jīng)驗(yàn)庫的需求

（1）工程審計是一項法規(guī)性很強(qiáng)的工作，在審計過程中往往會涉及工程建筑及經(jīng)濟(jì)方面的各種法律法規(guī)，建立系統(tǒng)的法規(guī)庫進(jìn)行法規(guī)的管理、查詢和檢索將極大地方便審計人員，并且提高工作效率。

（2）工程審計同時也是一項技術(shù)性很強(qiáng)的工作，畢竟我國的建設(shè)工程還在不斷的前進(jìn)和發(fā)展，而高校的基本建設(shè)又具有其特殊性，因此現(xiàn)實(shí)與法律規(guī)章的沖突依然存在，因此在審計的過程中將一些經(jīng)典的案例進(jìn)行收集、維護(hù)和管理將會在更加完善的法規(guī)出臺之前給審計人員一種參考的解決方法。

2 高校內(nèi)部工程委托審計信息交互管理系統(tǒng)框架設(shè)計

高校內(nèi)部工程審計，并且是委托審計的前提下，針對審計工作過程中的各種需求，建立交互式管理信息系統(tǒng)的構(gòu)想如下。

2.1 高校內(nèi)部工程委托審計信息交互管理系統(tǒng)框架

高校內(nèi)部工程委托審計信息交互管理系統(tǒng)由于用戶數(shù)量會較多，并且隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和移動終端的發(fā)展，基于B/S （瀏覽器/服務(wù)器模式 Browser/Server 簡稱 B/S）結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)平臺[4]，系統(tǒng)管理員通過Access Control設(shè)置用戶權(quán)限，用戶根據(jù)用戶名和密碼通過防火墻登陸系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的操作從而讀取數(shù)據(jù)或?qū)⑾鄳?yīng)內(nèi)容上傳服務(wù)器。文件上傳之后應(yīng)該只能被查詢、下載，不能被修改或者被重新上傳覆蓋替換。

現(xiàn)在大多數(shù)高校都建立有自己的一套OA系統(tǒng)，因此基于OA系統(tǒng)建立的高校內(nèi)部工程委托審計系統(tǒng)更容易整合學(xué)校內(nèi)部的信息系統(tǒng)資源，如果所有的信息系統(tǒng)的管理都在高等學(xué)校自身，這樣建立的信息系統(tǒng)有方便管理，維護(hù)成本較低，相關(guān)部門間的數(shù)據(jù)兼容更容易的優(yōu)點(diǎn)，也有其數(shù)據(jù)對外的法律效力就弱的弊端。但如果能夠?qū)⒎?wù)器等相關(guān)管理委托第三方則優(yōu)缺點(diǎn)與前者相反。

2.2 主要流程設(shè)計思路

2.2.1 總體框架

隨著高校內(nèi)部審計的發(fā)展，高校內(nèi)部工程審計的業(yè)務(wù)也逐漸細(xì)致（見圖1），高校初步建立內(nèi)部審計管理信息系統(tǒng)時，不一定面面俱到，可根據(jù)學(xué)校自身的審計力量和實(shí)際情況進(jìn)行選取并構(gòu)建到系統(tǒng)之中。對于在各自學(xué)校內(nèi)部工作流程相同的審計業(yè)務(wù)流程進(jìn)行合并，例如圖1中跟蹤審計中的合同審計和造價咨詢中的合同咨詢業(yè)務(wù)可共用一個流程，只需要給不同的項目使用同一流程，但賦予不同的項目屬性，也就是“貼”上不同的“標(biāo)簽”方便分類歸檔與分類統(tǒng)計。

此外，由于各地方開發(fā)和普遍使用的計價軟件由不同軟件公司開發(fā)，計價軟件本身就是一套非常復(fù)雜、較為成熟的系統(tǒng)，并且雖然生成的造價文件的格式有所不同但都可以轉(zhuǎn)化成Excel的通用格式，高校內(nèi)部委托審計信息化管理系統(tǒng)由于其本身目標(biāo)偏重于管理，因此可以考慮不將計價的作業(yè)軟件集成到系統(tǒng)中，而采用將Excel文件導(dǎo)入的方式。

2.2.2 文件傳輸流程

在審核過程中紙質(zhì)文件和電子文件的傳遞過程如圖2所示：信息系統(tǒng)中傳輸電子文件的傳輸更能體現(xiàn)各方的獨(dú)立性；信息系統(tǒng)中電子文件的傳遞過程比紙質(zhì)文件更加快捷。

施工單位將電子化的資料通過網(wǎng)絡(luò)上傳到系統(tǒng)，高校工程管理部門收到紙質(zhì)文件后對相應(yīng)項目文件進(jìn)行初步審核，審核通過后打印項目審計申請表并提交校審計部門，審計部門進(jìn)行審核后委托社會造價咨詢機(jī)構(gòu)進(jìn)行符合性和實(shí)質(zhì)性審核，社會造價咨詢機(jī)構(gòu)將審核后的文件上傳到系統(tǒng)，審計部門、工程管理部門、施工單位則收到系統(tǒng)提醒，三方可以同時查看審核后的文件，并分別提交回復(fù)意見，必要時審計部門組織會議進(jìn)行協(xié)調(diào)，直至在堅持審計原則下各主體無異議，社會造價咨詢機(jī)構(gòu)出具審計報告提交審計部門，高校審計部門則按照校內(nèi)規(guī)定進(jìn)行后續(xù)的工作。

2.3 高校內(nèi)部工程委托審計信息交互管理系統(tǒng)模塊及功能設(shè)計

根據(jù)前文所述的高校內(nèi)部審計部門的各種需求可以設(shè)計高校內(nèi)部工程委托審計信息交互管理系統(tǒng)的基本模塊構(gòu)架和功能：

（1）系統(tǒng)管理模塊。該模塊主要用于系統(tǒng)管理員對于不同用戶的權(quán)限設(shè)置，數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、備份恢復(fù)、審計信息的Web發(fā)布等。

（2）流程管理模塊。對于不同的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行設(shè)計、測試，用于項目管理過程。針對不同階段、不同性質(zhì)、不同的關(guān)鍵點(diǎn)要求的不同可以有所改變。這樣就能夠在審計工作不斷的發(fā)展中根據(jù)工作需要不斷創(chuàng)新而不用重新構(gòu)建新的信息系統(tǒng)。

（3）項目管理模塊。該模塊以項目管理為主線，以高校審計部門為主體，工程管理部門、社會造價咨詢機(jī)構(gòu)和施工單位參與審計過程的交互式管理。功能包括項目的狀態(tài)查看、立項、委托、審核、評價，各種文檔管理瀏覽、下載、統(tǒng)計，審核過程中各種文件的流轉(zhuǎn)、審批、共享和預(yù)警。日常工作的日程安排和提醒。

（4）文檔管理模塊。該模塊中可設(shè)置審計過程中的常用文檔、表單范本，對項目中的文檔、表單進(jìn)行查詢、管理、審核、匯總、統(tǒng)計和輸出。審計部門可以將合同、函件、審計工作底稿、會議紀(jì)要、審計報告、審計咨詢意見等大多數(shù)文檔經(jīng)驗(yàn)化和模板化，根據(jù)不同項目的不同情況進(jìn)行調(diào)用和修改。

（5）檔案管理模塊：按照項目進(jìn)行項目文件歸檔、整理、查詢、統(tǒng)計、下載，當(dāng)項目完成結(jié)束時自動轉(zhuǎn)入歸檔模塊，將所有該項目電子文件匯總編號后存入數(shù)據(jù)庫，同時支持對檔案目錄、封面的編輯和項目信息自動生成等。

（6）知識庫管理模塊。分為法規(guī)庫、經(jīng)驗(yàn)庫、造價信息庫。設(shè)置批量導(dǎo)入、更新和查詢功能。

高校內(nèi)部工程委托審計信息管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建將有利于高校內(nèi)部審計的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，有助于提高高校內(nèi)部管理部門協(xié)同進(jìn)行工程管理的配合程度，有助于提升高校內(nèi)部工程審計效率與審計質(zhì)量。本文僅針對現(xiàn)階段的高校內(nèi)部工程委托審計工作需求提出交互信息管理系統(tǒng)的框架設(shè)計設(shè)想，展望大數(shù)據(jù)與云存儲日益發(fā)展，期待未來高校間工程審計的分析數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)共享，進(jìn)一步提高工程審計的科學(xué)管理水平。

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