王云

摘要：在目前我區(qū)大力推進(jìn)事業(yè)單位行政體制、機(jī)構(gòu)職能、人事制度改革的新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案工作盡快向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化過渡的要求越來越迫切。本文就事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀、對(duì)策及流向等問題進(jìn)行一些粗淺的研究。

一、我區(qū)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀、問題及對(duì)策

近些年我區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息功能大力普及，文件的產(chǎn)生和傳輸基本通過電腦和網(wǎng)絡(luò)，無紙化辦公方式因此向傳統(tǒng)的檔案管理工作提出新要求，也對(duì)檔案的收集、管理、歸檔、流向提出新問題。作為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求日益迫切。

在此形勢(shì)下，使檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，是其向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變并成為檔案信息化建設(shè)中的重要問題。

（一）我區(qū)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

目前我區(qū)事業(yè)單位檔案管理工作仍然處，于傳統(tǒng)的檔案管理階段或者由傳統(tǒng)的檔案管理向新型檔案管理的轉(zhuǎn)型階段，檔案管理工作依然存在著很多問題和缺陷，主要有以下：幾個(gè)方面：

1.認(rèn)識(shí)模糊，重視不足

雖然越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)開始逐步意識(shí)到了檔案管理工作的重要性，并逐步健全和完善檔案管理工作使其為自身服務(wù)，但由于自身發(fā)展的局限性，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠科學(xué)、全面，對(duì)檔案管理重視不足：沒有科學(xué)而全面地做好相關(guān)管理，造成了檔案零亂、分散、量大、孤本等狀況，與集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛的社會(huì)檔案利用要求相悖，不能滿足市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下對(duì)檔案信息的利用需求，也不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.管理隊(duì)伍不穩(wěn)定、專業(yè)素質(zhì)不高

由于忽視檔案工作的專業(yè)性，有些單位檔案人員變動(dòng)頻繁，鑒于檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著直接影響。目前我區(qū)事業(yè)單位普遍存在檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的狀況。

3.法律規(guī)范意識(shí)不強(qiáng)

部分事業(yè)單位對(duì)國家《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和貫徹力度不夠、認(rèn)識(shí)不足，沒有認(rèn)識(shí)到檔案是寶貴的歷史文化財(cái)富，檔案工作是黨和國家的一項(xiàng)重要事業(yè)。法律規(guī)范意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作重視不夠，工作不到位、管理混亂。

4.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)比較薄弱

有些單位雖然已建立健全了檔案管理制度，但是沒有真正落實(shí)，檔案整理不規(guī)范，組卷未按照規(guī)范要求整理，組卷混亂現(xiàn)象較嚴(yán)重。個(gè)別單位未開展過檔案鑒定或不按法定程序擅自銷毀應(yīng)歸檔保存的文件材科等等。

5.檔案室的現(xiàn)代化管理設(shè)施相對(duì)落后

有些單位檔案室?guī)旆亢喡?，還堆放易燃的雜物，空氣污濁；有的辦公條件較差，檔案室、辦公室、接待室未實(shí)現(xiàn)三分開；檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置不全。

6.檔案資源的開發(fā)利用尚須加強(qiáng)

許多事業(yè)單位未能最大限度地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，只注重檔案的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)，認(rèn)為把檔案管好、不丟失、不破損就算盡到了責(zé)任，而忽視了對(duì)檔案資源的開發(fā)利用。

（二）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

針對(duì)當(dāng)前我區(qū)事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題，進(jìn)一步加強(qiáng)和完善事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)著重抓好以下七方面工作：

1.提高認(rèn)識(shí)，加大宣傳力度

加大檔案宣傳力度是搞好檔案工作的基本前提。我們應(yīng)通過經(jīng)常學(xué)習(xí)與宣傳檔案法律、法規(guī)和有關(guān)管理規(guī)定，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是不可再生和替代的信息資源，做好檔案工作是每位工作人員義不容辭的責(zé)任。

2.明確職責(zé)，健全檔案管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制

健全的機(jī)構(gòu)和機(jī)制是落實(shí)檔案工作的組織保證。多年的檔案工作實(shí)踐告訴我們，在各立檔單位內(nèi)成立綜合檔案室，確定檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室主任和檔案人員，明確各自職責(zé)，并根據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)情況配備兼職檔案人員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是符合當(dāng)前檔案室工作實(shí)際的。

3.依法治檔，建立健全檔案管理工作制度

建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道有序運(yùn)行，這是搞好檔案工作的關(guān)鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作。

4.確保經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案保管保護(hù)條件

由于我區(qū)部分貧困地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較滯后，有些單位檔案保管條件相對(duì)較差，受經(jīng)濟(jì)發(fā)展制約，短期內(nèi)難以改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施。檔案工作主管部門應(yīng)加強(qiáng)督促，協(xié)助其積極向當(dāng)?shù)卣I(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，給予經(jīng)費(fèi)支持，逐步改善檔案工作的基礎(chǔ)條件和硬件設(shè)備，促使檔案工作持續(xù)健康快速發(fā)展。對(duì)有條件的單位，應(yīng)積極投入足夠的資金，改善檔案管理設(shè)備，提高裝備水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的要求。

5.穩(wěn)定檔案人員

增強(qiáng)和提高其綜合素質(zhì)做好檔案工作關(guān)鍵在于人。因此，穩(wěn)定檔案人員，提高檔案人員綜合素質(zhì)是檔案工作擺脫困境的重要保障。首先要確保單位檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，具有很強(qiáng)的實(shí)踐性和操作性，沒有三、五年的“檔齡”及豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，要想真正做好檔案管理工作，達(dá)到檔案收集、管理的規(guī)范要求是難以辦到的。其次要加強(qiáng)學(xué)習(xí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)。一方面要加強(qiáng)職業(yè)道德的修養(yǎng)，樹立正確的職業(yè)道德觀念，樹立為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的思想；另一方面要熟練掌握信息技術(shù)。檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)將促使檔案人員從理論型、實(shí)干型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

6.樹立新觀念，大力開發(fā)檔案信息資源

打破原有的傳統(tǒng)思想和管理模式，樹立正確的工作方法和態(tài)度，積極開發(fā)利用檔案的信息資源，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值是大勢(shì)所趨。單位應(yīng)主動(dòng)出擊，開展檔案應(yīng)用研究，既可根據(jù)本行業(yè)本單位的需求。編寫單位主體業(yè)務(wù)的發(fā)展史、大事記匯編、組織沿革、先進(jìn)集體與個(gè)人匯編等；也可圍繞中心工作與發(fā)展建設(shè)需要，宣傳和總結(jié)單位改革的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)績，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策當(dāng)好參謀，并通過網(wǎng)絡(luò)等傳播手段，提高單位知名度，促進(jìn)單位的發(fā)展。檔案資料匯編還可為社會(huì)各部門、各領(lǐng)域提供有效共享的信息服務(wù)。

7.采取有效措施，加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

必須高度重視檔案信息化工作，把它列入重要工作日程，投入一定的資金，逐步配置信息化基本設(shè)備，同時(shí)要加強(qiáng)檔案人員的計(jì)算機(jī)管理及軟件知識(shí)的培訓(xùn)，爭取早日全面系統(tǒng)地將電子計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、聲像等技術(shù)應(yīng)用于檔案管理。只有檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)廣泛、有效地應(yīng)用起來，才能最大限度地為本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)。

（一）公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量問題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。

（二）實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證。不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，樹立先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，采取有效措施，積極探索適應(yīng)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的檔案管理模式，建立一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的檔案信息管理體系，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，充分利用和開發(fā)計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，不斷提升檔案管理效能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為社會(huì)信息使用者提供更多有價(jià)值的信息資源，推動(dòng)我區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。