葉允中
(山東大學(xué)圖書館 山東 濟(jì)南 250100)
近年來,隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及讀者需求的不斷變化,圖書館正面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。圖書館的工作方式、思維方式、組織方式及服務(wù)方式也正在發(fā)生轉(zhuǎn)變,以適應(yīng)信息技術(shù)在圖書館的廣泛應(yīng)用。而機(jī)構(gòu)設(shè)置及運(yùn)行情況是高校圖書館工作的重要方面,為了解我國高校圖書館機(jī)構(gòu)設(shè)置有關(guān)情況,對211高校圖書館進(jìn)行調(diào)研。211高校覆蓋全國31個省市自治區(qū),能夠較為全面地反映出我國高校圖書館部門設(shè)置現(xiàn)狀。因此,調(diào)查以中華人民共和國教育部網(wǎng)站公布的211高校名錄[1]為基礎(chǔ),通過這些高校圖書館網(wǎng)站展開調(diào)查。211高校共計112所,獲得圖書館部門設(shè)置信息的為103所,比例為91.96%。
被調(diào)查的103所高校圖書館的管理模式大致可以分為4種,即大部模式、分館模式、平行設(shè)部模式和混合型模式。
大部模式即在圖書館“部門”之上再加一管理層級,將那些職能相近、業(yè)務(wù)范圍趨同的部門相對集中,由一個大部門統(tǒng)一管理,便于對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)。
采用這種機(jī)構(gòu)設(shè)置的圖書館一般是將總館的采編部門、技術(shù)部門或參考咨詢部門設(shè)為總館直屬部門,管理層級升格為大部,稱呼由“部”改為“中心”,如文獻(xiàn)資源建設(shè)中心、采訪中心等。然后將分館的閱覽、流通或參考咨詢等服務(wù)部門歸并到一起稱之為分館,設(shè)分館館長,并按照分館收藏文獻(xiàn)的特點(diǎn)或所在地名稱區(qū)分,如四川大學(xué)的江安分館等。
分館模式即將采編或技術(shù)等工作集中到總館相應(yīng)的部門,總館各部門不動。分館以下設(shè)為兩個以部門,包括讀者服務(wù)部門和技術(shù)部門,設(shè)分館館長或由副館長負(fù)責(zé)管理。
平行設(shè)部模式即總館、分館統(tǒng)一設(shè)置部門。平行設(shè)部主要分為兩種形式,一種是分館直接設(shè)讀者服務(wù)部,或按學(xué)科稱之、或數(shù)字稱之、或按校區(qū)名稱稱之。如延邊大學(xué)的社科圖書閱覽部、理科圖書閱覽部,華東師范大學(xué)的流通閱覽一部、二部等,陜西師范大學(xué)的雁塔校區(qū)借閱部、長安校區(qū)借閱部等。另一種是部門跨分館的管理,即所設(shè)部門的管理包括分館相同部分的管理,如南昌大學(xué)的流通部包括了3個校區(qū)4個分館的流通工作[4]。
混合模式即采取的是總分館模式,但將行政線與業(yè)務(wù)線分離,總館業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)分館相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門開展工作。
管理學(xué)認(rèn)為部門是指組織中管理者按照專業(yè)化分工的要求,為完成規(guī)定的任務(wù)而有權(quán)管轄的一個特殊領(lǐng)域[5]。部門劃分的目的,在于確定組織中各項(xiàng)任務(wù)的分配與責(zé)任的歸屬,以求分工合理、職責(zé)分明,有效地實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)[6]。圖書館部門的劃分與一般組織機(jī)構(gòu)設(shè)置既有共性,又有它的特殊性,一般圖書館部門設(shè)置是根據(jù)工作任務(wù)和業(yè)務(wù)工作流程來確定。所調(diào)查館在部門設(shè)置的數(shù)量上相差很大,部門最多的館達(dá)10余個,最少的館只有4個。實(shí)際上圖書館部門的數(shù)量多寡并不重要,重要的是圖書館的工作任務(wù)和工作流程。因此,圖書館部門設(shè)置數(shù)量又要依據(jù)圖書館規(guī)模和工作量多少而定。為了便于統(tǒng)計與分析,筆者根據(jù)圖書館部門任務(wù)和它們之間的關(guān)系,把圖書館部門分為四種:條件支持部門、文獻(xiàn)信息支持部門、技術(shù)支持部門和讀者服務(wù)部門,被調(diào)查館所設(shè)置部門均按此類聚。圖書館所有的工作是圍繞著讀者服務(wù)展開的,因此讀者服務(wù)部門是核心,其他三個部門是為讀者服務(wù)提供必備的條件。
條件支持部門是為讀者服務(wù)提供必要支撐,涉及行政與業(yè)務(wù)管理協(xié)調(diào)、人力資源管理、財務(wù)管理、文秘檔案管理、公共關(guān)系管理以及后勤保障與安全管理等。從條件支持部門設(shè)置現(xiàn)狀(詳見表1)來看,為服務(wù)部門開展讀者服務(wù)工作提供必要條件,已經(jīng)不僅僅是辦公室了。
表1 條件支持部門設(shè)置現(xiàn)狀
目前條件支持部門的設(shè)置出現(xiàn)了四種變化:
名稱的變化。從表1可以看出有23個館占23.3%,未稱為“辦公室”,顯然在名稱上已經(jīng)有了變化。館長辦公室、行政辦公室、綜合辦公室可以說基本類同于辦公室,綜合部、綜合管理部的名稱則完全有別于辦公室的稱呼,這些名稱其職責(zé)涵蓋范圍更廣了。例如哈爾濱工程大學(xué)設(shè)綜合部主管辦公室、綜合部物業(yè)管理中心。
傳統(tǒng)圖書館辦公室的一些職能分化出來,形成了新的部門,如后勤管理部、綜合保障部、總務(wù)辦公室、物業(yè)管理部、安全保障部等為后勤與安全提供保障;研究發(fā)展部、研究合作部和業(yè)務(wù)辦公室則對圖書館未來發(fā)展、業(yè)務(wù)研究和對外合作提供保障。
傳統(tǒng)圖書館公共關(guān)系管理職能僅限于辦公室的迎來送往,當(dāng)前圖書館已經(jīng)開始重視公共關(guān)系管理與協(xié)調(diào),并設(shè)立了新的部門,如公共服務(wù)部、讀者服務(wù)部、讀者服務(wù)與文化建設(shè)部等,說明圖書館已經(jīng)有了“自我營銷”的觀念,這些部門的職責(zé)就是負(fù)責(zé)圖書館整體形象和服務(wù)的宣傳推廣,以獲得公眾的信任和支持,并協(xié)調(diào)圖書館與讀者、同行和相關(guān)機(jī)構(gòu)的關(guān)系。
很多高校圖書館文獻(xiàn)資源管理采取的是二級管理制,圖書館之下還有院系資料室,現(xiàn)在有的學(xué)校稱為“專業(yè)分館”。院系資料室與圖書館之間的行政關(guān)系是脫節(jié)的,有的圖書館為了更好整合全校資源與服務(wù),建立了相關(guān)的部門,如專業(yè)館管理部、學(xué)院分館管理辦公室等。
文獻(xiàn)信息是讀者服務(wù)的基礎(chǔ)和依托,文獻(xiàn)信息支持部門就是通過文獻(xiàn)信息的收集與整理,以支持讀者服務(wù)工作開展的部門。文獻(xiàn)信息支持部門是圖書館不可或缺的部門,也是較為傳統(tǒng)的部門,在部門設(shè)置上(見表2)變化不大。103個館中采編合一的有84個,占81.55%,采編分離的有19個,占18.45%。中央音樂學(xué)院只設(shè)編目部門,而未設(shè)采訪部門,該館將各類型文獻(xiàn)的收集分散于各相關(guān)部門,如書籍特藏部、期刊部等。隨著高校圖書館的發(fā)展,文獻(xiàn)信息支持部門在名稱上也有所變化,目前盡管傳統(tǒng)的稱呼還占一定的比例,如稱為采訪部、采編部、采訪中心等有49個館,占49.57%。但稱為文獻(xiàn)資源建設(shè)部、資源建設(shè)部和文獻(xiàn)建設(shè)部的有35個館,占33.98%,其他還有一些相類似的稱呼,如文獻(xiàn)資源部、資源建設(shè)中心、信息資源建設(shè)部等。單獨(dú)設(shè)置編目部門的有19個館,占18.45%,其中稱為編目部或編目中心有17個館。目前大部分編目部門還是傳統(tǒng)的紙型文獻(xiàn)分類編目,但湖南大學(xué)編目部門改名為“資源加工部”,武漢大學(xué)的資源建設(shè)中心之下的編目部門改為“資源組織部”,為編目部門提供了發(fā)展空間。
表2 文獻(xiàn)信息支持部門的設(shè)置現(xiàn)狀
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在圖書館的普遍應(yīng)用,讀者服務(wù)工作已經(jīng)完全離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支持。技術(shù)支持部門要為圖書館的全部工作提供技術(shù)支持,這樣才能保證現(xiàn)代化圖書館服務(wù)的順利進(jìn)行[7]。
近年來,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)環(huán)境下的技術(shù)支持部門是圖書館最為活躍、涉及面最廣的部門,也是名稱變化最多的部門。從技術(shù)支持部門的設(shè)置來看(詳見表3),103個館中只有一所尚未建立專門的技術(shù)部,有10個館是技術(shù)與參考咨詢部合一的,有一個館設(shè)置的是“網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營部”,負(fù)責(zé)全校的網(wǎng)絡(luò)管理。目前各館技術(shù)部的名稱多達(dá)46種,說明各個圖書館對技術(shù)部的職能還沒有形成一致的看法。從其名稱來看,其所承擔(dān)的職能也不盡一致。
表3 技術(shù)支持部門設(shè)置現(xiàn)狀
傳統(tǒng)稱呼數(shù) 量以數(shù)圖為主的稱呼數(shù) 量以網(wǎng)絡(luò)為主的稱呼數(shù) 量以系統(tǒng)為主的稱呼數(shù) 量以自動化為主的稱呼數(shù) 量以信息與技術(shù)為主的稱呼數(shù) 量參考咨詢與技術(shù)合一部門數(shù) 量技術(shù)部 22 數(shù)字化技術(shù)部 1 網(wǎng)絡(luò)中心 1 系統(tǒng)管理部 2 信息技術(shù)部 9 網(wǎng)絡(luò)與信息部1發(fā)展部 1 數(shù)字技術(shù)部 1 網(wǎng)絡(luò)部 1 系統(tǒng)技術(shù)部 5 信息技技術(shù)術(shù)中心 1 信息技術(shù)部3服務(wù)部 3 數(shù)字圖書技術(shù)館建設(shè)部 1 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部 1 系統(tǒng)與技術(shù)部 4 信息網(wǎng)絡(luò)部 1 信息與技術(shù)服務(wù)1支持部 1 數(shù)字資源部 1 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)技術(shù)服務(wù)部 1 系統(tǒng)與數(shù)字化部 2 信息系統(tǒng)部 2 信息咨詢與技術(shù)部1數(shù)字資源與技術(shù)部 1 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)部 1 系統(tǒng)與數(shù)字化建設(shè)部 1 信息咨詢部1網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)建設(shè)部 1 系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)部 1 信息服務(wù)中心1網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營部 1合計 30 合計 7 合計 9 合計 25 合計 6 合計 15 合計 10
讀者服務(wù)是圖書館工作的核心,也是圖書館賴以生存的根本,讀者服務(wù)部門的設(shè)置也體現(xiàn)了圖書館服務(wù)觀念與理念。讀者服務(wù)從服務(wù)層次上分為文獻(xiàn)服務(wù)、信息與知識服務(wù),當(dāng)前讀者服務(wù)部門的設(shè)置基本能夠反映這種層次分布。
2.4.1 以文獻(xiàn)服務(wù)為主的部門
文獻(xiàn)服務(wù)是高校圖書館重要的服務(wù)方式之一,涉及文獻(xiàn)種類主要包括圖書、報刊、古籍、特藏文獻(xiàn)、電子文獻(xiàn)及多媒體文獻(xiàn)等。高校圖書館文獻(xiàn)服務(wù)的部門設(shè)置情況詳見表4。
表4 以文獻(xiàn)服務(wù)為主的部門設(shè)置現(xiàn)狀
目前,文獻(xiàn)服務(wù)愈來愈趨于綜合化和特色化。首先,流通閱覽一體化。從調(diào)查情況看,建立流通閱覽合一部門的有78個館,占所調(diào)查圖書館的75.73%。而設(shè)置期刊部門的僅23個館,設(shè)置電子與多媒體部門的有10個館,設(shè)置古籍特藏部門的28個館,設(shè)特藏部門的有16個館。其次,服務(wù)綜合化。從讀者服務(wù)部、讀者服務(wù)中心、學(xué)習(xí)支持中心和業(yè)務(wù)部部門名稱來看,這些部門職能涵蓋面更廣,不僅僅是圖書報刊文獻(xiàn)服務(wù)、紙型文獻(xiàn)服務(wù),還包括了參考咨詢等信息服務(wù)方面的職能,體現(xiàn)出未來圖書館一體化服務(wù)趨向;第三,特色化服務(wù)。圖書館的古籍部、古籍特藏部、特藏部等部門主要以本館所藏古籍和民國時期文獻(xiàn)服務(wù)為主?,F(xiàn)在很多圖書館設(shè)置了以文獻(xiàn)內(nèi)容或主題特色為主的服務(wù)部門。盡管大多在名稱上同樣稱為“特藏”,實(shí)質(zhì)上跟前者已有所不同,從一些未用“特藏”命名的部門名稱可略見一斑,如貨幣博物館、文庫工作部、藏學(xué)文獻(xiàn)中心、海洋文獻(xiàn)與數(shù)字化部、蒙古學(xué)部等。
2.4.2 以信息知識服務(wù)為主的部門設(shè)置
目前,圖書館信息與知識服務(wù)的部門主要是參考咨詢部門及其衍生部門承擔(dān)。圖書館信息與知識服務(wù)是讀者服務(wù)的延伸與深化,也是圖書館提高服務(wù)水平、拓展服務(wù)能力的著眼點(diǎn),從信息知識服務(wù)部門設(shè)置現(xiàn)狀上看(見表5),在一定程度上體現(xiàn)出各館對這方面工作的重視。
93個館都設(shè)置了參考咨詢部門,占90.29%。各館所設(shè)參考咨詢部門,盡管名稱上有所不同,但基本服務(wù)內(nèi)容卻是相似。只不過有些圖書館把參考咨詢部門一些項(xiàng)目單列出來設(shè)置了一些新的部門,如科技查新部、讀者教育與文檢課部、學(xué)科服務(wù)部門和教學(xué)研究部,但數(shù)量較少。值得我們注意的是隨著圖書館服務(wù)的深化,學(xué)科服務(wù)已成為高校圖書館未來的發(fā)展趨勢,有的館直接將參考咨詢部門改為學(xué)科服務(wù)部、學(xué)科信息服務(wù)部。
表5 以信息知識服務(wù)為主的部門設(shè)置現(xiàn)狀
從調(diào)查情況來看,高校圖書館的機(jī)構(gòu)設(shè)置模式在不斷調(diào)整變化,機(jī)構(gòu)設(shè)置模式趨于扁平化[8]。如前所述在總分館統(tǒng)管情況下的四種機(jī)構(gòu)設(shè)置模式,選擇了平行設(shè)部模式的有68個館,所占比例達(dá)66%。單純地壓縮層級只會帶來溝通協(xié)作不暢通的弊端[9],重要的是還要加強(qiáng)橫向部門間的溝通與協(xié)作。從調(diào)查情況看,圖書館所進(jìn)行的機(jī)構(gòu)重組,忽略了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館部門之間的關(guān)聯(lián)度在逐漸增強(qiáng),有很多工作與服務(wù)需要多部門協(xié)作才能完成的問題。從管理溝通角度上看,大多數(shù)圖書館缺乏部門橫向溝通與協(xié)作的組織保障。在組織結(jié)構(gòu)方面只有3個館建立了橫向跨部門的委員會或工作小組,迎合了許多研究者提出的構(gòu)建扁平化的矩陣式組織結(jié)構(gòu)的觀點(diǎn)[10]。
隨著圖書館的發(fā)展,部門工作劃分越來越細(xì),圖書館部門設(shè)置已不再是傳統(tǒng)的“四部一室”、“五部一室”了,形成了一些新的部門。如條件支持部門的辦公室,衍生了負(fù)責(zé)圖書館規(guī)劃、學(xué)術(shù)研究,圖書館發(fā)展方向的研究發(fā)展部。技術(shù)支持部門出現(xiàn)了負(fù)責(zé)對各類型的數(shù)字資源進(jìn)行集成、組織、制作、管理并提供服務(wù)的數(shù)字化部;讀者服務(wù)部門出現(xiàn)了負(fù)責(zé)專題文獻(xiàn)服務(wù)的部,傳統(tǒng)的參考咨詢部衍生了科技查新、讀者教育與文檢課、學(xué)科服務(wù)、教學(xué)與研究等部門。
多校區(qū)圖書館服務(wù)部門的重復(fù)設(shè)置,說明讀者服務(wù)已趨于綜合化,即“一站式”服務(wù)。雖說方便了讀者,但服務(wù)部門之間缺乏有效溝通,極易出現(xiàn)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不一致性問題?;旌瞎芾砟J街械臉I(yè)務(wù)線能較好地解決了這一問題,但大多數(shù)圖書館未采取這一模式。讀者服務(wù)部門已經(jīng)有了按讀者需求和專題設(shè)置的部門,如東北師范大學(xué)設(shè)置的學(xué)習(xí)支持中心、課程服務(wù)中心、學(xué)科建設(shè)與學(xué)術(shù)研究支持中心,中國海洋大學(xué)的海洋文獻(xiàn)與數(shù)字化部等等。從圖書館部門設(shè)置現(xiàn)狀來看,圖書館對自身的工作沒有一個明晰的分類,導(dǎo)致機(jī)構(gòu)設(shè)置中的機(jī)構(gòu)名稱混亂,部門職責(zé)不夠明晰[11],給讀者服務(wù)與館際交流帶來諸多不便。如技術(shù)支持部門中的技術(shù)部,名稱達(dá)46種之多。設(shè)數(shù)字化部的高校有18所,但名稱卻有7種之多??v觀技術(shù)部和數(shù)字化部,它們在名稱上也是有重復(fù)。
現(xiàn)代信息技術(shù)在圖書館的廣泛應(yīng)用,促使圖書館從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變,這一轉(zhuǎn)變過程也是圖書館為適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行整合的過程。圖書館整合包括三個方面,文獻(xiàn)信息整合、管理整合和服務(wù)整合。文獻(xiàn)信息整合和管理整合是基于服務(wù)整合的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,機(jī)構(gòu)整合是管理整合的重要組成部分,必須有利于讀者服務(wù)工作的開展。機(jī)構(gòu)整合是長期的,也是一個不斷調(diào)整的過程,因此圖書館必須要有長遠(yuǎn)的整合戰(zhàn)略規(guī)劃,以保障整合的有序性。
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