唐寧　陳凱

摘要：醫(yī)院物資管理系統(tǒng)是醫(yī)院信息化發(fā)展的重要項(xiàng)目，對(duì)于降低醫(yī)療成本及提高提高醫(yī)院效益具有重要意義。該文以作者單位的物資管理系統(tǒng)為例，分析了系統(tǒng)功能與應(yīng)用，對(duì)其效果進(jìn)行了闡述，同時(shí)提出醫(yī)院物資管理存在的問題，使其能為醫(yī)療業(yè)務(wù)提供更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：物資管理系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）09-2121-02

物資管理作為現(xiàn)代醫(yī)院運(yùn)作的基本活動(dòng)之一，對(duì)日常醫(yī)療工作起著重要的后方支持作用，發(fā)展科學(xué)高效的物資管理正是醫(yī)院耗材管理部門努力的重要方向[1-9]。

物資管理未實(shí)現(xiàn)信息化管理之前存在諸多問題，以筆者所在單位未使用系統(tǒng)之前的情況為例，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）材料基礎(chǔ)信息不統(tǒng)一。在設(shè)備科、后勤管理科、以及信息科沒有對(duì)各類材料作統(tǒng)一管理，導(dǎo)致由于材料名稱不統(tǒng)一，使管理口徑不一致；2）材料收支不配比。一方面，在入庫(kù)記賬環(huán)節(jié)，實(shí)物辦理入庫(kù)后，財(cái)務(wù)因?yàn)榘l(fā)票未能及時(shí)記賬可能造成該材料已經(jīng)被使用并帶來(lái)收入；另一方面，在出庫(kù)消耗環(huán)節(jié)，允許使用以領(lǐng)代消的方式出庫(kù)，必然造成該材料已經(jīng)在賬上核銷產(chǎn)生成本，但實(shí)物并沒有在當(dāng)期消耗掉，在當(dāng)期賬上并沒有反映出庫(kù)存資產(chǎn)和成本支出。這兩方面皆可導(dǎo)致在一定管理期間上造成成本、收入、收益的波動(dòng)，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)核算和管理帶來(lái)不便；3）采購(gòu)計(jì)劃不準(zhǔn)確。由于缺乏準(zhǔn)確的全院物資消耗情況統(tǒng)計(jì)，無(wú)法精確制定采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)只能根據(jù)當(dāng)前庫(kù)存補(bǔ)充物資，而此很難實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存或者經(jīng)常出現(xiàn)庫(kù)存不足的情況。

為了解決以上問題，筆者所在單位于2013年初啟用新的物資管理系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)近一年的實(shí)際使用、探索、調(diào)整，目前形成了比較完整的體系（如圖1），在醫(yī)院物資管理原有的前提上全面創(chuàng)新，爭(zhēng)取降低成本資金的狀態(tài)下為醫(yī)院物資供應(yīng)管理提供相應(yīng)的保障。

1 系統(tǒng)功能與應(yīng)用

1.1 庫(kù)存管理

通過(guò)記錄各種出入庫(kù)單、調(diào)撥業(yè)務(wù)、以及盤點(diǎn)業(yè)務(wù)、耐用品管理業(yè)務(wù)，管理物資流水賬、庫(kù)存臺(tái)賬，核算物資實(shí)物的收發(fā)存數(shù)量，提供實(shí)時(shí)的物資結(jié)存數(shù)量。提供監(jiān)督物資的安全庫(kù)存，保質(zhì)期限、呆滯積壓等的預(yù)警管理，提供物資科室?guī)旃芾恚镔Y發(fā)放與收費(fèi)掛鉤，從而提高物資記錄的準(zhǔn)確性，控制物資在一個(gè)適當(dāng)?shù)臄?shù)量上。并在此基礎(chǔ)上對(duì)物資收發(fā)存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提供諸如物資收發(fā)存匯總表、出入庫(kù)匯總表。

1.2 采購(gòu)計(jì)劃管理

采購(gòu)計(jì)劃管理模塊可根據(jù)當(dāng)前庫(kù)存狀況、未實(shí)現(xiàn)計(jì)劃、最低庫(kù)存、各科室材料需求計(jì)劃制訂醫(yī)院材料采購(gòu)計(jì)劃。計(jì)劃員制訂完計(jì)劃，由負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批，審批時(shí)要考慮本期每種材料采購(gòu)的數(shù)量、總金額不能超過(guò)本期預(yù)算消耗定額。產(chǎn)生采購(gòu)計(jì)劃清單、計(jì)劃未到貨物清單、采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況。

1.3 統(tǒng)計(jì)分析

系統(tǒng)不僅實(shí)現(xiàn)了按照倉(cāng)庫(kù)、物資類別和業(yè)務(wù)類型對(duì)物資明細(xì)的收發(fā)存匯總表。同時(shí)提供呆滯積壓物資分析、庫(kù)齡分析、ABC成本分析、費(fèi)用差異分析全院價(jià)量因素分析、物資儲(chǔ)備分析等分析方法和分析統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)分析數(shù)據(jù)直觀查看到全院各科室的物資采購(gòu)、消耗狀況，從而進(jìn)行有效的監(jiān)督和控制。

2 效果

2.1 提高物資管理效率

在物流管理系統(tǒng)上線之前，物資的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、出庫(kù)、盤存等環(huán)節(jié)都嚴(yán)重滯后，財(cái)務(wù)科需要收集到相關(guān)的單據(jù)，逐個(gè)錄入，毫無(wú)效率可言；而采用系統(tǒng)化管理之后，采購(gòu)部門錄入入庫(kù)單，倉(cāng)管部門確認(rèn)，財(cái)務(wù)部門審核，使用部門錄入領(lǐng)用單，倉(cāng)管部門確認(rèn)形成出庫(kù)單，財(cái)務(wù)部門審核，相關(guān)部門各司其職，各流通環(huán)節(jié)井然有序，既減輕了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)繁瑣的賬務(wù)處理工作，又大大提高了管理的效率。

2.2 適時(shí)提供準(zhǔn)確的庫(kù)存信息

所有倉(cāng)庫(kù)嚴(yán)格按系統(tǒng)要求操作，發(fā)放物資時(shí)同時(shí)生成出庫(kù)單位，能夠及時(shí)在流通環(huán)節(jié)處理單據(jù)，物資系統(tǒng)中體現(xiàn)的庫(kù)存信息實(shí)時(shí)而且準(zhǔn)確，為采購(gòu)計(jì)劃的制定提供了科學(xué)的參考數(shù)據(jù)，既能保證各類物資滿足醫(yī)院日常使用需要，又可以避免庫(kù)存積壓和資金占用，從而提高醫(yī)院采購(gòu)資金的循環(huán)利用率。

2.3 促進(jìn)科室成本核算的實(shí)施

通過(guò)物資管理系統(tǒng)，各科室可以隨時(shí)查詢物資消耗情況，及時(shí)進(jìn)行分析調(diào)整，從而極大地提高了各科室的成本意識(shí)、節(jié)約意識(shí)，杜絕物資浪費(fèi)，促進(jìn)增收節(jié)支，并從總體上控制和降低物資的消耗成本。

3 問題探討

在使用物資管理系統(tǒng)之后，雖然在一定程度上規(guī)范了物資采購(gòu)供應(yīng)全過(guò)程，節(jié)省了資金支出，提高了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益，但由于執(zhí)行力度、特殊科室需求、系統(tǒng)完備性等原因，系統(tǒng)在使用過(guò)程中仍存在一些問題。

1）由于長(zhǎng)假、特殊節(jié)日的原因，物資的使用情況有較大起伏，這樣就需要采購(gòu)人員及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，在充分使用系統(tǒng)的同時(shí)又不能完全依賴系統(tǒng)，以避免大量物資庫(kù)存積壓或者庫(kù)存不足的情況而影響醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益與正常醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展。

2）管理制度問題，由于醫(yī)院對(duì)于物資采購(gòu)程序、物資管理、物資核算、監(jiān)督與檢查、獎(jiǎng)懲等沒有明確的規(guī)章制度，那么在系統(tǒng)使用過(guò)程中，物資采購(gòu)的審定權(quán)力、責(zé)任、范圍、內(nèi)容等皆存在不確定性，例如后勤倉(cāng)庫(kù)可能采購(gòu)本來(lái)應(yīng)由信息中心采購(gòu)的物資，如果任其作后續(xù)出入庫(kù)等操作，進(jìn)一步的就會(huì)導(dǎo)致庫(kù)存信息、數(shù)據(jù)分析的不準(zhǔn)確。這就需要醫(yī)院加強(qiáng)管理并且在系統(tǒng)中嚴(yán)格歸類各倉(cāng)庫(kù)物資。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院所處的市場(chǎng)環(huán)境日新月異，降低成本的壓力與日俱增，醫(yī)院的物資管理是形成醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的一個(gè)重要因素。國(guó)內(nèi)醫(yī)院應(yīng)該在借鑒國(guó)際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，努力改善物資管理，并進(jìn)一步完善物流管理，通過(guò)構(gòu)建完善的物流服務(wù)體系，來(lái)降低醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本，以達(dá)到提高醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力的目的。

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