摘要：商務(wù)英語信函是一種特有的體裁形式，具有特殊的交際目的和社會(huì)功能。以交際目的為導(dǎo)向，從詞匯語法、句式和語用策略等層面探討商務(wù)英語信函的體裁特征。這將有助于規(guī)范商務(wù)英語信函的撰寫和使用、促進(jìn)商務(wù)英語寫作的教學(xué)和研究。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語信函；體裁；體裁分析；語用策略

作者簡(jiǎn)介：彭倩倩（1981-），女，河南商丘人，常州大學(xué)外國語學(xué)院，講師。（江蘇 常州 213000）

中圖分類號(hào)：H3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0079（2014）08-0265-03

商務(wù)英語信函具有便捷、經(jīng)濟(jì)、高效的特點(diǎn)，在國際商務(wù)活動(dòng)中已被廣泛使用，是國際貿(mào)易從業(yè)人員進(jìn)行溝通和交流的主要工具。商務(wù)英語信函不同于普通英語信函，其交際目的是溝通商務(wù)信息，達(dá)成交易和開展商務(wù)合作。因此，商務(wù)英語信函已經(jīng)成為商務(wù)人士共同使用的內(nèi)部結(jié)構(gòu)特征鮮明、高度約定俗成的交際事件，具有獨(dú)特的語言風(fēng)格和體裁特征。

國內(nèi)學(xué)者主要是韓金龍、秦秀白（1997）和方琰（1998）對(duì)體裁的概念和體裁分析理論做過介紹。對(duì)商務(wù)英語體裁分析的研究主要集中在商務(wù)語篇的體裁分析和語用策略，（李俊儒，2006；唐偉清，2006）體裁教學(xué)法在商務(wù)英語寫作教學(xué)中的應(yīng)用，（李瑞芳，2004；王偉強(qiáng)，2010）對(duì)商務(wù)信函的文體風(fēng)格的研究（廖瑛，2008）等等。本文以語用策略為核心，運(yùn)用體裁分析法研究商務(wù)英語信函的微觀層面，從詞匯、語法和句法上探討商務(wù)英語信函的語言范式和規(guī)則。

一、體裁和體裁分析

Genre（體裁）是法語詞，意為“類型”，是文學(xué)和修辭學(xué)常用的術(shù)語。隨著語言學(xué)的不斷深入發(fā)展，體裁和體裁分析理論被越來越多地應(yīng)用于語篇分析與語言教學(xué)領(lǐng)域。

目前對(duì)體裁和體裁分析的研究主要有兩個(gè)學(xué)派：以Swales和Bhatia為代表的“ESP School”和以Martin為代表的“Sydney School”。ESP學(xué)派的John M.Swales（1990）認(rèn)為，體裁是“包括具有共同交際目的的一組交際事件。”Vijay K.Bhatia（1993）認(rèn)為，體裁是一種可以辨認(rèn)的交際事件，常常出現(xiàn)在特定的職業(yè)或?qū)W術(shù)社團(tuán)范圍內(nèi)，其特點(diǎn)就是具有被該社團(tuán)確認(rèn)和理解的一整套交際目的。悉尼學(xué)派的J.R.Martin認(rèn)為，體裁是“一種作為我們文化成員的說話者的有步驟的，有一定既定目標(biāo)的，有目的的活動(dòng)類型”。（方琰，1998）同屬該學(xué)派的Eija Ventola（1995）認(rèn)為，體裁是生成特定語篇結(jié)構(gòu)的符號(hào)系統(tǒng)；體裁能體現(xiàn)社會(huì)交往過程。人們的社會(huì)交往具有“重復(fù)性”、“習(xí)慣性”。

雖然研究視角不同，但是ESP學(xué)派和悉尼學(xué)派對(duì)體裁的界定在本質(zhì)上是一致的。兩個(gè)學(xué)派都認(rèn)為體裁以交際目的為導(dǎo)向，交際目的決定體裁的類型，即語篇內(nèi)容和風(fēng)格的選擇；體裁具有常規(guī)性，是程式化的社會(huì)交往工具，體裁也具有習(xí)慣性和強(qiáng)制性，為語言社團(tuán)成員共同遵守，不能隨意更改。同時(shí)，體裁并不是一成不變的，根據(jù)社會(huì)文化因素或語篇變量的不同，語言使用者可以在體裁框架下發(fā)揮自己的創(chuàng)造性。

體裁分析既涉及文體分析，又涉及語篇分析，是多學(xué)科交叉研究的產(chǎn)物，其根本宗旨是研究語篇的交際目的和語言的使用策略。體裁分析不僅僅停留在對(duì)語言的表層描述上，通過分析語篇的圖式結(jié)構(gòu)，體裁在更深層次上解釋語篇風(fēng)格的成因和建構(gòu)理據(jù)，剖析語篇背后的交際目的、社會(huì)文化因素和心理認(rèn)知因素，揭示語篇類型的程式和建構(gòu)的規(guī)范性。體裁分析將語言學(xué)的分析方法與社會(huì)學(xué)和心理學(xué)的方法緊密結(jié)合起來。（Bhatia，1993）

二、商務(wù)英語信函的體裁特征分析

根據(jù)ESP學(xué)派和澳大利亞學(xué)派對(duì)體裁概念的定義，商務(wù)貿(mào)易往來是一個(gè)交際事件，是在經(jīng)貿(mào)領(lǐng)域和商業(yè)文化情境中有目的的交往。它是一項(xiàng)有階段、有目的的社會(huì)活動(dòng)。商務(wù)英語信函是在商務(wù)活動(dòng)中進(jìn)行交際的工具和媒介，為實(shí)現(xiàn)做生意的交際目的在社會(huì)文化語境中起交際作用。商務(wù)英語信函是交際事件的一種類別，具有內(nèi)部結(jié)構(gòu)特征鮮明的特點(diǎn)，是一種特殊的體裁。

商務(wù)英語信函的交際目的在于解決業(yè)務(wù)開展過程中的具體事務(wù)，促進(jìn)交易的達(dá)成。書信來往伴隨著每一宗業(yè)務(wù)的啟動(dòng)、開展和結(jié)束。由于貿(mào)易雙方的利益和立場(chǎng)不同，貿(mào)易往來中的矛盾和分歧在所難免。當(dāng)出現(xiàn)否定、拒絕、指責(zé)、抱怨或建議、請(qǐng)求等威脅對(duì)方面子的言語行為時(shí)，商務(wù)信函要使用委婉禮貌的語氣，站在對(duì)方的立場(chǎng)上，體諒和尊重對(duì)方；語氣要誠懇自然；態(tài)度要積極合作。因此，只有使用恰當(dāng)?shù)恼Z用策略才能夠化解爭(zhēng)端，避免沖突，以實(shí)現(xiàn)達(dá)成交易的交際目的。下文將分析商務(wù)英語信函的交際目的和語用策略在詞匯語法與句法層面的具體體現(xiàn)，以探討商務(wù)英語信函的體裁特征。

1.詞匯——語法層面

商務(wù)英語信函使用的詞匯具有鮮明的體裁特征。行業(yè)術(shù)語僅為商務(wù)社會(huì)群體熟悉和掌握，非商務(wù)人士則不能理解和使用?？s略語的大量使用體現(xiàn)了商務(wù)信函口語化和非正式化的特征，而正式辭令又體現(xiàn)了商務(wù)信函莊重、嚴(yán)肅的文體風(fēng)格。

（1）行業(yè)術(shù)語和縮略語。術(shù)語和縮略詞是在長(zhǎng)期的國際貿(mào)易實(shí)踐的基礎(chǔ)上逐漸產(chǎn)生的，為貿(mào)易從業(yè)人員共同遵守的約定俗成的慣例，已經(jīng)在商務(wù)英語信函中廣泛使用。商場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)，時(shí)間就是金錢。術(shù)語和縮略詞表達(dá)方便，節(jié)約時(shí)間，便于信息的溝通和傳遞。比如：Draft表示“匯票”；Liability表示“債務(wù)”；Premium表示“保險(xiǎn)費(fèi)”；Non-firm Offer表示“虛盤”；The confirmed，irrevocable L/C表示“保兌的，不可撤銷的信用證”等。除此之外，還有大量的行業(yè)術(shù)語使用縮略語。例如：FOB（Free on Board）價(jià)格術(shù)語，表示“離岸價(jià)”；D/P（Document against Payment）貿(mào)易術(shù)語，表示“付款交單”；B/D（Bank Draft）金融術(shù)語，表示“銀行匯票”；FPA（Free from Particular Average）保險(xiǎn)術(shù)語，表示“平安險(xiǎn)”；C/A（Current Account）表示“往來賬戶”，等等。

商務(wù)信函中還廣泛存在其他類型的縮略語，包括公司和機(jī)構(gòu)名稱的縮寫與計(jì)量單位的縮寫。例如：HSBC表示匯豐銀行；CC（Chamber of Commerce）表示商會(huì)；PICC表示中國人民保險(xiǎn)公司；PIC=Piece表示“件”；YD=Yard表示“碼”；B/S=Bales表示“包”，等等。

此外，有些縮略語是商務(wù)英語和普通英語共同使用的。例如：BK=Bank；PLS=Please；Info=Information；ASAP表示as soon as possible；Thks，Rgd表示Thanks and regards，等等。

頻繁使用專業(yè)術(shù)語和縮略語是商務(wù)英語信函的典型體裁特征。這些術(shù)語和縮略語不僅準(zhǔn)確精煉，言簡(jiǎn)易明，而且容易記憶，使用方便。使用專業(yè)術(shù)語和縮略語可以避免過多的解釋，簡(jiǎn)化交易過程和手續(xù)，從而節(jié)約時(shí)間，提高信息傳遞的效率。

（2）使用正式辭令。商務(wù)英語信函作為企業(yè)對(duì)外交往的媒介，代表著公司的形象和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)與專業(yè)水平。使用正式的書面語可以使商務(wù)信函的措辭更加規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，也能體現(xiàn)業(yè)務(wù)人員認(rèn)真嚴(yán)肅和尊重對(duì)方的禮貌態(tài)度。因此，商務(wù)函電的詞匯和短語也具有正式、禮貌和莊重的風(fēng)格與特征。

選擇正式的書面語詞匯是其特點(diǎn)之一。商務(wù)信函常用inform/notify/advise代替tell；用forward/dispatch代替send；用expedite代替quicken；用be in a position to代替be able to；用for ones account代替be paid by，等等。

派生名詞（nominal derivatives）替代動(dòng)詞詞干（verbal stems），使措辭顯得莊重且具有行業(yè)特色。例如：

In compliance with your request in the letter of May 3，we will make arrangements for your order upon receipt of your L/C.

Owing to the late arrival o f the steamer，we would appreciate your extension of the shipment date to July 18.

Your failure to deliver the goods within the stipulated time has greatly inconvenienced us.

上例中使用了派生名詞compliance，arrangement，receipt，arrival，extension，failure分別替代口語化的動(dòng)詞詞干comply，arrange，receive，arrive，extend和fail，增加了商務(wù)信函莊重和嚴(yán)肅的特點(diǎn)，體現(xiàn)了其特殊的體裁特征。

介詞短語還經(jīng)常替代形容詞和分詞短語作表語以增加措辭的典雅。例如：

The goods are of good quality and in attractive designs，and we think you can sell them out at our price.

What you complained about is now under investigation.

The customers at our end are in urgent need of the goods.

I regret to say that your price is not in the line with the prevailing market price.

Our cooperation will be to our mutual benefit.

2.句式特征

（1）使用固定句式。商務(wù)英語函電貫穿整個(gè)交易的過程，包括業(yè)務(wù)磋商、訂立合同、付款、包裝、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、索賠等環(huán)節(jié)。在處理具體業(yè)務(wù)時(shí)，商務(wù)函電通常使用固定的句式，即程式化的套語。這些套語都是在長(zhǎng)期的貿(mào)易實(shí)踐中形成的，并已廣泛使用。

在撰寫回復(fù)信函時(shí)，商務(wù)信函的通常慣例是首先告知對(duì)方來信已收到。例如：

Thank you for your letter of November 1，inquiring about the JF-72 pocket calculator.（茲復(fù)貴方11月1日對(duì)JF-72袖珍計(jì)算器詢價(jià)的來信）

常見的此類句式有：

Thank you for your letter of…

We are in receipt of your letter of…

In reply to your letter of…

Referring to your letter of…

當(dāng)需要在信函中添加附件時(shí)，固定句式為Enclosed please find…或者We are enclosing。例如：

Enclosed please find our illustrated catalogue and price list giving the details you asked for.（隨函附上帶插圖的目錄和價(jià)格單，給貴方提供具體細(xì)節(jié)）

商務(wù)英語信函的結(jié)尾更加模式化，在撰寫商務(wù)信函結(jié)尾時(shí)套用句式即可。常用的句子表達(dá)有：

Were looking forward your early reply.

Your prompt reply will be highly appreciated.

Were waiting for your reply.

Please reply to us ASAP.

使用固定句式節(jié)約了貿(mào)易雙方的時(shí)間和精力，從而把重心放在傳遞的信息上，既方便快捷又準(zhǔn)確高效，同時(shí)也有利于從事商務(wù)活動(dòng)的初學(xué)者模仿實(shí)踐。

（2）使用委婉語氣的句式。商務(wù)英語信函能否達(dá)到目的，語氣是相當(dāng)重要的因素。下筆之前，必須仔細(xì)考慮用什么方法來影響對(duì)方。不論何種類型的信函，語氣都要做到和氣自然、禮貌真誠。具體做法常常是較多的使用帶please祈使句、疑問句、被動(dòng)句、條件句和虛擬句等，以表示委婉客氣的請(qǐng)求。（陳冬純，2003）

1）帶please的祈使句和疑問句。商務(wù)英語信函在表達(dá)本方觀點(diǎn)或向?qū)Ψ教峤ㄗh時(shí)，常使用帶please的祈使句和疑問句，而不選擇陳述句。前兩種句型語氣比較委婉客氣，更加禮貌；而陳述句則比較生硬直接，讓對(duì)方難以接受。例如：

Please amend the credit allowing transshipment.

Would you please be kind enough to approach the said bank for all possible information we require？

這兩種句式的語氣非常謙和，在表達(dá)意義的同時(shí)更加注重對(duì)方的感受、尊重對(duì)方。

2）被動(dòng)句。當(dāng)對(duì)方犯錯(cuò)誤或不滿意對(duì)方的行為時(shí)，使用主動(dòng)語態(tài)就會(huì)加重指責(zé)、抱怨的語氣，甚至?xí)饘?duì)方的誤解；而用被動(dòng)語態(tài)，語氣則比較和氣婉轉(zhuǎn)，易于接受。例如：

（a）I was sorry to learn that you no longer require our services.

（b）Learning that you no longer require our services was a great disappointment to me.

從上例可以看出，（a）的抱怨情緒比較強(qiáng)烈，讓對(duì)方尷尬；而（b）的語氣就緩和許多，更符合商務(wù)信函禮貌的策略。

3）條件+虛擬句。在向?qū)Ψ教岢觥罢?qǐng)求、要求或建議”時(shí)，用條件+虛擬句語氣則比較委婉、禮貌，尊重對(duì)方，也更容易贏得對(duì)方的尊重，從而接受請(qǐng)求或建議。例如：

As we are in the market for this product，we should be pleased if you would send us your best quotation.

It will be highly appreciated if you can kindly give priority to the consideration of the above request.

（3）使用語氣積極合作的句式。對(duì)同一件事的敘述，不同的句式表達(dá)不同的語氣和態(tài)度。商務(wù)英語函電應(yīng)盡量避免使用消極否定的語氣，多用積極肯定的語氣，表達(dá)合作愿望，這樣有利于和對(duì)方建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系。試比較下例：

（a）It is not our fault if you do not check whether the goods are satisfactory on delivery.

（b）I am afraid customers are expected to check that goods are satisfactory on delivery.

該例子中，句子（a）警告對(duì)方風(fēng)險(xiǎn)自負(fù)，己方急于撇清關(guān)系，這種消極、不合作的態(tài)度讓對(duì)方反感，并失去了對(duì)方的信任；句子（b）的語氣就比較積極、肯定，表達(dá)愿望和建議，顯示為對(duì)方考慮的態(tài)度，因而能獲取對(duì)方的理解和信任。

（a）Problems of this type are common with the lower model. Next time you will have to buy the more advanced model.

（b）Problems of this type are far less common with our more advanced model.

上例中，句子（a）雖然本意是推銷己方的高端產(chǎn)品，消極的言語卻損害了己方低端產(chǎn)品的形象，讓對(duì)方對(duì)該企業(yè)產(chǎn)品產(chǎn)生懷疑；而句子（b）采用積極的態(tài)度，對(duì)低端產(chǎn)品的問題避重就輕，強(qiáng)調(diào)高端產(chǎn)品品質(zhì)更好，對(duì)高端產(chǎn)品的推銷更讓對(duì)方肯定和認(rèn)可。

三、結(jié)束語

本文從微觀入手，運(yùn)用體裁和體裁分析理論對(duì)商務(wù)英語信函的體裁特征進(jìn)行了探討與研究，總結(jié)了商務(wù)英語信函的詞匯——語法和句式特征，揭示了交際目的對(duì)商務(wù)信函的語言風(fēng)格和語用策略的決定作用。因此，在撰寫商務(wù)信函時(shí)，要充分考慮其體裁特征，不僅要做到遣詞造句符合行業(yè)規(guī)范，更要在語篇中采取適當(dāng)?shù)恼Z用策略，尊重對(duì)方、禮貌和氣、積極合作，樹立公司的良好形象，建立貿(mào)易雙方長(zhǎng)久牢固的合作關(guān)系。

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（責(zé)任編輯：孫晴）