劉鷹

摘 要： 中小型企業(yè)上馬ERP系統(tǒng)成功率不高是阻礙ERP在我國企業(yè)中推廣的重要因素。對于特殊行業(yè)的企業(yè)，通用ERP系統(tǒng)可能并不合適，這就需要由專門的開發(fā)隊伍為其定制ERP系統(tǒng)。定制ERP系統(tǒng)的開發(fā)和實施中可能遇到的問題有業(yè)務(wù)流程重新規(guī)劃導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員的不適應(yīng)、定制化用戶接口與通用用戶接口的平衡設(shè)計、系統(tǒng)靈活性和預(yù)留可擴(kuò)展接口之間的平衡等。結(jié)合非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)的ERP系統(tǒng)的實踐，討論了在中小型企業(yè)定制ERP系統(tǒng)開發(fā)實施中可能遇到的一些實際問題及其解決策略。

關(guān)鍵詞： ERP； 中小型企業(yè)； 定制軟件； 非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備生產(chǎn)

中圖分類號： TN911?34； TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1004?373X（2014）12?0096?03

Abstract：High failure ratio of running and performing ERP system within medium and small?sized enterprises is the negative impact of ERP development in Chinese market. The custom?built ERP systems developed by large?scale ERP providers are better for some special enterprises to which the general?purpose systems are not suitable. The common problems occurred in building and performing the custom?built ERP systems， including misfit brought out by re?building business processing， balance design of custom?built UI and general UI， and balance between agility character of system and allowance of expansion interface. Some problems and the solutions encountered in the developing and executing process of custom?built ERP system for medium and small?sized enterprises are discussed in combination with ERP system application of non?standard equipment production enterprises.

Keywords： ERP； medium and small?sized enterprise； custom?built software； non?standard equipment production

目前中小型企業(yè)上馬ERP（Enterprise Resources Planning，簡稱企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)，多采用直接購買商品ERP軟件，如SAP（Solution Manager）和一些國產(chǎn)商品ERP系統(tǒng)。成熟的商品ERP軟件的優(yōu)勢很明顯：其開發(fā)隊伍經(jīng)驗豐富，產(chǎn)品一般經(jīng)過多年的研發(fā)、升級，通過大量用戶多年應(yīng)用的檢驗，性能穩(wěn)定可靠。成熟的軟件產(chǎn)品一般會提供許多先進(jìn)的管理模型，也有助于企業(yè)打破陳舊管理框架，提升管理水平[1?2]。然而商品ERP軟件也有一些問題。一般來說，軟件供應(yīng)商追求軟件的通用性，這樣即可以降低軟件重復(fù)開發(fā)的成本，且在軟件培訓(xùn)、升級方面都有很多好處。但因此也會造成其產(chǎn)品過于龐大，反而很難提供針對某個行業(yè)特點(diǎn)的支持。然而用戶行業(yè)各有特點(diǎn)，各企業(yè)管理隊伍、管理方法也是千差萬別，如果選擇通用ERP軟件，可能一方面對需要大幅度改變本企業(yè)的管理制度和流程，另一方面二次開發(fā)的工作量也很大。特別是第一點(diǎn)，往往會在運(yùn)行ERP系統(tǒng)時遇到很大阻力，甚至流產(chǎn)。有統(tǒng)計說，我國中小企業(yè)實施ERP的成功率不高，這是一個重要原因[3]。另外，大型ERP系統(tǒng)軟件的實施費(fèi)用很高，也是一些中小型企業(yè)所難以負(fù)擔(dān)的[4?5]。因此，對于一些行業(yè)具有特殊性的中小型企業(yè)，采用定制ERP系統(tǒng)就成為一種比較現(xiàn)實的解決方案[6]。本文就某非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)的定制ERP系統(tǒng)開發(fā)與實施中遇到的幾個問題及其解決方法進(jìn)行探討。

1 系統(tǒng)設(shè)計時的平衡問題

ERP系統(tǒng)最先從西方興起，因此體現(xiàn)了西方管理思想，即重視科學(xué)管理思想，重視規(guī)則建設(shè)，提倡事先規(guī)劃、事中控制的管理流程。而目標(biāo)企業(yè)往往在其建成后的數(shù)年乃致數(shù)十年里已經(jīng)形成了自己的一套管理規(guī)則、管理方法和經(jīng)驗。以往在推廣ERP系統(tǒng)時，過多地強(qiáng)調(diào)了企業(yè)管理思想和管理流程的改造，使之向ERP系統(tǒng)預(yù)裝的西式管理規(guī)則和管理流程靠攏。

然而，一個企業(yè)的既有的管理思想和管理流程牽涉面非常廣泛，驟然改變阻力很大。即使以行政方式強(qiáng)行推廣隨新的ERP系統(tǒng)而來的新的管理思想和流程，也會嚴(yán)重降低企業(yè)的行政管理效率。更何況，通用的ERP管理思想并非放之四海而皆準(zhǔn)，在遇到行業(yè)和企業(yè)的特殊情況時會使具體部門無所適從。如果因此產(chǎn)生的矛盾在較長的時期內(nèi)不能很好地解決，勢必使有關(guān)的部門人員繞過新的ERP系統(tǒng)，重新回到原有的處理流程去。時間一長，整個新的ERP系統(tǒng)就會被擱置一邊，其實施歸于流產(chǎn)。這種情況，在盲目上馬大型商品ERP軟件的中小型企業(yè)中屢見不鮮[7]。

因此，設(shè)計人員在設(shè)計定制ERP系統(tǒng)時，要充分了解企業(yè)現(xiàn)有的管理理念、管理規(guī)則和管理流程，將之與ERP的新的管理思想進(jìn)行比較，在規(guī)范管理體系時充分考慮歷史的影響。對管理體制的設(shè)計方案要和企業(yè)的各級領(lǐng)導(dǎo)和重要應(yīng)用部門進(jìn)行充分的協(xié)商之后再定下來，切忌那種“搞定”領(lǐng)導(dǎo)就完事大吉的偷懶思想。事實上，以后ERP系統(tǒng)實施成敗的關(guān)鍵還是整個管理隊伍對新系統(tǒng)的認(rèn)可和認(rèn)同。當(dāng)然，一味遷就原有的管理思想和流程也不可取，畢竟上馬ERP系統(tǒng)的一個重要目標(biāo)是改進(jìn)企業(yè)的管理效益，過分遷就原有的管理流程會使新開發(fā)的系統(tǒng)淪為現(xiàn)有進(jìn)?銷?存、財務(wù)部門的業(yè)務(wù)電算化，失去上馬ERP系統(tǒng)的對改進(jìn)企業(yè)管理效益、提高企業(yè)競爭力的初衷。為了兼顧這兩方面的要求，在ERP系統(tǒng)設(shè)計的初始階段就要展開對企業(yè)管理人員的ERP概念方面的培訓(xùn)，向他們展示ERP實施后的效果。對現(xiàn)有管理流程所作的調(diào)整措施一定要與相應(yīng)的管理人員進(jìn)行充分的溝通，以減少將來在實施新ERP系統(tǒng)時的阻力。

2 平衡定制化用戶接口和通用用戶接口的設(shè)計

在進(jìn)行定制ERP軟件設(shè)計階段，用戶接口部分十分重要。企業(yè)管理人員往往缺乏ERP功能方面的知識，而更為普遍的問題是不愿意改變業(yè)務(wù)流程以適應(yīng)“在ERP設(shè)計的時候就已經(jīng)嵌入到系統(tǒng)里面去的企業(yè)的最佳實踐”，導(dǎo)致企業(yè)管理人員誤入定制化報表和用戶接口的歧途。一般來說，管理人員對他們正在使用的各類報表數(shù)據(jù)格式總是比較留戀的，而新的報表和用戶界面會給他們帶來額外的培訓(xùn)負(fù)擔(dān)。然而，過分定制化的報表和用戶界面會使得將來的系統(tǒng)更新代價非常高昂，而且很費(fèi)時間。對于大多數(shù)業(yè)務(wù)用戶來說，這是說著容易做著難的事。

如果企業(yè)是第一次實施ERP系統(tǒng)，這個問題還比較容易解決，管理人員對從手工報表到計算機(jī)報表的形式改變的心理接受程度還是比較高的，抵觸心理不大。但當(dāng)前絕大多數(shù)企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)之前都已經(jīng)配備有各種計算機(jī)管理軟件，如進(jìn)?銷?存系統(tǒng)、財務(wù)會計軟件和人事管理軟件等。企業(yè)管理人員早已經(jīng)習(xí)慣了這些系統(tǒng)的現(xiàn)有報表和用戶接口，要說服他們放棄已經(jīng)習(xí)慣的現(xiàn)有的高度定制化的報表和用戶界面再適應(yīng)新的ERP系統(tǒng)，阻力會很大。這時用戶通常都會提出要求系統(tǒng)提供與舊系統(tǒng)一樣或者基本相似的報表和用戶界面。然而，過分遷就用戶原有系統(tǒng)的界面和報表，會使新的ERP背離新的管理思想，也會給以后的系統(tǒng)升級帶來困難。實施ERP系統(tǒng)的一個主要目的是提高企業(yè)競爭能力，這就需要在管理層面上，包括報表和用戶界面的規(guī)范化。因此，要在充分溝通的基礎(chǔ)上說服用戶利用標(biāo)準(zhǔn)的ERP功能和界面，遠(yuǎn)離定制化的系統(tǒng)。當(dāng)然，對體現(xiàn)企業(yè)行業(yè)特點(diǎn)和管理特色的一些關(guān)鍵報表，應(yīng)在仔細(xì)審核的基礎(chǔ)上予以保留。

3 預(yù)留可擴(kuò)展接口以提高系統(tǒng)靈活性

一個成功的ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)該具有一定的可擴(kuò)展性，因為客戶的需要是隨著時間的流逝、企業(yè)的發(fā)展而變化的。例如在開發(fā)ERP時設(shè)計定制好的報表可能隨著時間的變化要增加項目或者變動格式，甚至可能需要一個全新的報表，又或者已有的計算公式要進(jìn)行修訂。在設(shè)計定制ERP系統(tǒng)時要充分考慮到這種情況，為系統(tǒng)留出足夠的可擴(kuò)展接口，如通用的報表格式編輯軟件，甚至數(shù)據(jù)庫格式編輯軟件、計算公式的設(shè)定接口等。有擴(kuò)展性的ERP軟件允許客戶根據(jù)自己的需要來擴(kuò)充單據(jù)、報表，且能即時建立與原來數(shù)據(jù)的關(guān)系。實際上，在系統(tǒng)中提供一定的可擴(kuò)展性對開發(fā)方是非常有利的，可以減少開發(fā)周期結(jié)束后的系統(tǒng)修補(bǔ)和更新升級工作，更可以避免與客戶在系統(tǒng)實施后期的糾紛。畢竟對客戶來說，上馬ERP系統(tǒng)的目的是要用它為企業(yè)的管理服務(wù)，而不是讓ERP系統(tǒng)限制企業(yè)的發(fā)展。在這種情況下，系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性就顯得更為重要，因為未來客戶的發(fā)展和對系統(tǒng)的要求是無法預(yù)測的。例如，一個沒有彈性的ERP系統(tǒng)在交付使用后，如果需要做些不大的改動，如增加新的報表、修改統(tǒng)計數(shù)據(jù)的格式或者改變薪資計算公式等，這時企業(yè)就必須聯(lián)系開發(fā)方，而開發(fā)方對一個已經(jīng)結(jié)束的項目重新修改源碼也不是一件容易的事，可以預(yù)見各種矛盾甚至糾紛都可能的產(chǎn)生。因此，一個實用的、有靈活性的、可擴(kuò)展的ERP軟件是實施成功的技術(shù)基礎(chǔ)。

4 非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)對ERP系統(tǒng)的要求

非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)的主要特點(diǎn)是產(chǎn)品批次小，大多數(shù)產(chǎn)品批次僅一、兩件。從設(shè)計方面來說，非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備的設(shè)計會產(chǎn)生大量的技術(shù)文檔，且各設(shè)計文檔之間存在大量引用參考和修訂關(guān)系。在設(shè)計定制ERP系統(tǒng)時，這些技術(shù)文檔的管理應(yīng)納入其技術(shù)檔案管理模塊[8]。造價計算問題是非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)的另一個特點(diǎn)，雖然也有行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，但涉及具體產(chǎn)品時通用估算公式的誤差可能很大以致失去參考意義，所以不同的非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)都有其自己的造價估算公式[9]。在設(shè)計定制ERP系統(tǒng)時，將這些造價估算公式以適當(dāng)?shù)男问讲⑷胂到y(tǒng)，對提高產(chǎn)品競爭力有重大意義。當(dāng)然，由于相應(yīng)計算的復(fù)雜性，任何這類公式在加入系統(tǒng)軟件時應(yīng)有相應(yīng)的靈活性，即允許用戶對計算公式本身或其計算過程進(jìn)行修改和控制。此外，非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備制造企業(yè)特有的問題還包括產(chǎn)品質(zhì)量控制[10]。由于非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備制造的特殊性，無法為單件產(chǎn)品產(chǎn)品準(zhǔn)備生產(chǎn)線，因此其生產(chǎn)都是使用通用設(shè)備加工出各零部件，而總裝由人工完成。因此，與大批量生產(chǎn)相比，其生產(chǎn)流程控制、工時核算、產(chǎn)品檢測等環(huán)節(jié)都有所不同，這在ERP軟件設(shè)計時應(yīng)予以充分考慮。

5 系統(tǒng)的培訓(xùn)、維護(hù)和升級問題

在ERP系統(tǒng)的實施中，企業(yè)往往喜歡依賴外部顧問來提供新的管理觀念的方法。然而當(dāng)ERP系統(tǒng)已經(jīng)上線，開發(fā)方和技術(shù)管理顧問撤離后，由于項目文檔資料和知識轉(zhuǎn)移不夠完善、技術(shù)培訓(xùn)不到位、企業(yè)方管理人員變動等各種因素都可能導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行方面出現(xiàn)問題。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者們往往認(rèn)為ERP系統(tǒng)的實施是一次性的投資和建設(shè)，沒能認(rèn)識到系統(tǒng)生命周期管理的重要性。其實，隨著業(yè)務(wù)的進(jìn)化，ERP系統(tǒng)需要持續(xù)的升級和更新。對于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展來說，重要的是要保證ERP產(chǎn)品的持續(xù)更新?lián)Q代，與企業(yè)的發(fā)展同步。如果可能的話，也應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)硬件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等的更新?lián)Q代。實際上，現(xiàn)在許多國家的這類ERP軟件都是采用維護(hù)合同的營銷方式，用戶購買ERP系統(tǒng)時不僅購買了全套軟件、對應(yīng)的培訓(xùn)，甚至還有升級維護(hù)合同，客戶交年費(fèi)以得到開發(fā)廠商的即時客戶服務(wù)。在國內(nèi)，對中小型企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的定制ERP系統(tǒng)的開發(fā)來說這種經(jīng)營模式比較少見，一方面相當(dāng)多的企業(yè)對定期繳納系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用的購買模式不適應(yīng)，另一方面開發(fā)方的客服隊伍并不負(fù)責(zé)對售出的軟件進(jìn)行持續(xù)性開發(fā)，僅限于對售出系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題的解答，而就軟件本身功能的開發(fā)支持只到系統(tǒng)驗收即結(jié)束，最多規(guī)定一段時間系統(tǒng)磨合調(diào)試期。而且大部分這類開發(fā)都沒有規(guī)定要將系統(tǒng)源碼交給客戶，以致于客戶自行或另找人進(jìn)行系統(tǒng)升級都無法進(jìn)行。因此，如果有條件，開發(fā)方還是應(yīng)該建立一支有效的客服隊伍、軟件升級開發(fā)隊伍和軟件維護(hù)制度，在這個基礎(chǔ)上與企業(yè)簽訂終身維護(hù)協(xié)議，這種合作模式是保證ERP系統(tǒng)實施成功的重要因素。用臨時組建的開發(fā)隊伍進(jìn)行一次性開發(fā)的模式，對ERP系統(tǒng)這樣的復(fù)雜軟件實施而言，失敗的可能性較大。就企業(yè)方來說，軟件二次開發(fā)的綜合成本可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過有償軟件維護(hù)升級服務(wù)的成本，選擇具有持續(xù)開發(fā)升級能力的開發(fā)商是保證ERP系統(tǒng)成功的重要措施。

6 結(jié) 論

任何一個ERP系統(tǒng)的成功，從來不是開發(fā)方單方面所能控制的。特別是針對中小型企業(yè)的定制ERP系統(tǒng)，其前期業(yè)務(wù)調(diào)研、業(yè)務(wù)流程重新規(guī)劃、客戶培訓(xùn)、以及系統(tǒng)維護(hù)升級都是保證系統(tǒng)實施成功的重要因素。在系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)中，賦予系統(tǒng)以適當(dāng)?shù)目蓴U(kuò)展性和靈活性至關(guān)重要，是保證ERP系統(tǒng)能夠適應(yīng)企業(yè)管理變化的重要措施。

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