邵雪梅

摘要：新建本科院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作是學(xué)院教學(xué)管理工作的組成部分，是維護(hù)學(xué)院教學(xué)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，也是提高學(xué)院教學(xué)質(zhì)量和效率的必要條件之一。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和教育教學(xué)改革的不斷深化，教學(xué)檔案工作的重要性逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。本文擬結(jié)合高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理工作實(shí)際，來(lái)談?wù)劷虒W(xué)檔案的含義和作用、教學(xué)檔案管理工作的任務(wù)及內(nèi)容、教學(xué)檔案管理的規(guī)范化措施及體會(huì)等問(wèn)題，這對(duì)于進(jìn)一步搞好高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理工作，是十分必要的。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案管理 二級(jí)學(xué)院 教學(xué)文檔（資料）

1 教學(xué)檔案的定義

高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案是指學(xué)院在教學(xué)、科研、學(xué)生管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的原始記錄。二級(jí)學(xué)院檔案是隨著學(xué)校發(fā)展不斷積累起來(lái)的，記錄了學(xué)院發(fā)展的真實(shí)歷史過(guò)程。

2 教學(xué)檔案的重要作用

隨著本科院校內(nèi)部管理體制改革的深入，院系二級(jí)管理制度也開(kāi)始進(jìn)一步深化，高校二級(jí)學(xué)院辦學(xué)自主權(quán)、行政管理權(quán)也相應(yīng)的加大，作為教學(xué)管理工作的重要組成部分，教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用等管理的要求也隨之提高，任務(wù)隨之加大，原本由學(xué)校教務(wù)部門(mén)管理的一些教學(xué)文件都下移至二級(jí)學(xué)院管理，許多教學(xué)文件的制定、實(shí)施等都由學(xué)校二級(jí)學(xué)院完成，因此二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理隨之發(fā)生了實(shí)質(zhì)性變化，高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理面臨著許多亟需解決的現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題。目前本科院校二級(jí)學(xué)院是整個(gè)學(xué)校的最重要組成部分，他的檔案是學(xué)校綜合檔案室不可或缺的組成部分。教學(xué)檔案具有憑證作用、參考作用，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、開(kāi)展系統(tǒng)研究、進(jìn)行教學(xué)評(píng)估和評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)等活動(dòng)的重要依據(jù)。加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作，搞好教學(xué)檔案建設(shè)，能夠?yàn)榻虒W(xué)活動(dòng)提供準(zhǔn)確、完整的教學(xué)信息，能夠有效地提高和保證教學(xué)質(zhì)量。

因此，應(yīng)在高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理工作中加強(qiáng)自身的資料積累，使各學(xué)院自身的資料貯存和學(xué)?？傮w的信息貯存有機(jī)結(jié)合起來(lái)，構(gòu)成完整的貯存網(wǎng)絡(luò)，形成完整的教學(xué)檔案體系。加快推進(jìn)教學(xué)管理正規(guī)化，建立一個(gè)好的二級(jí)學(xué)院檔案室是非常重要的。

3 教學(xué)檔案的內(nèi)容

3.1 學(xué)院管理類文檔

包括學(xué)院教學(xué)、學(xué)位和專業(yè)委員會(huì)相關(guān)文檔（資料）；學(xué)院管理制度與學(xué)院文件；院、室兩級(jí)工作計(jì)劃與總結(jié)；學(xué)院組織的各類會(huì)議記錄（紀(jì)要）；學(xué)院教學(xué)專項(xiàng)建設(shè)工作過(guò)程性材料；校外專家檢查指導(dǎo)鑒定相關(guān)材料等。

3.2 教學(xué)改革與科研類文檔

包括教師教學(xué)研究與改革、科學(xué)研究申報(bào)、立項(xiàng)、結(jié)題等過(guò)程性材料；教學(xué)研究與改革、科學(xué)研究取得的成果證書(shū)、文件及論文復(fù)印件材料；教學(xué)技能競(jìng)賽材料；市級(jí)及以上專業(yè)學(xué)科帶頭人或拔尖人才稱號(hào)相關(guān)材料等。

3.3 教學(xué)日常運(yùn)行管理類文檔

包括教師課程狀態(tài)記錄本；教師課程教案；培養(yǎng)計(jì)劃修訂、教學(xué)計(jì)劃調(diào)整、教師調(diào)課變動(dòng)審批；教學(xué)事故處理等相關(guān)材料；學(xué)科專業(yè)建設(shè)材料；教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)秩序管理材料；教材建設(shè)材料；課程建設(shè)材料；實(shí)踐教學(xué)材料等。

3.4 學(xué)生學(xué)籍、課程考核、畢業(yè)設(shè)計(jì)類文檔

包括學(xué)生學(xué)籍、課程考核原始材料（含監(jiān)考記錄、成績(jī)單、試卷分析、樣卷、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)生答卷）；畢業(yè)設(shè)計(jì)材料；學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料。

4 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化的措施

4.1 領(lǐng)導(dǎo)高度重視，配備齊全的人員與庫(kù)房設(shè)備

本科教學(xué)文檔（資料）庫(kù)建設(shè)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的常規(guī)教學(xué)管理工作，又是一項(xiàng)龐雜、細(xì)致的工作。二級(jí)學(xué)院須在分管教學(xué)院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，制定管理?xiàng)l例，成立由專門(mén)的管理人員或教師組成的資料庫(kù)建設(shè)與管理小組，指定專職檔案員負(fù)責(zé)管理，明確任務(wù)分工，落實(shí)工作任務(wù)，責(zé)任到人，定期檢查、持之以恒。

為更好的管理二級(jí)學(xué)院本科教學(xué)管理，加強(qiáng)本科基本教學(xué)文檔的收集、整理與建設(shè)工作還需建立專用的本科教學(xué)文檔檔案室。方便教學(xué)文檔（資料）的整理、保管與調(diào)閱。檔案室的庫(kù)房用房面積應(yīng)能滿足文檔（資料）的存放要求，還必須考慮一定的發(fā)展空間。檔案室應(yīng)防日光直射，并均應(yīng)消除紫外線對(duì)檔案、資料的危害。不論氣候條件如何，都應(yīng)設(shè)置長(zhǎng)年的溫控裝置，溫度和相對(duì)濕度的要求：溫度范圍為不小于14℃不大于24℃，如有溫度調(diào)節(jié)設(shè)備的，溫度的日變化幅度不得超±2℃。相對(duì)濕度應(yīng)不小于45%RH不大于60%RH，有濕度調(diào)節(jié)設(shè)備的，相對(duì)濕度的日變化幅度不得超過(guò)±5%。還要注意溫、濕度的測(cè)量點(diǎn)，它一般是指在距離地板以上1.5m和書(shū)架柜前0.4m處測(cè)量的數(shù)值。地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開(kāi)向室外的門(mén)窗宜設(shè)置紗門(mén)、紗窗，外窗應(yīng)具有較好的防塵功能。定期打掃室內(nèi)衛(wèi)生，清洗防塵網(wǎng)。

4.2 建立健全二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作的管理制度

二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案工作作為教學(xué)管理工作的重要組成部分，需要在高校二級(jí)管理制度進(jìn)一步深化，二級(jí)學(xué)院的自主權(quán)相應(yīng)的增大，各方面的制度也相應(yīng)的完善，但教學(xué)檔案管理的制度還相對(duì)比較滯后，許多二級(jí)學(xué)院檔案管理還存在著制度不完善的問(wèn)題，還需要進(jìn)一步建立健全完整的檔案工作規(guī)章制度才能與學(xué)校二級(jí)院系整體發(fā)展相適應(yīng)。

具體表現(xiàn)為目前許多高校二級(jí)學(xué)院在檔案室或資料室建設(shè)上，在專兼職的檔案員配備上，在教學(xué)檔案管理收集、整理、保存和利用的程序上，還缺少相應(yīng)的規(guī)章制度。歸檔立卷時(shí)臨時(shí)安排人員搞突擊，沒(méi)有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作，職責(zé)不明確，教學(xué)檔案的收集及整理存在不及時(shí)、不完整及流失現(xiàn)象。建立健全教學(xué)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度是教學(xué)檔案管理工作走向系統(tǒng)化、規(guī)范化和科學(xué)化的基礎(chǔ)。二級(jí)學(xué)院應(yīng)該在進(jìn)一步加大辦學(xué)自主權(quán)的背景下，根據(jù)國(guó)家的有關(guān)檔案法規(guī)，把教學(xué)檔案管理工作納入到日常管理工作中，結(jié)合學(xué)校二級(jí)學(xué)院檔案業(yè)務(wù)管理的要求，制定和完善教學(xué)檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、人員配置、歸檔范圍、案卷整理、編訂工作等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作有章可循，使檔案管理充分體現(xiàn)專業(yè)性、科學(xué)性和權(quán)威性。endprint

4.3 嚴(yán)把檔案內(nèi)容，確立教學(xué)檔案收集保存檢查的幾個(gè)時(shí)間點(diǎn)

本科教學(xué)基本文檔（資料）庫(kù)的建設(shè)首先必須確定歸存內(nèi)容，并建立本單位的“本科教學(xué)基本原始文檔（資料）庫(kù)”目錄。二級(jí)學(xué)院本科教學(xué)基本原始文檔（資料）庫(kù)的資料收集整理起始學(xué)期應(yīng)從各學(xué)院有第一屆本科生教學(xué)任務(wù)學(xué)期起，各類文檔（資料）保存時(shí)長(zhǎng)根據(jù)文檔的屬性而不同：對(duì)于反映與記錄專業(yè)建設(shè)與發(fā)展軌跡的文檔應(yīng)長(zhǎng)期保存；對(duì)于優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）類文檔應(yīng)長(zhǎng)期保存；對(duì)于考試試卷類文檔和非優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）類文檔保存到學(xué)生畢業(yè)后四年；對(duì)于學(xué)生實(shí)驗(yàn)（實(shí)習(xí)）報(bào)告、課程設(shè)計(jì)（綜合訓(xùn)練）論文類文檔保存到學(xué)生畢業(yè)后二年；其它文檔保留五年。

各類教學(xué)文檔的歸檔時(shí)間原則上是事件結(jié)束后，相關(guān)文檔資料應(yīng)隨即歸存，以免造成丟失。各類文檔最遲歸存時(shí)間應(yīng)在學(xué)期末完成（不含跨學(xué)期事件文檔）。

學(xué)校在每學(xué)年第一學(xué)期開(kāi)學(xué)初將對(duì)各學(xué)院本科教學(xué)文檔（資料）庫(kù)進(jìn)行全面檢查和評(píng)價(jià)，同時(shí)根據(jù)各學(xué)期教學(xué)管理運(yùn)行情況，將在每學(xué)期期中教學(xué)檢查時(shí)，對(duì)某類教學(xué)文檔建設(shè)與歸檔進(jìn)行重點(diǎn)抽查。本科教學(xué)基本原始文檔（資料）庫(kù)的建設(shè)狀況，將作為二級(jí)教學(xué)單位年度目標(biāo)考核依據(jù)之一。這樣有利于做到檔案工作人時(shí)刻保持良好的工作狀態(tài)，不會(huì)導(dǎo)致檔案長(zhǎng)期無(wú)人監(jiān)管狀態(tài)。

5 結(jié)束語(yǔ)

新建本科院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案是教育教學(xué)運(yùn)行和管理的歷史記載，是高校評(píng)估教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要依據(jù)，是高校檔案的主體和核心，是教學(xué)管理工作的重要組成部分，是高校目前工作和未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)。它能夠完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映教學(xué)管理的全過(guò)程，直接為教學(xué)活動(dòng)服務(wù)，因此，研究高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理的內(nèi)容、作用、歸檔范圍等，遵守教學(xué)檔案工作的基本原則，構(gòu)建高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理體系，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，才能更好地發(fā)揮其在學(xué)校教育管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用。

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