劉天瑞

可能很多人都會覺得秘書工作沒有什么技術(shù)含量，就是做些收發(fā)文件，打打電話等繁瑣的無關(guān)緊要的事情，認為不管什么人都可以來做。但其實并不是如他們所想的那樣，他們只是看到了秘書工作的表層方面，而沒有看清實質(zhì)。秘書工作一直都是具有很強的綜合性，需要秘書擁有很強的協(xié)調(diào)溝通能力和豐富的專業(yè)技巧。

一、教學(xué)秘書具有協(xié)調(diào)溝通的作用

教學(xué)秘書工作重點和核心就是協(xié)調(diào)工作。協(xié)調(diào)工作在教學(xué)秘書工作中體現(xiàn)在兩個方面： 第一就是各院教務(wù)部門到各系部的教學(xué)工作方面的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)， 例如通告、監(jiān)管、統(tǒng)籌系部，順利完成教務(wù)部門提出的教學(xué)工作， 包含制訂各專業(yè)學(xué)科的教學(xué)計劃、安排教師教學(xué)工作和任務(wù)。語言、會計、計算機等資格證的學(xué)生報名考試工作、教學(xué)用書的發(fā)放、學(xué)生考試各方面的安排和最后成績的報送等等；第二就是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各系的教學(xué)任務(wù)和工作。例如教師的課程安排，包括停課和調(diào)課等，學(xué)生自主選擇課程的安排、學(xué)生實習(xí)和社會實踐活動等等。在這些各種各樣的活動里，學(xué)生、老師、院教務(wù)職能部門是教學(xué)秘書要面對的三種不一樣的部門。只有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好三者之間的關(guān)系，才可以真正保證教學(xué)工作系統(tǒng)穩(wěn)定的展開。而以上所提到的這些工作里，都不可避免的需要教學(xué)秘書具有超強的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和溝通能力?？梢宰龅綄Ω鱾€不同對象所提出的要求都了然于心。進行管理時要遵循統(tǒng)籌兼顧，點明重點的原則方針，使各個對象都可以擁有最大化的利益。例如教學(xué)排課工作，因為各個老師和學(xué)生的要求及教學(xué)資源之間有很大的不同。所以盡量多的找出這三方面的共同之處，盡量使者三方面對工作都能滿意就是教學(xué)秘書排課工作的重中之重。端正自身角色，做事要到位但絕不越位，要積極參與工作但絕不干涉干預(yù)工作，做決策盡力出謀劃策，要做到始終把把集體利益放在第一位，維護好學(xué)校的聲譽和形象教學(xué)秘書在協(xié)調(diào)溝通過程中的重點。

二、教學(xué)秘書具有參謀的作用

教學(xué)秘書具有幫助院、系領(lǐng)導(dǎo)干好教學(xué)管理工作的作用，其中的具體工作有： （1）以教學(xué)計劃的主要要求和各院、系教師的實際情況為基礎(chǔ)，使課程表的編排盡量周詳科學(xué)，使教師的停課、調(diào)課、補課情況能得到最直接的監(jiān)督，充分保護教學(xué)工作的正常運作；（2）對與各院、系領(lǐng)導(dǎo)檢驗、落實各課程大綱的設(shè)定從旁進行協(xié)助；（3）對于教務(wù)處及院、系領(lǐng)導(dǎo)安排的各種任務(wù)保證第一時間認真完成；（4）對于本學(xué)期的觀摩學(xué)習(xí)和講座的安排，認真制訂好時間地點和主講老師；（5）對于各師范院校到本校的實習(xí)工作認真安排落實；（6）對于畢業(yè)生的各方面工作，要協(xié)助院、系領(lǐng)導(dǎo)組織和協(xié)調(diào)畢業(yè)班的論文答辯工作， 認真核實，準確填寫畢業(yè)生與獲得學(xué)位的學(xué)生名單；（7）幫助各個協(xié)助院、系對于不同時期學(xué)校學(xué)科教學(xué)工作的不斷檢查落實并且按時間段順序一一匯報總結(jié)；（8）重視期末考試，認真安排考試時間、地點和工作人員等； （9）協(xié)助教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)做好每學(xué)期教師工作量的考核工作。

三、教學(xué)秘書具有管理教學(xué)信息的作用

在教學(xué)管理中，有大量的教學(xué)及教學(xué)管理的文件資料需要教學(xué)秘書收集整理，其中有很大一部分需要立卷、歸檔，以給之后的查考提供依據(jù)。經(jīng)過長時間的積累這些教學(xué)信息都有著很重要的價值和意義，需要被教學(xué)秘書專門整合管理起來。因為在學(xué)校中其教學(xué)主體老師和學(xué)生都具有很大的流動性的特征，并且隨著時代的不斷變革影響教學(xué)的許多因素也在不斷變革，對與教學(xué)有關(guān)的政策、規(guī)定及操作過程很多學(xué)生和老師都不是很清楚，所以，教學(xué)秘書的任務(wù)就是理解知道了這些規(guī)定和政策之后，可以給師生講解清楚，不然對學(xué)生和老師的個人利益有很大影響，并且也背離了教學(xué)秘書的工作宗旨。教學(xué)檔案的齊全完整也是教學(xué)評估檢查的重要項目之一。所以，對于教學(xué)檔案的建立和保存工作中，教學(xué)秘書要做到細心認真，不放過任何一個出錯的可能。

四、結(jié)語

綜上所述，在教學(xué)管理之中教學(xué)秘書是至關(guān)重要的一部分，積極正確的促進了教學(xué)工作完整順利的進行。在我國教育體制不斷深入改革的今天，教學(xué)管理工作越來越繁雜和難以管理。這就要求教學(xué)秘書努力提升自己的綜合素質(zhì)和能力，發(fā)揮自己在教學(xué)管理中的各項作用，使其在教學(xué)管理中的作用不斷得到強化，這樣就能夠更加有效地提升學(xué)校的工作效率，使學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量得到更大的提高。endprint