劉紅菲，趙華，劉原棟，張國民，劉運(yùn)峰

（中國兵器工業(yè)集團(tuán)第五三研究所，濟(jì)南 250031）

淺談?dòng)?jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)樣品收發(fā)管理

劉紅菲，趙華，劉原棟，張國民，劉運(yùn)峰

（中國兵器工業(yè)集團(tuán)第五三研究所，濟(jì)南 250031）

介紹計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)樣品收發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化管理，從樣品流轉(zhuǎn)方式、樣品收發(fā)、原始記錄證書與報(bào)告收發(fā)、印章管理等幾個(gè)方面，詳細(xì)敘述了計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)樣品收發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化管理具體方法和要求。

計(jì)量；檢測；樣品；收發(fā)

計(jì)量／檢測工作是國民經(jīng)濟(jì)中一項(xiàng)重要的技術(shù)和管理基礎(chǔ)工作，隨著市場經(jīng)濟(jì)的完善和國民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及維護(hù)市場經(jīng)濟(jì)秩序等方面起到了重要作用。被檢儀器和檢測樣品收發(fā)作為計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程的入口和出口，其管理過程與服務(wù)質(zhì)量的好壞不僅會影響到整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而且對客戶信息和樣品信息的唯一性保障至關(guān)重要。國家標(biāo)準(zhǔn)對檢定、校準(zhǔn)或檢測物品樣品以及抽樣作了明確規(guī)定［1-2］，要求要有相應(yīng)程序和配置來保證樣品的運(yùn)輸、接收、處置、保護(hù)、存儲、保留、清理。樣品的代表性、有效性和完整性將直接影響檢定／校準(zhǔn)及檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性，保證被檢樣品的質(zhì)量，嚴(yán)控接收、流轉(zhuǎn)、貯存和管理環(huán)節(jié)是計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)向社會提供高質(zhì)量檢定／校準(zhǔn)證書及檢測報(bào)告的先決條件。目前信息化高度發(fā)展，一些機(jī)構(gòu)已經(jīng)擁有了自己的管理信息系統(tǒng)，證書和報(bào)告制作已趨于智能化、自動(dòng)化。因此做好計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)樣品收發(fā)管理具有重要意義。

1 樣品流轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)流程

計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)可處理的樣品種類繁多，樣品從收樣到發(fā)樣一般要經(jīng)過4個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)［3］，流轉(zhuǎn)示意圖見圖1。

圖1 樣品實(shí)驗(yàn)室內(nèi)外部流轉(zhuǎn)示意圖

(1)第1個(gè)環(huán)節(jié)：接收客戶樣品。送樣客戶和收發(fā)調(diào)度室實(shí)現(xiàn)的樣品交接，完成接收客戶樣品到收樣存儲庫；

(2)第2個(gè)環(huán)節(jié)：實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部流轉(zhuǎn)發(fā)樣。收發(fā)調(diào)度室和各相應(yīng)專業(yè)計(jì)量／檢測室之間實(shí)現(xiàn)的樣品交接，完成專業(yè)計(jì)量／檢測室對樣品各個(gè)參數(shù)進(jìn)行計(jì)量／檢測。

(3)第3個(gè)環(huán)節(jié)：實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部流轉(zhuǎn)收樣。各相應(yīng)專業(yè)計(jì)量／檢測室和收發(fā)調(diào)度室之間實(shí)現(xiàn)的樣品交接，完成各專業(yè)計(jì)量／檢測室將樣品送到收發(fā)調(diào)度室發(fā)樣存儲庫。

(4)第4個(gè)環(huán)節(jié)：發(fā)送客戶樣品。收發(fā)調(diào)度室和客戶實(shí)現(xiàn)的樣品交接，完成對完檢客戶樣品的發(fā)送。樣品整個(gè)流轉(zhuǎn)過程中，收發(fā)調(diào)度室是客戶和實(shí)驗(yàn)室的紐帶。

2 樣品收發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化管理

樣品的檢定、校準(zhǔn)、檢測一般分為常規(guī)送檢和現(xiàn)場檢測兩大類［4］。常規(guī)送檢是客戶將樣品送至計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)，由計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)檢測人員在實(shí)驗(yàn)室檢測的過程；現(xiàn)場檢測為計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)檢測人員攜帶標(biāo)準(zhǔn)器具到被檢樣品使用現(xiàn)場進(jìn)行檢測的過程。目前一些計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)逐步嘗試網(wǎng)上送檢，客戶送樣時(shí)只需提供網(wǎng)上送檢編號及必要信息，無需填寫委托協(xié)議書，簡化操作，屬于常規(guī)送檢的一種，但現(xiàn)階段此類送檢方式較少。

2.1 常規(guī)送檢標(biāo)準(zhǔn)化管理

常規(guī)送檢是樣品收發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)。對計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)來說常規(guī)送檢樣品數(shù)量大、品種多，送檢委托協(xié)議書由客戶自行填寫，不屬于強(qiáng)制性規(guī)范化行為。在填寫過程中，填寫人對信息描述得不夠清楚，經(jīng)常出現(xiàn)簡寫、別名、俗稱等問題，導(dǎo)致填寫準(zhǔn)確率低。樣品在整個(gè)檢測流程中經(jīng)過客戶到計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)，再到客戶的全部4個(gè)環(huán)節(jié)，這就要求收發(fā)調(diào)度人員嚴(yán)格遵守樣品收發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化流程。

2.1.1 樣品的接收

(1)客戶送檢樣品設(shè)備，統(tǒng)一由收發(fā)室管理。收發(fā)調(diào)度人員在接收客戶委托的樣品時(shí)，必須認(rèn)真驗(yàn)收送檢樣品并對樣品外觀進(jìn)行必要的檢查，根據(jù)客戶的檢測、校準(zhǔn)需求，查看樣品的狀況，并清點(diǎn)樣品，認(rèn)證檢查樣品及其配件、資料的完整性，并協(xié)同檢測／校準(zhǔn)人員，檢查樣品的性質(zhì)和狀態(tài)是否適宜于所要求的檢測／校準(zhǔn)。當(dāng)對樣品是否適宜于檢測／校準(zhǔn)存在疑問，或當(dāng)樣品不符合客戶所提供的描述，收發(fā)調(diào)度人員應(yīng)與檢測／校準(zhǔn)人員核實(shí)或在開始工作之前詢問客戶，以得到進(jìn)一步說明。

(2)收發(fā)調(diào)度人員接收樣品后應(yīng)指導(dǎo)、檢查或代為客戶按要求如實(shí)填寫送檢委托單。填寫的委托單中“樣品器具名稱”、“規(guī)格型號”、“制造廠商”和“出廠編號”4項(xiàng)內(nèi)容嚴(yán)格按樣品銘牌或標(biāo)簽上的名稱填寫，不得使用簡寫、簡稱；客戶名稱、單位地址、單位轄區(qū)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話和客戶確認(rèn)簽字必須齊全、準(zhǔn)確，不得出現(xiàn)內(nèi)容上的缺項(xiàng)以及簡寫、俗稱等現(xiàn)象，應(yīng)把客戶信息作為計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。委托單一式兩聯(lián)，經(jīng)雙方簽字后一聯(lián)交給客戶作為提檢憑證；一聯(lián)留存；收發(fā)調(diào)度人員根據(jù)委托單及其相關(guān)內(nèi)容填寫調(diào)度單；調(diào)度單一式兩聯(lián)，一聯(lián)隨樣品到專業(yè)組，一聯(lián)收發(fā)調(diào)度人員留存。

(3)客戶寄來的樣品由收發(fā)調(diào)度人員領(lǐng)取并按接收程序處理，保持與客戶的聯(lián)絡(luò)，對發(fā)現(xiàn)的問題及存在的疑問及時(shí)與客戶交流。收發(fā)調(diào)度人員按照客戶委托書要求代其填寫委托單，并在委托單上注明“郵寄樣品”字樣，并將客戶委托書原件附后頁，同時(shí)按要求填寫調(diào)度單。

2.1.2 樣品的標(biāo)識

(1)送檢樣品設(shè)備由收發(fā)調(diào)度人員統(tǒng)一編號，加貼唯一性標(biāo)識，樣品的標(biāo)識包括唯一性編號和實(shí)驗(yàn)狀態(tài)標(biāo)識。

(2)樣品的唯一性編號和狀態(tài)標(biāo)識可貼在樣品上或樣品包裝袋（器皿）上。

(3)樣品所處試驗(yàn)狀態(tài)用“待檢”、“在檢”、“已檢”標(biāo)簽加以標(biāo)識。

(4)樣品唯一性編號同時(shí)作為實(shí)驗(yàn)室原始記錄和所出具證書／報(bào)告的編號。

(5)樣品的標(biāo)識應(yīng)伴隨樣品整個(gè)檢測／校準(zhǔn)過程。

2.1.3 樣品的流轉(zhuǎn)與檢測／校準(zhǔn)

(1)收發(fā)調(diào)度人員把調(diào)度單連同樣品儀器分發(fā)流轉(zhuǎn)到各專業(yè)室，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)專業(yè)室進(jìn)行檢定、校準(zhǔn)或檢測。

(2)專業(yè)室人員接收樣品時(shí)應(yīng)與收發(fā)調(diào)度人員檢查樣品的完整性，當(dāng)樣品完成檢測／校準(zhǔn)程序后，由專業(yè)室人員將樣品存儲到已檢樣品儲藏室收存。

(3)專業(yè)室檢定、校準(zhǔn)或檢測完畢后，出具相應(yīng)的證書，簽字后隨同原始記錄一起交收發(fā)室，由收發(fā)室統(tǒng)一蓋章并存檔。

(4)送檢樣品設(shè)備應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)檢出，收發(fā)調(diào)度人員應(yīng)主動(dòng)與客戶協(xié)調(diào)取樣時(shí)間，及時(shí)將樣品設(shè)備檢定、校準(zhǔn)或檢測結(jié)果等情況通知客戶，客戶憑專業(yè)室收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)到財(cái)務(wù)室辦理交費(fèi)手續(xù)，收發(fā)室憑客戶手續(xù)發(fā)放樣品和報(bào)告。

2.2 現(xiàn)場檢測收發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化管理

現(xiàn)場檢測一般是由于客戶所要檢測的樣品或設(shè)備的客觀原因不便于送檢，由計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)檢測人員攜帶標(biāo)準(zhǔn)器具到被檢樣品使用現(xiàn)場進(jìn)行檢測的特殊服務(wù)過程。

通常由客戶通過電話、傳真或電子郵件等方式與計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)收發(fā)調(diào)度人員溝通，詳述檢定、校準(zhǔn)或檢測要求，通過與檢測技術(shù)人員溝通確定現(xiàn)場檢測方案，由檢測或收發(fā)調(diào)度人員根據(jù)客戶要求填寫委托單，并由檢測人員帶至現(xiàn)場予以確認(rèn)?，F(xiàn)場檢定、校準(zhǔn)或檢測中，可根據(jù)實(shí)際情況對現(xiàn)場委托單內(nèi)容進(jìn)行修改，并對操作類型進(jìn)行標(biāo)注?，F(xiàn)場檢測完畢后，由檢測人員將委托單帶回交與收發(fā)調(diào)度人員，以確保機(jī)構(gòu)信息和樣品信息的規(guī)范填寫，對不規(guī)范的填寫予以糾正，對檢測結(jié)果出具相應(yīng)的證書，簽字完后隨同原始記錄一起交收發(fā)室，由收發(fā)室統(tǒng)一蓋章并存檔。收發(fā)調(diào)度人員應(yīng)及時(shí)將樣品設(shè)備檢定、校準(zhǔn)或檢測結(jié)果等情況通知客戶，客戶憑專業(yè)室收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與財(cái)務(wù)辦理交費(fèi)手續(xù)，收發(fā)室憑客戶手續(xù)發(fā)放報(bào)告。

3 原始記錄、證書與報(bào)告收發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化管理

為了實(shí)現(xiàn)樣品、證書、報(bào)告、原始記錄的統(tǒng)一化管理［5］，證書、報(bào)告、原始記錄采用同一編號，以便于檢索，以簡化流程，收發(fā)調(diào)度人員應(yīng)嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：

(1)所有證書由各專業(yè)室出具完畢后，經(jīng)三級審核簽字后，隨同完整的原始記錄交收發(fā)室；

(2)證書／報(bào)告正副本與原始記錄簽字手續(xù)不全的拒絕接收，手續(xù)齊全的由收發(fā)室加蓋相應(yīng)印章；

(3)證書／報(bào)告副本與原始記錄裝訂在一起，按證書編號進(jìn)行排序、歸檔。

4 印章管理

計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)印章一般分為檢定專用章、檢測專用章、校準(zhǔn)專用章。所有印章由收發(fā)室統(tǒng)一管理，如特殊情況由分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)同意，由專業(yè)室辦理手續(xù)，方可帶外使用。

證書專用印章應(yīng)有專人保管，并建立使用管理程序。印章管理環(huán)節(jié)非常重要，一旦加蓋印章，就意味著證書報(bào)告具備了法律效力，因此管理印章人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，蓋章之前必須對證書報(bào)告的所有流程進(jìn)行認(rèn)真核對。

5 服務(wù)客戶

在接待客戶時(shí)收發(fā)調(diào)度人員應(yīng)做到熱情、禮貌，要詳細(xì)介紹實(shí)驗(yàn)室的服務(wù)能力和宗旨［6］，對客戶提出的問題要盡可能詳細(xì)解答，與客戶建立方便快捷的通訊聯(lián)系，以便獲取客戶反饋意見；在接受客戶委托時(shí)，應(yīng)明確客戶的要求，并確認(rèn)實(shí)驗(yàn)室是否具有滿足客戶要求的能力和條件，根據(jù)檢測／校準(zhǔn)任務(wù)的不同以及客戶的要求，簽訂與之相適應(yīng)的委托合同；在接受客戶委托后，如果由于不可抗拒的原因，需要對委托項(xiàng)目進(jìn)行分包時(shí)，應(yīng)通知客戶，并得到客戶的同意；在接受客戶委托時(shí)，收發(fā)調(diào)度人員應(yīng)對樣品的外觀、包裝、技術(shù)狀態(tài)與客戶提供的信息進(jìn)行比較，如有偏差和異常情況，應(yīng)耐心與客戶溝通得到雙方認(rèn)可并做好記錄，對于不適合檢測／校準(zhǔn)的樣機(jī)、樣件，應(yīng)請客戶做出進(jìn)一步的說明或要求。實(shí)驗(yàn)室收發(fā)調(diào)度人員應(yīng)以良好的質(zhì)量服務(wù)客戶，以良好的信譽(yù)贏得客戶［7］，樹立客戶第一，信譽(yù)至上的原則。

6 結(jié)論

計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室管理，按照有關(guān)法律法規(guī)的要求制定各種規(guī)章制度，建立完整的管理體系文件，加強(qiáng)對實(shí)施過程和結(jié)果的監(jiān)督檢查，實(shí)事求是地出具檢測報(bào)告，勇于承擔(dān)責(zé)任，為社會提供堅(jiān)實(shí)可靠的技術(shù)支撐。

計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對樣品的接收、標(biāo)識、流轉(zhuǎn)、貯存、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有效控制，以保證檢定、校準(zhǔn)及檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性。被檢儀器和檢測樣品收發(fā)作為計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程的入口和出口，運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理與提高服務(wù)質(zhì)量，不僅能更好地服務(wù)客戶、把實(shí)驗(yàn)室誠信與公正作為責(zé)任，更能提升計(jì)量／檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)的知名度，對促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展有著極其重要的作用。

［1］CNAS-CL01: 2006 檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則［S］.

［2］JJF 1069-2007 法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范［S］.

［3］高春昱，李斌之，林紅，等.淺談?dòng)?jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)樣品流轉(zhuǎn)的規(guī)范化運(yùn)作［J］.現(xiàn)代測量與實(shí)驗(yàn)管理，2011(2): 63-64.

［4］胡暢，李元沉，牛琪，等.計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)儀器收發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化管理方法研究和應(yīng)用［J］.現(xiàn)代測量與實(shí)驗(yàn)管理，2010(4): 60-62.

［5］胡暢，張娟，楊悅，等.計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)證書／報(bào)告要素有效性控制的動(dòng)態(tài)管理方法及系統(tǒng)［J］.現(xiàn)代測量與實(shí)驗(yàn)管理，2009(6): 26-40.

［6］霍偉，楊雪梅，付燕翔，等.淺談?dòng)?jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)如何更好地服務(wù)客戶［J］.計(jì)量預(yù)測是技術(shù)，2009，36(8): 104.

［7］沈曉新.關(guān)于做好計(jì)量檢定工作的建議［J］.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012(3):17.

Discussion on Sample Dispatch System for Institution of Measurement/Inpection Technology

Liu Hongfei，Zhao Hua，Liu Yuandong，Zhang Guomin，Liu Yunfeng
(CNGC Institue 53，Jinan 250031)

The standard management on sample dispatch system for institution of measurement/inspection technology was introduced. The methods and requirements on sample dispatch system for institution of measurement/inspection were discussed in detail including sample moving，sample dispatch，original record report，and certificate management official seal management.

metrology; detection; sample; ispatch

O631

A

1008-6145(2014)04-0079-04

10.3969／j.issn.1008-6145.2014.04.024

聯(lián)系人：劉紅菲；E-mail: 13658604368@163.com

2014-04-13