文/王文杰+葛巨眾

北京是我國高等教育資源最集中、高校最密集的地方。資料顯示，2012年，北京市共有普通高校91所，教職工總數(shù)達13.73萬人，普通在校生總數(shù)達81.87萬人。首都高校直接服務于創(chuàng)新型國家和人力資源強國戰(zhàn)略，服務于“三個北京”和中國特色世界城市建設，其基礎性、先導性、全局性地位更加突出。首都高校地位重要、事務繁雜，作為學校的綜合性管理機構 — 辦公室（本文指學校黨委辦公室和校長辦公室）溝通上下、協(xié)調左右、聯(lián)系內外，是學校運行的中樞，其工作質量和水平直接影響著學校運行是否順暢、決策是否科學，進而影響著首都高校的整體發(fā)展速度、質量和水平。

從首都高校辦公室的整體職能看服務決策

1.辦公室的職責繁雜、任務繁重

近年來，首都高校辦公室隊伍不斷發(fā)展壯大，結構也在持續(xù)優(yōu)化，對其整體職能進行梳理、準確把握、找到規(guī)律，對進一步提升其工作水平很有價值。筆者選取了首都10所高校（類型包含：部委高校、市屬高校，“985工程”高校、“211工程”高校、一般高校、高職院校）作為考察對象，了解辦公室的職責。從調查可以看出，各校辦公室的職責都十分繁雜，但大同小異。如果不進行分類，而是簡單羅列，則主要有：學校規(guī)劃、綜合協(xié)調、收發(fā)文辦理、信息宣傳、督促檢查、領導日程安排、會議及活動組織、對外聯(lián)絡、印信管理與使用、機要及保密、信訪、值班安排、法律事務、黨務及校務公開、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、校友會等約20類左右的工作。隨著學校事業(yè)的發(fā)展，辦公室的職能也在擴展，體現(xiàn)了辦公室工作的綜合性、服務性和開放性特征。這些工作分別劃歸到辦公室設置的幾個科室當中，有的則是由掛靠在辦公室的一些“附屬機構”直接負責。

每一類工作背后的對象都涉及方方面面的人，要經(jīng)過一系列必要的工作環(huán)節(jié)，工作量很大。目前，黨組織關系在北京市委的61所高校，其辦公室人員總數(shù)在700人左右，直接服務對象是10多萬名教職員工、70多萬名學生，所以辦公室人員的“忙”也就容易理解了。以筆者所在的北京聯(lián)合大學辦公室部分文字工作為例，近3年來，平均每年發(fā)文約680件、收文2,000多件、編發(fā)信息刊物270多期、服務常委會和校長辦公會60多次，按每學年36教學周來計算，辦公室每天要發(fā)文件3.7件、新增轉呈公文11件、編發(fā)信息刊物1.5期，背后的文字處理工作量非常大。

2.辦公室繁雜職責體現(xiàn)出四大職能

辦公室圍繞學校中心工作辦文、辦會、辦事，服務領導、服務部門、服務師生，職責多、任務重、工作量大，繁雜的職責看上去似乎有些雜亂無章，但內在聯(lián)系是緊密的。筆者認為，從辦公室發(fā)揮作用的著力點看，在其繁雜的職責中蘊含著內外服務、綜合協(xié)調、信息調研、督查督辦這四大職能。

一是內外服務。辦公室工作人員平時的日常性工作大多可歸入這一類，如對外聯(lián)絡、接待來客來訪、草擬文稿、公文轉呈、組織會議、信息報送、機要辦理、印信使用、會議及日程安排等。

二是綜合協(xié)調。辦公室是學校部門之間、上下級之間、兄弟單位之間聯(lián)系的紐帶，“天然”地具有綜合協(xié)調功能，作為一個“攬事”的部門，沒人管的事辦公室要管，多人管的事需要辦公室來統(tǒng)籌。辦公室為領導、基層單位和廣大師生服務，綜合協(xié)調幾乎是無處不在、無時不有。從協(xié)調對象看，既要負責協(xié)調校內各方面的關系，也要負責協(xié)調學校與社會的關系；從協(xié)調方式看，既有會議協(xié)調，也有書面、當面等其他它方式的協(xié)調，總之要通過協(xié)調來溝通情況、化解矛盾、統(tǒng)一行動。

三是信息調研。辦公室是學校各種信息的交匯點和集散地，是信息傳遞的中樞，辦公室許多工作，如編發(fā)信息刊物、撰寫文件等工作，都是將學校的各項決策、意圖等向基層單位傳遞，同時將來自基層的各種信息和文件資料進行分析、歸納和匯總之后提供給領導。辦公室還通過開展主動調研或輔助調研等形式，了解學校各方面的情況，并作出科學判斷，形成有價值的信息材料，為領導收集信息、分析情況、提供咨詢做好服務。信息調研類工作具備很強的“參謀”特征。

四是督查督辦。辦公室開展的督查督辦與紀檢、監(jiān)察、審計等部門開展的監(jiān)督檢查并不相同，辦公室做的許多工作都是圍繞著一些重要決議、決策的落實情況，開展督查督辦工作，并將落實情況、落實效果、需要注意的問題等反饋給領導，從而促進這些事項又好又快落實。督查督辦類工作具備很強的“助手”特征。

3.服務決策職能貫穿辦公室全部工作的始終，是辦公室整體職能的靈魂

在經(jīng)濟組織決策管理大師、第十屆諾貝爾經(jīng)濟學獎獲獎者赫伯特?西蒙曾看來，“管理就是一系列的決策”。辦公室始終處于學校管理的中樞，直接或間接地服務于決策?？茖W決策以統(tǒng)籌整體發(fā)展為目的，通過科學的程序，廣泛發(fā)揚民主，在發(fā)揮決策對象能動性的基礎上，采用集體決策的方式，把靜態(tài)的典型研究與動態(tài)的系統(tǒng)分析結合起來，把定性分析與定量分析結合起來，以期最大限度地提高決策的精確度，最大限度地保持決策的科學性。辦公室的四大職能都在直接或間接地服務于決策，服務決策職能貫穿于辦公室全部工作的始終，內外服務是服務決策質量的基礎，綜合協(xié)調是服務決策的橋梁，信息調研是保證決策科學的前提，督查督辦是保證決策落實的保障，幾大職能都圍繞著決策活動展開。

辦公室工作雖然不直接負責學校的教學、科研、師資等具體業(yè)務，但辦公室的工作卻存在于學校的一切具體業(yè)務之中。有經(jīng)驗的辦公室主任可能會有這樣的體會：“辦公室主任不是領導，但要想領導想的事，尤其是要抓好關系全局的大事、做好領導關心的要事、協(xié)調好存在分歧的難事、處理好突發(fā)的急事?！笨梢哉f，幾乎所有涉及學校中心工作的重要事項都離不開辦公室的積極參與。學校重要決策的前期調研、論證，中期協(xié)調、形成，后期實施與監(jiān)督的整個過程，都需要作為領導“參謀助手”的辦公室積極參與，協(xié)調左右，同時發(fā)揮“智囊”作用，提供高效、有力的服務。服務決策工作做得好了，才能說當好了領導的參謀助手，服務決策是辦公室工作的重中之重，是體現(xiàn)工作水平的高端服務，是整體職能的靈魂。

構建和完善提升服務決策能力的制度及工作體系

辦公室要提升服務決策的能力和水平，就要把握住決策的縱向時間鏈條，根據(jù)不同的時間節(jié)點，有針對性地開展工作，構建起相應的制度及工作體系，從而為決策提供更有效、更有力的服務?！吨泄仓醒腙P于全面深化改革若干重大問題的決定》指出“必須構建決策科學、執(zhí)行堅決、監(jiān)督有力的權力運行體系”。結合高校決策實際，筆者認為，新時期要進一步提升辦公室服務學?？茖W民主決策的能力與水平，就要從決策的提出與論證、形成與發(fā)布、實施與反饋三個環(huán)節(jié)構建有效的、全方位的制度及工作體系。

1.構建決策提出與論證環(huán)節(jié)的制度體系

這一階段，需要辦公室提供智慧服務，幫助領導“支點兒招”，當好“參謀”。

一是建立和完善決策事項計劃制度。根據(jù)學校工作規(guī)律，按照常規(guī)重要事項、預測重要事項等，制定年度可能要進行決策的事項計劃表，此舉主要是保證辦公室能夠圍繞學校的中心工作，抓住領導關心、師生關注的重點、熱點、難點問題，“參”到點子上，“謀”到關鍵處。

二是建立和完善調查研究制度?！皼]有調查就沒有發(fā)言權”，要使決策科學就必須在決策提出階段，開展直接、聯(lián)合或輔助調查研究。辦公室聯(lián)系上下、協(xié)調左右，有聯(lián)系廣泛的優(yōu)勢，具備良好的調研工作基礎，要將調查研究工作形成制度化，設準主題、選對對象、用好形式。通過制度確保溝通渠道暢通，圍繞決策主題，能聽到校內外各利益群體的真實聲音。根據(jù)工作內容和實際需要，可以開展直接調研、與其他職能處室開展聯(lián)合調研、陪同領導開展輔助調研。通過調研獲得全面、真實、準確的信息資料，進行分析，提出建議，為學校科學民主決策提供有價值的參考。

三是建立和完善廣泛征求各方意見的制度。一項決策是否科學、能否得到支持和擁護、能否順利實施，必然要在決策提出與論證階段充分傾聽決策對象的聲音，進而就需要廣泛地征求各方的意見。習近平總書記在對《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》進行說明時談道：“在全社會開展廣泛協(xié)商，堅持協(xié)商于決策之前和決策實施之中。要構建程序合理、環(huán)節(jié)完整的協(xié)商民主體系?！睂τ诟咝＾k公室來講，也要建立決策前征求各方意見的制度，防止“單向”“片面”“下壓”式的決策。

四是建立和完善重大決策專家咨詢論證制度，根據(jù)決策事項，適當組織專家論證。對事關學校發(fā)展全局和影響學校長遠發(fā)展的重大決策，要進行專家咨詢論證，從更專業(yè)的視角和全局的視野考慮此項決策可能引發(fā)的一些問題，進行對策研討。根據(jù)事項，既可在校內組建專家團隊，也可利用校外人力資源，成立臨時專家團隊。

五是建立和完善重大決策合法性審查制度。在決策過程形成前，要預先評估是否違反法律、法規(guī)、規(guī)章及有關政策規(guī)定，是否超越法定職權，是否違反法定程序，是否與原有的決策、規(guī)范性文件相協(xié)調。從而避免因決策違法或是相互矛盾對社會利益帶來損害，當前多數(shù)高校都設有法律顧問，此時可以充分發(fā)揮他們的作用?！吨泄仓醒腙P于全面深化改革若干重大問題的決定》提出“普遍建立法律顧問制度。完善規(guī)范性文件、重大決策合法性審查機制”。目的即在推動政府領導方式和行政運行方式向規(guī)范化、制度化、法治化轉變，提高科學決策、民主決策、依法決策的水平。

2.構建決策形成與發(fā)布環(huán)節(jié)的工作體系

這一階段，需要辦公室做好綜合協(xié)調、會議服務，以書面方式發(fā)布決策等工作。

一是綜合協(xié)調，服務好決策的形成過程。根據(jù)相關法律法規(guī)，突出民主辦學，嚴格落實民主決策，不同決策事項，要經(jīng)過相應的組織審議通過才有效。首都高校當前的決策機構主要有黨員代表大會（黨員大會）、黨委全體委員會、黨委常委會、校長辦公會、學術委員會、教職工代表大會、工會會員代表大會、學生代表大會等。辦公室在這一階段的工作除要求具有較強的政策素養(yǎng)外，綜合協(xié)調及相關的會議服務任務十分繁重。由辦公室主辦的會要全面、細致地籌備和組織，由其他部門主辦的會議，辦公室要發(fā)揮協(xié)調職能，做好協(xié)助工作。除了行政性的會務工作之外，還要做好會議的文秘工作，如準備及印制文字資料、做好會議記錄等工作。

二是要以文輔政，服務好決策的發(fā)布過程。決策經(jīng)過相應決策機構審議通過形成之后，要通過一定的介質或平臺一般以書面文件形式在一定范圍內發(fā)布，這一過程，要求辦公室以文輔政，準確把握決策，保證決策表達的完整和準確，不能引發(fā)歧義和誤解。在決策公布后，辦公室還應根據(jù)工作實際，主動地做好相應的宣傳工作，將學校的聲音傳播好。

3.構建決策實施與反饋環(huán)節(jié)的制度體系

這一階段需要辦公室發(fā)揮督促檢查職能，采取有效的督查、督辦方式方法，確?？茖W決策能夠“執(zhí)行堅決”，要對決策的實施效果進行分析反饋。

一是建立有效的督查、督辦工作制度。圍繞督辦事項，建立工作機制，明確督查、督辦的事項范圍，如根據(jù)學校年度工作要點分解到各單位的任務，常委會辦公室明確要求辦理的事項等。創(chuàng)新形式，在督查督辦的方式上堅持“一般手段”與“特殊手段”相結合，力保督出效果?！耙话闶侄巍庇泻芏?，如“對話見面式”的督促檢查、“文字式”的單據(jù)督查督辦、“會商式”的協(xié)調督辦等。以北京聯(lián)合大學辦公室為例，每周對收到的來自各基層單位的請示性公文辦理情況進行梳理，并在一定范圍內進行公示，較好地提高了工作效率。督查、督辦在特定情況下，除“一般手段”之外，還要有“特殊手段”，如“私訪”“突訪”“回馬槍式再訪”等，目的是直接深入一線基層，看實情、聽真聲，隨時隨地、反復地抓督辦、抓落實，準確地掌握情況，有針對性地解決問題。

二是建立決策落實效果的反饋評估機制。決策不能是發(fā)布出去后進行督促檢查保證落實就完了，還要在實施過程中對其效果進行評價。建立決策落實效果的反饋評估機制，可通過信息反饋，及時對決策進行修正和調整，從而使決策更加成熟、完善，更加切合實際情況，確保取得預期效果。另外，通過決策實施效果進行評估，也可總結經(jīng)驗教訓，為新的科學決策打下良好基礎。

總之，服務于學校的科學民主決策貫穿于高校辦公室工作的始終，是各項職能的靈魂，只要辦公室同仁注意認真總結、思考和提煉，堅持創(chuàng)新，構建起符合本校實際的制度及工作支撐體系，就一定能夠不斷地提升服務決策的能力和水平。

本文系中共北京市委教育工作委員會、北京市教育委員會2013年立項委托課題“首都高校辦公室提升服務決策能力研究”的階段性成果

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