丁芳 李婷

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，其已經(jīng)在各個(gè)方面得到了廣泛的應(yīng)用，其中對(duì)于檔案的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)得到了實(shí)際的應(yīng)用，檔案的信息化建設(shè)是在當(dāng)下信息時(shí)代檔案工作的一個(gè)主題，而數(shù)字化的檔案建設(shè)又是其最為關(guān)鍵的一個(gè)內(nèi)容，這也是對(duì)檔案管理的過(guò)程中一個(gè)比較深刻的一次改革，它對(duì)于檔案的快捷方便的管理有著重要的意義。本文主要就檔案的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中的一些現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，并結(jié)合實(shí)際情況給出適當(dāng)?shù)慕鉀Q策略，希望能夠?qū)Υ祟I(lǐng)域的發(fā)展有所裨益。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；建設(shè)

1.檔案數(shù)字化的基本概述

1.1 檔案數(shù)字化的基本涵義

在企業(yè)的發(fā)展中，檔案是對(duì)其業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要見(jiàn)證，同時(shí)也是企業(yè)的信息資源的重要資產(chǎn)，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化的管理能夠提高其管理的效率，所謂的檔案數(shù)字化其實(shí)最為主要的就是通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)等相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，以此作為載體，把檔案進(jìn)行信息化的管理方式，從而達(dá)到以數(shù)字作為存儲(chǔ)的方式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的形式進(jìn)行把信息相互的連接，把對(duì)傳統(tǒng)的檔案的管理轉(zhuǎn)換成對(duì)計(jì)算機(jī)信息的管理，進(jìn)而形成一個(gè)比較有序的檔案信息庫(kù)，能夠突顯出共享以及及時(shí)提供檔案信息的效果。檔案的數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)的一個(gè)最為基礎(chǔ)的工作，對(duì)于比較傳統(tǒng)的檔案在現(xiàn)代科技的形式下進(jìn)行管理能，夠在整體的管理水平上得到有效的提高，從而適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展，為社會(huì)主義的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

1.2 檔案數(shù)字化所體現(xiàn)的優(yōu)勢(shì)分析

與以往的檔案管理相比，數(shù)字化的檔案管理能夠在經(jīng)濟(jì)效益方面得到有效的提高，以往通常是使用粗放型的模式來(lái)進(jìn)行管理，在管理的成本上比較高，數(shù)字化的檔案管理能夠有效的解決成本高這一問(wèn)題，不僅是在經(jīng)費(fèi)上得到了有效的降低，還在空間上大大的節(jié)約了，并且還能夠在實(shí)際的利用上達(dá)到了快捷的效果，同時(shí)辦公的效率以及對(duì)檔案的原件的保護(hù)等都得到了有效的加強(qiáng)，在數(shù)字化的管理上對(duì)于部分檔案篡改的行為也有著有效的防護(hù)。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)中的問(wèn)題及原因分析

2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)中的現(xiàn)狀分析

由于我國(guó)的檔案數(shù)字化的建設(shè)起步較晚，在傳統(tǒng)的檔案管理的思想中還沒(méi)有得到解放，在檔案事業(yè)的迅速發(fā)展下，檔案方面的相關(guān)工作已經(jīng)逐漸的被世人所熟知，而當(dāng)前的檔案管理有的還停留在對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理上，已經(jīng)與當(dāng)前的發(fā)展不相適應(yīng)。還有就是在檔案數(shù)字化的制度方面還沒(méi)有做到完善，在標(biāo)準(zhǔn)化方面還有待進(jìn)一步的提升。在檔案數(shù)字化的理論研究方面還不是很充足，在這方面的技術(shù)人才也比較的缺乏，在數(shù)字化檔案的建設(shè)過(guò)程中硬件技術(shù)也沒(méi)有達(dá)到很好的要求，在資金的投入上不夠，另外就是數(shù)字化的檔案建設(shè)中對(duì)于信息安全沒(méi)有很好的保障[2]。

2.2 檔案數(shù)字化建設(shè)中問(wèn)題原因的分析

首先就是思維方面的影響，在當(dāng)今的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的社會(huì)發(fā)展中，要能夠根據(jù)市場(chǎng)的需求來(lái)進(jìn)行對(duì)產(chǎn)業(yè)進(jìn)行轉(zhuǎn)型，這樣才能夠更好的得到長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，而在當(dāng)前的檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，最為主要的還是思想理念沒(méi)有徹底的得到解放，依然是傳統(tǒng)的觀念在對(duì)檔案進(jìn)行管理，沒(méi)有把檔案的管理和產(chǎn)業(yè)發(fā)展相一致，在方式上也是較為陳舊，對(duì)于當(dāng)今的先進(jìn)科技應(yīng)用的非常薄弱，還有就是對(duì)于檔案的管理人員在檔案的建設(shè)發(fā)展兩者間的距離在逐漸的拉大，從而導(dǎo)致積極性不能很好的得到發(fā)揮[3]。還有就是在管理的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)方面沒(méi)有做到統(tǒng)一，檔案數(shù)字化的建設(shè)本身就具有復(fù)雜性，在新的技術(shù)的介入下在信息上的交流就比較的有難度，另外就是對(duì)于模式的發(fā)掘利用和時(shí)代的發(fā)展不相適應(yīng)，從而導(dǎo)致了資源的浪費(fèi)，在諸多的因素影響下造成了一系列的問(wèn)題的出現(xiàn)。

3.檔案數(shù)字化建設(shè)中問(wèn)題的解決策略探究

檔案數(shù)字化的建設(shè)對(duì)于社會(huì)的發(fā)展服務(wù)有著重要的作用，針對(duì)以上所出現(xiàn)的問(wèn)題，筆者根據(jù)實(shí)際的情形總結(jié)歸納，并提出一些適當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)策略，希望能夠?qū)Υ祟I(lǐng)域的發(fā)展有著一定的促進(jìn)作用。對(duì)于檔案數(shù)字化的建設(shè)首先就要在資金的投入方面要充足，由于它自身的一些基本的特征就決定了對(duì)于經(jīng)費(fèi)的需求，在其基礎(chǔ)的建設(shè)方面，要在網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)管理方面得到有效的加強(qiáng)，這其中的設(shè)備例如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、磁盤(pán)等設(shè)備，都需要經(jīng)費(fèi)作為保障，數(shù)字化的建設(shè)也需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境作為支撐，要設(shè)置專業(yè)的人員進(jìn)行管理，在這些方面都需要資金的投入。

在檔案數(shù)字化管理的意識(shí)上要得到有效的加強(qiáng)，從思想上要得到轉(zhuǎn)變，結(jié)合當(dāng)今的發(fā)展融入到當(dāng)今的發(fā)展中，把檔案的數(shù)字化建設(shè)和時(shí)代的發(fā)展共同進(jìn)步，還要對(duì)制度進(jìn)一步的加以完善，檔案的制度建設(shè)也是當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)比較基礎(chǔ)性的工作，對(duì)于檔案的制度進(jìn)行完善能夠有效的對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，在當(dāng)前的新的管理制度之下，對(duì)于檔案的數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)包含著眾多的制度，例如歸檔制度、保密制度、文檔一體化制度、網(wǎng)絡(luò)的安全化制度等等，要能夠把這些制度形成一個(gè)完成的體系，并且要能夠具有可行性以及可操作性，只有在這種情況下才能夠使得檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)活動(dòng)得到順利的開(kāi)展。

還有就是對(duì)于計(jì)算機(jī)的技術(shù)又能夠有保證，這也是對(duì)于檔案數(shù)字化最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，沒(méi)有計(jì)算機(jī)技術(shù)的介入，檔案的數(shù)字化是無(wú)法啟動(dòng)的，而計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用是經(jīng)過(guò)高投入才進(jìn)行使用的，檔案的數(shù)字化建設(shè)只有把網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)等作為支撐才能夠把檔案數(shù)字化建設(shè)得到有效的加強(qiáng)，同時(shí)，還要能夠使得這一技術(shù)在時(shí)代的不斷發(fā)展下而進(jìn)行升級(jí)或者更新，從而更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)。

在信息管理體制方面要得到有效的建立，在當(dāng)前的檔案數(shù)字化的管理過(guò)程中對(duì)于信息工作基本都是分開(kāi)的，這樣就會(huì)造成傳統(tǒng)的信息活動(dòng)和新型的信息活動(dòng)很難形成一個(gè)統(tǒng)一的力量，這也是個(gè)有著很大阻礙的問(wèn)題所在，對(duì)于檔案的數(shù)字化建設(shè)也會(huì)產(chǎn)生很大的影響，故此，把信息管理的機(jī)制得到統(tǒng)一化，把其形成一個(gè)合力作用，這對(duì)于檔案的信息工作是一項(xiàng)兩全其美的方法，另外還要對(duì)統(tǒng)一的理性化的管理機(jī)制進(jìn)行建立完善[4]。在檔案數(shù)字化的利用機(jī)制方面也要得到有效的強(qiáng)化，檔案數(shù)字化的建設(shè)最為原始的目的就是能夠?qū)n案的信息方便并充分的加以利用，這對(duì)于在工作中只是憑借著經(jīng)驗(yàn)來(lái)辦事提供了有效的依據(jù)，從而對(duì)于解決其現(xiàn)實(shí)問(wèn)題有著重要的意義。另外就是要能夠?qū)ν度霗C(jī)制的形成進(jìn)行有效的促進(jìn)，在管理的層面上要盡量的爭(zhēng)取管理層的重視，使得管理層能夠從傳統(tǒng)的觀念上加以轉(zhuǎn)變，加大投入方面的力度，在數(shù)字化的軟件硬件以及人才方面都要有保障，還有就是對(duì)于檔案數(shù)字化的人員素質(zhì)的提升也很重要，這也是對(duì)檔案的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的一個(gè)重要的條件。

4.結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)是大勢(shì)所趨，在這一建設(shè)的過(guò)程中要對(duì)各個(gè)方面的問(wèn)題進(jìn)行考慮，全面的統(tǒng)籌，在當(dāng)今的信息化迅速發(fā)展的時(shí)代，只有把檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理才能夠和時(shí)代的腳步相適應(yīng)，也才能夠顯示出檔案的價(jià)值，這一建設(shè)是比較復(fù)雜以及龐大的工程，雖然會(huì)有問(wèn)題出現(xiàn)，但是在不懈的努力及改進(jìn)下，這些問(wèn)題終將得到有效解決。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

丁芳（1973-），女，漢，山東省濟(jì)南市人，山東省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院，秘書(shū)，館員學(xué)位：本科，研究方向：檔案管理