丁 霞

（核工業(yè)理化工程研究院，中國(guó) 天津 300180）

1 當(dāng)前科研單位科研項(xiàng)目檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.1 首先對(duì)科研項(xiàng)目檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠

科研項(xiàng)目檔案管理是從項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)論證、組織實(shí)施、檢查評(píng)估、驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)、科技推廣、檔案入庫(kù)的全程管理。多數(shù)科研單位普遍存在重科學(xué)研究輕檔案管理的現(xiàn)象，部分主管領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目執(zhí)行者，從項(xiàng)目立項(xiàng)之初就沒有及時(shí)通知檔案部門，在研制過(guò)程中，科研人員又非?？粗刈约旱目蒲谐晒?，出于保密或者其他原因的考慮，把自己的科研文件私自保管，不愿意放到檔案管理部門，沒有在部門內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一的存放和管理，容易丟失檔案，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的不完整。有的檔案即使交到相關(guān)的管理部門，由于管理人員缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的價(jià)值和作用認(rèn)識(shí)不足，拖延時(shí)間，降低資料的時(shí)效性，有損檔案的完整性。

1.2 其次科研項(xiàng)目檔案管理不規(guī)范，案卷質(zhì)量不高

科研項(xiàng)目檔案與普通的文書、基建等類檔案是有區(qū)別的，有它的獨(dú)特性。但有些科研單位一直沿用多年前檔案工作制度及標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)不適宜現(xiàn)階段產(chǎn)生的項(xiàng)目檔案的歸檔要求，自然導(dǎo)致科研項(xiàng)目檔案許多方面管理的不規(guī)范?？陀^的降低了工作效率，造成大量信息資源的閑置，科研項(xiàng)目檔案的利用多數(shù)處于被動(dòng)階段，很不規(guī)范。

1.3 科研項(xiàng)目檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，專業(yè)知識(shí)匱乏

項(xiàng)目檔案管理員大多由承擔(dān)項(xiàng)目的研究部門辦公室人員兼任，他們身兼多職，過(guò)重的工作任務(wù)使他們不能將檔案工作擺在首要位置。這些單位經(jīng)常是臨時(shí)抱佛腳，檔案工作有檢查任務(wù)時(shí)臨時(shí)抽調(diào)人員突擊，檢查過(guò)后，各回各位，人員很不穩(wěn)定。一些檔案專職管理者專業(yè)知識(shí)匱乏，缺乏熱情，甚至把檔案工作當(dāng)成一塊跳板，一旦機(jī)會(huì)到來(lái)馬上跳槽，檔案人才流動(dòng)頻繁、檔案保管條件落后，難以為單位發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2 針對(duì)科研單位項(xiàng)目檔案管理的問(wèn)題提出的解決對(duì)策

2.1 開展多種方式宣傳檔案工作，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目管理者對(duì)項(xiàng)目檔案重要性的認(rèn)識(shí)

我們除了日常工作中的檔案宣傳外，還采取了以下幾種潛移默化的宣傳方式，取得了好的效果。我院每年定期組織與項(xiàng)目有關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及參與項(xiàng)目檔案的管理專兼職人員學(xué)習(xí)檔案的法律、法規(guī)及檔案組卷基本知識(shí)，提高對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。針對(duì)我院重大項(xiàng)目的驗(yàn)收在立項(xiàng)初組織臨時(shí)培訓(xùn)會(huì)。其次加強(qiáng)與項(xiàng)目管理者的工作接觸，在工作中融入有效的項(xiàng)目檔案內(nèi)容，讓其了解項(xiàng)目檔案的重要性。再次在檔案的利用過(guò)程中，通過(guò)查、借閱檔案，讓他們認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案的利用價(jià)值。通過(guò)以上方式的開展，潛移默化的加強(qiáng)了檔案的宣傳，使大家體會(huì)到科研項(xiàng)目檔案的重要性。

2.2 規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量

2.2.1 規(guī)范健全項(xiàng)目檔案管理制度，正確掌握檔案收集、整理方法

建立規(guī)范的科研項(xiàng)目檔案工作制度，項(xiàng)目檔案工作才有章可循，因此，制定規(guī)范的歸檔材料收集制度是必須的，嚴(yán)格按照文件材料的分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要?jiǎng)?chuàng)新收集手段，運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合；要把握時(shí)間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、光盤等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。

其次，制定規(guī)范的科研項(xiàng)目檔案的整理制度。要嚴(yán)格按照科研項(xiàng)目檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實(shí)美觀。

2.2.2 嚴(yán)把項(xiàng)目檔案資料預(yù)驗(yàn)收關(guān)

按照國(guó)家及集團(tuán)相關(guān)規(guī)定在各自的職責(zé)范圍內(nèi)嚴(yán)把項(xiàng)目檔案資料的預(yù)驗(yàn)收關(guān)。根據(jù)國(guó)家及集團(tuán)規(guī)定“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是科研項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的科研項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)科研項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?！北締挝辉陧?xiàng)目竣工后，由科研管理部門組織，檔案部門參與對(duì)相關(guān)部門產(chǎn)生的科研項(xiàng)目檔案歸檔材料進(jìn)行嚴(yán)格審查，預(yù)驗(yàn)收結(jié)束后將存在的問(wèn)題以書面形式反饋給相關(guān)歸檔單位，限期整改。按要求整改結(jié)束后，檔案人員再確認(rèn)，待符合要求后，再行簽字，方能通過(guò)本單位的預(yù)驗(yàn)收。隨后檔案部門向上級(jí)主管部門申請(qǐng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

2.3 加強(qiáng)培訓(xùn),提高科研項(xiàng)目檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

為了使科研項(xiàng)目檔案管理人員掌握技能提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開展的力度：一是；要積極參加上級(jí)和主管部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，新人進(jìn)入要進(jìn)行崗位培訓(xùn)。二是，派項(xiàng)目檔案管理員到檔案先進(jìn)單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)取長(zhǎng)補(bǔ)短。三是，訂購(gòu)檔案專業(yè)刊物，鼓勵(lì)專兼職檔案員開展自學(xué)活動(dòng)。四是，實(shí)行崗位輪換制。項(xiàng)目組的檔案管理員，隨時(shí)到檔案館（室）學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，檔案部門的項(xiàng)目管理員前往項(xiàng)目組進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)歸檔立卷工作的同時(shí)，學(xué)習(xí)一些有關(guān)項(xiàng)目的相關(guān)知識(shí)。五是加大科研項(xiàng)目檔案工作規(guī)范化管理力度，把科研項(xiàng)目檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核?？蒲许?xiàng)目檔案管理人員的成績(jī)要與檔案工資掛鉤，能夠有效地促進(jìn)科研項(xiàng)目檔案工作管理水平。

2.4 科研項(xiàng)目檔案實(shí)行現(xiàn)代化的信息管理

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，要想確實(shí)提高科研項(xiàng)目檔案的有效管理，就必須實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的現(xiàn)代化管理，充分利用微機(jī)檢索技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息資源保護(hù)好原件，滿足不同利用者對(duì)項(xiàng)目檔案的需求，不斷擴(kuò)大區(qū)域共享和合作，逐步實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化、檢索自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化、使用信息接收、存儲(chǔ)和提高利用一體化?？蒲袉挝灰芽蒲许?xiàng)目檔案的資源開發(fā)和利用作為重點(diǎn)工作認(rèn)真落實(shí)好，加大信息存儲(chǔ)量，發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的最大利用率。

3 結(jié)束語(yǔ)

科研項(xiàng)目檔案的記載是科研院所歷史發(fā)展的表現(xiàn)，可以直接傳承單位的文化，對(duì)單位的發(fā)展具有直接影響和重要作用。做好科研院所項(xiàng)目檔案的管理工作具有深遠(yuǎn)意義。首先，可以發(fā)揮科研院所的科研實(shí)力，使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)真正起到引領(lǐng)作用，實(shí)現(xiàn)科研院所的全面發(fā)展。其次，可以最大程度加快科研成果轉(zhuǎn)化的速度，促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)的價(jià)值，提高科研單位競(jìng)爭(zhēng)力。

［1］石美瓊，程勇，邱紅蓮.科研成果檔案系統(tǒng)化管理方法探析[J].云南科技管理,2013(07).

［2］湯鏡秋,吳杭文.創(chuàng)新管理理念實(shí)行科研檔案年度歸檔[J].浙江檔案,2008(02).