劉炳棟

摘 要：在我國(guó)主流的檔案學(xué)理論中，對(duì)文件的理解和認(rèn)知主要局限于公文范疇，對(duì)文件實(shí)質(zhì)的定義和分類(lèi)研究甚少。本文是筆者基于多年在科技企業(yè)中進(jìn)行文檔管理的工作實(shí)踐，對(duì)文件的定義、特征、關(guān)系和分類(lèi)進(jìn)行的一些探討和總結(jié)。

關(guān)鍵詞：文件定義；實(shí)體性；原件；文件分類(lèi)

文件是構(gòu)成檔案的元素，傳統(tǒng)的檔案學(xué)則是基于機(jī)關(guān)公文的管理特點(diǎn)和歸檔要求構(gòu)建的。隨著檔案管理在企業(yè)中得到越來(lái)越多的重視和實(shí)踐，傳統(tǒng)檔案學(xué)不能涵蓋企業(yè)中文件來(lái)源繁雜、文件類(lèi)型多樣的情況，這一理論框架面臨了一些新的變化和沖擊。因此，筆者基于企業(yè)文檔管理的工作實(shí)踐提出了關(guān)于文件定義、特征、關(guān)系和分類(lèi)的新觀點(diǎn)，對(duì)具有項(xiàng)目建設(shè)和（或）工業(yè)生產(chǎn)等業(yè)務(wù)的企業(yè)有一定借鑒意義。

1 文件的定義

從企業(yè)的內(nèi)在管理要求看，文件有其產(chǎn)生的必然性：

企業(yè)一般在某個(gè)行業(yè)或某些行業(yè)以項(xiàng)目建設(shè)和（或）工業(yè)生產(chǎn)為主營(yíng)業(yè)務(wù)，經(jīng)營(yíng)目標(biāo)為通過(guò)主營(yíng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)盈利，進(jìn)而持續(xù)發(fā)展。

在經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的驅(qū)動(dòng)下，企業(yè)需采用了現(xiàn)代化的治理結(jié)構(gòu)，建立合理的組織機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)分工和協(xié)作關(guān)系。各部門(mén)依據(jù)分工的不同，負(fù)責(zé)相應(yīng)的管理或技術(shù)活動(dòng)。

為了管理或技術(shù)活動(dòng)的質(zhì)量和效率，活動(dòng)的管理者和參與者需要使用書(shū)面形式來(lái)固化各自的意圖、指令或信息，以確保有效地溝通協(xié)作，進(jìn)而指導(dǎo)、約束或輔助各領(lǐng)域的管理或技術(shù)活動(dòng)的開(kāi)展。

在當(dāng)前發(fā)展階段的管理組織方式和技術(shù)條件下，文件是“書(shū)面形式”最好的實(shí)體存在形式。

因此，從文件的產(chǎn)生必然性和目的，可以將文件定義為：

文件是指在本企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生或從外部收到，承載著產(chǎn)生者特定的意圖、指令或信息，按照一定地規(guī)范編制，通過(guò)審批、生效、發(fā)布和傳達(dá)，以指導(dǎo)、約束或輔助受眾對(duì)象完成相應(yīng)的管理或技術(shù)活動(dòng)的書(shū)面化實(shí)體存在形式。

2 文件的特征

根據(jù)文件的定義可以得出文件的特征：

2.1 實(shí)體性

文件是一種實(shí)體存在。文件的實(shí)體性是指使用者通過(guò)感官可以感知文件的存在，并能采集和獲取文件中包含的意圖、指令和信息。

載體本身的實(shí)體性并不能滿足文件的實(shí)體性要求，需要結(jié)合一定的物理特性和技術(shù)手段，構(gòu)成有效的顯示單元，以確保：

使用者的感官的感知、采集、獲取行為在客觀上不存在障礙。

不同使用者獲取的意圖、指令和信息在客觀上是相同的。

意圖、指令和信息在輸入、流轉(zhuǎn)和輸出全過(guò)程中自始自終都是沒(méi)有發(fā)生變化的。

顯示單元具備的一些物理特質(zhì)或技術(shù)方法應(yīng)能保護(hù)文件中含有的意圖、指令和信息在顯示單元中的不模糊、不丟失和不被篡改。

2.2 權(quán)威性

文件作為固化意圖、指令和信息的書(shū)面方式，遵循一定的規(guī)范，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的授權(quán)、編制和審批，其產(chǎn)生過(guò)程確保了具備了相應(yīng)的效力。因此，文件相較于口頭或其他方式更具備權(quán)威性，所含的意圖、指令和信息是正式的、確定的，在適用范圍應(yīng)當(dāng)被接受和執(zhí)行。

2.3 職能性

文件作為正式的書(shū)面化實(shí)體存在形式，承載了產(chǎn)生者的意圖、指令和信息，以指導(dǎo)、約束和輔助使用者完成相應(yīng)的管理或技術(shù)活動(dòng)，成為履行工作職責(zé)的工具和媒介，因此，文件具備職能性。

2.4 記錄性

文件自然具備記錄性。文件類(lèi)型不同、文件是否被執(zhí)行、文件是否仍具備職能效力，其記錄角度和記錄價(jià)值也各不相同。但所有文件始終具備記錄性，流通中、已過(guò)期、被注銷(xiāo)、歸檔后的文件后都是記錄。

3 文件形式之間的邏輯關(guān)系

3.1 源文件

授權(quán)人實(shí)際批準(zhǔn)的文件實(shí)體，被定義為源文件。源文件具備唯一權(quán)威性，所有形式的復(fù)制件，內(nèi)容不得與源文件相抵觸。

3.2 文件復(fù)制件

為了便于流通和保護(hù)源文件，或當(dāng)無(wú)法獲取源文件時(shí)，可以利用一定技術(shù)和材料對(duì)源文件進(jìn)行復(fù)制或轉(zhuǎn)化，這些形式的文件在邏輯上都是源文件的復(fù)制件。

復(fù)制件的技術(shù)和材料不受限制，但須確保復(fù)制件具備文件特征。

復(fù)制件與源文件在邏輯上是同一份文件。

3.3 文件原件

原件的確定是進(jìn)行文件控制的一種手段。

當(dāng)源文件使用的技術(shù)手段和材料物理特性能夠滿足唯一性要求時(shí)，源文件本身即是原件。

當(dāng)源文件使用的技術(shù)手段和材料物理特性不能滿足唯一性要求時(shí)，可以轉(zhuǎn)化為可滿足的形式，并確定其中的一份復(fù)制件實(shí)體作為原件。

當(dāng)源文件由外部單位產(chǎn)生，且未移交給本公司時(shí)，歸口部門(mén)可將接收到的文件（須滿足唯一性要求，不能滿足的需要轉(zhuǎn)化）作為原件。

4 文件的類(lèi)型

在文件類(lèi)型上，我國(guó)傳統(tǒng)上只有文書(shū)一種大類(lèi)。文書(shū)是使用語(yǔ)文規(guī)范組織和編制的正式文件類(lèi)型，在近現(xiàn)代科技工業(yè)興起以前，文書(shū)基本上等同于本文中文件的概念。

在近現(xiàn)代科技工業(yè)興起以后，出現(xiàn)了使用科技文獻(xiàn)和制圖規(guī)范組織和編制文件類(lèi)型，其在編制方法和文本樣式上呈現(xiàn)出較大差異，因此這類(lèi)文件不能被歸為文書(shū)，應(yīng)是與文書(shū)并列的文件類(lèi)型。

一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)的文件類(lèi)型主要是事務(wù)性文書(shū)、規(guī)范性文書(shū)、科技文件圖紙。

4.1 事務(wù)性文書(shū)

事務(wù)性文書(shū)是事務(wù)活動(dòng)的工具，呈現(xiàn)相應(yīng)的意圖、指令和信息，協(xié)助事務(wù)參與者共同完成該項(xiàng)事務(wù)。一般包括：

公文。公文是黨工團(tuán)政等公務(wù)采用的文件類(lèi)型。

合同。合同是商務(wù)事務(wù)采用的文件類(lèi)型，用以明確商務(wù)活動(dòng)的主體、標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)關(guān)系。

報(bào)告/紀(jì)要。應(yīng)用于絕大部分事務(wù)的調(diào)查、分析、建議、評(píng)價(jià)、計(jì)劃、總結(jié)、記錄和報(bào)告。

4.2 規(guī)范性文書(shū)

規(guī)范性文書(shū)是為了明確某些領(lǐng)域和某些活動(dòng)所應(yīng)遵循的原則、標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)定和技術(shù)規(guī)范，約束和指導(dǎo)這些領(lǐng)域活動(dòng)的開(kāi)展而采用的文件類(lèi)型。規(guī)范性文書(shū)一般包括：

上層文件。即企業(yè)為了滿足相關(guān)法規(guī)要求而做出的承諾，以及所應(yīng)普遍遵守的技術(shù)規(guī)范。如環(huán)評(píng)報(bào)告、安全分析報(bào)告、質(zhì)保大綱等。

管理程序。即企業(yè)在管理和技術(shù)各領(lǐng)域所應(yīng)遵循的管理性方針、政策、制度、規(guī)定和細(xì)則。

技術(shù)程序。即項(xiàng)目建設(shè)和（或）工業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)技術(shù)活動(dòng)，如制造、施工、安裝、調(diào)試、操作、巡視、檢修、保養(yǎng)、改造、試驗(yàn)、檢查、監(jiān)督等，所應(yīng)遵循的技術(shù)性原則、規(guī)程、規(guī)范和細(xì)則。

4.3 科技文件圖紙

科技文件圖紙作為一種文件類(lèi)型，是指使用科技文獻(xiàn)寫(xiě)作和制圖規(guī)范描述或反映了項(xiàng)目前期調(diào)查、研究、申報(bào)中和現(xiàn)場(chǎng)物項(xiàng)的設(shè)計(jì)、制造、施工、安裝、調(diào)試、竣工等環(huán)節(jié)中各項(xiàng)技術(shù)信息的說(shuō)明、規(guī)范、圖紙、報(bào)告、進(jìn)度、計(jì)劃。根據(jù)文件適用性可將科技文件圖紙分為：

施工建設(shè)技術(shù)文件?，F(xiàn)場(chǎng)物項(xiàng)仍在建設(shè)中，相應(yīng)的科技文件圖紙文件適用于物項(xiàng)的施工、制造、調(diào)試等活動(dòng)，不適用于生產(chǎn)活動(dòng)。

運(yùn)行生產(chǎn)技術(shù)文件?，F(xiàn)場(chǎng)物項(xiàng)已竣工，相應(yīng)的科技文件圖紙反映物項(xiàng)的竣工狀態(tài)并保持一致。其中，能反映物項(xiàng)功能設(shè)計(jì)、設(shè)備設(shè)計(jì)、設(shè)備制造安裝、建筑物/構(gòu)筑物土建等方面竣工狀態(tài)的文件圖紙，可以供生產(chǎn)階段的操作、巡視、檢修、保養(yǎng)、改造、試驗(yàn)、檢查、監(jiān)督或其他與現(xiàn)場(chǎng)物項(xiàng)有關(guān)的技術(shù)活動(dòng)中執(zhí)行。

需要說(shuō)明的是，部分文件類(lèi)型可能存在交叉，可由產(chǎn)生者根據(jù)工作需要或使用習(xí)慣進(jìn)行選擇，并按照相應(yīng)文件類(lèi)型的規(guī)范產(chǎn)生和生效。

5 結(jié)語(yǔ)

本文對(duì)企業(yè)文檔工作實(shí)際中對(duì)文件的認(rèn)知和界定進(jìn)行了初探，所得理論成果對(duì)企業(yè)的文件前端控制和歸檔鑒定有一定基礎(chǔ)意義。不足之處，還望同行前輩賜教。

參考文獻(xiàn)

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