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如何加強(qiáng)高??蒲袡n案管理工作

2014-09-03 12:14曹寧麗
教育界·下旬 2014年8期
關(guān)鍵詞:科研檔案高校管理工作

曹寧麗

【摘 要】在高校的科研工作中科研檔案管理有著很重要的作用,科研檔案管理的成功與否反映了一個(gè)高??蒲兴降母叩?,促進(jìn)著高校教學(xué)和科研工作的可持續(xù)發(fā)展,但是現(xiàn)在高校的科研檔案在管理上還存在著很多的問題,特別是檔案材料的不完整,嚴(yán)重制約著高校科研工作的進(jìn)行,所以我們對(duì)高校檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了一系列的探討,并且從各個(gè)方面出發(fā)提出了一些加強(qiáng)高校檔案管理工作的建議,希望能為高校科研檔案管理工作帶來一些新的啟發(fā)。

【關(guān)鍵詞】高校 科研檔案 管理工作

高校的科研人員在進(jìn)行科研活動(dòng)的過程中逐漸形成并保存下來的一些具有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)、文字、圖片或者聲像資料等就是我們常說的科研檔案,它能為高校以后的科研工作提供依據(jù),尤其在我們國家實(shí)行素質(zhì)教育以來,高校教育事業(yè)不斷發(fā)展壯大,逐漸成為科學(xué)研究的主要場(chǎng)地,是科研成果的主產(chǎn)密集區(qū),所以高校要加強(qiáng)科研檔案的管理工作,但是現(xiàn)在高校在科研檔案的管理上還存在著不足,仍然需要不斷地完善,研究新形勢(shì)下如何加強(qiáng)高??蒲袡n案管理工作就顯得非常有意義。

一、高校科研檔案管理的重要性

1. 高??蒲袡n案是高??蒲袣v程的直接反映

科研檔案是一所高校進(jìn)行過科研活動(dòng)最直接的證據(jù),也是高??蒲谢顒?dòng)最真實(shí)的記錄,還能反映一所高校的整體水平,很多高校都是通過自己學(xué)校的科研成果而名聲大噪,而且在進(jìn)行科研活動(dòng)的時(shí)候還能將一些有潛力的科研人員和科研愛好者培養(yǎng)成科學(xué)界的精英,這些精英就會(huì)對(duì)學(xué)?;蛘呱鐣?huì)做出貢獻(xiàn),間接地推動(dòng)科學(xué)的發(fā)展。

2. 科研檔案是促進(jìn)科研工作進(jìn)步的基礎(chǔ)

科研檔案是一些科研成果的結(jié)合體,是科研人員智慧的結(jié)晶,特別是在科研項(xiàng)目后續(xù)的發(fā)展中,這些科研檔案起著至關(guān)重要的作用,它可以在以后進(jìn)行科研活動(dòng)的時(shí)候少走彎路,促使科研活動(dòng)成果更加準(zhǔn)確,縮短研發(fā)的時(shí)間,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)校效益與名聲的雙贏。

二、高??蒲袡n管理現(xiàn)存的問題

1. 科研檔案管理制度不完善

完善的科研檔案管理制度是高校進(jìn)行科研檔案管理的前提,但是現(xiàn)在很多高校都沒有完善的科研檔案管理機(jī)制,所以在科研檔案管理上就會(huì)缺乏相應(yīng)的約束機(jī)制,在這樣的情況下就不能有效地展開高??蒲袡n案的管理工作,就會(huì)造成很多相關(guān)部門因?yàn)槁氊?zé)不明確而出現(xiàn)各部門之間相互推諉的情況,致使高校的科研檔案始終處于一個(gè)混亂的狀態(tài),不能進(jìn)行系統(tǒng)的歸檔。[1]

2. 高??蒲腥藛T對(duì)科研檔案管理的認(rèn)知不足

科研人員是科研檔案形成的關(guān)鍵人物,因?yàn)榭蒲袡n案是科研人員在進(jìn)行科研活動(dòng)的過程中對(duì)一些數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄而形成的一些資料的匯聚,但是現(xiàn)在很多科研人員都沒有認(rèn)識(shí)對(duì)科研檔案管理工作的重要性有一個(gè)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí),不能及時(shí)地將科研數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔整理,也沒有將科研資料遞交到檔案管理部門,還有很多的科研人員為了圖方便直接用資料的復(fù)印件來代替一些資料的原件,造成一些原文件在復(fù)印過程中的丟失,這樣就會(huì)降低科研檔案的質(zhì)量,為以后的科研工作造成困擾。

3. 科研檔案不完整、資料不齊全

因?yàn)榭蒲袡n案不是一瞬間形成的,它需要一個(gè)漫長的積累過程,但是由于現(xiàn)在高校中從事科研活動(dòng)的人大多數(shù)是學(xué)校的老師,他們除了從事科研活動(dòng)之外還肩負(fù)著教學(xué)的任務(wù),這就造成他們?cè)谶M(jìn)行資料登記的時(shí)候很容易出現(xiàn)遺漏、重復(fù)的現(xiàn)象。再加上他們工作比較繁忙,有很多時(shí)候不能對(duì)課題進(jìn)行嚴(yán)格的審查和監(jiān)督,造成很多的核心技術(shù)資料不完整,還有就是檔案員不參與科研工作只負(fù)責(zé)檔案的管理,對(duì)于很多科研活動(dòng)的過程他們并不是很了解,為此就不能鑒別出一些有材料的價(jià)值,很有可能在整理的時(shí)候把一些有價(jià)值的材料排除在外,也有可能會(huì)記載一些沒有參考價(jià)值的資料,所以檔案的記錄、歸檔工作就只能靠科研工作者自己來完成,這樣就出現(xiàn)了很多的問題,例如一般性的材料較多,重要性的材料較少;復(fù)印件多,原始材料少;口述內(nèi)容多,光盤、錄像資料少等。[2]

4. 高校的檔案管理設(shè)備落后

很多高校現(xiàn)在只重視科研項(xiàng)目的開發(fā),把大量的經(jīng)費(fèi)投資在了科研項(xiàng)目上,很少把經(jīng)費(fèi)投在檔案管理設(shè)備上,造成很多的檔案不能及時(shí)的歸檔,特別是現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)如此發(fā)達(dá),很多地方的檔案都已經(jīng)開始實(shí)行電子化管理,但是由于高校把大部分經(jīng)費(fèi)放在了科研項(xiàng)目上導(dǎo)致電腦、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)不健全,科研人員不能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料的查找和利用,降低了科研檔案的使用價(jià)值,再加上現(xiàn)在檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng),不能很好地進(jìn)行計(jì)算機(jī)的操作,不能適應(yīng)現(xiàn)代化的科研檔案管理模式,這些問題都給科研活動(dòng)的進(jìn)行造成了一定的影響。

三、加強(qiáng)高校科研檔案管理工作的措施

1. 完善科研檔案管理制度

科研檔案管理工作落實(shí)的前提條件就是要有完善的科研檔案管理制度,想要建立完善的科研檔案管理制度首先是要參考我國檔案管理的有關(guān)規(guī)定對(duì)科研人員和科研檔案管理人員的交接工作進(jìn)行明確的規(guī)定,還要對(duì)檔案的利用、借閱進(jìn)行相關(guān)規(guī)定,避免檔案在借閱過程中發(fā)生遺失,二是完善科研工作的獎(jiǎng)勵(lì)辦法,鼓勵(lì)科研人員將科研成果及科研檔案及時(shí)地上報(bào)到科研檔案管理部門,上級(jí)部門要對(duì)有貢獻(xiàn)的科研人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),逐漸提高他們對(duì)科研檔案的歸檔意識(shí)。三是明確保密規(guī)定,科研成果是一個(gè)學(xué)??蒲兴礁叩偷捏w現(xiàn),是一個(gè)學(xué)校的知識(shí)產(chǎn)權(quán),所以高校要對(duì)科研成果進(jìn)行保密,直至科研成果的發(fā)布,這樣才能讓科研人員放心地將自己的成果上報(bào),才能將科研檔案移交到檔案管理部門。所以,我們要建立完善的科研檔案管理制度,這樣才能推進(jìn)科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化邁進(jìn)。[3]

2. 提高科研人員的歸檔意識(shí)

想要改變高??蒲袡n案管理的現(xiàn)狀,并不是只靠單純的建立完善的科研檔案管理制度就能解決的,還要提高科研人員自覺歸檔的意識(shí),讓科研人員認(rèn)識(shí)到科研檔案對(duì)科研工作的重要性,知道科研檔案屬于學(xué)校而不是個(gè)人,學(xué)校還要加大相關(guān)法律法規(guī)的宣傳工作,讓科研人員了解到,進(jìn)行科研檔案整理是科研人員必不可少的工作。同時(shí)還要加強(qiáng)科研人員與檔案管理人員之間的溝通,提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,讓檔案管理人員在自己整理資料的時(shí)候也能分辨出有價(jià)值的資料,避免遺漏資料或者記錄過多無價(jià)值的資料的情況。還要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和對(duì)高科技的使用技能,以便能夠及時(shí)地為科研人員提供資料,這樣才能更好地促進(jìn)高??蒲泄ぷ鞯倪M(jìn)行。[4]

3. 加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的投入,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)盛行的高科技時(shí)代,辦公自動(dòng)化成了學(xué)校的新寵兒,所以高校要盡快地建立科研檔案的信息檢索系統(tǒng),這樣不僅能提高檔案的使用效率,激發(fā)科研人員對(duì)工作的熱情,還能讓越來越多的人知道該校的科研成果,提高學(xué)校的知名度,吸引更多的學(xué)子和科研人員加入該校。

結(jié)束語

總之,科研工作是高校非常重要的工作,科研檔案又是一個(gè)學(xué)校科研水平高低的反映,所以高校要加強(qiáng)對(duì)科研檔案的管理工作,逐步建立起完善的科研檔案管理制度,科研人員和檔案管理人員也要不斷地解放思想、與時(shí)俱進(jìn),不斷地提高歸檔意識(shí)和業(yè)務(wù)水平,只有這樣才能發(fā)揮科研檔案真正的價(jià)值,才能為高校的科研活動(dòng)和教學(xué)質(zhì)量做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]柯翠英. 高校科研檔案管理問題探討及對(duì)策[J]. 科技創(chuàng)業(yè)月刊,2010,10(08):14-12 .

[2]黎云. 談高??蒲袡n案管理[J]. 中國科技信息,2013,13(06) :13-10.

[3]于曉琳. 對(duì)加強(qiáng)高校科研管理工作的幾點(diǎn)思考[J]. 遼寧經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院(遼寧經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)). 2011,11(16) :10-6.

[4]聶明. 淺談如何進(jìn)一步做好高校檔案管理工作[J]. 山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2012,12(16) :10-6.endprint

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