周 民

完善事業(yè)單位辦公室管理職能的幾點思考

周 民

福建省科技館

辦公室作為事業(yè)單位內(nèi)部一個綜合性、全面性的辦事機構，在推動我國事業(yè)單位改革的過程中發(fā)揮著重要作用。辦公室管理職能的完善與否關系到辦公室管理職能能否得到有效發(fā)揮。該文通過分析完善事業(yè)單位辦公室管理職能的必要性，探究事業(yè)單位辦公室管理職能履行過程中存在的問題及原因，并從明確管理職能、完善規(guī)章制度、提升職工素質(zhì)等方面入手，完善事業(yè)單位辦公室管理職能。

事業(yè)單位 辦公室 管理職能

在我國，辦公室作為事業(yè)單位內(nèi)部一個綜合性、全面性的辦事機構，不僅承擔著調(diào)研、執(zhí)行、參謀等宏觀管理職能，而且還擔負著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務接待、公文處理等微觀管理職能，是事業(yè)單位的運轉樞紐，發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、輔助決策的重要作用。黨的十八大以來，中央提出了關于深化事業(yè)單位改革的目標，如何扎實有效地推進事業(yè)單位改革，成為擺在我國政府面前的一項重要議題。新形勢下，作為事業(yè)單位的最重要部門，辦公室應積極主動扛起事業(yè)單位改革發(fā)展的大旗，積極探索，改革創(chuàng)新，完善職能，更好地服務經(jīng)濟社會發(fā)展。

1 完善事業(yè)單位辦公室管理職能的必要性分析

基于辦公室在事業(yè)單位管理中的重要作用，加強和完善事業(yè)單位辦公室管理職能，對辦公室強化政務、做好事務、規(guī)范服務具有重要意義。

1.1 完善事業(yè)單位辦公室管理職能是深化事業(yè)單位改革的需要

黨的十八大報告指出，“要按照建立中國特色社會主義行政體制目標，深入推進政企分開、政資分開、政事分開、政社分開，推進事業(yè)單位分類改革?！盵1]由此可見，當前我國正處在事業(yè)單位改革發(fā)展的重要時期。由于辦公室工作具有綜合性和全局性、協(xié)調(diào)性和操作性、輔助性和服務性等特點，是保證事業(yè)單位有效運轉的橋梁和紐帶。同時，辦公室還承擔著調(diào)研、執(zhí)行、參謀等宏觀管理職能，這些宏觀管理職能能否有效得到履行直接影響著事業(yè)單位的改革發(fā)展。因此，基于我國事業(yè)單位辦公室工作的特性，加強和完善辦公室管理職能，對深化我國事業(yè)單位改革具有重要意義。

1.2 完善事業(yè)單位辦公室管理職能是推動事業(yè)單位管理科學化的需要

事業(yè)單位是我國特有的社會組織，是國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務組織[2]。當前我國事業(yè)種類繁多，人員數(shù)量多，造成一些事業(yè)單位人浮于事、人才匱乏、人才閑置等現(xiàn)象，這就導致這些事業(yè)單位對辦公室職能缺乏足夠的認識，依據(jù)傳統(tǒng)慣性思維，將辦公室管理職能簡單定義為會議組織、后勤保障、“吃飯陪酒”以及一些臨時性、突發(fā)性事件的處理，使辦公室管理職能不能得到有效發(fā)揮，造成部分事業(yè)單位內(nèi)部管理效率低下。當前，隨著科學行政理念的大力推行，重視和完善辦公室管理職能已然成為推動事業(yè)單位管理科學化的客觀需要。

1.3 完善事業(yè)單位辦公室管理職能是服務單位職工發(fā)展的需要

由于辦公室是事業(yè)單位的運轉樞紐，不僅擔負著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務接待、公文處理等職能，同時還發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、輔助決策的重要作用。辦公室認真履行管理職能，及時、準確傳接和下發(fā)各類公文，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況，并通過有效公關，為本單位工作開展爭取資金支持，更好地服務單位職工，推動單位各項工作有序開展。

2 當前事業(yè)單位辦公室管理中存在的問題及原因

隨著我國事業(yè)單位改革的步伐不斷加快，事業(yè)單位辦公室的管理也面臨著許多挑戰(zhàn)，管理中存在的許多問題也亟待解決。只有正視這些問題，尋找問題產(chǎn)生的根源，才能有效探索解決路徑，加強管理，推進改革。

2.1 管理職能不明晰

事業(yè)單位辦公室要想有效發(fā)揮其管理職能，有必要對其管理職能形成一個清晰準確的認識。當前，我國事業(yè)單位辦公室的管理職能主要包括：輔助領導決策、協(xié)調(diào)內(nèi)外關系、健全規(guī)章制度、人力資源管理、服務單位職工、日常事務管理等。日常事務管理只是辦公室管理職能的一個組成部分，然而在當前許多事業(yè)單位中，日常事務管理卻成為了辦公室最主要的職能，使辦公室變成了后勤保障部，造成辦公室工作人員整天都忙于應付各類瑣碎、雜亂的事務性工作，導致辦公室管理效率低下，無法充分輔助領導決策、人力資源管理等宏觀管理職能。

2.2 規(guī)章制度不健全

國外對辦公室管理理論的研究起步早，形成了較為完善管理理論，因此其辦公室管理的規(guī)章制度也比較健全，管理也較為科學化。我國對辦公室管理理論的研究開始于20世紀80年代中期，目前尚未形成較為完備的、獨立的理論體系，多是借鑒參考國外辦公室管理的理論經(jīng)驗，造成辦公室管理滯后。當前，事業(yè)單位辦公室存在內(nèi)部管理制度不健全，辦事程序不規(guī)范，造成人力、成本浪費；缺乏相應的激勵機制，造成辦公室工作人員積極性不高，辦事效率低；缺乏相關的培訓制度，導致工作人員管理理念、管理方式滯后等。

2.3 職能發(fā)揮存在異化

明確辦公室管理職能，準確、扎實、有效地開展各項工作是做好辦公室工作的前提。然而，現(xiàn)實生活中，辦公室管理職能在實際執(zhí)行中會發(fā)生一定的異化。表現(xiàn)在：（1）輔助決策職能的異化。由于部分辦公室管理人員過多依賴傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理，滿足于日常事務的處理，缺乏主動參政意識，導致輔助決策變?yōu)楸粍訄?zhí)行。（2）服務職能的異化。部分辦公室人員受傳統(tǒng)觀念的影響，存在一定程度的官僚主義思想，在工作中缺乏耐心，缺乏主動服務意識。（3）協(xié)調(diào)關系的職能異化。事業(yè)單位辦公室承擔協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各部門之間、以及本單位與政府部門、其他企事業(yè)單位以及社會的關系，做好社會公關，爭取外單位支持、本單位各部門協(xié)調(diào)配合。然而在現(xiàn)實生活中，“協(xié)調(diào)關系”變成“走關系”，社會公關變成請客吃飯，滋生腐敗之風，嚴重異化協(xié)調(diào)關系職能。

2.4 工作人員素質(zhì)不高

辦公室工作任務繁重，工作人員由于常常忙碌于處理各類事務性工作，往往會忽視政治理論學習、管理知識學習和業(yè)務技能學習，導致部分工作人員整體素質(zhì)不高，無法準確把握國家政策方針；在生活中極易受到社會不良思想的影響，腐敗墮落；在工作中，態(tài)度不端正，服務意識淡薄，業(yè)務技能不扎實，嚴重影響辦公室管理職能的開展。此外，一些工作人員由于年齡、技術等原因，沒有經(jīng)過專業(yè)化培訓，無法操作自動化辦公設備，造成自動化辦公能力不足。

3 完善事業(yè)單位辦公室管理職能的對策建議

當前，事業(yè)單位辦公室管理過程中存在的問題已經(jīng)嚴重制約著辦公室管理職能的發(fā)揮，如果不能有效解決，勢必會影響到我國事業(yè)單位發(fā)展的步伐。因此，完善事業(yè)單位辦公室管理職能已成為擺在我們面前的一項重要議題。

3.1 提高認識，明確管理職能

辦公室作為事業(yè)單位內(nèi)部一個綜合協(xié)調(diào)機構，發(fā)揮著重要的管理職能。對一個事業(yè)單位來說，辦公室并非可有可無。相反，隨著事業(yè)單位改革的深入，辦公室的地位和作用也必將越來越重要。單位領導對辦公室的重視，是辦公室工作有效開展的前提。各單位要提高認識，根據(jù)時代發(fā)展，明確辦公室具體職能，理清辦公室職能關系，充分發(fā)揮辦公室輔助決策、建章立制、人力資源管理等宏觀職能，重視利用辦公室開展調(diào)研，為事業(yè)單位決策和改革提供依據(jù)。同時還要根據(jù)新形勢，進一步明確辦公室的具體業(yè)務范圍，合理配備人力資源，制定工作目標，在協(xié)調(diào)關系職能實行過程，要加強溝通，做好公關形象，防止職能異化，確保辦公室管理職能的實現(xiàn)。

3.2 研究總結，完善規(guī)章制度

制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)則、行為準則以及人們應普遍遵守的行為規(guī)范[3]。規(guī)范、合理、完善的工作制度是做好辦公室工作的基礎。由于辦公室涉及的事務具有面廣、量多、臨時性、突發(fā)性等特點，要想做到有序管理，必須要依靠完善的制度進行約束。當前，我國辦公室管理制度還不夠完善，各單位可以借鑒國外好的辦公室制度，總結本部門實踐，研究總結，制定符合本部門實際的規(guī)章制度，完善辦公室管理職能。

首先，要從崗位責任出發(fā)，明確辦公室職責目標，確保每個環(huán)節(jié)都有章可循。例如有必要完善辦公室崗位責任制，制定各崗位規(guī)范和行為準則，如公章使用規(guī)范、辦公室財務管理規(guī)范、公文管理細則等，使辦公室各項工作都有專人負責，權責清晰，追責較易。

其次，注重制度的完善和創(chuàng)新，根據(jù)新形勢新情況不斷完善辦公室制度，確保管理的科學化。如當前黨中央正在全面推行深化改革，事業(yè)單位辦公室也應結合中央精神，及時調(diào)整定位，取消一些不合理制度，如下放一些管理中的審批事項，推進事業(yè)單位改革。

再次，完善考核激勵機制，提升辦公室職工工作積極性。完善考核制度，其關鍵要點就是充分利用當前比較先進的考核理念，結合各具體崗位特點和所分管事務的性質(zhì)，合理設置考核指標和權重，采用比較流行的360度評價指標，即將上級、平級、下級以及服務對象的評價也作為一個重要指標，對被考核者的德、能、勤、績、廉做一個全面的考核。要完善獎勵激勵制度，將考核結果與獎懲、升遷、任用掛鉤，提高辦公室工作人員的積極性。

最后，要嚴格執(zhí)行制度，防止制度執(zhí)行中的異化。對于新制定的制度，在制定前要集思廣益，在職工代表會議上通過，方能減少執(zhí)行阻力。對已有制度，要組織辦公室職工加強對制度的學習，明確制度要求，使其按章辦事。在制度執(zhí)行中要做到公開、透明，對不執(zhí)行或變相執(zhí)行的人員給予相應的懲罰，增強制度約束力，實現(xiàn)管理效果。

3.3 加強培訓，提升職工素質(zhì)

我國事業(yè)單位的設立是基于社會公益的目的，是為了輔助政府部門更好地服務社會。辦公室人員素質(zhì)的高低，影響著事業(yè)單位在群眾心中的形象，影響著服務好廣大群眾目標的實現(xiàn)。辦公室人員應重視加強培訓，努力提升素質(zhì)。首先要重視政治理論學習，提升思想政治覺悟。事業(yè)單位辦公室人員應加強對馬克思列寧主義、毛澤東思想和中國特色社會主義理論體系的學習，思想上自覺與黨中央保持高度一致，才能在工作中貫徹落實好黨中央、國務院的有關政策文件，避免工作出現(xiàn)政策性事務。其次要加強知識學習，努力提升業(yè)務水平。辦公室工作人員要不斷加強學習，具備較好的文字處理能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、現(xiàn)代化辦公設備的操作能力，提升工作質(zhì)量。最后，要加強職業(yè)道德培訓，努力踐行服務為民，在工作中自覺做到腳踏實地、謙虛謹慎、克己奉公、真誠服務、作風良好，提高辦公室管理服務效率。

[1] 新華網(wǎng).十八大報告[EB/OL].http://www.xj.xinhuanet.com/2012-11/19/c_ 113722546_5.htm, 2012-11-09.

[2] 俞路.事業(yè)單位改革的五點思考[J].中國行政管理，2011(5)：38.

[3] 戴亞軍.高校辦公室管理存在的問題及其對策研究[D].鄭州：鄭州大學，2011.

[4] 孫榮.辦公室管理[M].上海：復旦大學出版社，1999.