趙統(tǒng)堂（1980--）男，山東菏澤定陶縣人，助理檔案管理員

摘要：檔案管理是事業(yè)單位的重要工作之一，它關(guān)系著整個(gè)單位協(xié)調(diào)高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，有利于單位的發(fā)展以及員工的職業(yè)規(guī)劃，在單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)中具備著非常重要的作用。面對新時(shí)期形勢的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的事業(yè)單位的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需要。本文先對新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其中的問題，再針對這些問題提出有效的改進(jìn)措施，探究其新時(shí)期的管理模式。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；事業(yè)單位；檔案管理；模式

檔案管理就是對檔案進(jìn)行收集、整理和保存，方便在今后的工作和人員調(diào)動等時(shí)及時(shí)的調(diào)取信息，提供信息服務(wù)。在事業(yè)單位中的檔案管理工作非常的繁瑣復(fù)雜：收集、整理和保存檔案，并在需要的時(shí)候提供檔案的信息服務(wù)。

一、新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理的問題

事業(yè)單位的檔案管理工作分為人員考核記錄、人員調(diào)動記錄以及其他的記錄，這些記錄的存檔可以在單位需要相關(guān)資料時(shí)提供信息服務(wù)，提供準(zhǔn)確的信息，推動單位管理工作的高效快速的運(yùn)行。縱觀事業(yè)單位檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)其中的問題包括：

1、管理制度不夠完善，欠缺執(zhí)行力度

事業(yè)單位檔案管理的最核心問題就是制度，只有制度規(guī)范完善，人們才能按照制度正確的做事[1]。目前我國事業(yè)單位沒有充分認(rèn)識檔案管理的重要性，對相關(guān)的法律法規(guī)也不了解，在單位內(nèi)部建立的制度總體比較混亂，且不夠完善，使得工作人員沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)去管理檔案。同時(shí)，這些并不完善的制度也并沒有得到真正的執(zhí)行，僅僅是在紙上的東西，不注重實(shí)踐，僅僅流于表面的形式。與此同時(shí)，檔案管理的工作人員對于檔案管理也比較懶惰，不負(fù)責(zé)任，將檔案堆放在一角而不加以整體，使得檔案的收集存在重復(fù)現(xiàn)象，在保存中也容易丟失。

2、檔案室建設(shè)不足，管理手段陳舊

首先，檔案室經(jīng)歷了時(shí)間的風(fēng)化，設(shè)備老舊，布置不科學(xué)，甚至一些單位的檔案室和辦公室是一個(gè)房間，嚴(yán)重影響了檔案管理工作，不利于檔案的收集、整理和保存，造成檔案的損壞和丟失；其次，隨著信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，辦公自動化更是取得了長足的發(fā)展。其中大多數(shù)的檔案管理工作已經(jīng)采用了信息化設(shè)備，但在事業(yè)單位的檔案管理中工作人員并沒有積極的引用現(xiàn)代化技術(shù)，仍然采用傳統(tǒng)的人工管理手段，大大降低了檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確率。

3、檔案的有效利用率較低

檔案是單位的重要財(cái)富，雖然這種財(cái)富無法直接轉(zhuǎn)化為物質(zhì)的財(cái)富，但是卻可以在無形中增加單位的價(jià)值，為單位提供準(zhǔn)確的信息，推動單位的穩(wěn)定發(fā)展。在檔案管理工作中，很多單位相對重視檔案的收集、整理和保存，但是卻將檔案保存起來不知利用，出現(xiàn)了重保存輕利用的情況，單位無法認(rèn)識檔案的價(jià)值使得檔案的管理工作日漸失去其意義，導(dǎo)致檔案的有效利用率不高，最終引起檔案管理的不重視。

4、檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

隨著時(shí)代的發(fā)展，高等教育的專業(yè)越來越細(xì)化，專業(yè)型人才越來越多。隨著時(shí)代的進(jìn)步，社會對專業(yè)人才的需要更加的突出。而在我國的事業(yè)單位的檔案管理工作中，受過專業(yè)教育的工作人員相對較少，這就使得檔案管理工作不能按照正確的程序進(jìn)行。例如，由于專業(yè)素質(zhì)不高，在檔案外借時(shí)，不能保證履行正當(dāng)程序，導(dǎo)致檔案的有借無還現(xiàn)象嚴(yán)重吧，甚至一些人還肆意的對檔案進(jìn)行修改。同時(shí)，單位對于檔案管理工作人員的培訓(xùn)較少，這也使得他們的專業(yè)素質(zhì)無法提高，甚至引起了態(tài)度的轉(zhuǎn)變，積極性降低。

二、新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理模式

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷深化，國家的職能不斷發(fā)生著變化，事業(yè)單位也隨著形勢的變化，經(jīng)過轉(zhuǎn)型、重組、重構(gòu)以及轉(zhuǎn)制等過程得到了飛躍的發(fā)展，比如其管理制度更加的系統(tǒng)、科學(xué)和民主。因此，在事業(yè)單位的發(fā)展中，不能忽視檔案管理工作的重要作用。為了解決事業(yè)單位檔案管理工作的問題，應(yīng)該完善管理規(guī)范，創(chuàng)新管理理念和模式，并提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，充分的利用檔案，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

1、充分重視檔案管理，創(chuàng)新管理的觀念

面臨形勢的變化，要想事業(yè)單位的檔案管理工作能夠高效的進(jìn)行，就必須要充分的重視檔案管理工作，才能主動積極的探索創(chuàng)新管理模式。在檔案管理工作中，首先需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理的重要作用，重視檔案管理工作，加強(qiáng)對該工作的檢查，才能引導(dǎo)工作人員重視檔案管理。其次，加強(qiáng)單位內(nèi)部人員對檔案重要性的認(rèn)識，采取講座等方式向員工宣傳，從而使得單位內(nèi)的所有員工對檔案管理都有一個(gè)充分的認(rèn)識。

2、完善管理規(guī)范，創(chuàng)新管理機(jī)制

創(chuàng)新觀念之后就要開始探討怎樣做，即將管理手段進(jìn)行創(chuàng)新。第一，完善檔案管理的規(guī)范，將管理工作的環(huán)節(jié)細(xì)化，以使工作有章可循，工作人員可以按照規(guī)范工作；第二，明確分工，對管理人員進(jìn)行明確的分工，通過明確職責(zé)來確保檔案管理的有效進(jìn)行，落實(shí)責(zé)任制度；第三，出臺激勵制度，以激勵的方式加強(qiáng)員工在管理工作中的主動性，充分的調(diào)動員工的積極性，促進(jìn)檔案管理工作高效運(yùn)行；第四，在檔案的管理中要注意檔案的保密工作，提高保密意識。

3、健全資料室的設(shè)備，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程

設(shè)置符合標(biāo)準(zhǔn)的獨(dú)立的檔案室，使其具有保密、防水、防潮的性能，完善資料室的設(shè)備，重新規(guī)劃其布局，打造科學(xué)的檔案室。同時(shí)，借用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)等先進(jìn)手段，提高管理效率，推動檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，在信息技術(shù)的應(yīng)用中注意其保密性和安全性。

4、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作中的大多數(shù)工作都是含有專業(yè)技術(shù)的，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要注意人才的重要性，在單位內(nèi)對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)水平，在培訓(xùn)后注意實(shí)踐的追蹤，強(qiáng)化培訓(xùn)效果。同時(shí)注意對于人才的引進(jìn)，積極的引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理手段，及時(shí)的對單位員工進(jìn)行培訓(xùn)，不斷的提高管理效率。

結(jié)束語：

檔案管理是重要的工作，事業(yè)單位應(yīng)充分的認(rèn)識其重要性，并不斷的完善、創(chuàng)新，提高管理效率，推動單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[l]王恩軍，李娜.新時(shí)期地方院校人事檔案管理工作的問題與對策—以河西學(xué)院人事檔案管理為例田.河西學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，5（05）：19-21.