王彬WANG Bin

（內(nèi)蒙古師范大學(xué)，呼和浩特010022）

0 引言

人事檔案就是國家機(jī)構(gòu)、人事管理部門或其他有關(guān)部門在人事管理活動中形成的，記錄個人經(jīng)歷、學(xué)識水平以及品德作風(fēng)等方面的內(nèi)容，并集中統(tǒng)一保存起來以備查考的人事材料。人事檔案收存?zhèn)€人履歷、自傳材料、學(xué)歷、政治面貌、社會關(guān)系、任免錄用、職務(wù)情況、工資級別、社會福利、科研水平、學(xué)術(shù)成果、獎懲材料、考評鑒定等對組織有參考價值的一系列相關(guān)證明。它是個人信息儲存?zhèn)}庫，全面收錄了員工個人成長、思想發(fā)展、家庭狀況、專業(yè)技能等各方面信息，是人事部門對個人考核、人才選調(diào)、干部提拔、福利分配等工作的原始依據(jù)。

人事檔案管理工作是高校人事管理工作必不可少的組成部分，直接影響高校人才的選拔和培養(yǎng)，做好高校人事檔案的管理工作，對學(xué)校教學(xué)、科研水平的提升有很重要的現(xiàn)實意義。

1 高校人事檔案信息化管理的涵義

人事檔案信息化管理是將先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理念和成熟的檔案管理軟件，運用到人事檔案的收集、整理、補充、保存、傳遞和服務(wù)過程中，實現(xiàn)人事檔案的綜合管理，提高人事檔案的工作效率和管理水平。

2 高校人事檔案信息化管理的內(nèi)容

高校人事檔案信息化管理基本內(nèi)容主要是：①以院系為單位建立花名冊，形成一個簡單的人事檔案框架；②逐個錄入員工個人信息，信息內(nèi)容包括編號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、學(xué)歷、參加工作時間、職稱及評定時間、科研水平、學(xué)術(shù)成果、獎懲情況等；③檔案信息的錄入、修改、刪除，后期維護(hù)與管理進(jìn)入系統(tǒng)直接進(jìn)行修改，如職務(wù)、工資變動以及學(xué)術(shù)成果變動修改等。

下面以鼎豐人事檔案管理信息系統(tǒng)（試用版本）為例，簡單介紹高校人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的功能。

圖1

管理系統(tǒng)中包括系統(tǒng)設(shè)置、人事管理、人事調(diào)動、合同管理、培訓(xùn)管理、獎懲管理、保險管理等模塊，每個模塊能夠?qū)崿F(xiàn)的功能做如下介紹。

①人事管理模塊：主要包括添加新員工、人事管理、職稱評定、社會關(guān)系、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、獎勵處分、人事統(tǒng)計分析、部門編制分析、人員流動分析、離職人員分析、人事信息查詢、人事綜合查詢、生日查詢等功能，每一個功能模塊下都有更詳細(xì)、更具體的內(nèi)容，可以進(jìn)行增加、修改、刪除等操作，保證全方面記錄員工信息，查詢功能能夠幫助管理人員準(zhǔn)確、迅速的查詢到所需要的詳細(xì)信息，人事管理模塊是管理系統(tǒng)的核心。

②人事調(diào)動模塊：主要包括員工調(diào)動、員工離職、員工復(fù)職、調(diào)動報表、離職報表、復(fù)職報表等功能。

③合同管理模塊：主要包括員工轉(zhuǎn)正、合同簽訂、合同續(xù)簽、合同解除等功能，在每個功能模塊下又分別有不同類型合同的增加、修改、刪除等操作。

④培訓(xùn)管理模塊：主要包括培訓(xùn)計劃，員工參與內(nèi)部培訓(xùn)、國內(nèi)培訓(xùn)還是國外培訓(xùn)，并對培訓(xùn)的課程和培訓(xùn)的類型做出詳細(xì)的設(shè)置，培訓(xùn)完成后做出相應(yīng)的培訓(xùn)分析。

⑤獎懲管理模塊：主要包括增加、修改、刪除獎懲項目和獎懲類型，并根據(jù)不同院系，不同獎懲項目、不同月份做出詳細(xì)的獎懲統(tǒng)計分析表。

⑥保險管理模塊：主要記錄員工養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險、住房公積金的繳納與退出，并作出高級統(tǒng)計分析，管理人員可以直接按員工編號、院系或者身份證號進(jìn)行查詢、修改。

⑦系統(tǒng)設(shè)置模塊：主要是設(shè)置密碼，設(shè)置每個管理員的權(quán)限，限制不同級別管理員的操作范圍，確保管理系統(tǒng)的安全性。

完善的人事檔案管理系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)上述功能，更應(yīng)該人性化的實現(xiàn)個人用戶查詢的功能，但基于《干部檔案工作條例》的保密性原則，我國現(xiàn)階段開發(fā)的人事檔案管理系統(tǒng)中基本都沒有個人用戶查詢功能。

3 高校人事檔案信息化管理存在的問題

隨著高等教育信息化程度的不斷提高，對人事檔案信息內(nèi)容的要求也越來越高，但我國大部分高校的人事檔案管理工作依然停留在紙質(zhì)檔案的保存與查找上，主要問題表現(xiàn)在如下幾個方面：

3.1 管理觀念薄弱 在傳統(tǒng)意識中，高校的人事檔案管理就是簡單的檔案保存與查詢工作，領(lǐng)導(dǎo)不能及時捕捉人事檔案的深層價值，對人事檔案管理工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理工作只是一項輔助的重復(fù)性工作，與高校的整體發(fā)展、教學(xué)科研沒有聯(lián)系。

由于領(lǐng)導(dǎo)觀念的落后，使得大部分高校缺乏對人事檔案管理的設(shè)施投入及人員配置，人事檔案都是由高校人事處的工作人員兼管，并沒有專職人員負(fù)責(zé)?！扒蓩D難為無米之炊”，先進(jìn)設(shè)施和專業(yè)人才的匱乏，嚴(yán)重制約了高校人事檔案管理工作的正常開展。

3.2 管理模式封閉 目前，大部分高校人事檔案的管理模式還是傳統(tǒng)的內(nèi)向型、封閉式管理。檔案的特殊性、不可泄密性，都使得高校人事檔案的使用僅局限于組織人事部門和領(lǐng)導(dǎo)，個人材料進(jìn)入檔案之后，就實行封閉式管理。

1991年頒發(fā)的《干部檔案工作條例》規(guī)定:“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。”個人無權(quán)查閱和借用自己的人事檔案，查閱、借用自己的檔案反而成了違規(guī)行為。大多數(shù)人不知道自己的檔案有哪些材料，有什么樣的評價，無法確定材料評價是否公正，檔案管理規(guī)章制度的滯后性，不僅無法保證公民的知情權(quán)，更阻礙了高校人事檔案制度化、規(guī)范化發(fā)展。

3.3 管理方式落后 受高校教學(xué)規(guī)模、經(jīng)濟(jì)實力和傳統(tǒng)觀念的影響，大部分高校的人事檔案管理工作還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案內(nèi)容也是傳統(tǒng)的基本內(nèi)容，幾乎都沒有涉及到社保、醫(yī)保、人員流動、工作績效、學(xué)術(shù)研究、專業(yè)特長等方面的內(nèi)容。

在人事檔案管理過程中，職稱評定，工資調(diào)整以及各種保險的變動，都需要管理人員進(jìn)入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，查閱人事檔案并且進(jìn)行手工錄入，在數(shù)據(jù)錄入過程中，很難保證數(shù)據(jù)的完全準(zhǔn)確。

紙質(zhì)檔案管理方式的低效率、低利用率，使得人事檔案的深層價值沒有真正的得到發(fā)揮，目前的管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代人事運轉(zhuǎn)帶來的挑戰(zhàn)，無法滿足用戶提出的高標(biāo)準(zhǔn)需求，影響了高校人事檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展。

3.4 管理人員素質(zhì)偏低 雖然高校檔案管理的信息化工作不斷發(fā)展，但受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)管理理念和諸多歷史因素的影響，現(xiàn)代化管理設(shè)施和信息化管理人員比較匱乏。大部分高校為了節(jié)約經(jīng)費，購置設(shè)備較少或者沒有購置，加大了管理人員的工作強度。

目前大部分高校人事檔案管理的兼職人員僅會一般的計算機(jī)操作，計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)知識薄弱，并且兼職人員是非專業(yè)出身，缺乏信息化檔案管理思想和理念。即便是購買了先進(jìn)的管理設(shè)施，這些管理人員對復(fù)雜的信息化技術(shù)也是力不從心，現(xiàn)代化的設(shè)施形同虛設(shè)，僅成為一種考核達(dá)標(biāo)的擺設(shè)，發(fā)揮不出其先進(jìn)的管理功能，造成人才資源與設(shè)施資源的極大浪費。

4 高校人事檔案信息化管理的建設(shè)策略

我國高校人事檔案信息化管理工作處于起步階段，管理理念與實際情況存在很大差距，從實體到虛擬的飛躍不是短期可以完成的，需要有步驟、分重點地進(jìn)行。

4.1 提高信息化意識 就目前高校人事檔案管理狀況，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強對人事檔案管理的重視與支持，深刻認(rèn)識人事檔案信息化管理的重要性，不斷增大人力、物力、財力投入，同時根據(jù)高校自身實際情況和發(fā)展規(guī)劃，制定出有針對性的人事檔案信息化管理策略，同時在制度上給予充分保障。領(lǐng)導(dǎo)決策的前瞻性和準(zhǔn)確性，為人事檔案管理工作的順利進(jìn)行提供了必備的物質(zhì)基礎(chǔ)，只有這樣才能使高校人事檔案信息化管理工作按部就班的進(jìn)行，才能把當(dāng)前傳統(tǒng)的人事檔案管理部門轉(zhuǎn)變成綜合服務(wù)能力較強的人事檔案信息中心。

4.2 優(yōu)化管理模式 1991年頒發(fā)的《干部檔案工作條例》帶有明顯的計劃經(jīng)濟(jì)烙印，高校人事檔案的管理不應(yīng)該千篇一律，完全照搬，應(yīng)該針對高校人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，從本校的實際情況與發(fā)展策略出發(fā)，圍繞學(xué)校各項中心任務(wù)，制定出適合本校的管理制度。在人事檔案材料的收集、審核、鑒別、借閱、轉(zhuǎn)遞、保密等環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的制度規(guī)范，人事檔案管理人員與借閱者必須嚴(yán)格遵守本校制定的管理制度，這些制度的制定與執(zhí)行，是高校人事檔案管理模式優(yōu)化的重要保障。

制度的規(guī)范既能真實全面的反映員工的個人信息，又能提高檔案管理人員的效率，保證人事檔案的安全，用全新、開放的思維實現(xiàn)檔案管理工作由封閉型向開放型的轉(zhuǎn)變。

4.3 規(guī)范管理手段 高校人事檔案管理工作有著充分的發(fā)展空間，首先要開發(fā)或者選擇購買適合本校的人事檔案管理信息系統(tǒng)軟件，對學(xué)歷、學(xué)位、資格認(rèn)證、職稱聘書等各類證書原件進(jìn)行數(shù)字化。

在人事檔案信息化過程中，可以通過數(shù)據(jù)加密、管理員身份識別、終端識別等措施來加強人事檔案管理信息系統(tǒng)的安全性。

在信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息安全的前提下，搭建信息查詢系統(tǒng)運行平臺，對相關(guān)管理部門和管理員設(shè)置用戶訪問權(quán)限和密級保護(hù)，實現(xiàn)人事檔案信息公開與資源共享。

4.4 加強人才培養(yǎng) 要想實現(xiàn)人事檔案管理的信息化關(guān)鍵在于加強管理人才隊伍建設(shè)，高校是人才匯集地，對檔案管理人員的素質(zhì)要求也相對較高，不但要求管理人員熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)知識，又要有掌握現(xiàn)代信息化管理技術(shù)的能力。高校提高管理人員素質(zhì)的途徑有以下三個方面：第一，引進(jìn)檔案管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化應(yīng)用等融合性復(fù)合型專業(yè)人才，以其敏銳的分析力，確保人事檔案的真實性、有效性和完整性；第二，要做好繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，選拔年輕的管理人員參加各種培訓(xùn)班，熟練使用新設(shè)施，快速掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷更新知識觀念，切實提高業(yè)務(wù)水平；第三，聘請社會專家、專業(yè)高層次人才、IT行業(yè)精英顧問提供專業(yè)技術(shù)支持和人才培養(yǎng)幫助。

培養(yǎng)一支科學(xué)管理、技術(shù)專業(yè)的綜合管理隊伍，為提高人事檔案管理水平、挖掘人事檔案深層價值奠定了堅實的基礎(chǔ)。

高校人事檔案信息化管理無論是對于人事檔案管理人員，還是對于社會公眾，都是一個全新的課題。雖然建設(shè)和完善高校的信息化管理是一項艱巨而長期的任務(wù)，需要不斷摸索與實踐，但在廣大人事檔案管理人員的不懈努力下，一定能實現(xiàn)高校人事檔案管理的現(xiàn)代化，為高校的信息化建設(shè)服務(wù)。

[1]于華.高?！胺蔷幒贤迫藛T”人事檔案的構(gòu)建研究[J].蘭臺世界,2013(32):59-60.

[2]胡燕.高校人事檔案管理存在的問題及對策[J].檔案與建設(shè),2013(9):65-66.

[3]趙紅霞.高校人事檔案信息管理的思路探尋[J].蘭臺世界,2013(20):102-103.

[4]馬麗.對高校人事檔案管理若干問題的思考[J].北京檔案,2012(03):36-37.

[5]李玉海.高校人事檔案信息化管理的障礙與對策[J].圖書館學(xué)研究,2009(10):89-91.

[6]李長江.高校人事檔案信息化初探[J].晉中學(xué)院學(xué)報,2012(29):115-117.