文/南通大學(xué)附屬醫(yī)院 王云霞

當(dāng)今，人民群眾對檔案信息的需求量不斷增加，檔案部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，積極采用現(xiàn)代化的管理方式，促使檔案館館藏的信息功能能夠充分地滿足有關(guān)人員的實(shí)際需求，才能在更加有利于科學(xué)發(fā)展的機(jī)制上取得新進(jìn)展，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展提供及時(shí)的信息服務(wù)和堅(jiān)實(shí)保障。

一、數(shù)字化檔案是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要

1.實(shí)施數(shù)字化檔案，有助于改進(jìn)檔案管理工作，突破檔案利用的各種局限，促使檔案管理部門更加的開放，轉(zhuǎn)變檔案管理的職能，從保管、利用職能逐漸向信息收集、管理和服務(wù)等職能轉(zhuǎn)變，優(yōu)化檔案資源的合理配置，加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理，從而為社會(huì)提供高質(zhì)量、高效的服務(wù)。

2.檔案數(shù)字化滿足形勢發(fā)展的需求。由于目前的檔案管理方式比較落后，與現(xiàn)在的發(fā)展形勢不相適應(yīng)，檔案管理依舊停留在原始的檢索利用水平上，導(dǎo)致大部分的電子檔案無法進(jìn)行采集、收集以及提供服務(wù)，有的檔案甚至已經(jīng)被清洗、流失，從而造成了嚴(yán)重的不利后果。

3.必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身是一個(gè)系統(tǒng)工程，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，人們的時(shí)間觀念更加的強(qiáng)烈，領(lǐng)導(dǎo)在作重大決策時(shí)非常講究速度和準(zhǔn)確度；各個(gè)職能部門在考察工作時(shí)要求快速、及時(shí)；由于社會(huì)大眾對檔案信息的需求量在不斷增加，促使檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，必須推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。

4.加強(qiáng)電子數(shù)字文件的收集積累，開發(fā)推廣檔案管理軟件。改變以往只要移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，采用數(shù)字文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌，不僅有助于推動(dòng)檔案資料的電子化，也有利于減輕檔案資料建立數(shù)據(jù)庫的工作難度和工作量。同時(shí)，這樣做能夠規(guī)范軟件以及數(shù)據(jù)格式，保證數(shù)據(jù)庫的可靠性和準(zhǔn)確性，推動(dòng)了數(shù)字檔案的建設(shè)和發(fā)展。

二、檔案事業(yè)發(fā)展的重要性

（一）增強(qiáng)新時(shí)期檔案工作重要性的認(rèn)識

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，自改革開放以來，檔案事業(yè)取得了一定的成就，其機(jī)械設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施得到了有效的改善。但是從總體上看，檔案管理發(fā)展比較滯后。所以，必須深化對做好新時(shí)期檔案工作重要性的認(rèn)識。胡錦濤同志曾經(jīng)明確指出：“檔案能夠幫助人們認(rèn)識世界和把握客觀規(guī)律。檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)中重要的組成部分。利用檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來?！焙\濤同志的重要指示，充分地說明了檔案工作對經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要性。我們應(yīng)該遵從胡錦濤同志的指示，認(rèn)識到檔案工作的重要性。

（二）增強(qiáng)新形勢下的檔案工作責(zé)任感和緊迫感

應(yīng)該樹立正確的檔案觀，正確的檔案觀保證了檔案管理工作的順利開展。檔案是我國重要的文化財(cái)富，檔案具有很大的歷史價(jià)值，其在我國的內(nèi)政、經(jīng)濟(jì)、政治、外交、文化以及軍事等方面占據(jù)著重要的位置，并且發(fā)揮著巨大的信息支撐作用。檔案屬于一種信息資源，其記載著各種信息。檔案的保管工作不是為保管而保管，檔案工作應(yīng)該圍繞中心，與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新，為單位的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各個(gè)職能部門服務(wù)，為社會(huì)大眾服務(wù)，促使檔案的作用得到充分的發(fā)揮。同時(shí)，人們在從事檔案工作時(shí)，不僅需要承擔(dān)道德責(zé)任，同時(shí)也需要承擔(dān)法律責(zé)任，將檔案管理意識上升到法律的高度。因此，需要嚴(yán)格按照《檔案法》辦事，制定檔案工作規(guī)范，不斷完善檔案工作各項(xiàng)制度，增強(qiáng)新形勢下的檔案工作責(zé)任感和緊迫感。

三、加大數(shù)字化建設(shè)投入，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案信息資源是國家信息資源的核心組成部分。然而，我國檔案數(shù)字化建設(shè)相對滯后，究其原因，在于各級政府對檔案管理數(shù)字化的重要意義及在國家信息化建設(shè)總體框架中的重要地位認(rèn)識不夠，具體表現(xiàn)在資金投入嚴(yán)重不足。為加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，建議檔案管理部門比照搶救國家重點(diǎn)檔案的類似方法，把檔案數(shù)字化建設(shè)歸入到國家信息化建設(shè)的總體規(guī)劃之中，不斷加大對檔案數(shù)字化建設(shè)的扶持力度，以便科學(xué)整合各類檔案信息資源，盡快建立起檔案信息資源網(wǎng)，為人民群眾提供檔案公共服務(wù)體系，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平和公共服務(wù)能力，依托互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)，促進(jìn)檔案信息資源的全社會(huì)共享以及信息資源的再利用，從而建立一個(gè)完善的方便廣大人民群眾的檔案利用體系。

四、發(fā)展檔案事業(yè)要有機(jī)遇意識

事業(yè)要發(fā)展，必須尋找和創(chuàng)造有利于自身的環(huán)境，抓住和把握好最適宜自身發(fā)展的機(jī)遇。檔案事業(yè)發(fā)展的過程，就是不斷把握和充分利用各種機(jī)遇的過程。如今，各級檔案部門抓住了《政府信息公開條例》實(shí)施的機(jī)遇，有力推動(dòng)了檔案工作的順利開展。檔案工作者必須變被動(dòng)為主動(dòng)，在不斷抓住各種機(jī)遇和提高檔案數(shù)字化管理中推動(dòng)檔案事業(yè)更好更快地向前發(fā)展。