文/包頭廣播電視大學(xué) 吳明華

隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，各個領(lǐng)域?qū)τ谛畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用也日益增多，電子檔案就是信息化技術(shù)在檔案管理方面應(yīng)用的具體實例。信息化技術(shù)給檔案管理工作帶來了很多方面的變化，為檔案工作帶來了很多積極影響，使檔案工作更為高效和完善。

一、信息化技術(shù)發(fā)展與檔案管理信息化的趨勢

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，人們對于信息的收集、處理的方式進(jìn)入了一個新的階段，電腦和網(wǎng)絡(luò)在家庭生活中的普及速率迅猛，信息化技術(shù)成為了人們工作和生活中不可獲取的工具。而在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，檔案管理工作也順應(yīng)形勢進(jìn)行了信息化作業(yè)方面的改革。目前，信息化技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用涉及了很多方面，比如檔案管理信息系統(tǒng)、信息化標(biāo)準(zhǔn)制定和信息化平臺搭建工作。而檔案管理信息系統(tǒng)則是最主要的具體應(yīng)用。

二、檔案管理信息系統(tǒng)的組成

由信息化技術(shù)支持的檔案管理系統(tǒng)由以下幾個部分組成：

（一）檔案儲存管理子系統(tǒng)

檔案儲存管理子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)所存檔案的自動編號，進(jìn)而在出庫入庫的時候可以做到對檔案的跟蹤和定位。此外，檔案儲存管理子系統(tǒng)還能對檔案的儲存位置進(jìn)行分配，并且能直接管理檔案儲存的信息，這個子系統(tǒng)充分實現(xiàn)了電子檔案儲存位置的動態(tài)化、可視化。

（二）檔案查詢管理子系統(tǒng)

檔案查詢管理子系統(tǒng)在企事業(yè)單位查詢檔案時，可以便捷地提供檔案目錄便于查詢，并在查詢的過程中發(fā)出指令，管理人員則根據(jù)出庫指令把檔案傳給查閱人。

（三）檔案銷毀管理子系統(tǒng)

當(dāng)檔案資料入庫時，檔案銷毀子系統(tǒng)就對應(yīng)設(shè)定檔案資料保管的期限長度。當(dāng)檔案到達(dá)管理期限的時候，該系統(tǒng)就會自動彈出提醒，檔案管理人員就可以根據(jù)檔案的相關(guān)信息作出判斷，進(jìn)一步處理。同樣，檔案管理人員也可以通過檔案銷毀管理子系統(tǒng)查看即將到期或者已經(jīng)到期的檔案信息。

（四）檔案安全管理子系統(tǒng)

檔案安全管理對于檔案管理工作有著重要的意義。檔案安全管理子系統(tǒng)通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)實現(xiàn)的檔案防盜和監(jiān)管。當(dāng)檔案查詢管理子系統(tǒng)未發(fā)出出庫指令而有檔案出庫時，該系統(tǒng)中的監(jiān)控模塊就會把該異常信息傳送給警報模塊，警報模塊在接收到報警信息之后會立即向計算機(jī)控制中心發(fā)出警報，保證檔案的安全工作。

除卻檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，信息化技術(shù)在檔案管理工作中還應(yīng)用在了檔案基礎(chǔ)平臺的建設(shè)。檔案基礎(chǔ)平臺可以充分實現(xiàn)企事業(yè)單位之間、部門之間的資料共享。實現(xiàn)了檔案信息傳輸工作的網(wǎng)絡(luò)化與檔案信息資源的共享化。

三、信息化技術(shù)對檔案管理的影響

信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的過程中，我國的企事業(yè)單位已經(jīng)在推動信息化檔案管理方面取得了很多成就，積累了很多使用經(jīng)驗。通過這些成就和經(jīng)驗，我們能明顯看出信息化技術(shù)對于檔案管理各方面帶來的積極影響。

（一）促進(jìn)了企事業(yè)單位辦公效率的提高

以前的檔案管理工作過程中，檔案管理人員對于檔案的管理要依賴手工操作，在時間和精力方面造成了很多浪費，而信息化技術(shù)的應(yīng)用大大提高了信息的處理能力，可以說是信息化在檔案管理方面最大的影響。應(yīng)用信息化技術(shù)之后，檔案文件在收集、分類、存儲、統(tǒng)計及審閱各方面都變得更為方便、快捷、有序。

（二）促進(jìn)了檔案文件信息的交流和分享

信息化技術(shù)為檔案管理工作帶來的影響還有促進(jìn)了檔案文件信息的交流和分享，這就彌補(bǔ)了在以往的原始手工操作管理過程中，企事業(yè)單位之間、各個部門之間信息不能達(dá)到共享的缺陷。在運用信息化技術(shù)之后，檔案管理的級別從案卷級升級至文件級，并逐漸向體系管理發(fā)展，同時也建立起了與其他單位或部門的聯(lián)系，可以提供檔案的橫向查詢和縱向查詢，增大了檔案利用的效率，提高了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理信息系統(tǒng)的建立不僅能適時對要調(diào)閱的檔案資料做出響應(yīng)還能滿足脫機(jī)工作，保證了查全率和查準(zhǔn)率。最后，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的平臺，還能了解到其他檔案管理工作部門的概況和工作重點，以及最為先進(jìn)的檔案管理信息和動態(tài)，為提高自身檔案管理工作的質(zhì)量有著積極的借鑒意義。

（三）提高了檔案保存的穩(wěn)定性

相對于之前的紙質(zhì)檔案，電子檔案的保存壽命更為長久。電子檔案通過電子文件載體進(jìn)行保存，比如U盤、移動硬盤和光碟等。這些電子載體普遍有著存儲資料、讀取資料快捷方便的特點，同時也易于傳遞，還不易受到外界環(huán)境和條件的影響而損壞，穩(wěn)定性也能得到保障，能夠滿足長時間存儲的要求。

（四）提高了檔案資料傳遞過程中的速率和安全性

信息化技術(shù)對于檔案管理的影響還體現(xiàn)在對檔案資料的傳遞過程中。檔案管理信息系統(tǒng)在信息化技術(shù)的支持下，應(yīng)用技術(shù)手段可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下直接進(jìn)行檔案資料的傳遞，在很大程度上提高了檔案資料在傳遞時的效率。同時在認(rèn)證等手段的保證下，也能為檔案資料在傳遞中的安全性提供保障。

四、檔案信息化建設(shè)的程序

（一）檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來館藏各類檔案的，該工作是在網(wǎng)絡(luò)化辦公條件下實現(xiàn)的，能夠在檔案信息管理中實現(xiàn)電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)一體化。檔案信息化建設(shè)就是通過辦公網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，檔案管理部門不僅要加強(qiáng)信息管理人員的數(shù)字化操作技術(shù)，還要設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)理部門，對數(shù)字化檔案的鑒定和歸檔情況進(jìn)行監(jiān)督，以免歸檔不全和歸檔不及時等檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）促進(jìn)檔案信息數(shù)字化的程序

檔案數(shù)字化必須做到檔案信息的保真，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化歸檔時，采用圖片掃描的方式確保檔案信息的真實性，錄音類檔案的數(shù)字應(yīng)原樣存儲。電子檔案的數(shù)字化管理應(yīng)做到將文檔草稿、修改稿、發(fā)文紙和正文全部歸檔，并做到電子文檔的不可變更。檔案信息化建設(shè)中一定要做到安全管理，這就意味著檔案管理部門要做好保密工作，首先要確保檔案數(shù)字化的存儲安全，采用自動備份的形式對數(shù)字檔案進(jìn)行保存。其次要確保數(shù)字檔案的安全使用，使用功能強(qiáng)大的防火墻措施保證數(shù)字檔案及其使用環(huán)境的安全。最后要確保身份安全，采用登錄身份認(rèn)證或者動態(tài)口令的形式，有效加強(qiáng)數(shù)字檔案的保密力度。

（三）優(yōu)化檔案信息化管理制度

要想對檔案信息化管理制度進(jìn)行優(yōu)化，首先要在檔案信息化管理模式下，定期對歸檔部門工作進(jìn)行指導(dǎo)和總結(jié)，對檔案信息化管理進(jìn)行全程監(jiān)督。其次要在檔案信息化的條件下，要做到檔案信息查詢的開放和安全管理，最基本的措施就是設(shè)置檔案信息查詢權(quán)限和安全管理協(xié)議。最后要意識到檔案憑證的法律效益，確保檔案數(shù)字信息與檔案事物原件保持一致。

五、檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中應(yīng)注意的問題

（一）檔案目錄的計算機(jī)管理

檔案信息化管理包括檔案目錄的計算機(jī)管理，檔案目錄的計算機(jī)管理就是將檔案的目錄信息輸入并存儲到計算機(jī)中，其優(yōu)點是可對檔案進(jìn)行邏輯歸檔和有序管理。檔案目錄的計算機(jī)管理能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索的目的，此外，使用計算機(jī)管理檔案目錄還具有處理能力強(qiáng)和存儲量大的優(yōu)點，可實現(xiàn)一定范圍內(nèi)檔案目錄集中管理的目標(biāo)，并建立科學(xué)規(guī)范的信息交流平臺，實現(xiàn)部分檔案信息的開放性。其次，檔案的錄入進(jìn)度也檔案管理者倍感壓力，一般來說地縣級需要錄入的目錄就高達(dá)幾十萬條，使用單機(jī)版軟件每年只能錄入二萬條左右，檔案管理部門應(yīng)該使用網(wǎng)絡(luò)版軟件錄入檔案目錄，將檔案管理工作進(jìn)行合理的分配，采用多人多機(jī)操作的形式進(jìn)行檔案目錄的錄入。

（二）電子檔案的歸檔

電子檔案的正確歸檔就是利用計算機(jī)將電子檔案進(jìn)行收集和整理，然后將其以數(shù)字信息的形式記錄在磁性記錄材料和光盤載體上，近幾年來，檔子檔案的歸檔模式一直在進(jìn)行不斷地革新，但其中仍然遇到許多問題。做好電子檔案的管理，應(yīng)做好檔案信息的收集、整理和存盤工作，具體情況如下：

1.對電子文件進(jìn)行簡單排序。排序的方式多種多樣，可按照文種和文號對文件進(jìn)行排序，該方法簡單易行，無需任何檔案管理軟件，進(jìn)行脫機(jī)工作即可，但文件的部分檢索必須采用手動檢索的方式。

2.使用檔案管理軟件管理檔案目錄。采用該方式能使得檔案的檢索更方便、更快捷，同時也能對電子檔案進(jìn)行有序管理，在實現(xiàn)機(jī)上閱文時實現(xiàn)文件的快速檢索。

3.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔保持一致。電子檔案的分類和歸檔管理應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致，以免形成兩套檔案目錄，給查閱造成不必要的麻煩。一般來說，電子檔案和紙質(zhì)檔案都可以按照成文的時間來進(jìn)行排序，此外，還要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，這就是說，檔案管理部門不僅要要將紙質(zhì)檔案上的內(nèi)容輸入到計算機(jī)中的檔案管理系統(tǒng)中，還要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行完整的掃描，并對其進(jìn)行數(shù)字化存檔。

（三）數(shù)字檔案館的建立

要想實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)必須建立數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館的研發(fā)與建立能夠加強(qiáng)我國檔案信息化管理的力度。因此，數(shù)字檔案館的工作人員必須將其工作重點轉(zhuǎn)移到對現(xiàn)行文件的收集上，盡可能多的實現(xiàn)檔案信息化，為社會提供更好的服務(wù)。

（四）檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性

數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向公眾提供檔案信息服務(wù)，雖然有著高效快捷的優(yōu)勢，但是安全工作也尤為重要。在檔案資料傳輸?shù)倪^程中，要確保信息的真實和保密，不被篡改或泄露。在技術(shù)方面，要設(shè)計實施有效的網(wǎng)絡(luò)安全策略，對于人員要嚴(yán)格采用身份認(rèn)證和權(quán)限制度來進(jìn)行管理，并且要在硬件建設(shè)上投入更多的精力，配備相應(yīng)的防火墻產(chǎn)品、信息加密產(chǎn)品和防入侵檢測系統(tǒng)，并安裝防病毒系統(tǒng)，備份恢復(fù)系統(tǒng)，以保證檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性。

（五）檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了在檔案管理工作過程中充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，檔案管理人員就要通過不斷的學(xué)習(xí)來掌握信息化技術(shù)的知識和操作方法。通過對現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，提高自身的業(yè)務(wù)技能，保證信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

六、檔案管理信息化的展望

當(dāng)今時代是信息的時代，信息化在各行各業(yè)當(dāng)中都充當(dāng)著主導(dǎo)的地位。以信息化推動現(xiàn)代化是我國社會發(fā)展的必然趨勢。信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用為檔案管理工作開辟了一個嶄新的局面，在檔案管理的各個方面都起到了積極的作用。雖然目前信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用并不完美，但是相信通過廣大檔案管理工作者的共同努力，檔案管理工作一定能充分利用信息化技術(shù)，不斷發(fā)展、不斷完善。

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