文/中共懷化市委黨校 林偉紅

人事檔案資源在社會資源中扮演著重要的角色，同時它還是人才選擇的憑據(jù)?，F(xiàn)如今，在信息化、網(wǎng)絡(luò)化不斷普及的情況下，社會經(jīng)濟的變革不斷加深，與此同時人事檔案管理工作的本質(zhì)也發(fā)生了變化。加快信息化建設(shè)是當(dāng)今形勢所需，同時為了更好的實施科學(xué)發(fā)展以及可持續(xù)發(fā)展觀，讓人事檔案管理工作滿足來自社會的不同需求，加大人事檔案管理信息化建設(shè)的工作力度是必需的。

一、人事檔案管理的信息化建設(shè)的好處

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化不斷普及的當(dāng)下，計算機、辦公軟件等已經(jīng)被廣泛使用，然而對于人事檔案管理工作來說，對人員還是有很大的需求，需要他們把很多時間以及精力花在各類信息保存、瀏覽、查找等繁瑣的工作上，為了解決上述問題，更好的改善工作效率、確保工作質(zhì)量，加大人事檔案管理信息化建設(shè)的工作力度是必需的。第一，人事檔案不僅反映了個人的成長過程，同時它還是企業(yè)相關(guān)部門管理與挖掘、利用的憑據(jù)，一定要確保檔案處在安全的環(huán)境下以及信息是完好無缺的，由于打印版的檔案資料在瀏覽的時候易受到損壞，所以應(yīng)該將這種形式的信息轉(zhuǎn)變成電子形式的信息，只有通過這種方式，才可以更好的保障信息的完整性、檔案資料的安全性。第二，人事檔案信息以電子信息的形式保存下來，不但減少了人力、物力等方面的投入，避免了由打印版檔案文件帶來的麻煩，而且還可以在電子文件的基礎(chǔ)上設(shè)置一定的訪問權(quán)限，使用人員可以根據(jù)自己所具有的權(quán)限進行某些操作，所以，和其他方法相比，人事檔案管理信息化建設(shè)可以更好的利用信息資源、促進信息更換的速度。第三，在開展人事檔案管理工作時，一定要把人作為中心，確保檔案上的信息是準(zhǔn)確無誤的，開展人事檔案管理信息化建設(shè)有助于建立更為融洽的勞動關(guān)系，不僅如此，它還是提高人力資源管理工作能力的渠道。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的三個目的

（一）初始目的

人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的主要作用是用來存儲人事檔案中的所有基本信息，并把每份材料作為一個模塊進行相關(guān)信息的收集和存儲。目錄數(shù)據(jù)庫中的每個模塊都要有如下內(nèi)容：人員姓名、材料名稱、資料份額等8項。

錄用人員可以通過編碼，對建立時間或者是材料名稱進行排序，從而瀏覽員工的相關(guān)信息。譬如，如果想要進一步熟悉新入職的員工往年的績效考核成績，可以通過與該員工相對應(yīng)的編碼找出他所有的檔案資料，然后再把“績效考核”作為關(guān)鍵字實施進一步的篩選，以材料的先后順序進行排列，就可以清楚的了解到該員工的所有績效考核情況。

在交接人事檔案材料的時候，只需要依據(jù)規(guī)定建立移交目錄數(shù)據(jù)庫，直接匯集到網(wǎng)絡(luò)總庫，就可以在較短的時間內(nèi)達(dá)到實時更新查詢目錄的目的。

（二）中期目的

人事檔案信息化建設(shè)的中期目的主要有：對所有的人事檔案資料進行掃描并予以拍照存儲；將資料和目錄數(shù)據(jù)庫建立超級鏈接處理；管理者利用計算機工具瀏覽資料的原件。

初始目標(biāo)期間，制作的目錄數(shù)據(jù)庫具有的特點主要為簡潔、快捷，因此它所涵蓋的信息量是有限的，雖然對目錄數(shù)據(jù)庫的查詢、篩選可以得到大量的、規(guī)律性材料的信息，但是卻無法向讀者展現(xiàn)材料的全部信息。

將所有的人事檔案資料進行掃描并予以拍照存儲，之后再利用先進的計算機技術(shù)將電子信息和目錄數(shù)據(jù)庫建立鏈接，通過這種方式，管理人員就可以利用自己所擁有的權(quán)限對存儲的資料進行相關(guān)操作。因為掃描以及拍照所消耗的時間遠(yuǎn)少于采集和錄入文字信息所需要的時間，不但如此，它還包括了材料的所有信息，所以在一定程度上加快了信息化建設(shè)的步伐。

（三）終極目的

當(dāng)前，有很多企業(yè)都創(chuàng)建了適合自身發(fā)展的獨特的人力資源管理信息系統(tǒng)，即HR系統(tǒng)，包含了所有員工的全部信息。在這個系統(tǒng)剛開始運行的時候，采集、記錄并使用到的員工信息項中，只有少量的會關(guān)聯(lián)到報表的批量信息和規(guī)律信息，很多信息在第一次采集、記錄的時候都被遺漏了，又因為這部分信息對報表的提取以及人才的管理沒有多大的影響，導(dǎo)致接下來的采集和完善的目標(biāo)不清晰，使得該系統(tǒng)在人力資源管理工作中不能充分發(fā)揮其作用。

對于以上所提到的問題來說，人事檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是一個很好的解決方法，當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)人員利用SAPHR系統(tǒng)來查詢某位工作人員資料的時候，不但可以了解到該員工的基本信息，例如工作經(jīng)驗、興趣愛好、所學(xué)專業(yè)等，而且還可以利用編碼，查看更詳細(xì)的信息，例如得獎憑證、個人照片等，從不同的角度全面的了解員工的工作情況，做出正確的決定以利于公司、員工的發(fā)展。

三、人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案隱秘性弱

依據(jù)我國人事檔案管理體制的要求，“不論是什么人，都不允許查看或者是使用本人以及與本人有親屬關(guān)系的其他人的檔案資料”。人事檔案之所以對本人進行保密主要是因為充分考慮到了安全性以及管理方便性，然而正因為這樣反而使人事檔案的真實性以及可靠性大大的降低了。

（二）管理制度跟不上人事制度改革

在人事制度改革不斷加深的情況下，人才流動一再的發(fā)生，擇優(yōu)以及錄用人才的手續(xù)變得越來越簡單。因為人事檔案管理的體制不先進，無法及時的進行修改，在一定程度上制約了人才的流動。乃至某些單位為了不讓優(yōu)秀的人才跳槽而選擇扣留其檔案，使得人事檔案材料不齊全，因而給招錄單位帶來了不必要的麻煩。

（三）領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重要性缺乏足夠的重視

領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理缺乏足夠的重視，主要體現(xiàn)在人事檔案管理工作中，有很多的領(lǐng)導(dǎo)缺乏正確的認(rèn)識，覺得人事檔案管理工作主要就是對資料進行保護，在資料不弄丟、不泄密的情況下，只要搞好外調(diào)、查看的工作就好了。所以，忽略了人事檔案工作的重要性，確實如此，檔案存在的不足也不能給予解決，其工作場地、費用、工作人員無法得到保證的前提下，檔案工作也會受到影響。

管理是一項集專業(yè)、政治、機密于一身的工作。人事檔案資料需要有專門的負(fù)責(zé)人員予以管理。但是，因為人事管理人員編制相對較少，而人事檔案管理的工作量又非常繁雜，在這種情況下，一般都是由人事機構(gòu)的工作人員來分擔(dān)，這部分人并不是專業(yè)的管理人員，而且人員變動較快，管理能力較低，管理技術(shù)不先進，所以在很大程度上制約了人事檔案的管理能力。

管理技術(shù)不先進，在檔案管理方面，因為缺少專門的人事檔案管理軟件，管理者通常都是使用手工進行操作，導(dǎo)致人事檔案無法按時整理出來并放到檔案庫里面，造成檔案資料不齊全的現(xiàn)象產(chǎn)生。在對檔案進行調(diào)閱的時候，仍然使用的是最初的手工操作手段。

管理人員沒有熟練掌握業(yè)務(wù)操作，很多的檔案管理人員都沒有進行較為專業(yè)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不能熟練的掌握，很難勝任人事檔案管理的工作。

（四）人事檔案存在造假行為

人事檔案必須真實、可靠，在當(dāng)下的人事檔案管理模式下，造假行為無處不在。例如考大學(xué)、擇業(yè)、考取研究生等，有的人會在人事檔案的姓名上做手腳以達(dá)到自己的目的。還有的人為了升職，會選擇在學(xué)歷上造假。還有的單位領(lǐng)導(dǎo)人員會利用檔案對公司的員工進行報復(fù)，致使公司員工的利益受到損害。各種造假行為不斷出現(xiàn)，致使檔案管理制度的真實性、可靠性受到威脅。

（五）人事檔案材料不齊全

人事檔案材料不齊全，例如工資情況、績效考核、獎勵與懲罰等缺失。產(chǎn)生這種現(xiàn)象的主要原因是檔案管理部門的負(fù)責(zé)人缺少責(zé)任心，不能及時的采集材料信息，致使檔案材料缺失；有的時候，他們只是收集并保存了檔案材料，并沒有對材料進行審核以及歸檔，致使材料不完整。

部分工作人員缺少對人事檔案的正確認(rèn)識。他們在填寫相關(guān)信息時，有的怕麻煩能不寫就不寫；他們認(rèn)為有些資料在自己手中更安全，例如學(xué)歷、等級證書等，不想將它們放在檔案管理機構(gòu)。

四、怎樣達(dá)到人事檔案管理信息化建設(shè)的目的

（一）建立人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍

無論什么時候，都要堅持把人看作中心，建立人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍，以達(dá)到人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點在于人，同時信息是一種輔助工具，所以，應(yīng)該堅持實施“以人為本”的原則，建立一支專業(yè)的、綜合型的人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍，充分發(fā)揮其作用。應(yīng)該讓單位充分意識到綜合型人才的重要性，隔一定的時間就安排相關(guān)課程以培訓(xùn)優(yōu)秀人才。所選擇的培訓(xùn)內(nèi)容不僅要涉及到技術(shù)方面，同時還要涉及到管理方面；培訓(xùn)要有針對性，通過培訓(xùn)，不僅要使他們的理論知識得以提升，同時還要他們掌握相關(guān)技術(shù)。不僅如此，人事檔案管理人員還應(yīng)該提升自身的綜合素養(yǎng)，不斷開拓自己的視野，逐漸豐富自己的專業(yè)知識，從而提升人事檔案管理能力，更好的服務(wù)于人事檔案管理信息化建設(shè)工作。

（二）增加對人事檔案管理信息化建設(shè)的投資

正如人們所說，意識是由物質(zhì)決定的。如果要想實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，不僅需要意識，還需要物質(zhì)，應(yīng)該增加對人事檔案管理信息化建設(shè)的投資，只有這樣，才能保障人事檔案管理信息化建設(shè)的成功實現(xiàn)。其中最為關(guān)鍵的就是現(xiàn)金方面的投入，所以，有些單位應(yīng)該努力探尋新的籌資的方式，以便用更多的金額來改善人事檔案管理的現(xiàn)狀。不僅如此，還應(yīng)該按照單位的現(xiàn)狀，合理使用其科研成果，進而更好的開展人事檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，單位還應(yīng)該善于發(fā)現(xiàn)人才，科學(xué)、合理的為其安排工作，通過這種方式，不僅有助于開展人事檔案管理信息化建設(shè)，而且在很大程度上還削減了投入的成本。

（三）實現(xiàn)人事檔案信息“三化”

通過開展人事檔案管理信息化建設(shè)，以達(dá)到“三化”的目的，也就是所謂的管理人員專業(yè)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息數(shù)據(jù)化。服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化主要是通過計算機來達(dá)到人事檔案管理信息化的目的，更有利于資源共享的實現(xiàn)。檔案信息數(shù)據(jù)化主要是用電子信息來擺脫之前的紙質(zhì)版的檔案信息，更利于查詢和保存。實現(xiàn)人事檔案管理目標(biāo)的主體是人，所以人事檔案管理信息化要求管理者不但要熟悉理論知識，同時還要會使用相應(yīng)的技術(shù)。只有在“三化”目標(biāo)實現(xiàn)的基礎(chǔ)和前提下，檔案管理信息化的目標(biāo)才可以實現(xiàn)。

終上所述，在信息化、網(wǎng)絡(luò)化不斷普及的當(dāng)下，加大人事檔案管理信息化建設(shè)的工作力度是必需的，它是實施科學(xué)發(fā)展觀的要求，是當(dāng)今形勢所需，同時還是改善服務(wù)質(zhì)量以及提升管理能力的渠道，在這種情況下，就需要充分合理使用較為先進的科學(xué)技術(shù)，把科學(xué)技術(shù)作為支柱，不斷改變管理理念，把人作為中心，增加資金方面的投入，建立一批綜合型人才，逐漸改善人事檔案管理質(zhì)量，以便更好的為實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)而努力奮斗。

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