文/江蘇省大豐市機(jī)關(guān)事業(yè)社會保險處 賀玉慧

近年來，我國社會保險已經(jīng)逐步實現(xiàn)了全覆蓋，參保人數(shù)逐年遞增，社會保險業(yè)務(wù)檔案也越來越多，社會養(yǎng)老保險檔案工作越來越重要。與此同時，工作人員面對的養(yǎng)老保險檔案管理工作也越來越艱巨，這就要求廣大的社會保險工作者采用更加先進(jìn)的檔案收集與管理的辦法，從而提高社會養(yǎng)老保險檔案的管理水平。

一、社會養(yǎng)老保險檔案的收集

（一）社會養(yǎng)老保險原始檔案的收集

通常來講，經(jīng)整理過的記載勞動部門、組織部門、企業(yè)部分、以及人事部門等對員工進(jìn)行培訓(xùn)、調(diào)配、考核、選拔、任用以及獎罰的經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)技術(shù)水平和工作的變動情況等的詳細(xì)文件材料被稱為“原始檔案”。值得注意的是，一般來說，干部的檔案內(nèi)容中不僅包括干部的履歷表、自傳、工作表現(xiàn)的相關(guān)鑒定以及考核材料，還包括對政治歷史問題的審查材料和復(fù)查材料；而在企業(yè)職工的檔案中包括的內(nèi)容相對來說就更多了，除了包括履歷表、自傳、對技術(shù)的鑒定以及考核的材料之外，還包括評定的學(xué)歷材料、政審材料、參加各種黨派的材料、獎勵與處分的材料、招用員工的勞動合同、調(diào)動或聘用員工、復(fù)員、退伍或轉(zhuǎn)業(yè)的材料以及工資和保險福利的待遇材料、員工出國、退休以及退職等相關(guān)材料等等，可能還會包括一些其他可供組織參考的材料。所有這些材料（干部的材料，職工的檔案材料），都需要在原檔案管理部門進(jìn)行仔細(xì)的整理之后，再交由社保部門處理。所有這些工作都對檔案人員有著較高的要求，需要他們對于錄入的信息進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，然后在最后進(jìn)行統(tǒng)一的檢查驗收。

（二）對于在辦理社會養(yǎng)老保險過程中所形成的檔案的收集

工作人員在辦理養(yǎng)老保險時通常也會形成一些檔案內(nèi)容，這些內(nèi)容一般包括：由社會保險的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)后可以整理的最根本的養(yǎng)老保險參保登記表和參保人員身份證明材料（身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件等以及其它的必要文字說明材料）、經(jīng)補(bǔ)繳人員簽字(蓋章)和繳費后所形成的養(yǎng)老保險費用補(bǔ)繳申請單、由縣(市)社保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)后辦理的基本養(yǎng)老保險費的退保申請、參保人員本人(或申請人)退保申請以及相應(yīng)的身份證明材料、死亡（出國出境的定居）證明、經(jīng)轄區(qū)派出所辦理的戶口注銷證明、銀行卡(折)的復(fù)印件、經(jīng)縣(市)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)后辦理的基本養(yǎng)老保險賬戶轉(zhuǎn)移單、參保人員的轉(zhuǎn)移申請、參保人員和用人單位簽訂的勞動合同（或用人單位的證明）復(fù)印件、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險待遇結(jié)算單、城鄉(xiāng)居民領(lǐng)取的基本養(yǎng)老金、人口死亡待遇結(jié)算單、死亡證明（火化證明、注銷戶口證明、公安部門證明等）的復(fù)印件、申領(lǐng)申請等等。

二、社會養(yǎng)老保險檔案的整理

一般來講，機(jī)關(guān)、事業(yè)單位退休人員的檔案,已由組織、人事部門按《干部檔案工作條例》進(jìn)行過規(guī)范整理；企業(yè)職工檔案按勞動部與國家檔案局1992年6月9日共同頒布實施的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》進(jìn)行整理，大多數(shù)企業(yè)的職工檔案按規(guī)范進(jìn)行過整理,只有少數(shù)企業(yè)的職工檔案未整理。對未整理的檔案應(yīng)分別按照《干部檔案工作條例》和《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》進(jìn)行規(guī)范整理。在對養(yǎng)老保險文件材料進(jìn)行歸檔時一定要確保簽字的檔案是手續(xù)齊備的，檔案的字跡要清晰，最好使用耐久的字跡材料進(jìn)行書寫，如果需要歸檔的材料是由金屬物裝訂的，一定要先把該金屬物拆卸掉以后再進(jìn)行歸檔，另外對于破損或者是小于、大于A4紙張的材料，要重新進(jìn)行修補(bǔ)、裱貼、折疊及復(fù)制之后再進(jìn)行歸檔。

養(yǎng)老保險檔案在整理過程中要求是非常嚴(yán)格的，根據(jù)社會保險管理類、社會保險費征繳類、養(yǎng)老保險待遇類、社會保險業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表類、社會保險稽核監(jiān)管類進(jìn)行整理，以“件”為整理單位，實行文件級管理。按照“年度-類別-保管期限-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”進(jìn)行分類。根據(jù)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦規(guī)程，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的表單材料作為主件在前，參保單位提供的材料作為附件在后，一般主附件材料為一件。同一單位或個人在辦理同一業(yè)務(wù)中形成的多份材料可以作為一件?！耙患笔侵肝募嶓w裝訂在一起。按件使用不銹鋼釘裝訂，較厚的材料采用三孔一線裝訂。采用左側(cè)裝訂，要將左側(cè)、下側(cè)對齊；采用左上角裝訂，要將左側(cè)、上側(cè)對齊。按照“同一年度、同一類別、同一保管期限中相同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”順序編制流水號，將整理后的材料按件號順序裝入檔案盒。

三、社會養(yǎng)老保險檔案的管理

社會養(yǎng)老保險檔案管理就是要維護(hù)它的嚴(yán)肅性、完整性和唯一性。要想建立起完善的檔案管理體系，就要對他們進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，制定相關(guān)的檔案管理制度，優(yōu)化借閱方式，可以利用信息技術(shù)建立起養(yǎng)老保險電子檔案，這樣就會方便用戶查閱檔案，也在一定程度上避免了檔案材料的損毀和丟失。

（一）制定合理高效的社會養(yǎng)老保險檔案管理制度

維護(hù)檔案的完整與安全，是整個檔案管理工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案管理各環(huán)節(jié)的共同職責(zé)。因此，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和檔案管理人員在社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作過程中要嚴(yán)格遵守檔案管理的各項制度。

為了制定出合理高效的社會養(yǎng)老保險檔案管理制度，工作人員可以把各種文書的檔案資料、往年參保單位申報繳費的資料、參保職工個人的帳戶、離、退休人員養(yǎng)老金直發(fā)的資料等等進(jìn)行詳細(xì)的歸檔管理。這些資料都非常重要，它們不僅見證了社會養(yǎng)老保險發(fā)展的歷史，也為人們提供了多種社會養(yǎng)老保險關(guān)系的歷史與現(xiàn)實依據(jù)，這一切都為養(yǎng)老保險政策的連續(xù)性與參保單位及職工的利益提供了有利的保障。我們只有把這一系列工作踏踏實實的做好，才能使我們國家的政治得以穩(wěn)定、社會經(jīng)濟(jì)得以持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（二）制定出科學(xué)合理的社會養(yǎng)老保險檔案歸檔方案

養(yǎng)老保險部門工作人員只有確定出明確的范圍，才能制定出科學(xué)合理的歸檔方案。在辦理社會養(yǎng)老保險工作的過程中，會形成很多各門各類的檔案和相關(guān)資料。我們在做歸檔的工作時，應(yīng)該盡量選用能夠體現(xiàn)本機(jī)構(gòu)活動、有查考和利用價值的文件材料。值得注意的是，并不是所有保存完整的資料都需要歸檔，一些上級機(jī)關(guān)發(fā)布的只是用于工作時參考用的文件、沒有定稿尚需要征求有關(guān)部門意見的文件、無特別價值的臨時文件等等就不需要歸檔。工作人員在進(jìn)行歸檔操作時，一定要注意其規(guī)定的時間，例如通?？梢栽诖文?月底對文書、業(yè)務(wù)、審計、退休管理等類型的檔案進(jìn)行歸檔管理，隔年對會計類的檔案歸檔，基建的檔案則要等到相關(guān)項目結(jié)束后再進(jìn)行，一年后方可對計算機(jī)盤片進(jìn)行歸檔。

（三）制定出便于檢索的社會養(yǎng)老保險檔案

為了方便工作人員在以后對養(yǎng)老保險檔案資料的檢索，可以建立相應(yīng)的社會養(yǎng)老保險檔案、編制實用高效的文檔檢索工具，這樣就可以運用文檔檢索工具快速查找到相應(yīng)的資料了，這也在另一個方面體現(xiàn)出了檔案管理信息化的優(yōu)勢。社保部門通過對計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，可以實現(xiàn)便捷的網(wǎng)上社保繳費、支付、網(wǎng)上了解養(yǎng)老保險工作動態(tài)、新出臺的新政等重要信息。這樣一來，就可以實現(xiàn)養(yǎng)老保險的數(shù)字化管理。紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合應(yīng)用，不單單提高了檔案內(nèi)容查詢的便捷性，還解決了大量紙質(zhì)檔案保存上的困難，可謂是一舉兩得。

四、總結(jié)

我們要想保證社會養(yǎng)老保險工作積極穩(wěn)步的向前發(fā)展，就一定要從社會養(yǎng)老保險檔案的收集、整理、管理這三個方面多下功夫、下狠功夫，只有這樣才能不斷提高我國社保養(yǎng)老保險檔案的管理水平，順應(yīng)時代發(fā)展的需要。

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