文/大慶輸油氣分公司 籍莉

一、正確處理檔案保密與檔案利用的關(guān)系，理清檔案保密工作思路

檔案工作中普遍存在“重保管輕利用”的現(xiàn)象，大多數(shù)人認(rèn)為不用涉密信息是最好的防止泄密的方法。因此大多數(shù)利用者對涉密檔案盡量避而遠(yuǎn)之，長此以往大量有查考利用價(jià)值的檔案信息被束之高閣，得不到充分的利用，這無疑是對檔案資源的一種浪費(fèi)。事實(shí)上，涉密檔案保密是關(guān)鍵，但保密的目的之一是為了更好的利用。因此，檔案管理人員應(yīng)在理清檔案保密與使用關(guān)系的基礎(chǔ)上，改變工作思路，從傳統(tǒng)的保密觀念中解脫出來，為檔案利用者與涉密檔案架起一座橋梁，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，做到涉密檔案的科學(xué)使用，切實(shí)履行自己的工作職責(zé)。

二、加強(qiáng)電子檔案的科學(xué)管理及利用

隨著信息化及計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案的形式已不只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式。取而代之的是各種電子表格、電子文檔。因此，對于電子檔案的管理工作也不容忽視。電子計(jì)算機(jī)的使用給檔案管理帶來便捷的同時(shí)也帶來了諸多安全上的隱患。例如，目前對電子檔案的管理沒有做好防消磁、防損壞及備份副本的工作，導(dǎo)致不能正常使用；存有電子檔案的計(jì)算機(jī)沒有做到內(nèi)外網(wǎng)分離，導(dǎo)致電子檔案信息在網(wǎng)上泄露等等。因此，加強(qiáng)電子檔案的科學(xué)管理，根據(jù)電子檔案的密級進(jìn)行有效的管理，明確借閱制度、使用權(quán)限、知悉范圍，同時(shí)對存有涉密檔案信息的計(jì)算機(jī)，存儲載體與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，才能有效的防止電子檔案失泄密事件的發(fā)生，保證電子檔案的安全管理和正常使用。

三、提高涉密檔案管理人員的素質(zhì)

涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對保守國家秘密肩負(fù)著比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。涉密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密過失泄露。避免在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

四、從發(fā)展的角度做好檔案密級的調(diào)整工作，把握檔案保密工作的管理方法

首先要做好檔案的保管期限與保密期限的劃分工作。確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級事項(xiàng)不超過20年，秘密級事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

此外，檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的。檔案的密級調(diào)整工作由于各個(gè)檔案的特殊及所涉及的內(nèi)容不同，隨著時(shí)間的推移和文件情況的貫徹而變化，檔案保管過程中的密級常常會(huì)發(fā)生變化，一旦秘密保管期限屆滿，便失去他的保密價(jià)值。我們就不能按原有的保密文件進(jìn)行管理，而應(yīng)按照公開文件進(jìn)行管理，因此我們應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況從發(fā)展的角度定期調(diào)整檔案的保密期限和秘密等級，以方便檔案利用。密級的變化通常有三種基本變化形式：升密、降密和解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的；大多數(shù)的，總體趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化 原來的密級文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，已失去了指導(dǎo)作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級自然消除了。三是保密時(shí)限的變化。原館室所存檔案涉密文件，只標(biāo)有密級而沒有保密時(shí)限，多數(shù)都是超期服役，例如，50年代的絕密文件大都需要按照《保密法》關(guān)于劃定密級和保密期限屆滿自行解密的要求去做，這既反映了歷史上劃密工作的不足，也說明進(jìn)行檔案解密劃控工作的迫切，因此應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。密級的調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)主要是解密化控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等，在調(diào)整密級的同時(shí)，檔案管理人員要主動(dòng)接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。切實(shí)處理好涉密檔案的鑒定，做好密級調(diào)整工作，把握調(diào)整方法，做到萬無一失。為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

檔案保密工作的任務(wù)是艱巨而光榮的，作為一名檔案工作者我們要認(rèn)清新形勢下的保密形勢，在工作中理清工作思路，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，完善檔案管理工作。