祝鑫一 楊劍云

摘 要 隨著信息技術(shù)的普及，公文檔案管理由手工、實(shí)體管理逐步過渡到現(xiàn)代化、信息化的管理手段。本文通過對(duì)基礎(chǔ)理論的分析并結(jié)合自身的工作實(shí)踐，提出文檔一體化的實(shí)現(xiàn)途徑和方法，從而提高文件和檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞 文檔一體化 檔案管理 信息技術(shù)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

On the Implementation of the Integrated

Management of Documents and Files

ZHU Xinyi[1]， YANG Jianyun[2]

（[1]Northeastern University Archives， Shenyang， Liaoning 110004；

[2]Shenyang Agricultural University Archives， Shenyang， Liaoning 110866）

Abstract With the popularization of information technology， document files management by hand， a gradual transition to a modern entity management， information management tools. Based on the analysis of the basic theory and practice with their own work， presented the document to achieve the integration of ways and means to improve the management of documents and files.

Key words integration of documents and files； file management； information technology

1 文檔一體化管理思路

1.1 管理過程的互動(dòng)性

一方面檔案工作者通過前端參與和過程控制從文件生成之日起就可開展鑒定、歸檔及歸檔后的管理，加強(qiáng)為社會(huì)積累財(cái)富的執(zhí)行力；另一方面工作人員在開展日常管理中，就要記錄電子文件全過程中重要的、有價(jià)值的信息，保證電子文件的真實(shí)、完整，最終將有歸檔價(jià)值的文件移交給檔案管理部門。顯而易見這種互動(dòng)式的管理模式必將加強(qiáng)工作人員和檔案人員之間的聯(lián)系，對(duì)及時(shí)搜集、積累重要的、有價(jià)值的、能真實(shí)記錄社會(huì)活動(dòng)的電子檔案具有非常重要的意義。

1.2 應(yīng)用系統(tǒng)的統(tǒng)一性

想真正實(shí)現(xiàn)文件和檔案集成、一體化管理就要依靠能夠?qū)ξ募蜋n案統(tǒng)一管理的系統(tǒng)，同時(shí)要求該系統(tǒng)對(duì)文件和檔案實(shí)施管理時(shí)采取相同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式，并運(yùn)行于相同構(gòu)架的服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫平臺(tái)。這樣就保證了從現(xiàn)行文件流轉(zhuǎn)到檔案過程中，不需要數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和遷移，文件信息的真實(shí)性和完整性得到了最大程度的保證，簡(jiǎn)化了工作人員及檔案管理人工的工作。

1.3 工作流程的集成性

文檔一體化集成了原有日常工作中的文件生成和收集、移交檔案的工作，有統(tǒng)一的控制中心，統(tǒng)一的工作程序、工作制度，將歸檔工作中的著錄、鑒定、保存和利用等工作流程與文件的形成、流轉(zhuǎn)、審批、整理、鑒定、歸檔、移交、保存或銷毀等工作環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)有效的對(duì)接，保證各個(gè)工作流程的集成和信息的有效共享，對(duì)于有特殊歸檔要求的文件還可以根據(jù)文件的具體屬性和特點(diǎn)進(jìn)行工作流程的個(gè)性化定制，有效實(shí)現(xiàn)流程的優(yōu)化，避免了信息的重復(fù)錄入，降低檔案接收和保管的難度。

1.4 歸檔工作的及時(shí)性

借助文檔一體化應(yīng)用系統(tǒng)，檔案管理者可以隨時(shí)對(duì)有歸檔價(jià)值的且已經(jīng)完成現(xiàn)行期使命的文件實(shí)行鑒定、整理、歸檔等一系列操作。電子文件的形成機(jī)構(gòu)確認(rèn)該文件可以移交給檔案管理機(jī)構(gòu)，就可實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔、即時(shí)鑒定，避免按原來慣例實(shí)行的隔年歸檔中存在的各種問題。

1.5 安全管理的有效性

文檔一體化，一方面使得電子文件歸檔工作變得更加簡(jiǎn)便易操作，同時(shí)也提高其自動(dòng)化程度；另一方面可以實(shí)現(xiàn)電子檔案原始文件與檔案目錄數(shù)據(jù)的同步管理，極大地增強(qiáng)了歸檔過程的規(guī)范性和安全性。特別是在《中華人民共和國電子簽名法》頒布實(shí)施后，隨著電子簽名、數(shù)字證書、身份認(rèn)證等技術(shù)手段的采用，必將大大提高電子檔案管理的安全性。

2 文檔一體化的系統(tǒng)建設(shè)

文檔一體化需要在文件的初始階段對(duì)文件的真實(shí)性、完整性、有效性加以控制，對(duì)文件的鑒定、著錄、標(biāo)引等工作也要隨著文件產(chǎn)生同步進(jìn)行。由于受我國文件和檔案分開管理傳統(tǒng)模式的束縛，許多的“文檔一體化管理系統(tǒng)”，是將文件和檔案的管理并列進(jìn)行，也就是將OA系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)自動(dòng)導(dǎo)入檔案管理的信息系統(tǒng)。通常情況下，文檔一體化管理系統(tǒng)的主要功能模塊包括系統(tǒng)維護(hù)、文件管理、歸檔管理、檔案管理。這幾個(gè)模塊相互聯(lián)系，內(nèi)部信息集成化共享，真正實(shí)現(xiàn)了電子文件到電子檔案的自然歸檔和一體化管理。

2.1 文件管理

文件管理主要包括收文管理、發(fā)文管理和公文流轉(zhuǎn)三個(gè)部分。此模塊的主要包括登記部門的收發(fā)文情況；收集單位收發(fā)文的電子文件，對(duì)有需要的部門提供公文流轉(zhuǎn)控制；提供在線公文交換數(shù)據(jù)接口，使用戶可以直接把網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的、有歸檔價(jià)值的公文數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)。如圖1所示。

圖1

2.2 歸檔管理

電子文件的歸檔一般采用兩種方式，一是通過局域網(wǎng)的電子公文傳輸功能對(duì)電子文件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，到達(dá)歸檔階段后，檔案管理部門就擁有了電子文件的管理權(quán)，電子文件初步成為電子檔案。在這個(gè)階段，其他工作人員只能根據(jù)所擁有的權(quán)限查詢相應(yīng)級(jí)別的電子檔案，但無法對(duì)檔案信息進(jìn)行修改。在整個(gè)歸檔及鑒定的過程中，采用電子簽名、完整性驗(yàn)證等多種技術(shù)手段來確保歸檔的電子文件的有效性、真實(shí)性和完整性。二是對(duì)于重要憑證類及涉密的電子文件，各立卷部門移交紙質(zhì)檔案同時(shí)，還要上交電子載體存儲(chǔ)的信息。歸檔后的也應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定采取嚴(yán)格的物理隔離措施和安全防護(hù)方法，尤其注意的是涉密檔案不能存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上，防止泄密。

2.3 檔案管理

以國家相關(guān)部門制定的有關(guān)電子檔案歸檔與管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)，檔案管理部門可以會(huì)同文件形成機(jī)構(gòu)，一起根據(jù)文件形成、保管、利用、存儲(chǔ)的特點(diǎn)和具體要求研究制定一整套可操作的又符合電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范。根據(jù)檔案的類別或來源等特征建立相應(yīng)類別的信息資源庫，還可根據(jù)歸檔年度、歸檔部門或檔案實(shí)體分類等特征建立快速檢索機(jī)制，方便查詢、借閱和提供利用。

3 文檔一體化深化應(yīng)用的要求

文檔一體化的實(shí)現(xiàn)，使辦公業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、規(guī)范化，檔案管理日趨現(xiàn)代化，具有電子文件從起草時(shí)就備份、從辦文時(shí)就修正、辦完后就歸檔、鑒定及整理等工作都能依靠計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)互動(dòng)管理等優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)然，開展文檔一體化管理工作，對(duì)檔案工作者也提出了更新、更高的要求，要求工作人員不僅要具有專業(yè)的檔案知識(shí)，還應(yīng)該掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練地使用計(jì)算機(jī)及通信、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。

3.1 加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，改革管理體制

在一定意義上說，社會(huì)公眾對(duì)檔案和檔案工作的了解程度與認(rèn)識(shí)水平與檔案工作的發(fā)展幾乎成正比。因此，要充分利用各種宣傳渠道及現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)“文檔一體化”理念的宣傳，確立新型的、廣義的檔案信息觀念，讓社會(huì)公眾意識(shí)到文檔一體化管理是檔案工作的延伸和今后發(fā)展的趨勢(shì)；在實(shí)踐中，從綜合開發(fā)檔案信息資源的高度出發(fā)，真正把文書和檔案兩種資源整合成一個(gè)整體，這樣才能充分發(fā)揮其服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)的功能。從實(shí)際工作中可以看出，只有打破現(xiàn)有的文書和檔案工作各自獨(dú)立的管理模式，建立起統(tǒng)一管理文書和檔案工作的新型管理體制，才是實(shí)施文檔工作一體化管理的先決條件。在明確了統(tǒng)一管理的體制之后，必須建立起新型的文書、檔案工作系統(tǒng)。

3.2 加強(qiáng)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

在統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)中，電子文件與電子檔案之間的關(guān)系將更加密切，兩者的管理是工作流程中緊密銜接、相互影響的兩個(gè)子系統(tǒng)，他們共同作用，控制文件生命周期的全過程。因?yàn)檫@種統(tǒng)一、集成的管理理念和模式，文件管理的質(zhì)量直接決定了檔案管理的存在和發(fā)展，也只有文件管理做到標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、準(zhǔn)確、全面，檔案管理才能夠順利地實(shí)施。如果不能按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有序的進(jìn)行文件管理，那么檔案管理各環(huán)節(jié)也會(huì)陷入雜亂無章的狀態(tài)，這勢(shì)必會(huì)影響文檔一體化管理系統(tǒng)各個(gè)功能模塊的效用。所以，加強(qiáng)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，嚴(yán)格規(guī)范描述文件信息特征的著錄項(xiàng)及元數(shù)據(jù)，是推行文檔一體化管理服務(wù)的前提條件。

3.3 提高檔案工作人員的素質(zhì)

文檔一體化發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)檔案工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)提出了新要求，檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)鍵是要實(shí)現(xiàn)復(fù)合型、高素質(zhì)以及協(xié)同工作。復(fù)合型檔案人才是指既掌握檔案專業(yè)理論和管理技能，又能夠及時(shí)適應(yīng)外部環(huán)境變化，勝任全方位工作的高素質(zhì)的檔案人員。其中復(fù)合型在文檔一體化發(fā)展過程中有兩方面含義：一是人才隊(duì)伍學(xué)科交叉，不能局限于歷史學(xué)、檔案學(xué)傳統(tǒng)學(xué)科人才，更應(yīng)是文書學(xué)科、管理學(xué)科、信息學(xué)科等方面的人才。二是人才隊(duì)伍的知識(shí)更新和技能拓展方面，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，縱向了解行業(yè)管理與需求，橫向了解檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合。高素質(zhì)檔案人才是指具備能夠適應(yīng)信息化、文檔一體化的挑戰(zhàn)，能夠應(yīng)用信息技術(shù)和駕馭信息資源的整體素質(zhì)的檔案人才。建設(shè)復(fù)合型、高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍就是要把更新觀念、把握時(shí)代全局、明確歷史責(zé)任作為檔案工作團(tuán)隊(duì)的基本理念；把更新知識(shí)、掌握信息技術(shù)、創(chuàng)新管理理論作為檔案工作團(tuán)隊(duì)的基本能力；把更新手段、積累信息資源、廣泛開發(fā)利用作為檔案工作團(tuán)隊(duì)的基本工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)文檔一體化的發(fā)展，提高工作效率。

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