孫薇

摘 要 在我國(guó)高校中，辦公室作為學(xué)院的重要組成部分，是學(xué)院的綜合管理機(jī)構(gòu)，具有上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、輔助等重要作用。因此，本文就結(jié)合實(shí)際工作淺談對(duì)學(xué)院辦公室工作的一些思考。

關(guān)鍵詞 辦公室工作 意識(shí)提升 管理創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Thoughts on College Office Work

SUN Wei

（College of Mechanic and Electrical Engineering， Tarim University， Alar， Xinjiang 843300）

Abstract In our universities， office as an important part of the Academy， is a comprehensive management body of the Institute， has uploaded issued， the important role of communication and coordination， support and so on. Therefore， this paper combined with some thoughts on the actual work On College office work.

Key words office work； awareness raising； management innovation

隨著我國(guó)改革的不斷深入，推動(dòng)高校向應(yīng)用技術(shù)或職業(yè)教育類的轉(zhuǎn)型，高校學(xué)院內(nèi)外的事務(wù)與日俱增，學(xué)院辦公室是高校的基層管理機(jī)構(gòu)，是完成日常基礎(chǔ)性工作，保障決策實(shí)施，促進(jìn)教學(xué)、科研和管理工作正常有序運(yùn)行的重要部門，起著承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐作用，也是學(xué)院對(duì)內(nèi)、對(duì)外展示形象的窗口。

1 學(xué)院辦公室的作用

1.1 參謀助手

學(xué)院辦公室作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的主要部門，要扮演好出謀劃策的參謀角色，做到“變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變滯后服務(wù)為超前服務(wù)，變淺層服務(wù)為深層服務(wù)”，依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)確定的目標(biāo)，全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供充分的根據(jù)。

1.2 溝通協(xié)調(diào)

學(xué)院辦公室主要作用之一就是溝通、協(xié)調(diào)學(xué)院各個(gè)方面的關(guān)系，不僅負(fù)責(zé)學(xué)院內(nèi)部系、部之間、師生之間，而且更要做好學(xué)院與學(xué)院之間、學(xué)院與機(jī)關(guān)之間的橋梁。一個(gè)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，往往需要多個(gè)部門之間的相互配合，要明確各部門之間的任務(wù)和責(zé)任，這就需要學(xué)院辦公室全盤統(tǒng)籌，溝通協(xié)調(diào)，減少摩擦，避免紕漏。

1.3 服務(wù)窗口

隨著高校“教書育人，管理育人、服務(wù)育人”的不斷深入，學(xué)院辦公室作為學(xué)院對(duì)內(nèi)對(duì)外的服務(wù)窗口，代表著一個(gè)學(xué)院的形象，對(duì)外要處理好學(xué)院和其他兄弟學(xué)院、機(jī)關(guān)及企業(yè)等等的關(guān)系，對(duì)內(nèi)不僅要協(xié)調(diào)好學(xué)院與系、部的聯(lián)系，還要為廣大的師生教工服務(wù)，做到耐心解答疑問，誠(chéng)心幫助，發(fā)揮好服務(wù)窗口的作用。

1.4 督辦檢查

對(duì)于學(xué)院的重大決策和領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，及時(shí)有效地進(jìn)行督辦檢查，能夠?qū)崟r(shí)掌握事情的進(jìn)程，妥善地協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題，向領(lǐng)導(dǎo)反饋實(shí)施中遇到的阻礙，有助于領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整和完善決策，使工作切實(shí)有效地落到實(shí)處。

2 學(xué)院辦公室思想意識(shí)的提升

新一輪的高等教育改革，加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，提高教育教學(xué)質(zhì)量和提升教學(xué)水平已經(jīng)成為高校的中心任務(wù)，面對(duì)新形勢(shì)、新要求、新挑戰(zhàn)，只有不斷加強(qiáng)學(xué)院辦公室工作人員的思想意識(shí)，才能高質(zhì)量、高效率地完成辦公室工作。

2.1 學(xué)習(xí)意識(shí)

學(xué)院辦公室作為學(xué)院的窗口，與各類人員，各個(gè)部門打交道，每天都要溝通辦理繁瑣且復(fù)雜的事務(wù)，要就要求辦公室人員應(yīng)具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，口頭表達(dá)能力、領(lǐng)悟能力等等，只有在學(xué)習(xí)中才能不斷提升這些能力。一方面要注重理論學(xué)習(xí)，提高理論知識(shí)的寬度和廣度，另一方面要注重實(shí)踐學(xué)習(xí)，同行之間相互交流溝通、取長(zhǎng)補(bǔ)短，針對(duì)共同遇到的問題進(jìn)行討論，深入調(diào)查，從而找到更好的解決問題的途徑。要將學(xué)院辦公室打造成學(xué)習(xí)型部門，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，通過學(xué)習(xí)，提升綜合素質(zhì)，加強(qiáng)辦公室工作的質(zhì)量和效率。

2.2 大局意識(shí)

如今，高等教育進(jìn)入一個(gè)新的時(shí)期，尤其是校院二級(jí)管理體制的實(shí)施，使得學(xué)院辦公室的工作日益增多，所要提供的服務(wù)也越來越廣泛，涉及到學(xué)校的各個(gè)職能部門，因此要求辦公室人員要有大局意識(shí)，將工作重點(diǎn)放到統(tǒng)籌兼顧、合理安排、保證重點(diǎn)上來，圍繞大局發(fā)揮參謀助手、協(xié)調(diào)溝通、督辦檢查的作用，為學(xué)院各項(xiàng)工作的順利開展創(chuàng)造良好的條件。

2.3 效率意識(shí)

所謂效率，一般指投入與產(chǎn)出之比，而工作效率，通俗地講就是在進(jìn)行某項(xiàng)任務(wù)時(shí)，取得的成績(jī)與所用的時(shí)間、精力等的比值。工作效率是評(píng)定工作能力的重要指標(biāo)。提高學(xué)員辦公室的工作效率，就要做到以下幾點(diǎn)：（1）要事第一；（2）任務(wù)簡(jiǎn)單清晰；（3）檢查追蹤；（4）杜絕延后；（5）日清日新。學(xué)院辦公室要明確任務(wù)負(fù)責(zé)人，向負(fù)責(zé)人清晰下達(dá)任（下轉(zhuǎn)第37頁）（上接第17頁）務(wù)內(nèi)容和流程，落實(shí)限時(shí)辦理時(shí)間，其過程要對(duì)任務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保任務(wù)有效落實(shí)；每天要對(duì)下達(dá)的任務(wù)進(jìn)行小結(jié)，查漏補(bǔ)缺，對(duì)新的任務(wù)進(jìn)行更新，使得每項(xiàng)工作得以及時(shí)高效的完成。

2.4 協(xié)同意識(shí)

學(xué)院辦公室是承上啟下的橋梁、溝通左右的樞紐、聯(lián)系內(nèi)外的紐帶，工作涉及面廣、內(nèi)容多。因此學(xué)院辦公室人員要注重培養(yǎng)協(xié)同意識(shí)，做事時(shí)要注意全面性、原則性和靈活性，講究方式方法，做到忙而不亂。面對(duì)辦公室工作，對(duì)內(nèi)要和藹謙遜、親密合作。敢于堅(jiān)持原則；對(duì)外要彬彬有禮，熱情耐心，不卑不亢，切實(shí)處理好學(xué)院方方面面的關(guān)系，減少摩擦。

3 學(xué)院辦公室管理的創(chuàng)新

3.1 管理平臺(tái)

通過運(yùn)用現(xiàn)代教育技術(shù)手段，推行網(wǎng)絡(luò)化管理，促進(jìn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公向無紙化辦公方式轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)辦公室工作的創(chuàng)新。如今，很多高校都有一套辦公室管理系統(tǒng)，辦公室人員可以通過系統(tǒng)處理教工的申請(qǐng)，也可發(fā)送信息報(bào)送上級(jí)部門所需審批的材料，審批結(jié)果自動(dòng)顯示在系統(tǒng)中，不僅簡(jiǎn)化了辦事程度，大大提高了工作效率，也使辦公室人員從不必要的報(bào)送紙質(zhì)材料中解放了出來。

3.2 管理方式

管理方式要規(guī)范化、制度化，形成有效的管理模式。依據(jù)學(xué)院辦公室工作人員崗位性質(zhì)和工作內(nèi)容，明確各自的職責(zé)、權(quán)限，年終按照工作職責(zé)進(jìn)行考核，將工作效率和獎(jiǎng)懲制度掛鉤，實(shí)行崗位問責(zé)制。建立完善的規(guī)章制度，將學(xué)院辦公室工作人員的行政職務(wù)、工作職責(zé)、辦事流程、行為準(zhǔn)則等等，以條文的形式確定下來，張貼在顯著位置，實(shí)現(xiàn)“制度上墻”，方便學(xué)院師生了解辦公室工作的內(nèi)容，明確工作的負(fù)責(zé)人，避免工作中出現(xiàn)“踢皮球”的現(xiàn)象發(fā)生。

學(xué)院辦公室作是學(xué)院自身管理建設(shè)的核心樞紐和綜合管理部門，更是高校行政管理中一支不可替代的中堅(jiān)力量，因此要不斷提升辦公室的思想意識(shí)，創(chuàng)新辦公室的管理體制和方式，才能提高辦公室的工作效率，更好地為教學(xué)、科研服務(wù)，更好地發(fā)揮橋梁和紐帶的作用。

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