曾怡婷

隨著醫(yī)院信息化程度的不斷提高，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與本單位其他管理信息系統(tǒng)，例如：OA辦公自動化、企業(yè)門戶等的資源整合、互動共享，進而形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)已是必然趨勢。新的辦公自動化環(huán)境下，無論從管理理念、管理方式還是管理手段，都對檔案管理工作提出了更高的要求。

1辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作的新特點

1.1對檔案管理的標準化、規(guī)范化要求更高 檔案管理部門對檔案資料首先存在兩個基本需求，①將需要錄入的檔案資料進行規(guī)范化的錄入，②面對整理完畢的檔案，如何進行流程化維護操作。通過網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)的檔案管理工作，每一個操作環(huán)節(jié)都體現(xiàn)了檔案管理的具體要求，需要以規(guī)范科學的管理為前提。這就需要明確檔案管理流程中的所有環(huán)節(jié)，對各檔案管理部門的職責要求、工作內(nèi)容和管理權(quán)限進行明確的劃定，而這些細節(jié)都必須在系統(tǒng)設(shè)計時就充分予以考慮，并能在具體操作中體現(xiàn)出來。

1.2強大的文檔檢索引擎，檔案的利用率更高 辦公自動化實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次輸入多次利用。在檔案管理人員完成文件的擬寫、簽發(fā)、編號、著錄、發(fā)布等工作后，利用人員只需根據(jù)訪問權(quán)限進行在線檢索，就可以瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動化系統(tǒng)強大的文檔檢索引擎可以實現(xiàn)多種查詢檢索功能，提高了檢索準確性，提升了工作效率?？蓪崿F(xiàn)檔案信息自動分類、自動標引、自動編目等，使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

1.3信息資源整合，一體化應用程度更高

1.3.1辦公自動化催生了新的文件類型--電子文件，淡化了文件與檔案的界限，所有電子文件都是在相應信息系統(tǒng)里直接生成，文件的分類、存儲和瀏覽變得有序且容易管理。同時，借助計算機進行管理，實現(xiàn)了文件和檔案的多途徑檢索和一次性輸入、輸出，達到文檔內(nèi)容的資源共享，解決了檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況。

1.3.2電子文件的歸檔管理工作需要多方的參與，共同完成，主要涉及檔案管理部門的歸檔管理、文件生成部門的前期管理，以及信息技術(shù)部門的技術(shù)支持。其中，脫離了任何一個部門，歸檔管理工作都難以完成，這就使其成為一項系統(tǒng)性的工作。

2辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作的新要求

2.1建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范文檔管理體制 檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。在單位內(nèi)應實行統(tǒng)一領(lǐng)導，統(tǒng)一規(guī)劃，明確文件處理、歸檔管理流程和著錄要求，統(tǒng)一電子文件格式。健全和完善檔案管理操作流程和操作步驟，將檔案管理部門對文件管理的前期指導與控制納入到檔案管理部門的工作職責，確保從電子文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環(huán)節(jié)都在檔案管理部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行。

2.2加強信息資源共享，完善現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò) 很多檔案管理部門往往只關(guān)心檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，卻沒有很好的參與本單位其他管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，導致其他信息系統(tǒng)的文件格式、文件歸檔、目錄生成等無法滿足檔案管理系統(tǒng)的歸檔需求。同時，檔案信息資源也不能很好的共享給其他信息系統(tǒng)，最終形成一個個"信息孤島"，信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

因此，我們在進行系統(tǒng)設(shè)計時，必需充分認識到文檔一體化的重要性，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計。選用具備更好的兼容性、靈活性和開放性的軟件系統(tǒng)，并對相關(guān)技術(shù)標準進行規(guī)范，包括數(shù)據(jù)接口標準、數(shù)據(jù)安全標準以及不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標準等，確保各系統(tǒng)之間能夠互相兼容、資源共享、平滑流轉(zhuǎn)。

2.3提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，建設(shè)復合型管理隊伍 辦公自動化環(huán)境下，文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、傳遞和利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的規(guī)范管理，而且要掌握計算機操作技能及網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的有效性和完整性。同時，信息技術(shù)人員也必須全面了解和掌握相關(guān)的檔案管理知識，由此才能更好地與檔案管理人員相互配合，共同探尋文檔一體化管理的有效措施，為辦公自動化環(huán)境下的檔案管理開創(chuàng)新局面。

3總結(jié)

總之，辦公自動化應用的不斷深入，為檔案管理工作的變革創(chuàng)造了契機。檔案管理部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，探尋與本單位相關(guān)管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的創(chuàng)新方式，整合信息孤島，凸顯一體化應用的優(yōu)勢，讓檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮最大的作用。

參考文獻：

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[2]薛四新.現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：機械工業(yè)出版社，2007.

[3]薛四新.檔案館信息化與檔案管理變革：數(shù)字記憶之思考[M].北京：機械工業(yè)出版社，2008.

編輯/張燕